Bab 3: Perangkat Lunak Pembuat Presentasi
presentasi Anda. Handout tersebut akan mencakup semua pesan yang ingin Anda sampaikan secara terstruktur dan ini memerlukan bahan yang lengkap;
sedangkan presentasi hanya memilih pesan mana yang bisa Anda sampaikan dalam waktu singkat, dan dengan cara apa. Dengan memiliki bahan yang
lengkap handout, Anda akan menyajikan presentasi secara lebih efektif. Sebagai kiat yang berguna adalah dalam satu presentasi Anda bisa meng-
gunakan dua atau tiga fungsi handout sekaligus. Sebuah buku kerja, misalnya, meliputi ketiga fungsi tersebut.
Bagikanlah handout fungsi ketiga di akhir presentasi atau saat sesi tanya- jawab untuk menghindari peserta membaca handout saat Anda berbicara.
Namun, jangan lupa memberitahukan hal ini terlebih dahulu kepada hadirin agar mereka tidak perlu mencatat.
Untuk melatih diri Anda melupakan pola pikir lama, coba buatlah presentasi singkat yang semua slidenya hanya berisi foto, diagram, tabel, atau gambar.
Masing-masing harus mewakili inti pesan Anda. Namun, Anda hanya boleh menjelaskannya saat presentasi, tidak boleh ada teks sama sekali di slide foto
dan gambar. Sedikit teks boleh ada di slide diagram, tabel, judul, dan penutup presentasi. Ini satu-satunya bentuk slide yang boleh dicetak sebagai handout
fungsi kedua.
3. Hindarilah Presentasi yang Membosankan
Setiap orang bisa belajar menyajikan sesuatu dengan cara yang menarik, asalkan mau membuka pikiran dan mencoba. Gunakan foto yang sesuai untuk
melibatkan emosi hadirin. Tidak harus menjadi fotografer maupun desainer profesional untuk mengambil foto dan mengolahnya sendiri demi keperluan
presentasi Anda. Berpikirkah seperti pembuat iklan, sampaikan pesan secara kuat dan menarik
dalam waktu sesingkat-singkatnya. Gunakan animasi untuk menghasilkan waktu yang tepat bagi pesan kita, libatkan hadirin dalam presentasi, dan
mulailah dari partisipasi kecil-kecilan sebelum meningkatkannya sedikit demi sedikit.
Kiat yang berguna, yaitu untuk referensi berbagai permainan yang dapat Anda gunakan dalam pelatihanseminar, teknik-teknik kreatif penghasil ide,
sampaikanlah pesan Anda dalam bentuk berikut. a. Analogi
b. Perbandingan ekstrim kontras c. Cerita
d. Permainan kataplesetan e. Singkatanakronim
f. Visualisasi g. Pantun atau nyanyian
h. Bermain “Seandainya...” i. Asosiasi antara dua hal yang tampak berbeda
Teknologi Informasi dan Komunikasi XII
Agar hadirin dapat mengikuti presentasi Anda dan ikut terlibat, berikut disampaikan kunci melibatkan hadirin.
a. Sadari tugas Anda sebagai pembicara, membangun suasana yang mendo- rong hadirin untuk berpartisipasi adalah tugas Anda.
b. Mulailah dari hal yang kecil Awali dengan hal-hal kecil seperti mengangkat tangan.
c. Tingkatkan pastisipasi secara bertahap Saat hadirin sudah mulai lancar berpartisipasi dalam mengangkat tangan,
tingkatkan keterlibatan sedikit demi sedikit. Bisa dengan mengajukan pertanyaan atau kuis, diskusi, gerak badan bersama, hingga simulasi dan
permainan timkelas. d. Ciptakan lingkungan yang menerima kesalahan sebagai hal yang wajar,
sebab salah satu kendala orang malas berpartisipasi adalah rasa takut untuk melakukan kesalahan. Oleh karena itu, walaupun jawaban peserta kurang
tepat misalnya, jangan secara lugas menyalahkannya. Simpulkan ulang jawaban peserta tersebut agar masih sesuai dengan pertanyaan Anda dan
teruslah mencari jawaban yang paling tepat. Jangan pernah menertawakan partisipan atau membuat mereka malu.
e. Hargailah setiap kontribusi Tunjukkanlah apresiasi setiap kali ada peserta yang berpartisipasi. Tonjolkan
sisi positif masing-masing partisipan simulasi, misalnya semangatnya yang tinggi, pemikirannya yang terstruk-tur, kepemimpinannya yang baik,
komunikasinya yang lugas, atau duku-ngannya yang hebat.
4. Hindarilah Hal-Hal yang dapat Mengaburkan Informasi Penting
Gunakan PowerPoint untuk menyampaikan pesan visual sederhana kepada banyak orang. Untuk penyampaian informasi detail panjang, gunakanlah
format yang sesuai. Laporan teknis seharusnya dibuat dalam dokumen tertulis. Begitu juga laporan keuangan, buang asumsi tentang calon hadirin dan kenali
mereka sebelum mempersiapkan materi presentasi. Pastikan semua istilah atau singkatan dalam materi presentasi akan di-
pahami oleh hadirin. Jika tidak pasti, tambahkan keterangan penjelas untuk menyederhanakan penyajian topik yang sulit, gunakan pendekatan berorientasi
hadirin. Adapun kiat-kiat yang berguna adalah sebelum menyajikan suatu solusi,
resumekan dahulu kebutuhan nyata pihak yang terlibat dan tutuplah presentasi dengan ajakan bertindak.
5. Hindarilah Cara Menerangkan yang Menyulitkan Pembacaan
Sesuaikan orientasi dan penerangan ruangan agar presentasi Anda terlihat jelas, bahkan dari barisan paling belakang, Pisahkan satu slide yang penuh
teksdiagram menjadi beberapa slide dengan tulisandiagram yang jauh lebih jelas terbaca, lebih ekstrem lagi serta hindari penggunaan teks sama sekali. Slide
adalah media visual, gunakanlah untuk menyampaikan pesan secara visual.
