5
BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI
2.1 Sejarah Perusahaan
Awal berdirinya Koperasi Siswa KS bermula ketika internal sekolah ingin memberikan kemudahan bagi siswa untuk mendapatkan beragam keperluan
yang dibutuhkan dalam kegiatan kurikuler maupun non kurikuler, seperti buku dan alat tulis. Pihak sekolah juga ingin memberikan kemudahan pada jam istirahat
bagi siswa yang ingin membeli jajanan selain makanan yang tersedia di kantin, agar siswa tidak keluar-masuk dari lingkungan sekolah hanya untuk sekedar
membeli jajanan. Karena lingkungan sekolah yang berada di tepi jalan raya yang cukup ramai sehingga dapat menimbulkan potensi kecelakaan.
Koperasi Siswa semakin berkembang seiring permintaan dari staf dan guru-guru terhadap barang kebutuhan rumah tangga, seperti sabun mandi, susu,
dan beberapa barang kosmetik. Selain itu, KS juga ikut membantu menjual buku- buku paket KBM, karena ketiadaan tempat penyimpanan sementara buku-buku
KBM di dalam kantor guru atau TU, oleh karena itu penjualan buku KBM dititipkan sekaligus diurus keuangannya oleh KS.
2.2 Lokasi Perusahaan
Koperasi Siswa ini bertempat di dalam lingkungan sekolah SMAN 1 Kedungwaru yang berada di Jalan K. H. Wahidin Sudiro Husada. Nomor 12
Kecamatan Kedungwaru, Kabupaten Tulungagung. Denah lokasi alamat
perusahaan dapat dilihat pada gambar screenshot di bawah ini:
Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan
2.3 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan
2.3.1 Visi
Visi yang terdapat pada Koperasi Siswa, yaitu: Menghasilkan tenaga kerja mandiri yang kompetitif dan siap bersaing dalam
menghadapi dunia usaha di era global dan berpengetahuan luas.
2.3.2 Misi
Koperasi Siswa memiliki misi, yaitu: 1.
Mempersiapkan sumberdaya yang memiliki jiwa mandiri dan mampu membuka lapangan pekerjaan.
2. Mempersiapkan sumberdaya yang berkeahlian dalam berbagai bidang
ekonomi, seperti administrasi, akuntansi, dan pemasaran.
2.3.3 Nilai
Koperasi Siswa SMAN 1 Kedungwaru menerapkan perilaku organisasi sebagai budaya kerja dalam pelaksanaan kegiatan dalam beberapa hal, yaitu:
1. Ikhlas
Melaksanakan pekerjaan berdasarkan kejujuran, kerelaan, dan tanggung jawab tinggi disertai rasa ikut memiliki.
2. Kebersamaan
Menghargai, saling menghormati, rasa kekeluargaan dan bijaksana menjadi dasar dalam melaksanakan tugas.
3. Disiplin
Melaksanakan tugas dengan penuh kesadaran meski tanpa adanya pengawasan dan tegas dalam pengambilan keputusan.
4. Inovatif
Mengembangkan pengetahuan dan mencari hal baru untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan era modern.
8
BAB III LANDASAN TEORI
Landasan teori merupakan suatu landasan atau dasar-dasar yang dapat menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung dalam pembuatan sistem. Teori-
teori tersebut antara lain:
3.1 Perancangan Sistem Informasi
3.1.1 Definisi Rancang
Rancang merupakan serangkaian prosedur untuk menerjemahkan hasil analisa dari sebuah sistem ke dalam bahasa pemrograman untuk mendeskripsikan dengan
detail bagaimana komponen-komponen sistem diimplementasikan Pressman, 2002 Perancangan adalah kegiatan yang memiliki tujuan untuk mendesain sistem
baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik Ladjamudin, 2005.
3.1.2 Definisi Sistem dan Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media
prosedur-prosedur dan pengendalian untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan
menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Suatu sistem beroperasi dan berinteraksi degan lingkungannya untuk mencapai
sasaran tertentu, suatu sistem menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi di antara komponen-komponen di dalam sistem dan diantara lingkungannya Frederick
H. Wu, 1984:6. John F. Nash dan Martin B. Roberts dalam Jogiyanto HM 1988:2, berpendapat suatu sistem adalah sebagai suatu kumpulan komponen yang berinteraksi
membentu suatu kesatuan dan keutuhan yang komplek di dalam tingkat tertentu untuk mengehar tujuan yang umum. Menurut Richard F. Neuschel dalam bukunya
Management by Systems New York: McGraw-Hill, edisi ke 2, 1960, halaman 10, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan dikembangkan sesuai dengan suatu skema yang terintegrasi untuk melaksanakan suatu kegiatan di dalam bisnis. Sedangkan Jerry Fitzgerld, Ardra F.
Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. 1981:5, mengemukakan bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Dari beberapa definisi mengenai sistem yang diberikan, menurut Jogiyanto HM 1988 dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok. Yang pertama lebih
menekankan pada elemen-elemen dalam sistem. Elemen-elemen atau bagian-bagian dari suatu sistem yang berupa subsistem. Dan yang kedua lebih menekankan pada
prosedur. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan operasi di dalam sistem. Prosedur menurut Richard F. Neuschel
dalam Jogiyanto HM 1988:4, suatu urut-urutan operasi klerikal tulis-menulis, biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Sedangkan pendekatan elemen atau komponen, Menurut Richard F.
Neuschel dalam Jogiyanto, 1988:2 sistem merupakan urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa what yang harus dikerjakan, siapa
who yang mengerjakannya, kapan when dikerjakan dan bagaimana how mengerjakannya.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen components, batas sistem boundary, lingkungan luar sistem
environments, penghubung interface, masukan input, pengolah process, keluaran output, dan sasaran objectives atau tujuan goal.
Menurut Robert J. Verzello dalam Jogiyanto, 1988:23, informasi adalah
kumpulan data yang relevan dan mempunyai arti yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau kegiatan-kegiatan. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal datum atau data-item. Data akan menjadi berguna setelah data diolah menjadi informasi, bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, yang berfungsi untuk
menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata untuk pengambilan keputusan Jogyanto, 1988:25. Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi information
system atau disebut juga processing system atau information processing system atau information generating systems.
Sistem informasi adalah suatu sinergi sistem yang dapat menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Menurut John F. Nash dan Martin B. Roberts,
suatu sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan mendapatkan jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada
manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal Jogiyanto, 1988:35.
Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Sebuah sistem terintegrasi atau sistem
manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dalam suatu organisasi.
3.2 Sistem Informasi Pembelian dan Sistem Informasi Penjualan
3.2.1 Sistem Informasi Pembelian
Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut pengadaan barang. Tujuan
utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. SI:2002
Pembelian juga mempunyai prinsip-prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu
dijadikan pokok atau acuan. Isi pokok dari prinsip pembelian itu adalah sebagai berikut: a
The Right Price Salah satu dari prinsip manajemen pembelian adalah the right price. The right
price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.
b The Right Quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.
c The Right Time
The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada
persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut. d
The Right Place The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau
diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli. e
The Right Quality The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai
dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan. f
The Right Source The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang
tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quality.
3.2.2 Sistem Informasi Penjualan
Menurut Auwarsa 2004:11, penjualan yaitu berkaitan dengan masalah –
masalah strategis dengan promosi produksi iklan dan riset pasar. Sedangkan, menurut Mulyadi 2001 penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan oleh pelanggan
dengan cara melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pelanggan. Setelah uang diterima oleh
perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Penjualan adalah proses dimana sang penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan pembeli agar dicapai manfaat baik bagi sang penjual maupun sang pembeli
yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah pihak Purwasuka:2009. Ada beberapa jenis penjualan, yaitu:
a Trade Selling
Dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal ini melibatkan
para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan pengadaan produk baru, jadi titik beratnya pada “penjualan melalui” penyalur daripada “penjualan ke”
pembeli akhir. b
Missionary Selling Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong
pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur perusahaan. Dalam hal ini perusahaan yang bersangkutan memiliki penyalur sendiri dalam pendistribusian
produknya. c
Technical Selling Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat pada
pembeli akhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut.
d New Bussines Selling
Berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi.
e Responsive Selling
Dua jenis penjualan utama disini adalah route driving dan retailling. Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun
layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus pada pembeli ulang.
3.2.3 Harga Pokok Penjualan
Harga Pokok Persediaan adalah harga untuk memperoleh persediaan disamping harga beli, termasuk semua biaya yang terjadi sampai dengan persediaan tersebut siap
dijual, misalnya biaya pengangkutan, bea masuk, dan asuransi. Biaya-biaya tersebut diperlakukan sebagai beban usaha periode berjalan. Potongan pembelian, secara rata-
rata, harus diperhitungkan dalam menentukan harga pokok persediaan Soemarso, 2004:385.
Pada Koperasi Siswa, metode yang digunakan untuk mencatat persediaan adalah metode periodik. Cara menghitung harga pokok penjualan dapat dilihat pada
tabel berikut: Tabel 3.1 Harga Pokok Penjualan
Harga Pokok penjualan HPP Persediaan barang dagang awal
xxx
Pembelian xxx
Beban Angkut Xxx
Xxx
Retur pembelian xxx
Potongan pembelian xxx
xxx
Ditambah Pembelian Bersih xxx
Barang siap untuk dijual xxx
Dikurangi Persediaan barang dagangan akhir
xxx
Harga Pokok penjualan HPP xxx
3.2.4 Laba atau Rugi
Setiap perusahan selalu berorientasi pada keuntungan atau laba. Menurut Henry Simamora 2002 : 45 laba adalah perbandingan antara pendapatan dengan beban jika
pendapatan melebihi beban maka hasilnya adalah laba bersih. Sedangkan menurut Soemarso 2004:245 laba adalah selisih lebih pendapatan selama periode tertentu.
Oleh karena itu yang dimaksud dengan laba atau keuntungan adalah kemampuan perusahaan untuk memperoleh pendapatan dari penjualan berselisih dari semua usaha
termasuk biaya untuk proses penjualan selama periode tertentu. Rumus laba rugi
dapat dilihat pada tabel berikut Garisson: 2007: Tabel 3.2 Laba atau Rugi
LabaRugi Penjualan
xxx
Harga Pokok Penjualan xxx
Margin Kotor Xxx
Beban Penjualan dan Administrasi xxx
Laba Operasi Bersih xxx
Beban Bunga xxx
Laba Bersih xxx
Pada umumnya sebuah peruasahaan berdiri bertujuan untuk memperoleh keuntungan yang optimal dengan pengorban yang seminimum mungkin dengan
perencanaan dan pengendalian dalam setiap kegiatan perusahaan, sehingga perusahaan dapat memberikan pembiayaan agar kegiatan perusaahan dapat terus
berjalan.
Oleh karena itu, dapat diambil kesimpulan bahwa laba merupakan selisih antara pendapatan yang diperoleh dengan beban yang dikeluarkan, semua peristiwa yang
terjadi pada perusahaan akan menentukan besarnya laba dan mempengaruhi aktivitas perusahaan pada periode tertentu. Pendapatan yang lebih besar dari beban akan
menghasilkan laba, dan sebaliknya akan menghasilkan rugi bagi perusahaan.
3.2.5 Sistem Inventory atau Persediaan
Inventory atau Persediaan barang adalah semua barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali bagi perusahaan dagang, atau barang yang masih
dalam proses akan diolah lebih lanjut menjadi barang yang siap dijual, atau barang pembantu yang digunakan dalam proses produksi barang jadi untuk kemudian dijual
bagi perusaahan industri Soemarso, 2004:384.
3.2.6 Metode Pencatatan Persediaan
Dalam pencatatan persediaan digunakan suatu metode pencatatan yang dapat menentukan nilai persediaan pada akhir periode. Metode yang dapat digunakan ada 2
bentuk, yaitu: 1
Metode Periodik Fisik Metode persediaan periodik pada umumnya digunakan oleh perusahaan yang
harga barangnya relatif rendah namun penjualannya relatif lebih sering. Ketika terjadi pembelian rekening pembelian akan didebet dan rekening kas akan dikredit.
Sedangkan bila terjadi penjualan, rekening penjualan akan dikredit dan rekening kas didebit. Jusup, 2005. Oleh karena itu dalam metode periodik ini, rekening
persediaan tidak digunakan untuk mencatat pembelian persediaan dan tidak untuk mencatat penjualan persediaan.
Kekurangan yang terdapat pada pencatatan persediaan menggunakan metode periodik apabila ingin membuat laporan jangka pendek dan barang yang dimiliki
beragam dan berjumlah banyak, perhitungannya akan membutuhkan waktu yang lama.
Kelebihan yang terdapat pada pencatatan persediaan dengan menggunakan metode periodik:
a. Pencatatan pembelian dan penjualan yang praktis.
b. Dapat digunakan dengan baik untuk perusahaan yang beromzet rendah.
2 Metode Perpetual
Pada saat terjadi penambahan persediaan, mutasi persediaan dicatat dalam rekening persediaan, sehingga pembelian maupun penjualan akan mempengaruhi
persediaan. Sehingga tidak perlu mengadakan stok opname ketika mengadakan penambahan persediaan, karena jumlah dan harga pokok dapat diketahui dengan
segera. Dalam Metode Perpetual, dibuat jurnal yang mendebet akun persediaan barang
dan mengkredit akun kas atau hutang ketika pembelian barang. Kemudian membuat jurnal yang mendebet akun harga pokok penjualan dan mengkredit akun peresediaan
pada saat menjual barang, sehingga harga pokok akan ditunjukkan dari persediaan. Metode pencatatan persediaan ada tiga macam model yaitu:
1. FIFO First In First Out
Barang yang dibeli lebih awal dianggap akan dijual lebih awal pula. Oleh karena itu, harga perolehan barang yang dibeli lebih awal akan dibebankan lebih dahulu
sebagai HPP. 2.
LIFO Last In First Out Barang yang terakhir masuk dianggap yang pertama kali keluar, sehingga
persediaan akhir terdiri dari pembelian yang paling awal. 3.
Rata-rata Everage Pengeluaran barang secara acak dan harga pokok barang yang sudah digunakan
maupun yang masih ada ditentukan dengan cara dicari rata-ratanya. Kekurangan yang ada pada metode pencatatan perpetual adalah lebih banyak
tenaga dan biaya yang diperlukan untuk mencatat persediaan. Sedangkan kelebihan yang terdapat pada pencatatan persediaan dengan menggunakan metode perpetual,
yaitu: a.
Bermanfaat untuk membuat keputusan kapan barang akan dipesan, b.
Laba kotor dapat diketahui dari setiap transaksi, c.
Persediaan yang dimiliki dapat diawasi dengan baik.
3.2.7 Kartu Stock
Kartu stok digunakan untuk mencatat transaksi keluar masuk barang, sedangkan untuk mencatat semua jenis barang yang didapat dari beberapa kartu stok
disebut buku stok. Untuk akun persediaan, buku stok merupakan buku tambahan. Kartu stok digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo dari setiap
jenis persediaan apabila digunakan buku pembelian. Sedangkan total pembelian
maupun penjualan barang dicatatkan dalam akun persediaan barang dagang di buku besar.
3.2.8 Data Flow Diagram DFD
Menurut Kendall 2003:204, DFD merupakan sebuah model logika data yang dibuat untuk menggambarkan arus data dalam sistem, dimana data akan
disimpan, proses apa yang dihasilkan, dan interaksi antar data serta proses yang dikenakan pada data tersebut. Adapun beberapa simbol yang dipakai dalam DFD
terdiri dari : 1.
Simbol Entity, digunakan sebagai sumber dari inpu sistem atau tujuan dari output sistem.
Gambar 3.1 Simbol Entitas 2.
Simbol proses dimana sering digunakan untuk melakukan perubahan terhadap input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang diolah.
Gambar 3.2 Simbol Proses 3.
Simbol Data Store atau penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau basis data.
Gambar 3.3 Simbol Data Store
4. Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk
menghubungkan antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses dan proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran data.
Gambar 3.4 Simbol Aliran Data
3.2.9 Entity Relationship Diagram EDR
ERD adalah notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan untuk memodelkan struktur data dan
hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek. Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang
harus dilakukan. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu : 1.
One to one relationship Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom
primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan
satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling
sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen
saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya satu
departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.
22
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Analisis merupakan cara untuk mengetahui permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan selama beberapa waktu. Sedangkan
desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi agar dapat mengorganisir permasalahan dengan baik dan jelas.
Sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah sebuah sistem yang dapat mengatasi serta memenuhi kebutuhan semua proses yang ada secara
terkomputerisasi, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Bagi manajemen sistem ini bermanfaat
untuk mengendalikan proses input dan output yang terjadi serta menghasilkan informasi penting yang berkaitan tentang aktifitas utama perusahaan.
Dalam koperasi, sistem informasi yang dirancang diharapkan tidak hanya mampu membantu mengurangi permasalahan yang timbul dalam proses bisnis
koperasi, tetapi juga dapat mengorganisir proses pembelian dan pejualan yang terjadi serta menghasilkan informasi tentang persediaan, penjualan, pendapatan,
dan keuntungan dari proses bisnis yang berjalan dalam 1 periode.
4.1 Analisa Sistem
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini, berbagai perusahaan sangat membutuhkan sistem pengolahan data yang baik
untuk mendukung kegiatan usahanya. Dengan adanya sistem pengolahan data yang baik akan menunjang penyediaan informasi yang sangat dibutuhkan dalam
kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.
Koperasi Siswa adalah sebuah unit usaha yang beroperasi dalam bidang perdagangan yang menjual berbagai kebutuhan penunjang kegiatan sekolah untuk
siswa dan guru, seperti buku tulis, pena, penggaris, maupun kebutuhan pokok harian seperti keperluan sabun, susu formula, dan aneka jajanan. Selain
menyediakan kebutuhan sekolah dan harian, Koperasi Siswa juga menjual buku KBM yang disediakan di awal tahun ajaran baru.
Dalam melakukan transaksi pembelian dan penjualan, pencatatan transaksi di Koperasi Siswa secara manual menggunakan media buku untuk mencatat
transaksi, baik pembelian maupun penjualan. Pencatatan manual yang dilakukan hanya dapat menghasilkan informasi jumlah omzet pada periode tertentu. Dengan
pencatatan tersebut, buku KBM yang tidak laku dijual atau sudah tidak ada yang membeli lagi, kadang terlambat diketahui dan dikembalikan ke supplier retur
buku. Pengurus Koperasi Siswa memerlukan lebih banyak informasi untuk melakukan evaluasi transaksi koperasi. Keterbatasan ini menyebabkan pengurus
mengalami kendala untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia dan pendapatan yang diperoleh.
Berdasarkan uraian tersebut, Koperasi Sekolah memerlukan suatu sistem informasi pembelian dan penjualan yang dapat menghasilkan informasi lengkap
untuk mendukung evaluasi transaksi pembelian dan penjualan serta persediaan barang. Informasi yang dihasilkan ini dapat menyelesaikan kendala yang terjadi di
Koperasi Siswa
4.1.1 Document Flow Pembelian Barang
Koperasi Siswa memiliki persediaan barang yang terdiri dari 3 tiga jenis, yaitu barang umum, alat tulis kantor ATK, dan buku KBM. Prosedur pembelian
barang yang ada di Koperasi Siswa adalah sebagai berikut: 1.
Pembelian barang umum, barang dihantarkan oleh supplier ke KS dan diserahkan ke Admin. Admin memeriksa apakah ada persediaan yang
mengalami kerusakan atau kadaluarsa dan perlu diretur. Jika ada, Admin membuat nota retur untuk diserahkan ke supplier. Kemudian Admin
mencatatkannya ke laporan persediaan dan membayarkan pembelian stok barang ke supplier.
2. Pembelian buku KBM, supplier terlebih dahulu mengkonfirmasi kesesuaian
buku yang akan digunakan ke guru KBM yang bersangkutan. Setelah guru menyetujui, guru KBM membuat daftar usulan buku untuk diberikan ke
supplier, kemudian supplier membuat faktur pengiriman untuk diserahkan ke Admin KS. Pembayaran pembelian buku KBM terjadi setelah semua buku
sudah terjual. 3.
Kemudian Admin melakukan rekapitulasi pembelian baang dalam laporan persediaan selama 1 bulan dan diserahkan ke Pembina untuk melihat jumlah
barang yang sering dipasok kembali oleh koperasi. Document flow dari transaksi pembelian barang koperasi digambarkan dalam
skema alur proses data seperti pada Gambar 4.1.
Docflow Pembelian Stok Barang Koperasi Supplier
Guru KBM Admin
P h
ase Start
Produk= buku KBM
Menyeleksi buku KBM
Ya Menawarkan
buku KBM
Sesuai dg kurikulum?
Membuat daftar usulan
buku KBM Ya
Membuat faktur dan
mengirim buku
Faktur pembelian buku
Faktur pembelian buku KBM
1 Menerima
barang Faktur pembelian
buku KBM 1
Menawarkan produk ATK
Stok minimum?
Menawarkan produk umum
jajanan
Ya
Mencatat barang yg
dibeli
Selesai Laporan
persediaan barang Laporan
persediaan barang Memeriksa
stok ATK Memeriksa
stok barang umum
Sudah kadaluarsa?
Buat nota Retur
Ya Tidak
Faktur pembelian buku
Nota retur barang umum
Penawaran Produk
Produk= Barang umum
Tidak
Ya Tidak
Tidak Faktur pembelian
buku Daftar usulan
buku KBM Daftar usulan
buku KBM Tidak
Gambar 4.1 Diagram Doc Flow Pembelian Barang
4.1.2 Document Flow Penjualan Barang
Koperasi Siswa melayani penjualan secara tunai maupun kredit. Prosedur transaksi penjualan yang terjadi di Koperasi Siswa adalah sebagai berikut:
1. Transaksi penjualan tunai dimulai ketika konsumen melakukan pembelian
tunai, kemudian diserahkan Admin kasir untuk dihitung jumlah harganya. Admin akan mencatat barang yang dibeli dalam nota penjualan tunai, dimana
nota penjualan yang dibuat oleh Admin sebanyak 2 dua rangkap. Rangkap 1 untuk konsumen dan rangkap 2 untuk disimpan oleh Admin sebagai arsip.
Dalam penjualan tunai berlaku untuk semua barang, termasuk penjualan buku KBM.
2. Transaksi penjualan kredit di Koperasi Siswa dilayani untuk konsumen guru
dan karyawan anggota. Diawali ketika konsumen melakukan pembelian secara kredit, kemudian Admin menghitung jumlah pembeliannya dan
mencatatkan ke dalam buku lembaran khusus kredit sesuai dengan nama konsumen guru atau karyawan tersebut. Pada saat pencatatan penjualan
kredit, bagi konsumen yang baru melakukan pembelian kredit langsung dibuatkan lembar baru dan langsung menjadi anggota.
3. Khusus untuk penjualan buku KBM. Ketika konsumen siswa melakukan
pembelian buku secara satuan, Admin akan menghitung dan mencatat dalam nota penjualan tunai. Untuk konsumen siswa yang melakukan pembelian
secara kolektif melalui bendahara masing-masing kelas, Admin akan menghitung mencatatnya termasuk ke dalam buku lembaran khusus kredit
dan langsung mendaftarkan bendahara kelas sebagai anggota Koperasi Siswa. Dalam hal ini, bendahara kelas tersebut dianggap sebagai karyawan.
4. Berdasarkan arsip nota penjualan tunai dan buku lembaran penjualan tunai,
Admin mencatatkan hasil penjualan tunai kedalam buku Laporan Penjualan Harian untuk mengetahui pendapatan penjualan harian pada hari tersebut.
5. Setelah itu Admin akan melakukan rekapitulas Laporan Penjualan selama 1
bulan yang diserahkan kepada Pembina untuk mengetahui jumlah penjualan barang dan sisa persediaan barang koperasi.
Document flow pada transaksi penjualan barang ini digambarkan dalam skema alur proses penjualan barang seperti pada Gambar 4.2 berikut:
Docflow Penjualan Barang Koperasi Konsumen
Admin Pembina
P h
ase Mulai
Memilih barang
Cek kategori
barang Buku KBM
Cek pembelian
buku KBM Kolektif
Ya Cek
konsumen Tidak
Konsumen siswa
Penjualan kredit
Tidak Mencatat
penjualan kredit
Ya Membuat
nota jual tunai
Ya Tidak
Mencatat penjualan
kolektif Ya
Catatan jual kolektif buku
KBM
Rekap penjualan
Nota penjualan Laporan
penjualan Laporan
penjualan Selesai
A A
Nota penjualan
Nota penjualan
Catatan penjualan
kredit Tidak
Nota penjualan
Nota penjualan
Gambar 4.2 Diagram Document Flow Penjualan Barang
4.1.3 Document Flow Pembayaran Barang Umum dan ATK
Pembayaran terhadap transaksi penjualan ini dilakukan untuk pembelian terhadap barang selain buku KBM barang umum dan ATK yang disediakan oleh
Koperasi Siswa. Adapun proses pembayaran penjualan barang umum dan ATK sebagai berikut:
1. Pembayaran terhadap penjualan tunai dilakukan setelah Admin menghitung
total harga barang yang dibeli, konsumen memberikan bukti pembayaran berupa uang tunai sejumlah total harga ke Admin. Kemudian Admin
mencatatnya dalam nota pembayaran penjualan tunai yang dibuat dalam 2 rangkap, lembar 1 untuk diberikan kepada konsumen dan lembar 2 untuk
disimpan sebagai arsip. 2.
Pembayaran terhadap penjualan kredit terjadi ketika konsumen anggota melakukan pembayaran terhadap kreditnya. Admin memeriksa buku
penjualan kredit dan menghitung jumlah kredit yang ditanggung oleh konsumen. Konsumen memberikan bukti pembayaran berupa uang tunai
sebanyak jumlah kredit yang akan dibayar ke Admin. Kemudian Admin merekap pembayaran ke dalam buku penjualan kredit dan mencatat
transaksinya kedalam Laporan Penjualan Harian. 3.
Setelah itu Admin melakukan rekapitulasi pembayaran penjualan barang yang terjadi selama 1 bulan dalam Laporan Penjualan yang diserahkan kepada
Pembina untuk mengetahui jumlah penghasilan selama 1 bulan. Document Flow pembayaran pada transaksi penjualan barang umum dan ATK
telah digambarkan dalam skema alur proses pembayaran barang umum dan ATK yang dapat dilihatseperti pada Gambar 4.3.
DocFlow Pembayaran Penjualan Barang di Koperasi Admin
Konsumen Pembina
P h
ase Mulai
Penjualan tunai?
Cek daftar penjualan
kredit Tidak
Hitung utang Hitung total
harga barang Ya
Membayar pembelian
barang
Membayar jumlah
hutang Merekap
laporan penjualan harian
Merekap laporan penjualan kredit
Laporan penjualan
Laporan penjualan
harian Selesai
Pembayaran penjualan
Nota pembayaran
Nota pembayaran
Membuat nota
pembayaran
Nota pembayaran
LP
LP Laporan
penjualan Nota
pembayaran kredit
Bukti pembayaran
kredit
Gambar 4.3 Diagram Document Flow Pembayaran Barang
4.1.4 Document Flow Pembayaran Buku KBM
Pembayaran penjualan ini dilakukan terhadap penjualan buku KBM secara kredit. Adapun skema proses pembayaran buku KBM sebagai berikut:
1. Pembayaran penjualan buku KBM diawali ketika Admin memeriksa jumlah
penjualan buku KBM di buku Penjualan Kredit. Penjualan yang belum lunas, Admin akan merekap jumlah kekurangan bayar kemudian kemudian
membuatkan nota bayar buku KBM. Admin menagihkan kurang bayar buku KBM ke konsumen, yaitu bendahara kelas, dan total kekurangan
pembayarannya dibayarkan oleh bendahara kelas. Setelah dibayarkan, Admin merekap pembayaran buku KBM dalam Laporan Penjualan Harian dan buku
Laporan Penjualan Kredit. 2.
Setelah semua pembayaran buku telah lunas dari konsumen, Admin memeriksa persediaan buku yang tersisa untuk dikembalikan. Admin
membuat nota retur buku KBM yang akan diretur sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan bersama buku KBM yang diretur ke supplier buku
KBM, rangkap 2 disimpan untuk arsip persediaan. Kemudian Admin membayarkan total pendapatan dari penjualan buku KBM yang laku terjual,
jumlah pembayaran yang disetorkan ke supplier berdasarkan harga agen dari supplier.
3. Setelah itu berdasarkan Laporan Penjualan Harian, Admin melakukan
rekapitulasi pembayaran dan persediaan barang selama 1 bulan dalam Laporan Penjualan yang akan diserahkan ke Pembina untuk mengetahui
jumlah pendapatan dari penjualan buku KBM.
Document flow dari transaksi pembayaran buku KBM digambarkan dalam skema alur data proses pembayaran buku KBM seperti pada Gambar 4.4.
DocFlow Pembayaran Penjualan Buku KBM di Koperasi Konsumen
Pembina Admin
Supplier Buku KBM
P h
ase Mulai
Selesai Pembayaran
buku KBM
Penjualan buku lunas
Tidak
Bayar pembelian
buku KBM Nota bayar
buku KBM Nota bayar
buku KBM
Rekap pembayaran
buku KBM
Cek buku Buku lunas
Hi Tidak
Hi
Buku perlu diretur
Buat nota retur
Nota retur buku KBM
Nota retur buku KBM
Ya Ya
Bayarkan buku KBM
ke supplier Ya
Tidak
Pembayaran buku KBM
Pembayaran buku KBM
Pembayaran buku KBM
Laporan penjualan
Rekap penjualan
buku kbm Rekap
kurang bayar
Buat nota bayar
Bayar di period yg
sama Tagih
kurang bayar
buku Tidak
Ya
Nota retur buku KBM
Gambar 4.4 Diagram Document Flow Pembayaran Buku KBM
4.1.5 Document Flow Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan dilakukan dengan merekapitulasi semua catatan pembelian dan penjualan, setelah semua transaksi telah selesai dan dicatatkan.
Prosedurnya pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1.
Sebelum melakukan rekapitulasi pembelian, Admin terlebih dahulu memeriksa nota pembelian barang dikurangi dengan retur barang yang
diketahui cacat sehingga diketahui pembelian bersih stok barang, kemudian pembelian tersebut ditambahkan dengan sisa persediaan yang dimiliki.
Rekapitulasi barang khusus buku KBM dilakukan Admin dengan memeriksa faktur pengiriman buku KBM yang diterima, karena pembayaran terhadap
pembelian buku KBM terjadi setelah semua buku telah laku terjual, sehingga pembelian buku KBM ini bersifat hutang kredit. Setelah itu Admin
membuat laporan persediaan stok barang dan buku KBM yang dalam praktiknya dicatatkan dalam laporan persediaan yang terpisah.
2. Untuk melakukan rekapitulasi penjualan stok barang non buku KBM, Admin
lebih dahulu melakukan rekap nota penjualan tunai dan catatan penjualan kredit yang belum lunas. Begitu juga dengan rekapitulasi penjualan buku
KBM, Admin akan melakukan rekap terhadap catatan penjualan buku KBM yang telah lunas maupun yang belum lunas. Catatan penjualan langsung tunai
dan kredit ini dicatatkan dalam Laporan Penjualan selama satu bulan. 3.
Untuk melakukan rekapitulasi pendapatan, lebih dahulu Admin melakukan rekap informasi nilai persediaan stok barang non buku KBM yang dimiliki
dan melakukan rekap informasi nilai nota penjualan tunai stok barang yang diperoleh selama satu bulan. Sedangkan untuk melakukan rekapitulasi
pendapatan terhadap penjualan buku KBM, Admin lebih dahulu melakukan rekap nilai persediaan buku KBM berdasarkan harga agen dan harga jual.
Kemudian Admin melakuan rekap terhadap nilai penjualan buku KBM yang telah lunas dan yang belum lunas. Setelah itu Admin membuat Laporan
Pendapatan yang diperoleh selama satu bulan. 4.
Admin melakukan rekapitulasi persediaan barang berdasarkan catatan penjualan harian yang terjadi selama satu bulan dan faktur pengembalian
barang yang dikeluarkan oleh KS sehubungan adanya barang yang memiliki cacat produksi atau distribusi. Kemudian Admin memasukkan ke dalam
Laporan Persediaan. Dari semua transaksi yang dijalankan akan diperoleh keuntungan. Untuk
membuat laporan keuntungan, Admin lebih dahulu melakukan rekap total nilai penjualan barang baik barang buku KBM maupun non buku KBM
berdasarkan harga agen dan rekap total nilai perjualan barang berdasarkan harga jual yang diperoleh selama satu bulan. Informasi tersebut didapatkan
dari Laporan Pendapatan. Document flow dari proses pembuatan laporan pada koperasi siswa digambarkan
dalam skema document flow pembuatan laporan pembelian dan penjualan barang yang dapat dilihat seperti yang nampak pada Gambar 4.5.
DocFlow Pembuatan Laporan Koperasi Admin
Pembina
P h
ase Mulai
Rekapitulasi transaksi
Penjualan
Rekap jual buku KBM
belum lunas
Membuat laporan
penjualan barang
Rekap jual buku
KBM lunas
Buku KBM?
Rekap catatan
jual kredit barang
Rekap nota jual
tunai barang
Tidak Ya
Rekapitulasi pembelian
barang
Membuat laporan
persediaan Buku KBM?
Rekap faktur buku
KBM Rekap
retur beli barang
Rekap sisa stok
barang Ya
Tidak Rekap
nota beli barang
Penerimaan kas
Rekap nilai jual buku
KBM lunas
Membuat laporan
pendapatan Rekap nilai
persediaan buku KBM
Buku KBM?
Rekap nilai nota
penjualan tunai
Rekap nilai persediaan
barang Tidak
Ya
Rekap nilai jual buku
KBM belum lunas
Laporan Persediaan
Barang Laporan
Persediaan Barang
Laporan Penjualan
Barang Laporan
Penjualan Barang
Rekapitulasi transaksi
koperasi Transaksi
penjualan Transaksi
persediaan Ya
Tidak Ya
Tidak
Laporan Persediaan
Barang
Laporan Penjualan
Barang
Laporan Pendapatan
Laporan Pendapatan
Laporan Pendapatan
Rekap total pendapatan
per harga agen
Rekap total pendapatan
per harga jual
Membuat laporan
keuntungan Laporan
Keuntungan Penjualan
Laporan Keuntungan
Penjualan Laporan
Keuntungan Penjualan
LPeB LPuB
LPeB
LPuB
Selesai
Gambar 4.5 Diagram Document Flow Pelaporan
4.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis, penulis membuat sebuah rancangan sistem untuk mencari solusi pada koperasi tersebut. Dengan analisis tersebut dapat
menghasilkan document flow dari analisis sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Sekolah, sedangkan sistem yang baru dapat digambarkan melalui skema
system flow, context diagram, HIPO data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan desain inputoutput. Adapun penjelasan mengenai
perancangan sistem yang dibuat sebagai berikut:
4.2.1 System Flow Pembelian Barang
Proses pembelian barang terjadi terhadap 2 kategori barang: barang buku KBM dan barang umum ATK. Supplier penerbit barang buku KBM
menawarkan buku ke guru KBM untuk menentukan buku apa yang akan digunakan, setelah ditentukan usulan buku KBM, supplier mengirimkan buku ke
koperasi dan Admin menerima buku KBM tersebut sebagai hutang koperasi. Sedangkan supplier barang umum dan ATK langsung menawarkan barang
ke koperasi atau admin koperasi melakukan pembelian barang di outlet supplier dan transaksi pembelian stok barang dicatatkan dalam tabel pembelian barang di
koperasi siswa. Berikut adalah gambaran system flow pembelian persediaan barang seperti pada Gambar 4.6.
SysFlow Pembelian Stok Barang Koperasi Admin
Suplier Guru KBM
P h
ase Mulai
Menawarkan buku KBM
Menyesuaikan dengan
kurikulum Produk =
Buku KBM Tabel
master suplier
Ya
Disetujui? Membuat
daftar usulan buku
Ya Tidak
Pembuatan faktur pembelian buku
Menawarkan produk ATK
Menawarkan produk umum
Cek stok minimum
Stok minim? Beli
produk Ya
Update tabel master
barang Tabel
master barang
Faktur pengiriman
Faktur pengiriman
1 1
Faktur pembelian dan pengiriman
Selesai Tidak
Ya Cek stok
barang umum Stok umum
kadaluarsa? Su
Ba
Membuat nota retur barang
Ya Tidak
Su Ba
Su Ba
Nota retur barang
Penawaran produk
Produk = Brg umum
Tidak
Ba Faktur pembelian
dan pengiriman Daftar usulan
buku KBM Daftar usulan
buku KBM Tabel
master bukuKBM
Buk
Update tabel master
bukuKBM Terima
bukuKBM
Buk Entri tabel
pembelian
Gambar 4.6 Diagram System Flow Pembelian Barang
4.2.2 System Flow Penjualan Barang
Proses transaksi penjualan dilakukan oleh Admin dengan mengentrikan data barang dalam transaksi penjualan tunai serta mengentrikan data konsumen
ketika terjadi transaksi penjualan kredit dan penjualan buku KBM. Laporan
penjualan akan dihasilkan dari informasi proses-proses transaksi tersebut untuk menjadi laporan kepada Pembina. Berikut adalah penggambaran system flow
penjualan barang koperasi seperti pada Gambar 4.7.
SysFlow Penjualan Barang Koperasi Konsumen
Admin Pembina
P h
ase
Mulai Pemilihan
barang Entry data
transaksi Cek kategori
barang Buku KBM
Tidak Ya
Siswa Kolektif
Cek kategori konsumen
Cek pembelian bukuKBM
Transaksi penjualan
kredit Tidak
Cetak nota jual tunai
Tabel penjualan
kredit Tabel detil
penjualan kredit
Nota jual tunai
Nota jual tunai
Tabel master
anggota Tabel
master barang
ma mb
ma
mb Transaksi
penjualan tunai
Ya
Tabel penjualan
tunai Tabel detil
penjualan tunai
Tidak Transaksi jual
kolektif buku KBM
Ya
Tabel jual kolektif
buku KBM Tabel detil
jual kolektif buku KBM
Rekap penjualan
Laporan penjualan
Laporan penjualan
Laporan penjualan
Selesai A
A
Nota jual tunai
Tabel master
bukuKBM mbk
mbk
Gambar 4.7 Diagram System Flow Penjualan Barang
4.2.3 System Flow Pembayaran Barang Umum dan ATK
Pembayaran barang umum dan ATK ini dilakukan terhadap transaksi penjualan barang yang terjadi baik secara kredit maupun tunai, kecuali
pembayaran terhadap penjualan buku KBM. Dimana Admin akan memasukkan input data nilai pembayaran barang yang diberikan konsumen sesuai dengan
jumlah dari total harga barang yang dibeli oleh konsumen. Berikut adalah penggambaran dari diagram system flow pembayaran barang umum dan ATK
yang dapat dilihat seperti pada Gambar 4.8.
SysFlow Pembayaran Penjualan Barang di Koperasi Admin
Konsumen Pembina
P h
ase
Mulai Penjualan
tunai?
Tidak Ya
Membayar pembelian
barang
Bukti pembayaran
kredit Membayar
jumlah hutang
Selesai Hitung total
penjualan
Rekap pembayaran penjualan tunai
Tabel penjualan
kredit Transaksi
penjualan kredit
Hitung jumlah penjualan kredit
Rekap pembayaran penjualan kredit
Pembayaran transaksi penjualan
Tabel penjualan
tunai Cetak nota
pembayaran tunai
Bukti pembayaran
konsumen Nota
pembayaran tunai
Nota pembayaran
tunai
Laporan Penjualan
1
1 2
2
Gambar 4.8 Diagram System Flow Pembayaran Barang Umum dan ATK
4.2.4 System Flow Pembayaran Buku KBM
System flow pembayaran terhadap transaksi penjualan buku KBM yang dilakukan dengan bendahara kelas, Admin akan memeriksa database penjualan
buku dan menyeleksi pembayaran apa saja yang belum lunas. Lalu Admin menagihkan kekurangan pembayaran ke konsumen bendahara kelas dan
memasukan input data pembayaran yang dilakukan setelah penagihan sesuai dengan jumlah pembayaran yang diberikan oleh bendahara kelas.. Setelah semua
penjualan buku KBM lunas, Admin akan memeriksa ketersediaan sisa buku KBM yang tidak terjual dan membuatkan nota retur pengembalian buku KBM.
Kemudian Admin menyerahkan nota retur dan membayarkan hasil penjualan berdasarkan harga dasar dari penerbit buku KBM. Berikut penggambaran diagram
system flow pembayaran buku KBM seperti yang tampak pada Gambar 4.9.
4.2.5 System Flow Pembuatan Laporan
Proses pembuatan laporan, baik laporan keuangan maupun laporan transaksi dilakukan Admin Koperasi Siswa dengan merekapitulasi seluruh catatan
pembelian barang, catatan penerimaan buku KBM, penjualan secara tunai maupun penjualan secara kedit, serta penjualan buku KBM selama satu periode, ke dalam
laporan periode bulanan sesuai masing-masing rekening transaksi yang ada di Koperasi Siswa. Laporan yang dibuat nanti akan menjadi materi pendukung untuk
manajemen koperasi dalam menentukan rencana bisnis koperasi di periode selanjutnya. Berikut ini skema system flow pembuatan laporan koperasi seperti
pada Gambar 4.10.
SysFlow Pembayaran Penjualan Buku KBM di Koperasi Konsumen
Pembina Admin
Supplier Buku KBM
P h
ase Mulai
Selesai Penjualan
buku lunas Tidak
Buku lunas Hi
Tidak Hi
Retur buku Ya
Ya Ya
Tidak Pembayaran
buku KBM
Laporan penjualan
buku KBM Pembayaran
buku KBM
Rekap kurang bayar
rekap penjualan buku KBM
Cetak nota buku KBM
Cek buku Cetak nota
retur buku KBM
Re Re
Nota retur buku KBM
Membayar buku KBM
Entri pembayaran
buku KBM Bayar di
Period yg sama
Ya Nota bayar
buku KBM Tabel penjualan
buku KBM
Tabel master buku KBM
Lp
Lp Nota retur
buku KBM Nota retur
buku KBM
Pembayaran buku KBM
Pembayaran buku KBM
Nota bayar buku KBM
Nota bayar buku KBM
Tidak Lp
Laporan pembayaran
buku KBM
Tabel pembayaran buku KBM
Rekap pembayaran
buku KBM
Gambar 4.9 Diagram System Flow Pembayaran Buku KBM
Sysflow Pembuatan Laporan Koperasi Admin
Pembina
P h
ase Mulai
Rekapitulasi transaksi
Buku KBM? Transaksi
penjualan Transaksi
persediaan
Rekap data pembelian
barang Nota beli
stok
Rekap persediaan
barang YA
Retur beli stok
Rekap faktur buku KBM
YA
Faktur buku KBM
Rekap master buku
KBM
Cetak Laporan Persediaan
Laporan Persediaan
Barang Laporan
Persediaan Barang
LPeB Ya
Rekapitulasi pembelian
barang Buku KBM?
Buku KBM?
Tidak Rekapitulasi
penjualan barang
Tidak Tabel detil
penjualan kredit
Tabel detil penjualan
tunai
Tabel detil jual kolektif
buku KBM Rekap data
jual tunai Tidak
Rekap data jual kredit
Rekap jual buku KBM
lunas Ya
Cetak Laporan Penjualan
Rekap jual buku KBM
belum lunas
LPuB Rekapitulasi
penerimaan kas Rekap nilai
persediaan barang
Tabel master
barang Mb
Mb Rekap nilai
penjualan barang tunai
Rekap nilai penjualan
barang kredit Rekap nilai
stok buku KBM
Tabel master
bukuKBM MbK
Rekap nilai jual buku
KBM lunas Rekap nilai jual
buku KBM belum lunas
Mb
MbK MbK
Cetak Laporan Pendapatan
Laporan Pendapatan
Laporan Pendapatan
Rekap pendapatan per
harga agen Rekap
pendapatan per harga jual
DPT DPK
DPT DPK
DPT DPK
Laporan Keuntungan
Penjualan Laporan
Pendapatan Penjualan
Laporan Persediaan
Barang LPeB
LPuB Laporan
Penjualan Barang
Laporan Pendapatan
Laporan Pendapatan
Penjualan
Selesai Cetak Laporan
Penerimaan buku KBM
Laporan Persediaan
Barang Laporan
Pembayaran Buku KBM
Laporan Penjualan
Barang Laporan
Penjualan Barang
LPBm LPBm
Laporan Pembayaran
Buku KBM
Gambar 4.10 Diagram System Flow Pembuatan Laporan
4.2.6 Data Flow Diagram DFD
Data Flow Diagram DFD merupakan suatu model yang menggambarkan aliran data dari beberapa proses yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan
dirancangnya DFD ini maka akan terlihat secara jelas arus data yang mengalir dari dalam sistem tersebut. Dalam pembuatannya, DFD ini akan disusun mulai dari
context diagram, DFD level 0 dan beberapa DFD level 1, karena dalam sistem pembelian dan penjualan di Koperasi Siswa terdapat beberapa sub-sub proses.
1. Context Diagram
Skema Context Diagram dari sistem pembelian dan sistem penjualan pada Koperasi Siswa ini memberikan gambaran secara umum seluruh proses yang
berjalan di koperasi SMAN 1 Kedungwaru. Dalam Context Diagram ini melibatkan 5 entitas entity, yaitu entitas Admin, entitas supplier yang juga
termasuk penerbit buku KBM di dalamnya, entitas konsumen koperasi yang termasuk anggota koperasi dan bendahara kelas, entitas guru KBM, dan pembina
yang digambarkan pada Gambar 4.11.
2. DFD level 0 Sistem Pembelian dan Penjualan
Data Flow Diagram level 0 adalah diagram hasil dari proses penguraian decompose atau pemecahan dari context diagram yang akan memberikan
gambaran mengenai proses apa saja yang terdapat dalam sistem pembelian dan penjualan pada Koperasi Sekolah SMAN 1 Kedungwaru. Dalam sistem pembelian
dan penjualan ini, context diagram akan diuraikan menjadi 5 proses transaksi, yaitu proses pembelian barang, penjualan barang, pembayaran barang dari proses
penjualan barang umum, pembayaran buku KBM, dan pembuatan laporan
keuangan. Penguraian skema DFD level 0 yang terdiri dari 5 proses transaksi ini dapat dilihat pada Gambar 4.12.
Gambar 4.11 Context Diagram Sistem Pembelian dan Penjualan
Data rekaptambahan barang
Data bayar stok barang Data retur barang
Data entri penjualan Data notajual kredit
Data notabayar kredit Data notajual tunai
Data notabayar tunai Data rekapjual tunai
Data notajual bukuKBM Data rekapjual kredit
Data rekappembayaran bukuKBM
Data retur bukuKBM Data rekap penjualan
Data rekapbayar bukuKBM
Data bayarstok bukuKBM
Data daftar bukuKBM Data usulan bukuKBM
Laporan penjualan Laporan barang
Laporan pendapatan
Data bayar stokbarang Data bayar bukuKBM
Data retur bukuKBM Data notaretur barang
Data usulan bukuKBM
Data daftar bukuKBM Data produk ATK
Data faktur bukuKBM Data produk umum
Data notabayar tunai Data notabayar kredit
Data notabeli kredit
Data notabeli bukuKBM Data notabeli tunai
Data bayarbeli tunai Data bayarbeli kredit
Data bayarbeli bukuKBM Data barang dibeli
Data produk dibeli
1 Sistem Informasi Pembelian dan
Penjualan pada Koperasi Sekolah SMAN 1 Kedungwaru
Admin
Guru KBM
Pembina
Supplier Konsumen
Gambar 4.12 DFD Level 0 Sistem Pembelian dan Penjualan
Data daftar bukuKBM Data daftarusulan
bukuKBM Data daftar bukuKBM
Data usulan bukuKBM
Data barang ATK Data barang umum
Data faktur barang Data pembayaranbeli
barang Data retur barang
Notabeli tunai Data barang dibeli
Data bayarbeli stokbarang Data retur barang
Data notajual tunai Data entry penjualan
Data notajual kredit Notabeli kredit
Data supplier penawar Data barang dibeli
Data konsumen
Data detiljual tunai fix
Notabeli bukuKBM
Data jual kredit Data detiljual kredit
Data notabayar tunai Data notabayar kredit
Data bayarbeli kredit Data bayarbeli tunai
Nota bayarbeli tunai Nota bayarbeli kredit
Data barang dijual
Data jualkredit belumlunas
Data jualtunai fix terjual
Data detiljual tunai Datajual bukukbm
kolektif Data detil jualkredit
belumlunas
Data bayarbeli bukuKBM
Nota bayar bukuKBM Data bayarstok
bukuKBM Data notabayar
bukuKBM Data retur bukuKBM
Nota retur bukuKBM
Data bayarstok bukuKBM
Laporan penjualan Laporan persediaan
Laporan pendapatan Data rekap penjualan
Data rekap pembayaran Data rekap persediaan
Data rekaptambah barang
Data rekapjual tunai Data rekapjual kredit
Data jual tunai Data jual bukuKBM
Data detilkredit bukuKBM
Data bendahara
kelas
Data bendahara Data notajual bukuKBM
Data rekapjual bukuKBM
Laporan pembayaran bukuKBM
Data trjual bukukbm total
Data tr jualkredit total
Data tr jualtunai total
Data barang total Data barangstok dibeli
Data pembelian barang
Data nilai bukuKBM laku
Data bukuKBM stokbaru
Data bukuKBM
jual
Data stok bukuKBM
Data rekap penerimaan bukuKBM
Data buku diterima
Data buku dibayar
Data penerimaan buku Admin
Guru KBM
Supplier
Konsumen
Pembina 1.1
Pembelian barang
1.2 Penjualan
barang
1.3 Pembayaran barang
umum ATK 1
Supplier
2 Barang
4 Anggota
7 Tr penjualan
tunai 8
Detil tr penjualan tunai
9 Tr penjualan kredit
10 Detil tr penjualan
kredit
1.4 Pembayaran kolektif
bukuKBM
1.5 Pembuatan
laporan 11
Tr jual buku KBM 12
Detil tr jual buku KBM
5 Anggota
bendahara kelas 3
Buku KBM 6
Tr pembelian barang detil
13 Penerimaan
Buku KBM
3. DFD level 1 Sistem Pembelian dan Penjualan
DFD level 1 merupakan diagram bentuk penguraian decompose dari DFD level 0 yang akan menggambarkan sub-sub proses apa saja yang terdapat dari
masing –masing proses dalam DFD level 0 sistem pembelian dan sistem penjualan
pada Koperasi Siswa SMAN 1 Kedungwaru.
3.1 DFD level 1 Sub Proses Pembelian Barang
Dalam DFD level 1 ini menguraikan beberapa sub-sub proses dari sub proses pembelian barang yang terdapat pada koperasi menjadi 4 sub proses.
Skema DFD level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.13
Gambar 4.13 DFD level 1 Sub Proses Pembelian Barang
Daftar bukuKBM Data usulan bukuKBM
Data daftarusulan bukuKBM
Data daftar bukuKBM
Data fakturkirim bukuKBM
Data barang umum Data notaretur barang
Data barang ATK
Data retur barang Data rekapbeli barang
Data bayarbeli barang
Data bayar barang Data barang dikirim
Data supplier bukuKBM Data supplier
Data barang dibeli Data barang
masuk
Data bukuKBM baru
Data nilaibeli barang
Data bukuKBM diterima Data bukuKBM
Supplier Guru KBM
Admin 1
Supplier 2
Barang 1.1.1
Penawaran bukuKBM
1.1.2 Pengiriman
barang
1.1.3 Pembayaran barang
6 Tr pembelian
barang detil
3 Buku KBM
13 Penerimaan Buku KBM
1.1.4 Penerimaan bukuKBM
3.2 DFD level 1 Sub Proses Penjualan Barang
Kategori