Tinjauan Atas Sistem Akuntansi Dan Pengendalian Internal Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

TINJAUAN ATAS SISTEM AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKNOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH:

FRESTY IVO WULANDARI 072102045

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur saya panjatkan kepada Allah SWT atas limpahan rahmat dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul : “TINJAUAN ATAS SISTEM AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dimana tujuan pembuatannya adalah memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan tugas akhir ini penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih sangat jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik, saran dan yang sifatnya membangun dari semua pihak untuk kebaikan di masa yang akan datang.

Disini penulis menyadari bahwa penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas akhir ini tanpa bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis dengan kerendahan hati ingin mengucapkan terima kasih terutama kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

2. Bapak Hasan Sakti Siregar, Msi,Ak, selaku Ketua Program Studi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Iskandar Muda, SE,MSi, selaku sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Mutia Ismail,SE,M.M,Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan, kritik dan saran yang membangun dalam penyusunan tugas akhir ini.

5. Kedua orang tua penulis, Papa Ir. Yanto Effendy R, dan Mama Ivonne Guykens, yang telah banyak memberikan arahan dan kasih sayangnya dan banyak berkorban baik moral maupun materi, sehingga penulis dapat menyelesaikan studi pada Program Diploma III Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Mudah – mudahan Allah SWT memberikan balasan dengan curahan rahmat yang tiada terhingga terhadap kebaikan yang telah diberikan kepada penulis. Akhir kata penulis ucapkan banyak terima kasih, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kiata semua. Terima kasih.

Medan, Maret 2010 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………. i

DAFTAR ISI……….... iii

DAFTAR TABEL………... v

DAFTAR LAMPIRAN……….. vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang………... 1

B. Perumusan Masalah……… 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian……….. 3

D. Rencana Penulisan a. Jadwal Survei/Observasi………. 4

b. Rencana Isi………. 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI 1. Sejarah Ringkas a. Sejarah Ringkas USU………. 7

b. Visi dan Misi USU………. 8

c. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU………... 9

d. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU………... 10

e. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi……….. 11

2. Struktur Organisasi Bagian Keuangan………..……….. 12

3. Job Description……… 13

4. Kinerja Bagian Keuangan ………. 14

BAB III TOPIK PENELITIAN A. Teori Sistem Akuntansi

1. Sistem Akuntansi………... 16

2. Desain Sistem Akuntansi………... 17

3. Implementasi Sistem Akuntansi……… 18

4. Sistem Akuntansi Terkomputerisasi……….. 19

5. E-Commerce………. 19

B. Pengendalian Internal 1. Struktur Pengendalian Internal………. 20

2. Komponen Pengendalian Internal………. 21

3. Unsur Sistem Pengendalian Internal……….. 24

4. Tujuan dan Kendala Struktur Pengendalian Internal……….... 26

5. Hubungan Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal Perusahaan………... 27

C. Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU 1. Sistem Akuntansi………..……… 32

2. Pengendalian Internal……… 33

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan………. 33

B. Saran………... 34

DAFTAR PUSTAKA……… 35

DAFTAR LAMPIRAN

NO JUDUL HAL

Lampiran 1 Rencana Strategis dan Program Kerja Bagian 36 Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

DAFTAR TABEL

NO JUDUL HAL

Tabel 1 Jadwal Penelitian 4

Tabel 2 Struktur Organisasi Bagian Keuangan 12 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Pertumbuhan ekonomi suatu negara sangat mempengaruhi perkembangan dunia usaha di negara tersebut. Apabila pertumbuhan ekonomi negara tersebut rendah, maka perusahaan-perusahaan sebagai lembaga ekonomi yang ada di negara tersebut sulit berkembang. Namun jika pertumbuhan ekonomi negara tersebut baik, maka akan memudahkan setiap perusahaan untuk berkembang. Berkembangnya suatu perusahaan mengakibatkan pertambahan aktivitas perusahaan tersebut.

Untuk mempertanggungjawabkan suatu pekerjaan, dibutuhkan suatu alat atau sarana yang dapat membantu menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Alat yang cocok untuk membantu suatu pekerjaan tersebut adalah sistem akuntansi. Sistem akuntansi tersebut disusun oleh perusahaan baik secara manual (tanpa mesin pembantu) maupun dengan menggunakan peralatan komputer.

Dalam struktur organisasi perusahaan, sistem akuntansi merupakan alat pencegah dalam mengurangi tingkat kecurangan, penyimpangan, pemborosan, dan memperkuat kedudukan sistem pengawasan intern perusahaan tersebut. Sistem tersebut tidak sama untuk setiap perusahaan, tergantung pada besar kecilnya perusahaan serta kebutuhannya. Karena fakultas adalah bergerak dibidang jasa pendidikan, maka telah sepantasnya ditinjau untuk mengetahui keadaan fakultas itu sendiri dalam kegiatannya untuk memenuhi standar pendidikan bagi mahasiswa yang dididik.

Pada Bagian Keuangan, terdapat beberapa alat sistem akuntansi seperti komputer, jaringan internet dan buku kas untuk melakukan pekerjaan dalam pengolahan data untuk kepentingan mahasiswa dan fakultas. Alat yang lebih dominan di pakai adalah komputer dan buku kas. Pada komputer, memudahkan untuk mengolah dan menyimpan data, merekam dan mencatat kejadian. Sedangkan buku kas untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan di Fakultas Ekonomi USU.

Suatu fakultas dalam menjalankan proses pendidikan, perlu memenuhi sistem pengendalian internal untuk melakukan kontrol dan pengawasan pada tiap departemen, kantor kepala bagian dan pihak yang berada dalam naungan fakultas khususnya pada Bagian Keuangan yang memiliki staf dan pegawai yang pada dasarnya manjadi tempat observasi penulis untuk menyelesaikan masalah yang ada tentang sistem akuntansi dan pengendalian internal.

Hal ini yang menyebabkan penulis memilih bidang sistem akuntasi dan pengendalian internal, untuk mengetahui sistem akuntansi yang dipakai dalam pengolahan data pada Bagian Keuangan dan pengendalian internal yang dilakukan untuk mengawasi dan mengontrol pihak-pihak yang terlibat di bagian tersebut. Berdasarkan uraian dan alasan-alasan yang telah disebutkan diatas, maka penulis tertarik untuk memilih judul “Tinjauan atas Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B.Perumusan Masalah

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan penulis pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU tentang Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal terdapat suatu masalah yang menjadi suatu pokok pemikiran penulis yaitu, “apakah sistem akuntansi dan pengendalian internal pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU telah berjalan dengan baik”.

C.Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi dan pengendalian internal pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU telah berjalan dengan baik.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut, 1. Bagi perusahaan yang diteliti sebagai bahan masukan untuk

pengambilan keputusan.

2. Bagi peneliti sebagai bahan masukan agar dapat mempelajari secara langsung mengenai sistem akuntansi dan pengendalian internal dan dapat menambah ilmu pengetahuan serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang di dapat di perkuliahan.

3. Bagi peneliti sejenis sabagai bahan pembanding untuk melakukan penelitian di masa yang akan datang.

D.Rencana Penulisan a. Jadwal Penelitian

Observasi dilakukan penulis pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU dengan Narasumber Sdr Supario, SE selaku staf dan Ibu Eka Yuliani, SE selaku Kasubag Keuangan tentang Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal di Bagian Keuangan.

Tempat : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Waktu : Tanggal 27 Januari 2010 sampai dengan 12 Februari 2010

NO KEGIATAN

MINGGU KE

ANUARI FEBRUARI

4 1 2

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

Berikut ini adalah penjelasan dari jadwal survey / observasi penulis : 27-29 Januari 2010 : Menerima data mengenai profil fakultas.

1 - 5 Februari 2010 : Menerima data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang diteliti yaitu mengenai sistem akuntansi dan pengendalian internal pada Bagian Keuangan dan sampai sejauh mana sistem dan pengendalian internal tersebut dapat berfungsi di Bagian Keuangan.

8-12 Februari 2010 : Melengkapi data-data yang telah diperoleh sebelumnya dengan meminta penjelasan yang belum dimengerti.

b. Rencana Isi

Adapun rencana isi dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut,

BAB I : PENDAHULUAN

Merupakan bab pendahuluan yang berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan yang mencakup jadwal survei/observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Merupakan bab profil perusahaan/instansi yang berisi sejarah ringkas USU dan Fakultas Ekonomi,

struktur organisasi Bagian Keuangan dan Job Descriptoin dari pihak-pihak yang terlibat di Bagian Keuangan, kinerja dan rencana kegiatan pada Bagian Keuangan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Merupakan bab topik penelitian yang berisi pembahasan tentang rumusan masalah dan teori yang mencakup tentang sistem akuntansi dan pengendalian internal.

BAB IV : PENUTUP

Merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dan saran dari tugas akhir yang di buat oleh penulis

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

1. Sejarah Ringkas

a. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.

Berhubung fakultas ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala Pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Negara) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan

Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 12 fakultas.

b. Visi dan Misi Universitas SumateraUtara Visi Universitas Sumatera Utara:

University for Industry

Misi Universitas Sumatera Utara:

a. Mempersiapkan Mahasiswa menjadi anggota masyarakat bermoral dengan kemampuan akademik dan/atau profesional dan/atau vokasional untuk menerapkan, mengembangkan, dan memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.

b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan seni terutama pada kerjasama berbasis industri, dan pengembangan aplikasinya untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional, dan

c. Mendukung pengembangan masyarakat sipil yang demokratis melalui peran USU sebagai suatu kekuatan moral yang otonom untuk mencapai kemampuan yang kuat dalam lingkungan kompetisi global melalui pengelolaan secara profesional sumber daya manusia, memperluas partisipasi dalam pembelajaran, memenuhi kebutuhan nasional dalam pembelajaran, dan memodernisasi cara pembelajaran.

c. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961. Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987. Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi USU sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola program S1 dan DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Dasar

Dalam penyusunan Laporanm Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi USU, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

d. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

e. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

2. Struktur Organisasi Pada Bagian Keuangan

Tabel 1: Struktur Organisasi Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Kasubag Keuangan EkaYuliani,SE

PUMK Gaji Maslan, SE

PUMK Dana Masyarakat Supario, SE

Pembukuan Ahmad Faizul, SE,Msi

Pudek II Fahmi N.Nasution,SE,Macc

Pembuat Daftar Gaji Santuso

3. Job Description

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

4. Kinerja Bagian Keuangan

Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan:

Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU telah menjalin kerjasama kemitraan dengan berbagai instansi dari dalam negeri. Berbagai instansi yang telah menjalin kerjasama denga Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU adalah,

1. Biro Rektor

2. Keuangan Biro Rektor 3. Bank Sumut

4. Bank BNI

5. Rencana Kegiatan a. Sasaran Strategis

Sasaran yang ingin dicapai pada Bagian Keuangan adalah sebagai berikut,

1. Melakukan pencatatan atas penerimaan dan pangeluaran yang berhubungan dengan keuangan di Fakultas Ekonomi USU.

2. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan di Fakultas Ekonomi USU.

b. Rencana Strategis

Rencana strategis pada Bagian Keuangan adalah sebagai berikut, 1. Transfer dana UP / TUP ke Fakultas

2. Pembayaran kegiatan Fakultas

3. Pengajuan permintaan pembagian honararium 4. Versifikasi Bagian Keuangan

6. Pembayaran honorarium

7. Pembayaran LS ( Kontrak Kerja )

8. Pengajuan permintaan UP / TUP bulan berikutnya 9. Penyusunan SPJ Fakultas / unit kerja

10. Pengiriman SPJ ke BPA 11. Pembukuan

12. Penutupan buku 13. Pengawasan 14. Pelaporan

Rencana strategis, dan program kerja pada Bagian Keuangan secara rinci dapat dilihat pada halaman lampiran.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A.Teori Sistem Akuntansi 1. Sistem Akuntansi

Sebenarnya orang belum dapat dikatakan belajar akuntansi jika belum mempelajari sistem akuntansi. Karena pada dasarnya akuntansi merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran berupa informasi akuntansi. Jadi, sebelum kita mempelajari sistem akuntansi, kita harus mengetahui dan memahami apa itu sistem dan akuntansi.

Sistem adalah sesuatu yang memilki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan Akuntansi diartikan sebagai seni pencatatan, penggolongan dan pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan menafsirkan hasil-hasilnya.

Setelah kita mengetahui pengertian sistem dan akuntansi, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari Sistem Akuntansi adalah suatu metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau organisasi bisnis sebagai alat untuk mencatat transaksi-trnasaksi serta melaporkan hasilnya.

Menurut Mulyadi (2001:3), Beliau berpendapat bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi dapat memberikan suatu informasi dan pengawasan sebagai pertimbangan untuk menentukan langkah-langkah kebijakan bagi suatu perusahaan untuk mencapai suatu kemakmuran.

Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya.

Operasi suatu sistem akuntansi meliputi tiga tahapan:

1. Harus mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai jumlah fisik mupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan. 2. Harus mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam

dokumen bukti transaksi kedalam catatan-catatan akuntansi.

3. Harus meringkas informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

2. Desain Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi harus dirancang untuk memenuhi spesifikasi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, asalkan informasi tersebut tidak terlalu mahal. Dengan demikian, pertimbangan utama dalam merancang sistem akuntansi adalah keseimbangan antara manfaat dan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.

Agar efektif, laporan yang disajikan oleh sistem akuntansi harus dibuat secara tepat waktu, jelas dan konsisten. Laporan yang disajikan dengan pengetahuan dan kebutuhan pemakai agar dapat digunakan sebagai pertimbangan didalam pengambilan keputusan.

Desainer (perancang) sistem harus memiliki pengetahuan untuk membedakan sistem akuntansi dan metode pemrosesan data baik pemrosesan data secara manual maupun dengan menggunakan komputerisasi. Kemampuan untuk membedakan pemrosesan transaksi secara manual dan komputer cukup penting, karena pada organisasi bisnis tertentu tidak semua transaksi dapat di proses dengan komputer dan kemampuan desainer sistem dalam mengevaluasi alternatif-alternatif yang dipertimbangkan pengetahuan akan prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi. Singkatnya, prinsip dasar yang terkandung dalam sistem akuntansi yang baik kemungkinan besar sistem yang dirancang pada perusahaan tertentu akan mengalami kesulitan ketika diterapkan.

3. Implementasi Sistem Akuntansi

Implementasi sistem bukan hanya merupakan tanggung jawab personil yang ada pada bagian tertentu, tetapi semua personil harus bertanggung jawab terhadap pengoperasian sistem. Pengoperasian sistem harus secara hati-hati dan selalu dilakukan supervisi atas sistem tersebut sebelum dioperasikan sepenuhnya.

Sistem akuntansi berkembang melalui tiga langkah ketika perusahaan akan mengalami perubahan yaitu sebagai berikut,

1. Analisis sistem akuntansi yang terdiri dari identifikasi kebutuhan dari pihak-pihak yang membutuhkan laporan keuangan dan penentuan bagaimana sistem akan menyajikan informasi tersebut.

2. Sistem akuntansi didesain (desaigned) sehingga mampu memenuhi kebutuhan para pengguna.

3. Sistem akuntansi diterapkan (implemented) dan digunakan untuk melaporkan suatu statement dari informasi yang telah diterima.

4. Sistem Akuntansi Terkomputerisasi

Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mirip dengan sistem akuntansi manual. Keunggulan utama dari sistem akuntansi yang terkomputerisasi adalah pencatatan serta posting transaksi secara simultan, tingkat akurasi yang tinggi, dan kecepatan pelaporan. Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Office seperti

Microsoft Excel, Microsoft word, Microsoft Access dan Myob Accounting System.

5. E-Commerce

E-commerce adalah penggunaan internet untuk menjalankan transaksi

usaha. B2C e-commerce melibatkan transaksi internet antara perusahaan dengan para pelanggannya dan juga antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

E-commerce dapat digunakan untuk memperbaiki kecepatan dan efisiensi pada

siklus pendapatan/penagihan dan siklus pembelian/pembayaran. Penerapan lebih luas mengenai e-commerce meliputi perencanaan dan koordinasi para pemasok, pelanggan, dan proses desain produk.

B.Pengendalian Internal

1. Struktur Pengendalian Internal

Struktur pengendalian internal adalah sebagai suatu tipe pengawasan yang diperlukan karena adanya keharusan untuk mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab dalam suatu organisasi.

Seorang manajer/pemilik perusahaan yang merasa tidak memiliki cukup waktu dan kemampuan untuk mengelola sendiri semua kegiatan perusahaannya, akan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang lain. Tetapi bersamaan dengan atau segera setelah pemilik perusahaan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya, pada saat itu pula dirasakan suatu kebutuhan untuk senantiasa mengawasi pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dicapai oleh para fungsionaris tersebut.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319.2) pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain, entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan.

Tiga golongan tersebut adalah sebagai berikut, a. Keandalan pelaporan keuangan.

b. Efektifitas dan efisiensi operasi.

c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Menurut Arens, Elder, Beasly (2004:396) bahwa suatu sistem pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen jaminan yang wajar bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya. Kebijakan dan prosedur ini sering disebut pengendalian, dan secara kolektif mereka meringkas pengendalian internal entitas itu.

Mulyadi (2001:163) memberikan definisi mengenai sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2. Komponen Pengendalian Internal

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319) pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini:

a. Lingkungan pengendalian (Control Enviroment) menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal dan menyediakan disiplin dan struktur.

b. Penaksiran resiko (Risk Assessment) adalah identifikasi entitas, dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.

c. Aktivitas pengendalian (Control Activities) adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.

d. Informasi dan komunikasi (Information and Communication) adalah pengidentifikasian, pengungkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

e. Pemantauan (Monitoring) adalah proses yang menetukan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu.

Menurut Commite Of Sponsoring Organizations (COSO) (2004:231) pengendalian internal terdiri dari lima komponen yang saling berhubungan yaitu :

a. Lingkungan Pengendalian

Inti dari bisnis apapun adalah orang-orang dan ciri perorangan, termasuk integritas, nilai-nilai etika dan kompetensi serta lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengemudikan organisasi dan dasar segala hal yang terletak dalam lingkungan pengendalian.

Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut : 1. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika

Merupakan hal yang penting bagi pihak manajemen untuk menciptakan struktur organisasional yang menekankan pada integritas sebagai prinsip dasar beroperasi, dengan cara secara aktif mengajarkan dan mempraktikannya.

2. Filosofi pihak manajemen dan gaya operasinya

Semakin bertanggung jawab filosofi pihak manajemen dan gaya operasi mereka, semakin besar kemungkinannya para pegawai akan berperilaku secara bertanggung jawab dalam mencapai tujuan organisasi. Apabila pihak manajemen menunjukkan sedikit perhatian atas pengendalian informasi maka pegawai akan menjadi kurang rajin dan efektif dalam mencapai tujuan pengendalian tertentu.

3. Struktur organisasional

Struktur organisasional perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan dan pengendalian operasinya.

4. Badan audit dan dewan komisaris

Komite audit bertanggung jawab untuk mengawasi struktur pengendalian internal perusahaan, proses pelaporan keuangannya, dan kepatuhannya terhadap hukum, peraturan, dan standar yang terkait. Komite tersebut bekerja dekat dengan auditor eksternal dan internal perusahaan.

5. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab

Otoritas dan tanggung jawab dapat diberikan melalui deskripsi pekerjaan secara formal, pelatihan pegawai, dan rencana operasional, jadwal dan anggaran. Salah satu hal yang sangat penting adalah peraturan yang menangani masalah seperti standar etika berperilaku, praktek bisnis yang dapat dibenarkan, peraturan persyaratan, dan konflik kepentingan.

6. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia

Kebijakan dan praktik-praktik mengenai pengontrakan, pelatihan, pengevaluasian, pemberian kompensasi, dan promosi pegawai mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meminimalkan ancaman dan resiko. Para pegawai harus dipekerjakan dan dipromosikan berdasarkan seberapa baik mereka memenuhi persyaratan pekerjaan mereka.

7. Pengaruh-pengaruh eksternal

Pengaruh-pengaruh eksternal yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah termasuk persyaratan yang dibebankan oleh bursa efek oleh Financial Accounting Standards Board (FASB), dan

Securities and Exchange Commission (SEC).

b. Aktivitas Pengendalian

Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi oleh pihak manajemen untuk mengatasi resiko pencapaian tujuan organisasi, secara efektif dijalankan.

Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

Otorisasi seringkali di dokumentasikan sebagai penandatanganan, pemberian tanda paraf, atau memasukkan tanda kode paraf, atau transaksi tertentu terjadi karena keadaan khusus, sehingga pihak manajemen memberikan otorisasi khusus agar dapat dilaksanakan, sebaliknya pihak manajemen dapat memberi otorisasi pada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus, atau disebut otorisasi umum.

2. Pemisahan tugas

Pemisahan tugas yang efektif dicapai ketika fungsi-fungsi berikut dipisahkan :

a. Otorisasi – menyetujui transaksi dan keputusan.

b. Pencatatan – mempersiapkan dokumen sumber, memelihara catatan jurnal, buku besar dan file lainnya, mempersiapkan rekonsiliasi, serta mempersiapkan laporan kinerja.

c. Penyimpanan – menangani kas.

3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai

Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan. Bentuk dan isinya harus dijaga agar tetap sesederhana mungkin untuk mendukung pencatatan, dan menfasilitasi peninjauan serta verifikasi.

4. Penjagaan asset dan catatan yang memadai

Seseorang berpikir tentang penjagaan asset fisik adalah persediaan dan perlengkapan. Akan tetapi, dimasa sekarang ini salah satu asset terpenting perusahaan adalah informasi. Oleh karena itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga baik asset berupa informasi maupun fisik.

Prosedur-prosedur menjaga asset dari pencurian, penggunaan tanpa otorisasi dan vandalisme :

a. Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif

b. Memelihara catatan asset, termasuk informasi secara akurat

c. Membatasi asset secara fisik (mesin kas, lemari besi, kotak uang, dan akses terbatas ke save deposit box kas, sekuritas, dan asset dalam bentuk surat-surat berharga)

d. Melindungi catatan dan dokumen (area penyimpanan tahan api, kabinet file yang terkunci, dan alokasi pendukung diluar kantor) merupakan cara yang efektif untuk melindungi catatan dan dokumen

e. Mengendalikan lingkungan (perlengkapan komputer yang sensitif harus diletakkan dalam ruangan yang memiliki alat pendingin dan perlindungan dari api yang memadai)

f. Pembatasan akses ke ruang komputer, file komputer dan informasi. 5. Pemeriksaan independen atas kinerja

Pemeriksaan internal untuk memastikan seluruh transaksi diproses secara akurat adalah elemen pengendalian lain yang penting. Pemeriksaan ini harus independen, karena pemeriksaan umumnya akan efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab atas jalannya operasi yang diperiksa.

c. Penilaian resiko

Organisasi harus sadar akan resiko dan berurusan dengan resiko yang dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan, yang terintegrasi dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan kegiatan lainnya, agar organisasi beroperasi secara harmonis. Organisasi juga harus membuat mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko

yang terkait. Akuntan memainkan peranan penting dalam membantu manajemen mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif.

d. Informasi dan komunikasi

Disekitar aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk mendapatkan dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya. Akuntan harus memahami bagaimana (1) transaksi diawali, (2) data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, (3) file komputer diakses dan diperbaharui, (4) data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi, dan (5) informasi dilaporkan ke para pemakai internal dan pihak eksternal.

e. Pengawasan

Seluruh proses harus diawasi, dan perubahan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Melalui cara ini sistem dapat bereaksi secara dinamis, berubah sesuai tuntutan keadaan. Metode untuk mengawasi kinerja dapat mencakup supervisi yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal.

3. Unsur Sistem Pengendalian Internal

Adapun unsur pokok pengendalian internal adalah :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.

Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang

memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencacatan yang memeberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat system yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya transaksi dalam organisasi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memliki karyawan yang kompenten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

5. Tujuan dan Kendala Struktur Pengendalian Internal

Struktur pengendalian internal yang efektif memiliki empat tujuan pokok yaitu :

1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi. 2. Mengecek ketelitian dan catatan organisasi. 3. Mendorong efisiensi.

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut tujuannya, pengendalian internal dapat dibagi menjadi 2 macam yaitu, pengendalian akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian administrasi (internal administrative control). Pengendalian akuntansi yang merupakan bagian dari struktur pengendalian internal meliputi kebijakan dan prosedur terutama untuk menjaga kekayaan dan catatan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian administrasi meliputi kebijakan dan prosedur,terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Adapun beberapa kendala yang mempengaruhi struktur pengendalian internal yaitu :

1. Lingkungan eksternal yang seringkali berubah dengan cepat, misalnya perkembangan teknologi, tindakan pesaing dan peraturan perusahaan yang semuanya ini mempengaruhi pelaksanaan struktur pengendalian internal.

2. Berbagai kemungkinan kegiatan yang mendorong struktur pengendalian internal, misalnya ada orang yang tidak berhak menganalisis data sehingga rusak dan hilang.

3. Kesulitan mengikuti perkembangan komputer yang sangat pesat, terutama melatih karyawan menggunakan sistem baru.

4. Faktor manusia yang dalam beberapa hal tidak patuh mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

5. Rumitnya biaya yang terjadi didalam perusahaan, belum lagi dalam hal mengalokasikan biaya.

6. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Pengawasan Internal Perusahaan Suatu sistem akuntansi harus menjamin ketersediaan data-data yang dibutuhkan oleh manajemen dalam mengarahkan kejadian-kejadian dari suatu perusahaan dalam memberikan laporan kepada para pemilik, kreditur dan pihak lain yang berkepentingan. Dengan demikian maka sistem akuntansi yang direncanakan secara tetap harus menetapkan:

1. Pengumpulan, pencatatan dan pelaporan data-data secara efisien. 2. Pengukuran semua tahap dari operasi-operasi suatu perusahaan. 3. Memberikan wewenang dan pembebanan tanggungjawab. 4. Pencegahan kesalahan-kesalahan dan kecurangan.

Disamping ketentuan-ketentuan utama ini, masih ada sejumlah besar variasi dalam perincian akuntansi. Tiap-tiap sistem harus direncanakan sesuai dengan sifat dari suatu perusahaan tertentu., volume transaksi dari berbagai jenis dan jumlah serta kapasitas personalia. Prosedur-prosedur terperinci yang digunakan oleh perusahaan untuk mengendalikan operasi-operasi secara keseluruhan disebut sebagai sistem pengawasan internal. Bagan organisasi dan metode-metode serta prosedur-prosedur yang menyertai dari suatu sistem tersebut direncanakan untuk:

1. Mangamankan aktiva-aktiva (safeguard assets) 2. Menghasilkan data-data akuntansi yang teliti 3. Meningkatkan efisiensi seluruh bagian perusahaan 4. Menjamin ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen

Sistem akuntansi yang direncanakan dan disusun harus mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan internal. Menurut tujuannya, pengawasan internal terbagi dua yaitu,

1. Pengendalian akuntansi yang mancakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan dengan penjagaan terhadap harta kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian data keuangan.

2. Pengendalian administrasi yang mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terutama menyangkut usaha untuk mengefisienkan operasi perusahaan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan dan biasanya tidak langsung menyangkut catatan keuangan.

Pembentukan dan pembinaan suatu sistem pengawasan internal adalah merupakan tanggung jawab manajemen. Suatu pengawasan internal harus diawasi secara terus menerus oleh manajemen untuk mengetahui apakah sistem tersebut telah berjalan dengan semestinya dan dirubah seperlunya sesuai dengan perubahan keadaan.

Suatu pengawasan internal yang memuaskan harus meliputi hal-hal berikut:

1. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.

2. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik. 3. Praktik-praktik yang sehat harus dijalankan dalam melakukan tugas-tugas

dan fungsi setiap bagian dalam organisasi.

4. Suatu tingkat kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung jawab.

C. Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Sistem Akuntansi

Pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU, sistem akuntansi meliputi alat-alat akuntansi yang membantu memberikan informasi dan mendukung pelaksanaan kerja bagi pihak yang berada di bagian Keuangan seperti Kepala Subagian, staf, dan pegawai kantor.

Alat-alat akuntansi tersebut meliputi komputer dan buku kas. Komputer digunakan untuk berbagai kegiatan kerja seperti menulis data, menyimpan data, merekrut dan menyusun file-file yang dianggap penting. Sedangkan buku kas digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan keuangan di Fakultas Ekonomi USU

Pada komputer, program yang sering dipakai adalah program Micosoft Office yaitu Microsoft word dan Microsoft Excel, sedangkan untuk pengolahan Database digunakan Microsoft Access. Jaringan internet dipakai oleh Kepala Subbagian dan staf pegawai untuk keperluan bagian dan Fakultas. Sistem telekomunikasi selain menggunakan telepon, juga digunakan faximile atau fax untuk mempermudah pengiriman data ke organisasi lain.

Pada umumnya, alat-alat yang sering digunakan akan mengalami kerusakan apabila pemakaian kurang mengikuti prosedur seperti komponen komputer yang tanpa sengaja jatuh atau terbanting ke lantai dan masuknya virus kedalam data-data yang berada di file yang disimpan di komputer yang dapat merusak komputer tersebut. Apabila hal ini terjadi maka pihak bagian Keuangan akan berusaha untuk memperbaiki alat tersebut yang dikerjakan oleh bagian teknisi. Apabila setelah diperbaiki alat tersebut tidak bisa dipakai kembali, maka bagian Keuangan akan melaporkan hal ini ke bagian Perlengkapan Fakultas untuk ditidaklanjuti.

2. Pengendalian Internal

Sistem pengendalian dalam aktivitas kerja pada Bagian Keuangan dipegang penuh oleh Kepala Subbagian yaitu Ibu Eka Yuliani, SE.

Menurut Kepala Subbagian di Bagian Keuangan, beliau mengungkapkan bahwa Pengendalian Internal adalah suatu pengawasan terhadap kegiatan aktivitas yang dilakukan di wilayah kerja. Misalnya pengawasan terhadap pencatatan penerimaan dan pengeluaran keuangan, yaitu harus sesuai agara tidak terjadi kesalahan.

Tiap peminjaman alat akuntansi di awasi penuh oleh pihak bagian Keuanga dan harus mematuhi peraturan yang berlaku demi menjaga kelayakan alat-alat tersebut terutama pada komputer dan printer.

Kepala Subbagian Keuangan selalu memberikan arahan dan bimbingan kepada staf dan pegawai untuk pelaksanaan kerja yang efektif dan efisien. Hal ini untuk meningkatkan taraf prestasi kerja dan tanggung jawab sebagai Kepala Subbagian. Berikut adalah tanggung jawab dan sistem kendali yang dilakukan oleh Kepala Subbagian Keuangan,

1. Bertanggung jawab pada bawahan seperti sekretaris, staf dan pegawai kantor.

2. Bertanggung jawab pada penghapusan aktiva (maksud dari penghapusan aktiva adalah alat-alat yang berada diruangan seperti komputer, printer, telepon, kursi dan meja tidak dapat dibuang begitu saja melainkan disimpan di suatu tempat yang disebut gudang).

3. Mengawasi aktivitas pekerjaan bawahan.

4. Memberikan bimbingan dan arahan pada staf dan pegawai juga mengadakan pelatihan khusus untuk meningkatkan prestasi kerja.

Pada Bagian Keuangan mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial. Sistem ini pada prinsipnya berorientasi kepada kebersamaan. Oleh karena itu, setiap rencana kegiatan bagian selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat bagian. Dengan demikian, proses akuntanbilitas pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik karena dibangun melalui kesepakatan bersama. Seluruh bentuk pengalihan pelaksanaan tugas, juga dibicarakan melalui rapat bagian.

Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui bahwa sistem akuntansi dan pengendalian internal pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik, dengan dilengkapinya alat-alat akuntansi dan sistem pengendalian yang dilakukan semaksimal mungkin oleh Kepala Subbagian. Prosedur-prosedur dilakukan dengan baik dan tingkat prestasi kerja cukup memenuhi nilai kinerja yang baik.

BAB IV

PENUTUP

A.Kesimpulan

Kesimpulan dari Sistem Akuntansi Dan Pengendalian Internal Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut,

1. Sistem akuntansi dan pengendalian internal pada bagian Keuangan telah berjalan dengan baik dan dapat memenuhi kriteria kinerja yang cukup baik juga seiring dengan kerjasama yang baik antara kepala bagian, staf dan pegawai Bagian Keuangan.

2. Peninjauan atas sistem akuntansi dan pengendalian internal pada Bagian Keuangan dilakukan untuk mengetahui keadaan sistem akuntansi dan pengendalian internal di bagian tersebut.

3. Bagian Keuangan telah memiliki alat-alat akuntansi yang melengkapi proses kerja staf dan pegawai. Alat-alat yang digunakan meliputi komputer, buku kas, printer yang dapat membantu kelancaran proses penyelesaian pekerjaan di Bagian Keuangan.

4. Kepala Subbagian memiliki tanggungjawab penuh terhadap situasi dan kondisi di bagian Keuangan, mengawasi kinerja bawahan, memberikan bimbingan dan arahan kepada staf dan pegawai, mengontrol aktiva yang ada di ruangan dan bertanggung jawab atas kinerja pegawai.

B.Saran

Berikut adalah beberapa saran yang membangun untuk Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,

1. Dalam sistem akuntansi pada Bagian Keuangan terutama yang mencakup alat-alat akuntansi seperti komputer, seharusnya seluruh unit dilengkapi dengan konektifitas jaringan internet untuk mempermudah proses kinerja kantor yang dilakukan oleh staf dan pegawai.

2. Untuk pengolahan data yang berhubungan dengan data akuntansi sebaiknya dikerjakan dengan spesifik mungkin karena kesalahan data mencakup semua komponen data tersebut.

3. Pengendalian internal seharusnya tidak hanya dilakukan oleh kepala bagian, tetapi seluruh staf dan pegawai ikut membantu kelancaran pengawasan lingkungan kerja untuk menjamin kenyamanan situasi dan kondisi serta bertanggung jawab penuh atas masing-masing tanggung jawab yang dijalankan.

DAFTAR PUSTAKA

Harahap Sofyan Syafri.Teori Akuntansi.Jakarta:PT.Rajagrafindo Persada Utama, 2002

Husein Umar.Metode Riset Akuntansi Terapan.Jakarta:Ghalia Indonesia,2003 Ikatan Akuntan Indonesia.Standar Profesional Akuntan

Publik.Yogyakarta:Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN,2001

Mulyadi.Sistem Akuntasi.Jakarta:Salemba Empat,2001

Romney Marshall.Accounting Information System buku satu edisi Sembilan. Jakarta:Salemba Empat,2006

Warren Reeve Fees.Accounting buku satu edisi 21.Jakarta:Salemba Empat,2006 Widjajanto Nugroho.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta:Penerbit Erlangga,2001

2. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik. 3. Praktik-praktik yang sehat harus dijalankan dalam melakukan tugas-tugas

dan fungsi setiap bagian dalam organisasi.

4. Suatu tingkat kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung jawab.

C. Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Sistem Akuntansi

Pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU, sistem akuntansi meliputi alat-alat akuntansi yang membantu memberikan informasi dan mendukung pelaksanaan kerja bagi pihak yang berada di bagian Keuangan seperti Kepala Subagian, staf, dan pegawai kantor.

Alat-alat akuntansi tersebut meliputi komputer dan buku kas. Komputer digunakan untuk berbagai kegiatan kerja seperti menulis data, menyimpan data, merekrut dan menyusun file-file yang dianggap penting. Sedangkan buku kas digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan keuangan di Fakultas Ekonomi USU

Pada komputer, program yang sering dipakai adalah program Micosoft Office yaitu Microsoft word dan Microsoft Excel, sedangkan untuk pengolahan Database digunakan Microsoft Access. Jaringan internet dipakai oleh Kepala Subbagian dan staf pegawai untuk keperluan bagian dan Fakultas. Sistem telekomunikasi selain menggunakan telepon, juga digunakan faximile atau fax untuk mempermudah pengiriman data ke organisasi lain.

Pada umumnya, alat-alat yang sering digunakan akan mengalami kerusakan apabila pemakaian kurang mengikuti prosedur seperti komponen komputer yang tanpa sengaja jatuh atau terbanting ke lantai dan masuknya virus kedalam data-data yang berada di file yang disimpan di komputer yang dapat merusak komputer tersebut. Apabila hal ini terjadi maka pihak bagian Keuangan akan berusaha untuk memperbaiki alat tersebut yang dikerjakan oleh bagian teknisi. Apabila setelah diperbaiki alat tersebut tidak bisa dipakai kembali, maka bagian Keuangan akan melaporkan hal ini ke bagian Perlengkapan Fakultas untuk ditidaklanjuti.

2. Pengendalian Internal

Sistem pengendalian dalam aktivitas kerja pada Bagian Keuangan dipegang penuh oleh Kepala Subbagian yaitu Ibu Eka Yuliani, SE.

Menurut Kepala Subbagian di Bagian Keuangan, beliau mengungkapkan bahwa Pengendalian Internal adalah suatu pengawasan terhadap kegiatan aktivitas yang dilakukan di wilayah kerja. Misalnya pengawasan terhadap pencatatan penerimaan dan pengeluaran keuangan, yaitu harus sesuai agara tidak terjadi kesalahan.

Tiap peminjaman alat akuntansi di awasi penuh oleh pihak bagian Keuanga dan harus mematuhi peraturan yang berlaku demi menjaga kelayakan alat-alat tersebut terutama pada komputer dan printer.

Kepala Subbagian Keuangan selalu memberikan arahan dan bimbingan kepada staf dan pegawai untuk pelaksanaan kerja yang efektif dan efisien. Hal ini untuk meningkatkan taraf prestasi kerja dan tanggung jawab sebagai Kepala Subbagian.

1. Bertanggung jawab pada bawahan seperti sekretaris, staf dan pegawai kantor.

2. Bertanggung jawab pada penghapusan aktiva (maksud dari penghapusan aktiva adalah alat-alat yang berada diruangan seperti komputer, printer, telepon, kursi dan meja tidak dapat dibuang begitu saja melainkan disimpan di suatu tempat yang disebut gudang).

3. Mengawasi aktivitas pekerjaan bawahan.

4. Memberikan bimbingan dan arahan pada staf dan pegawai juga mengadakan pelatihan khusus untuk meningkatkan prestasi kerja.

Pada Bagian Keuangan mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial. Sistem ini pada prinsipnya berorientasi kepada kebersamaan. Oleh karena itu, setiap rencana kegiatan bagian selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat bagian. Dengan demikian, proses akuntanbilitas pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik karena dibangun melalui kesepakatan bersama. Seluruh bentuk pengalihan pelaksanaan tugas, juga dibicarakan melalui rapat bagian.

Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui bahwa sistem akuntansi dan pengendalian internal pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik, dengan dilengkapinya alat-alat akuntansi dan sistem pengendalian yang dilakukan semaksimal mungkin oleh Kepala Subbagian. Prosedur-prosedur dilakukan dengan baik dan tingkat prestasi kerja cukup memenuhi nilai kinerja yang baik.

BAB IV

PENUTUP

A.Kesimpulan

Kesimpulan dari Sistem Akuntansi Dan Pengendalian Internal Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut,

1. Sistem akuntansi dan pengendalian internal pada bagian Keuangan telah berjalan dengan baik dan dapat memenuhi kriteria kinerja yang cukup baik juga seiring dengan kerjasama yang baik antara kepala bagian, staf dan pegawai Bagian Keuangan.

2. Peninjauan atas sistem akuntansi dan pengendalian internal pada Bagian Keuangan dilakukan untuk mengetahui keadaan sistem akuntansi dan pengendalian internal di bagian tersebut.

3. Bagian Keuangan telah memiliki alat-alat akuntansi yang melengkapi proses kerja staf dan pegawai. Alat-alat yang digunakan meliputi komputer, buku kas, printer yang dapat membantu kelancaran proses penyelesaian pekerjaan di Bagian Keuangan.

4. Kepala Subbagian memiliki tanggungjawab penuh terhadap situasi dan kondisi di bagian Keuangan, mengawasi kinerja bawahan, memberikan bimbingan dan arahan kepada staf dan pegawai, mengontrol aktiva yang ada di ruangan dan bertanggung jawab atas kinerja pegawai.

B.Saran

Berikut adalah beberapa saran yang membangun untuk Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,

1. Dalam sistem akuntansi pada Bagian Keuangan terutama yang mencakup alat-alat akuntansi seperti komputer, seharusnya seluruh unit dilengkapi dengan konektifitas jaringan internet untuk mempermudah proses kinerja kantor yang dilakukan oleh staf dan pegawai.

2. Untuk pengolahan data yang berhubungan dengan data akuntansi sebaiknya dikerjakan dengan spesifik mungkin karena kesalahan data mencakup semua komponen data tersebut.

3. Pengendalian internal seharusnya tidak hanya dilakukan oleh kepala bagian, tetapi seluruh staf dan pegawai ikut membantu kelancaran pengawasan lingkungan kerja untuk menjamin kenyamanan situasi dan kondisi serta bertanggung jawab penuh atas masing-masing tanggung jawab yang dijalankan.

DAFTAR PUSTAKA

Harahap Sofyan Syafri.Teori Akuntansi.Jakarta:PT.Rajagrafindo Persada Utama, 2002

Husein Umar.Metode Riset Akuntansi Terapan.Jakarta:Ghalia Indonesia,2003 Ikatan Akuntan Indonesia.Standar Profesional Akuntan

Publik.Yogyakarta:Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN,2001 Mulyadi.Sistem Akuntasi.Jakarta:Salemba Empat,2001

Romney Marshall.Accounting Information System buku satu edisi Sembilan. Jakarta:Salemba Empat,2006

Warren Reeve Fees.Accounting buku satu edisi 21.Jakarta:Salemba Empat,2006 Widjajanto Nugroho.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta:Penerbit Erlangga,2001