Dalam proses temu kembali informasi berbasis komputer, pemakai harus menyediakan pertanyaan query yang diperlukan dengan menggunakan kata kunci
keyword. Thesaurus menyediakan daftar kata-kata kunci yang disusun secara alpabetis dengan sinonim yang berdekatan dan sering dikembangkan untuk mencakup
beberapa indikasi dari istilah yang luas broader term dan istilah khusus narrower term. Dengan kata lain bahwa thesaurus dalam fungsinya sebagai sarana temu
kembali informasi, bahwa kosa kata yang terdapat dalam thesaurus dapat dipergunakan sebagai kata kunci keyword untuk membuat pertanyaan query dalam
proses temu kembali informasi seperti dilakukan dalam pengoperasiaan Boolean Logic.
2.1.2 Pengindeksan Subjek Secara Automasi
Pengindeksan subjek secara otomatis identik dengan penggunaan komputer. Pengindeksan subjek secara otomatis dapat memperkecil beban kerja indekser. Dalam
hal ini, indekser dituntut memiliki keahlian di bidang komputer. “Menurut Anderson dan Perez dalam Shield 2005: 1; automatic indexing
often refers to indexing done by computer algorithms. Obviously, humans are involved with creating the programs for the computers, and in setting the
parameters, but the work is done by computers”. Dapat diartikan pengindeksan subjek secara otomatis sering mengacu kepada
alogaritma atau statistika komputer. Secara jelas, manusia dilibatkan dalam penciptaan program komputer, dan pengaturan tolak ukur, tetapi pekerjaan tetap
diselesaikan dengan komputer. Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dinyatakan bahwa pengindeksan subjek secara otomatis diselesaikan dengan komputer serta
penerapan algoritma dan statistika komputer. Menurut Diakoft 2004: 85 dalam Shield 2005: 3 pengindeksan secara automatis memiliki ciri-ciri antara lain adalah :
lebih canggih, sangat baik untuk materi yang sama, sangat murah serta mampu untuk menyaring istilah seperti halnya pengelompokan kata.
2.1.3 PerbedaanAntara Pengindeksan Subjek Secara Manual dan Automasi
Ada perdebatan selama beberapa tahun ini tentang metode mana yang lebih baik digunakan dalam pengindeksan yaitu apakah secara manual dan automasi.
Universitas Sumatera Utara
Dengan mengetahui jenis pengindeksan akan lebih membantu untuk mengetahui perbedaan utama serta pengertian dari pengindeksan itu sendiri.
Pengindeksan manual dilakukan oleh manusia. Pengindeksan manual menggunakan pengetahuan untuk menganilisis isi dokumen yang dapat menemukan
konsep-konsep dalam tulisan dan menggunakan istilah untuk membantu pengguna dalam penelusuran informasi. “Human indexing tends to focus on larger
documentary units, such as complete periodical articles, complete chapters in collections, or even complete monographs”Anderson dan Perez dalam Shield
2005:1. Pengertian tersebut dapat diartikan bahwa pengindeksan manual fokus kepada jenis dokumen seperti artikel jurnal dan bahan monograf yang lengkap. Dari
pendapat tersebut dapat dinyatakan bahwa pengindeksan manual merupakan kegiatan indeks yang lebih fokus terhadap bahan pustaka yang di indeks seperti terbitan
berkala dan bahan monograp lengkap. Seorang pengindeks secara manual harus memiliki pengalaman dan pengetahuan dalam mengindeks dokumen. Fidel dalam
Shield 2005: 1 mengatakan bahwa pengindeksan manual tidak konsisten. Pengindeksan otomatis merujuk pada pengindeksan yang dilakukan secara
alogaritma komputer. Menurut Fidel dalam Shield 2005:1,”on the one hand, she says it is the most
user-centered approach because of its dynamic, helpful, and flexible nature. One the other hand, indexing is based solely on the text stored and is
completely immune to the particular group of users and their queires”. Pendapat tersebut dapat diartikan bahwa pengindeksan otomatis mengacu
kepada pendekatan yang berpusat pada pengguna karena dinamis, bermanfaat dan alamiah. Pengindeksan otomatis dibagi ke dalam 4 pendekatan yaitu statistik,
sintaksis, sistem semantik dan dasar ilmu pengetahuan. Pengindeksan subjek secara manual dengan otomatis menunjukkan
keunggulan dan kelemahan dalam setiap pengindeksan. Adapun keunggulan dan kelemahan dapat dilihat dari beberapa variabel, yaitu : biaya cost, waktu time,
kemampuan mengindeks extent of indexable matter, kelengkapan exhaustifity, istilah khusus specifity, kemampuan menampilkan indeks saat menelusur
browsable displayed indexes, pencarian dan penampilan sintaksis searching and
Universitas Sumatera Utara
display syntax, manajemen kosakata vocabulary management, penggantian surrogation.
Keunggulan dan kelemahan dapat diuraikan sebagai berikut : “Cost, Human Indexing-Expensive per unit Idexed because it Is labor-
Intensive. Automatic Indexing-Inexpensive per unit Idexed. Who’wins’?
Depends on what you are seeking,” Anderson dan Perez dalam Shield 2005: 5.
Dari variabel biaya dapat diuraikan bahwa pembuatan indeks manual lebih
mahal diakibatkan tenaga kerja yang susah diperoleh karena dibutuhkan seorang pengindeks yang berpengalaman dan kompeten. Sedangkan biaya pengindeksan
otomatis tidak mahal. Dengan demikian keunggulan pengindeksan tergantung pada apa yang dicari oleh penelusur.
“Time, Human Indexing-Involues more time per unit indexed.can indexing large amounts of material in short amount of time.
Who wins? Once again, it depends on what the needs are,” Anderson dan Perez dalam
Shield 2005: 5.
Dari variabel waktu dapat diuraikan bahwa pengindeksan manual membutuhkan waktu yang lama. Sedangkan proses pengindeksan sejumlah materi
secara otomatis dilakukan dalam waktu singkat. Dengan demikian pengindeksan yang unggul juga tergantung oleh materi yang dicari penelusur.
“Extent Of Indexable Matter, Human Indexing may be limited to abstract or summarization of text. Automatic Indexing routinely based on complete text.
Who Wins? Automatic indexing can index more of the indexable matter,” Anderson dan
Perez dalam Shield 2005: 5. Dari variabel kemampuan mengindeks bahwa kemampuan pengindeksan
manual hanya terbatas untuk abstrak atau rangkuman teks. Sedangkan pengindeksan otomati dapat mengindeks teks lengkap secara terus menerus. Dalam hal ini
pengindeksan otomatis lebih unggul, karena memiliki kemampuan yang lebih dalam mengindeks.
Universitas Sumatera Utara
“Exhaustifity, Human Indexing, tends to be more selective. Automatic Indexing, considers most of the words in indexible material.
Who wins? Automatic indexing is by nature more exhaustive,” Anderson dan Perez dalam
Shield 2005: 5. Dari variabel kelengkapan bahwa pengindeksan manual lebih cenderung
untuk selektif. Sedangkan pengindeksan otomatis membutuhkan banyak
pertimbangan mengenai kata-kata dalam pengindeksan dokumen. Dalam hal ini pengindeksan otomatis jauh lebih unggul karena jauh lebih lengkap kata-kata yang
akan dijadikan indeks subjek. “Specificity, Human Indexing use more generic terminology, smaller
vocabulary. Automatic Indexing uses very specific terminology, larger vocabulary.
Who wins? Automatic indexing has a higher specificity,” Anderson dan Perez dalam
Shield 2005: 5.
Dari variabel kekhususan kata bahwa pengindeksan manual menggunakan istilah-istilah umum dan kosakata yang lebih sempit khusus. Sedangkan
pengindeksan otomatis menggunakan istilah-istilah umum dan kosakata yang luas. Dalam hal ini pengindeksan otomatis lebih unggul karena memiliki kekhususan yang
lebih tinggi karena menggunakan kosakata yang umum dan istilah-istilah yang luas. “Browsable displayed indexes, Human Indexing use multi-term context-
providing headings. Automatic Indexing limited use of term combinations. Who wins?
Depends on what you are seeking,” Anderson dan Perez dalam Shield 2005: 5.
Dari variabel kemampuan menampilakan indeks saat menelusur bahwa pengindeksan manual menggunakan multi termmulti istilah konteks dan
menyediakan tujuan. Sedangkan pengindeksan otomatis membatasi penggunaan kombinasi istilah gabungan dari penentuan jenis pengindeksan. Dengan demikian
keunggulan pengindeksan tergantung pada kemampuan sipenelusur. “Searching and display syntax, Human Indexing use wide-range of syntactic
patterns and can adapt quickly to include newer terminology, as well as older subject headings. Automatic Indexing becoming more sophisticated, and is
Universitas Sumatera Utara
selecting, combining, manipulating, and weighing terms. Usually limited to key-words in, out of, or along-side context.
Who wins? Human indexing has an advantage here,” Anderson dan Perez dalam Shield
2005: 5.
Dari variabel pencarian dan penampilan sintaksis bahwa pengindeksan manual menggunakan pola sintaksis yang lebih luas dan dapat menyesuaikan dengan
cepat untuk memasukan istilah-istilah batu, seperti tajuk subjek yang lama. Sedangkan pengindeksan otomatis jauh lebih canggih dalam penyeleksian,
pengkombinasian dan penimbangan istilah selalu terbatas. Dalam hal pencarian dan penampilan sintaksis maka pengindeksan manual jauh lebih unggul dibandingkan
pengindeksan otomatis. “Vocabulary Management,Human Indexing can cross-reference, link
synonyms or like terms, point to related terms easily. Automatic Indexing being experimented with.
Who wins? Human indexing currently has batter vocabulary management,” Anderson dan
Perez dalam Shield 2005: 5. Dari variabel manajemen kosakata bahwa pengindeksan manual dapat dibuat
cross reference, menghubungkan sinonimistilah yang sama dan dapat menunjukkan istilah-istilah dengan mudah. Sedangkan pengindeksan otomatis, manajemen kosa
kata dilakukan dengan melakukan uji coba. Dalam hal ini pengindeksan manual lebih unggul.
“Surrogation, Human Indexing not often used by human indexing. Automatic Indexing being used frequently – often as visual display, such as icons or
graphs. Who wins?
Automatic indexing often uses surrogation, while human indexing does not,” Anderson dan Perez dalam Shield 2005: 5.
Dari variabel penggantian bahwa pengindeksan manual dalam penggantian istilah tidak sering digunakan. Sedangkan pengindeksan otomatis, pergantian sering
digunakan sebagai penampilan secara visual seperti ikon dan grafik. Dalam hal ini pengindeksan otomatis jauh lebih unggul.
Universitas Sumatera Utara
Dari pernyataan di atas bahwa pengindeksan otomatis memiliki lebih banyak Keunggulan daripada pengindeksan manual. Keunggulan itu dapat dilihat dari
berbagai aspek antara lain, biaya, waktu, kemampuan mengindeks, kelengkapan, spesifikasi, kemampuan menampilkan indeks saat menelusur, pencarian dan
penampilan sintaksis, dan penggantian surrogation.
2.2 Teknik Pengindeksan Subjek pada Artikel Ilmiah
Artikel ilmiah merupakan karya tulis yang banyak dimanfaatkan kalangan sivitas akademik untuk bahan rujukan dalam melakukan penelitian. Untuk
memudahkan penelusuran artikel ilmiah, diperlukan indeks subjek. Indeks subjek tersebut dibutuhkan dalam rangka memperkecil waktu pencarian serta
memaksimalkan keberhasilan penelusuran artikel. Oleh karena itu penggunaan indeks subjek dalam penelusuran artikel menjadi sangat penting.
“Menurut Cortez 2007: 3, ada cara pengindeksan subjek pada artikel. Adapun langkah-langkah tersebut adalah: memilih jurnal elektronik yang akan
di indeks subjeknya. Kemudian pilih 1 atau 2 tesaurus atau daftar kontrol vacabulary yang spesifik misalnya: ERIC atau Medical Subject Heading
untuk topik jurnal dan satu lagi tesaurus yang umum misalnya: Library of Congres Subject Headings”.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa teknik pengindeksan subjek
pada artikel ilmiah dapat dilakukan dengan memilih jurnal yang akan diindeks, kemudian memasukkan istilah ke dalam bahasa indeks yang dikonsultasikan dengan
kosa kata terkendali seperti ERIC, Library of Congres Subject Headings, dll. Dalam teknik pengindeksan dikenal istilah kebijakan pengindeksan indexing policy. Ini
berarti sampai sejauh atau sedalam mana pengindeks melakukan analisis dan penentuan istilah indeks terhadap suatu artikel yang diindeks. Dikenal misalnya
pengindeksan mendalam depth indexing dan pengindeksan ringkas summarization indexing.Pengindeksan mendalam berusaha mengambil semua konsep utama dari
dokumen, termasuk subtopik dan subtema. Pengindeksan mendalam pada umumnya dilakukan dalam dunia pusat dokumentasi informasi dan perpustakaan. Pengindeks
hanya berusaha mencari satu konsep utama untuk menentukan isi dari suatu dokumen. Sedangkan pengindeksan ringkas hanya mengeluarkan konsep utama dari
Universitas Sumatera Utara
