AUTO2000 saat ini memiliki 96 outlet terdiri dari 14 outlet V - hanya melayani jual beli kendaraan, 67 outlet VSP - melayani jual beli service
kendaraan, 15 outlet VSPBP - melayani jual beli, service, perbaikan pengecatan bodi kendaraan yang tersebar di hampir seluruh Indonesia kecuali
Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y. Di samping itu, AUTO2000 pun bekerjasama dengan 840 partshop yang tersebar
di berbagai penjuru Indonesia, untuk menjamin keaslian suku cadang produk Toyota.
AUTO2000 Cabang Medan mulai beroperasi pada tanggal 1 Februari 1979, salah satunya adalah PT. Astra International, Tbk
– Toyota Sales Operation AUTO2000 cabang Gatot Subroto Medan disingkat menjadi PT. AI
– TSO Cabang Medan Gatsu, yang berlokasi di Jend. Gatot Subroto No. 220 Medan.
4.1.2 Visi dan Misi PT. Astra International, Tbk
– Toyota Sales Operation AUTO2000
Adapun visi dan misi dari PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales
Operation AUTO2000 yakni:
Visi
Menjadi dealer Toyota terbaik dan terhandal di Indonesia, melalui proses bisnis berkelas dunia
Misi
1. Melayani pelanggan melalui pengalaman kepemilikan yang paling
memuaskan
Universitas Sumatera Utara
2. Menjadi share contributor terbaik bagi Toyota di seluruh kota dan
kabupaten 3.
Menciptakan pertumbuhan yang berkesinambungan bagi seluruh stakeholders
4. Senantiasa berkomitmen untuk menjalankan bisnis sesuai Kaidah Good
Corporate Governance dan Corporate Social Responsibility
4.1.3 Struktur Organisasi PT. Astra International, Tbk
– Toyota Sales Operation AUTO2000
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dasar yang menunjukkan hubungan satuan organisasi dengan individu yang berada di dalam organisasi
tersebut. Pada struktur organisasi digambarkan dengan jelas pemisahan tugas- tugas, wewenang dan tanggung jawab antara yang satu dengan yang lainnya,
sehingga diharapkan setiap satuan organisasi dapat bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan perusahaan.
PT. Toyota International, Tbk – Toyota Sales Operation AUTO2000
Cabang Gatot Subroto Medan dipimpin oleh seorang kepala cabang Branch Manager. Kepala Cabang tersebut bertanggung jawab kepada pimpinan di
Kantor Pusat Jakarta. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Cabang dibantu oleh beberapa kepala departemen.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Astra International Tbk –
Toyota Sales Operation AUTO2000
Sumber: PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation AUTO2000
Cabang Gatot Subroto Medan, 2016
Universitas Sumatera Utara
4.1.4 Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah uraian mengenai wewenang dan tanggung jawab dari masing
– masing posisi dalam struktur organisasi PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation AUTO2000:
1. Kepala Cabang
a. Menerapkan, mengatur, dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan
disetiap departemen b.
Mengambil kebijakan-kebijakan
tertentu sehubungan
dengan kelancaran usaha
c. Membina hubungan baik dengan berbagai mitra usaha, baik di instansi
pemerintahan maupun swasta 2.
CRC Customer Relation Coordinator Tugas dan fungsi CRC adalah mengelola segala aktivitas yang
behubungan dengan informasi perusahaan dan menangani langsung hubungan perusahaan dengan customer, baik itu tentang informasi produk,
keluhan dan juga permasalahan yang lain yang mengurangi kepuasan pelanggan.
3. Kepala Penjualan
a. Merencanakan, mengatur, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
penjualan. b.
Bertanggungjawab untuk meningkatkan jumlah unit barang yang dijual c.
Mempersiapkan perkiraan anggaran penjualan d.
Mengoptimalkan ketersediaan barang yang dijual e.
Menyusun anggaran produksi tahunan
Universitas Sumatera Utara
f. Berusaha memperbaiki kinerja penjualan
4. Kepala Administrasi
a. Mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi dan keuangan
perusahaan b.
Membuat perkiraan dana yang dibutuhkan dan mendukung seluruh aktivitas perusahaan
c. Melakukan pembinaan dan pengembangan serta memberikan motivasi
kepada bawahannya agar berkembang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
d. Menjaga dan memonitor penggunaan dan guna untuk menghindari
penyalahgunaan 5.
Kepala Bengkel a.
Merencanakan dan mengatur jalannya operasional bengkel b.
Bertanggungjawab penuh atas pelaksanaan kegiatan bengkel misalnya dalam kegiatan perbaikan dan service.
c. Meningkatkan mutu perbaikan dan service.
6. Kepala Sparepart
Tugas dari Kepala Sparepart adalah mengelola dan mengawasi operasional dari berbagai sparepart, baik penjualan atau pendistribusian
sparepart ke mekanik. 7.
Instruktur Bengkel Tugas dan fungsi instruktur bengkel adalah mengelola urusan bengkel
secara intern
Universitas Sumatera Utara
8. Foreman
a. Mengatur pembagian tugas dan memberikan order pekerjaan kepada
mekanik b.
Membantu Service Advisor SA dalam melakukan kontrol awal, melakukan kontrol pekerjaan mekanik dan penggantian spareparts
9. Mekanik
a. Memperbaiki kerusakan pada kendaraan pelanggan sesuai dengan
petunjuk foreman. b.
Konfirmasi kepada foreman apabila ada tambahan penggantian spareparts maupun ada keluhan komponen yang lain diluar order
perbaikan dan melporkan hasil pekerjaan 10.
Service Advisor a.
Menerima customer yang akan meperbaiki kendaraan. b.
Memberikan penjelasan atas pertanyaan pelanggan c.
Memberikan estimasi biaya perbaikan kendaraan pelanggan d.
Melakukan pengecekan dan serah terima kendaraan service 11.
PDC Tugas dari PDC adalah menerima yang dipesan dari gudang besar dan
mengeluarkan mobil yang dipesan oleh customer 12.
Counter Sales Tugas dari Counter Sales adalah memberikan pelayanan terbaik kepada
pelanggan, baik pada saat berkunjung ke outlet maupun pada saat even- even khusus seperti seminar-seminar dan pameran untuk pemahaman
produk.
Universitas Sumatera Utara
13. Kasir
a. Menerima pembayaran dari pelanggan
b. Menghimpun seluruh tanda bukti secara teratur
c. Menyampaikan bukti-bukti pembayaran pada pencatatan pembukuan
d. Membuat laporan mengenai uang kas yang diterima dan dipegang
e. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas yang
dilakukan, serta bertanggung jawab atas hal apabila terjadi kerugian yang ditimbulkan akibat kelalaian
14. Salesman
a. Menjual produk-produk Toyota
b. Melayani customer
c. Menjalankan aktifitas customer retention dan prospecting yang sudah
ditentukan oleh cabang dari aplikasi BRM secara konsisten dan kontinyu
d. Melakukan validasi data pelanggan yang di follow up
e. Melaporkan perubahan data pelanggan dari aktifitas customer retention
dan prospecting kepada CRC f.
Memberikan hasil dan rencana aktifitas follow up terhadap existing pelanggan yang sudah ada dalam generatorflexible list BRM kepada
CRC g.
Melaporkan adanya new prospect dari aktifitas follow up list BRM, canvassing dan pelanggan walk in kepada sales supervisor
h. Mengantarkan kendaraan pada customer
Universitas Sumatera Utara
4.2 Penyajian Data
