Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

DIPLOMA III KEUANGAN

PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

OLEH :

RETIKA ARIESTA BR S

102101059

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi

Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur peneliti ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan cinta kasihNya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut, maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tak luput dari kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah yang disebabkan karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Penulisan Tugas Akhir tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan berupa doa, bimbingan, pengarahan, bantuan, kerja sama semua pihak yang telah turut membantu peneliti dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada beberapa pihak.

1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Ak selaku Ketua Program Studi DIII Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

ii

3. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, pikiran dan tenaga sehingga peneliti dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

4. Kedua orang ku tercinta T.Surbakti & H.Sembiring dan Adik-adik ku yang tersayang Angga Pranata Surbakti & Adisty Christalia Surbakti yang senantiasa melimpahkan cinta dan kasih sayangnya serta selalu mendoakan dan memotivasi peneliti dalam penyelesaian tugas akhir ini. 5. Seluruh teman-teman penulis di Program Diploma III Keuangan

khususnya Sriwardani Turnip, Dewi Paska, Christa Hutabarat dan Healthy Silitonga yang selalu mendukung dan memberikan masukan dalam penulisan tugas akhir ini.

6. Buat sahabat-sahabat terbaik ku Putri, Nanda, Sera, Juwita, Yunika, Febe, Febrina, Henny, Tomy, dan Redno yang selalu memberikan semangat dan kritik dalam penyelesaian tugas akhir ini.

Peneliti menyadari masih banyak terdapat kekurangan dalam tugas akhir ini. Peneliti sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.

Medan, 23 Januari 2013

Penulis

RETIKA ARIESTA BR S 102101059

iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Sistematika Penelitian... 5

1. Jadwal Penelitian ... 5

2. Laporan Penelitian ... 6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 7

A. Sejarah Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Struktur Organisasi dan Personalia FE USU ... 9

C. Uraian Tugas FE USU ... 14

D. Jaringan Usaha ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini... 18

F. Rencana Kegiatan ... 19

BAB III PEMBAHASAN... 21

A. Sistem Pengendalian Manajemen ... 21

B. Proses Pengendalian Manajemen ... 26

C. Struktur Sistem Pengendalian Manajemen... 27

D.Tujuan Perancangan Pengendalian Manajemen... ... 28

E. Penanggungjawab Atas Sistem Pengendalian Manajemen.. ... .. 30

F. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen... 32

G. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja.… 35 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 42

iv

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

Tabel 1. 1 Jadwal Penelitian Tugas Akhir ... ...5 Tabel 3.1 Tabel Dimensi biaya-manfaat evaluasi pengendalian ... …32

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan kemajuan ekonomi indonesia, sebagai hasil pembangunan terencana sejak tahun 1969, minat generasi muda terhadap fakultas ekonomi meningkat dan menjadi pilihan papan atas, termasuk pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini menuntut fakultas khususnya pegawai untuk memberikan pelayanan yang baik kepada mahasiswa. Untuk dapat melakukan semua itu maka diperlukan sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen ini digunakan untuk mengarahkan pegawai agar melaksanakan kegiatan organisasionalnya secara efektif dan efisien. Sebelum melaksanakan kegiatan organisasional tersebut, organisasi / fakultas harus terlebih dahulu membuat perencanaan.

Perencanaan dan pengendalian mempunyai hubungan yang sangat erat . Widjaya (1990; 32) mengatakan “Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. Konsep Pengendalian yang dikatakan oleh Anthony, Dearden dan Bedford (1992 ; 5) yaitu “tindakan yang dilakukan manajemen untuk

mengarahkan orang, mesin dan fungsi-fungsi guna mencapai tujuan dan sasaran organisasi, yang dilengkapi dengan sistem pengendalian manajemen, yakni suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen

2 dalam pengendalian manajemen”.

Diawali dengan rumusan strategi untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sebagaimana konsep para ekonom, Cristensen (1975 ; 5) mengatakan bahwa “ hakekat pemanfaatan strategi usaha adalah bagaimana memaksimalkan alokasi sumber daya yang terbatas demi mencapai tujuan organisasi / lembaga”. Oleh karenanya rumusan strategi usaha yang baik jika dilengkapi dengan pengendalian manajemen akan membantu mencapai tujuan yang diinginkan. Penekanan yang terdapat dalam pengendalian manajemen adalah :

1. adanya interaksi antar personal,

2. terwujudnya keselarasan tindakan dengan sasaran yang telah ditetapkan, 3. mencapai prestasi yang efektif dan efisien.

Tujuan pengendalian manajemen diantaranya adalah tercapainya kesesuaian dan keharmonisan antara tujuan fakultas dengan tujuan pelaksana, tujuan kelompok, maupun tujuan perorangan dalam organisasi atau lembaga tersebut. Salah satu unsur pengendalian manajemen adalah penilaian kinerja baik bagi setiap individu pegawai maupun untuk pimpinan. Pengendalian manajemen perlu dirancang secara sistematis dan dijalankan secara periodik untuk

menghasilkan suatu penilaian yang obyektif dan adil karena penilaian kinerja tersebut akan bermanfaat bagi pegawai atau pimpinan yang dinilai prestasi kerjanya, maupun bagi organisasi atau lembaganya.

Dalam menerapkan pengendalian manajemen, Mulyadi dan Setiawan (1995;5) menyatakan “ harus terdapat unsur-unsur yang terbagi dalam kelompok

3

struktur pengendalian manajemen dan proses pengendalian manajemen”. Termasuk dalam kelompok struktur pengendalian manajemen adalah :

1. struktur organisasi, 2. jaringan informasi, 3. sistem penghargaan.

Menurut Anthony et al ( 1992 ; 30 ) yang termasuk dalam pengendalian manajemen adalah :

1. pemrograman, 2. penganggaran,

3. operasi dan pengukuran, 4. pelaporan dan analisis.

Penerapan unsur-unsur pengendalian manajemen tersebut, ditujukan untuk mengetahui apakah kegiatan masing-masing bagian telah dilakukan mengarah pada tujuan yang ditentukan. Pengukuran kegiatan dapat dilihat dengan membandingkan tujuan yang diinginkan dengan prestasi yang telah dicapai setiap bagian atau pusat pertanggungjawaban. Prestasi adalah suatu keadaan yang menunjukan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen, dalam istilah yang lebih popular saat ini disebut dengan kinerja yang merupakan kinerja baik bagi setiap individu pegawai maupun untuk pimpinan.

Dengan penilaian kinerja akan ada kaitannya dengan kontraprestasi serta untuk menyadarkan dan meyakinkan bagi pegawai mengenai pentingnya tindakan korelasi-perbaikan atas pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukan. Sebagai alat penilaian kinerja, anggaran merupakan suatu komitmen antara pegawai dan

4

pimipinan, karena anggaran merupakan alat penilaian atas kesanggupan pegawai dengan kenyataan yang dapat dicapai di waktu mendatang. Anggaran berfungsi sebagai alat pengendali dengan cara membandingkan antara anggaran dan realisasinya, diharapkan dapat dicapai kesesuaian dan keselarasan antara tujuan organisasi / lembaga dengan tujuan pimpinan, pelaksana, tujuan kelompok pegawai, tujuan pegawai secara individu dengan baik. Dari uraian diatas penulis mengambil judul “Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara “.

B. Permasalahan

Setelah mengidentifikasi masalah maka penulis merumuskan masalah dalam penelitian adalah : “Apakah sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan dan ManfaatPenelitian

1. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan

sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Manfaat penelitian a. Bagi Penulis

5

menerapakan teori-teori yang penulis dapatkan baik dari bangku kuliah maupun dari luar dan memperdalam pengetahuan serta menambah wawasan di bidang manajemen, khususnya menyangkut tentang sistem pengendalian.

b. Bagi Instansi

Sebagai bahan pertimbangan dan tambahan informasi bagi instansi tentang pengendalian manajemen sehingga pelaksanaan dan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik.

c. Bagi Pihak Lain

Sebagai pedoman atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk mengadakan penelitian di bidang atau permasalahan yang sama di masa yang akan datang, khususnya penelitian yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen.

D. Sistematika Penelitian

1. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

NO KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

6

Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai dari 1 Desember – 22 Desember 2012 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Laporan Penelitian

Laporan Tugas Akhir terdiri dari beberapa bab, yaitu bab pendahuluan, pada bab pendahuluan diuraikan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penelitian yang mencakup jadwal penelitian dan laporan penelitian. Pada bab dua diuraikan sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi, uraian tugas, jaringan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. Bab tiga akan diuraikan tentang sistem pengendalian manajemen, proses pengendalian manajemen, struktur sistem pengendalian manajemen, tujuan perancangan pengendalian manajemen, penanggungjawab atas sistem pengendalian manajemen, persyaratan sistem pengendalian manajemen dan dan peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja. Pada bab empat diuraikan kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan peneliti akan mencoba memberikan beberapa saran yang dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah FE USU

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) pada tahun 1959.

Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala. Pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menetri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 november diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Adminissi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP ( Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program dipolma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan

8

pemerintah nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November 2003 dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU manjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 12 fakultas.

Visi dan Misi FE USU 1. Visi FE USU

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memnuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi FE USU

Adapun yang menjadi misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar,

b. meningkatkan proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d. senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelangan (customer) dan stakeholders lainnya,

9

e. meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi dan Personalia FE USU

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan aktivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan itu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur organisasi fakultas ekonomi universitas sumatera utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini.

10 Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha D Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Rektor dan Pembantu Rektor

11 PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof.DR.dr.Syahril Pasaribu, DTM&H,M Sc(CTM),Sp.Ak Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc,Ph.D.

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng. Pembantu Rektor III : Drs. Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, M.Hum Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Plt.

Pembantu Dekan I :

Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Ketua

Sekretaris Anggota

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.

Ami Dilham, SE, M.Si.

Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D, Ak.

12 Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak.

Drs. H.Arifin Lubis, MM, Ak. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D.

Dr. Murni Daulay, SE, ME.

Prof. Dr.lic.rer.reg.Sirojuzilam, SE. Prof. Dr.Syaad Afifudin S, SE, M.Ec. Prof. Paham Ginting, SE, MS.

Prof. Dr. Rismayani, SE, MS. Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si. Dr. Isfenti Sadalia , SE, ME.

Dr.Drs. Muslich Lufti, MBA DEPARTEMEN

Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA. Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak.

Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak. Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak.

Ketua .Departemen : Sekretaris

13 Sekretaris : Paidi, SE, M.Si.

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia , SE, ME. Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.

Ketua Prodi : Dr. Endang SulistyaRini, SE, M.Si. PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua Prodi :

Sekretaris : - Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak. Sekretaris : Chairul Nazwar, M.Si, Ak. Kesekretariatan

Ketua :

Sekretaris : - BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE. Kasub. Personalia : Dra. Komariah Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE.

Kasub. Perlengkapan : Ridwan Saleh, SH, CN. Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE.

14

C. Uraian Tugas FE USU

Bagian Tata Usaha

Adapun Rincian Tugas Bagian Tata Usaha :

1. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,

2. menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, admonistrasi umum dan keuangan,

kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan,

3. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,

kepegawaian dan perlengkapan,

4. urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan,

5. melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas,

6. melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

7. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas, 8. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, 9. melaksanakan admistrasi perencanaan dan pelayanan informasi,

10.melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas,

15 12.fakultas.

Bagian Akademik

Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Akademik :

1. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

2. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

3. melakukan administrasi akademik,

4. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik, 5. mengimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum, 6. melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas, 7. melakukan administasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas,

8. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

Bagian Umum dan Keuangan

Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Umum dan Keuangan :

1. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

2. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan, 3. melakukan urusan persuratan dan keasipan di lingkungan fakultas,

4. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

16

6. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan,

7. melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran yang telah diteliti kebenarannya,

8. mengoperasionalkan sisitem informasi keuangan,

9. melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan, 10.menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian. Bagian Kepegawaian

Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Kepegawaian:

1. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

2. menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian, 3. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai, 4. melaksanakan urusan mutasi pegawai,

5. melaksanakan usulan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti,

6. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai, 7. memproses SK jabatan struktural dan fungsuonal, 8. memproses pelanggaran disiplin pegawai,

9. memproses asuransi pegawai,

17 laporan Bagian.

Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

1. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

2. mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni, 3. melakukan administrasi kemahasiswaan,

4. melakukan urusan pemberian ijin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, 5. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi,

6. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas, 7. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan

kesejaheraan mahasisiwa,

8. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemasiswaan, 9. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni, 10.melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan,

11.melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni,

12.menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan Usaha

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat, dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi USU merupakan sebuah instansi

18

yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasilan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi USU lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengbdian kepada masyarakat sesuai dengan tri dharma perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan, pengadaan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari FE USU adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua, karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loylitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.

Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagi macam bagi universitas, mahasisiwa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivsi masyarakat agar dapat

19

hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebaginya. Fakultas yang terus melakukan pembinaan terhadap sivitas akademika agar dapat menghasilkan SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga dapat dilaksanakan fakultas seperti perayaan hari-hari besar kegiatan (misalnya natal, paskah, idul fitri, isra mi’raj dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan FE USU adalah :

1. persiapan mahasiswa semester ganjil / genap, 2. perkuliahan semester ganjil / genap,

3. ujian mid semester, ujian semester ganjil/genap, 4. wisuda Mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan,

2. jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik,

3. melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram,

20

4. memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca,

5. meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru,

6. dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya,

7. mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya,

8. membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen,

9. melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen,

10. memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri,

11. meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima,

12. meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas,

13. memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

21

BAB III

PEMBAHASAN

A. Sistem Pengendalian Manajemen

1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa anak sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien. Pemrograman dan penganggaran merupakam proses dari sistem pengendalian manajemen, sedangkan pertanggungjawaban merupakan struktur dari pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manjemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan terapan (applied behaviour science).

Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi dengan efisien dan efektif berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini berarti mampu menerjemahkan antara lain :

a. tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efisien, efektif dan produktif,

b. kebijakan dalam menentukan tolok ukur kinerja,

22

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu , artinya lebih mengarah ke berbagai hal yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sistem pengendalian manajemen dapat diterapkan dalam berbagai organisasi, sebab setiap organisasi mempunyai komponen yang sama yaitu

W : Work (pekerjaan)

E : Employe (tenaga kerja)

R : Relationship (tenaga kerja)

E : Environment (lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan “teoritis-praktis”. Karena sistem pengendalian manajemen akan lebih mudah dicerna jika dalam merancang dan menerapkannya senantiasa dikaitkan dengan prilaku manusia dalam kehidupan organisasi / perusahaan. Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen, Sukarno menyatakan bahwa : “sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal”. Anthony dan Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan :”pengendalian manajemen adalah suatu proses dimana manajer mempengaruhi anggota yang lain dalam organisasi untuk melaksanakan / menyelenggarakan strategi organisasi”.

23

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting yaitu : a. sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan

seluruh organisasi termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar,

b. pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu,

c. pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manajer mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

Dalam pengenalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri tersebut di atas dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah berusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama pimpinan harus memutuskan apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan yang dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya

24

tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.

2. Jenis Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dibagi dalam 5 (lima) jenis. a. Pengendalian pencegahan

Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel menjalankan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas, dan pengendalian ganda. Sebagaimana pribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendektesian atau korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.

b. Pengendalian deteksi

25

mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan:

1) pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan,

2) beberapa kesalahan tidak dapat seecara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pecegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi reviu dan pembandingan seperti catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja.

c. Pengendalian koreksi

Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya agar kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali.

d. Pengendalian pengarahan

Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan

pada saat kegiatan sedang berlangsung agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.contoh atas pengendalian ini adalah tindakan supervisi pimpinan kepada bawahan / pegawai terhadap aktivitas kerja.

e. Pengendalian kompensatif

Pegendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian.

26

B. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manjemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, yang terdiri dari beberapa proses.

1. Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2. Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3. Operasional dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk

27 mengukur kinerja para manajer.

4. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa : a. perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali,

b. perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang,

c. dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis, d. dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya

perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

C. Struktur Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen terdiri dari unit-unit yang ada dalam suatu perusahaan yang berupa pusat-pusat pertanggungjawaban dan juga ukuran-ukuran yang digunakan untuk menilai prestasi tiap-tiap manajer pusaat pertanggungjawaban tersebut. Struktur pengendalian manajemen ini, dapat memberikan atau meminta tanggungjawab terhadap manajer pusat pertanggungjawaban sesuai dengan karakteristik yang dimiliki. Tentunya pertanggungjawaban ini sangat berpengaruh terhadap

28 hasil yang akan dicapai.

D. Tujuan Perancangan Pengendalian Manajemen

Secara singkat fungsi pengendalian bertujuan untuk mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Secara luas fungsi pengendalian juga mencakup usaha pencegahan kemungkinan terjadinya suatu deviasi atau penyimpangan. Sistem pengendalian manajemen mencakup pengendalian yang bersifat preventif berupa perancangan suatu sistem pengendalian maupun pengendalian yang bersifat pendeteksian.

Ada empat tujuan perancangan sistem pengendalian manajemen. 1. Diperolehnya keandalan dan integritas

Di era globalisasi ini, sistem Informasi menjadi begitu penting bagi organisasi dalam rangka menyikapi perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi dan lingkungan yang ada dan meningkatnya kecanggihan sarana teknologi informasi. Umumnya, sistem informasi dibagi ke dalam 2 (dua) aspek, yakni:

a. informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan organisasi dan berbagai laporan lainnya seperti penggunaan anggaran atau budget,

b. sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi terkait dengan berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan

29

laporan tingkat keberhasilan kinerja.

Tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk mempertahankan keandalan dan integritas sistem informasi yang penting dalam pengambilan keputusan.

2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku

Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat membahayakan usaha koordinasi yang dirancang dalam suatu sistem pengendalian.

3. Melindungi aset organisasi

Pada umumnya pengendalian dirancang dan diimplementasikan untuk melindungi asset organisasi. Contoh pengendalian tersebut adalah

digunakannya password komputer, ditempatkannya aset berharga pada tempat yang tidak mudah diakses orang yang tidak berhak/berwenang. 4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien

Realita bahwa sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan prinsip ekonomis dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan bagi manajemen organisasi adalah memperoleh keluaran atau hasil yang maksimal dengan pengeluaran tertentu atau mencapai hasil tertentu dengan biaya yang minimal. Standar operasi seharusnya memberikan kriteria pengukuran untuk menilai tingkat keekonomisan dan efisiensi.

30

Dalam dunia bisnis, kriteria penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalam laporan keuangannya. Namun demikian, bagi organisasi nirlaba, termasuk organisasi pemerintah, kriteria penilaian dituangkan dalam bentuk indikator keberhasilan kinerja.

Tujuan pengendalian dapat dikategorikan bagi kepentingan pihak manajemen dan pegawai organisasi. Manajemen organisasi berusaha mencapai visi dan misi organisasinya dan memberikan akuntabilitas atas kegiatan yang telah dilaksanakannya, maka manajemen perlu secara terus menerus menilai dan mengevaluasi sistem pengendalian manajemen untuk memastikan bahwa sistem pengendalian telah dirancang dan beroperasi secara baik, dimutakhirkan secara tepat untuk mengantisipasi perubahan kondisi dan lingkungan, dan pada akhirnya untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.

Secara spesifik, manajemen perlu untuk menguji sistem pengendalian manajemen guna menentukan seberapa baik pengendalian itu beroperasi, bagaimana pengendalian dapat ditingkatkan, dan pada tingkat mana pengendalian dapat membantu mengidentifikasi risiko-risiko utama atas adanya kecurangan, pemborosan, penyalahgunaan wewenang, dan salah pengelolaan

(mismanagement). Evaluasi pengelolaan sistem pengendalian manajemen

merupakan usaha manajemen untuk memastikan tercapainya tujuan tersebut.

E. Penanggung Jawab Atas Sistem Pengendalian Manajemen

Dalam mengemban tugasnya, manajemen berhadapan dengan tingkat risiko tertentu atas keberhasilan pencapaian tujuan. Risiko kegagalan pencapaian target, risiko kecurangan, dan berbagai risiko lainnya memberikan kontribusi

31

kegagalan atas pencapaian tujuan organisasi. Cara mengantisipasi atau memperkecil tingkat risiko adalah dengan cara meningkatkan efektivitas sistem pengendalian manajemen. Semakin efektif suatu sistem pengendalian manajemen semakin rendah risiko yang harus ditanggung oleh pihak manajemen.

Desain sistem pengendalian manajemen tidak terlepas dari pertimbangan aspek biaya dan manfaat. Tujuan manajemen dalam menghasilkan suatu produk atau jasa berprinsip pada penghematan waktu seminim mungkin tidak pernah ada yang diizinkan melangkahi prosedur.

Prinsip penghematan waktu seminim mungkin dapat berdampak pada suatu simpulan bahwa tidak perlu adanya pengendalian. Pengendalian yang tidak efektif dan tidak memberikan kontribusi positif hanyalah merupakan pemborosan waktu dan biaya. Tanpa pengendalian, kegiatan yang efisien dan efektif sukar dicapai. Dalam praktiknya ada kalanya terjadi suatu penyimpangan yang melangkahi prosedur pengendalian yang telah ditetapkan dengan alasan efisiensi dan pemberian pelayanan prima atas suatu kegiatan yang tidak biasa (non rutin).

Secara prosedur hal ini tidak dibenarkan, namun demikian kasus tersebut merupakan masukan bagi penyempurnaan sistem pengendalian yang ada karena sistem pengendalian diciptakan untuk mencapai suatu kegiatan yang efisien dan efektif. Penyimpangan yang dilakukan tersebut harus didukung oleh pendokumentasian yang baik disertai persetujuan oleh pejabat yang berwenang. Pendokumentasian penyimpangan tersebut merupakan kunci pengendalian untuk mencegah adanya kecurangan. Dengan mempertimbangkan dimensi biaya-manfaat, tujuan dapat dikemas ke dalam bentuk praktis dan berguna, yakni dapat

32

dicapai dan cocok dengan tujuan kegiatan serta tujuan pengendalian terkait. Berikut ini disajikan dimensi biaya-manfaat dari evalusi pengendalian.

BIAYA MANFAAT

Pengendalian sering memerlukan dokumentasi yang memakan biaya.

Pengendalian yang lebih baik atas sumber daya yang digunakan dalam produksi. Proses otorisasi dalam sistem pengendalian

meliputi beberapa tingkatan manajemen dan menyita waktu manajemen puncak secara substansial.

Ketaatan pada kebijakan dan prosedur lebih sering terjadi dengan pengecekan dan saldo yang terpasang dalam sistem.

Pada suatu waktu, pengendalian bertentangan secara langsung dengan sasaran operasional.

Menghindari konsentrasi yang berlebihan terhadap efisiensi melalui berbagai ukuran efektivitas.

Tabel 3.1 Dimensi biaya-manfaat evaluasi pengendalian Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tabel di atas memaparkan perbandingan aspek-aspek biaya dan manfaat dari suatu evaluasi pengendalian. Pertimbangan utama yang menjadi patokan adalah perancangan suatu sistem pengendalian seharusnya memiliki manfaat yang lebih besar daripada aspek biayanya. Hal tersebut harus diperhatikan dalam evaluasi pengendalian.

F. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen

Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen oleh pihak manajemen sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bertujuan untuk :

33

2. kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan yang berlaku,

3. melindungi aset organisasi,

4. pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.

Untuk mencapai tujuan di atas, sistem pengendalian manajemen harus dirancang sedemikian rupa sehingga efektivitas sistem pengendalian dapat tercapai. Sawyer, Dittenhofer, dan Scheiner dalam Sawyer Internal Auditing, edisi 5 tahun 2003 mengungkapkan pengelompokan standar pengendalian intern (internal control standards) ke dalam 2 (dua) kelompok yaitu sebagai berikut.

1. Standar Umum

a. Keyakinan yang memadai

Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai. b. Dukungan perilaku

Manajemen dan personel suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku yang mendukung suatu sistem pengendalianmanajemen.

c. Integritas dan Kompetensi

Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian manajemen harus memiliki suatu tingkat profesionalisme dan integritas pribadi serta kompetensi yang memadai untuk mengoperasikan pengendalian supaya tujuan sistem pengendalian manajemen dapat tercapai.

34

Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi. e. Pengendalian monitoring

Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output) sistem pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan atau deviasi.

2. Standar Rinci

a. Pendokumentasian

Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan didokumentasikan dengan jelas. Dokumen tersebut harus tersedia saat diperlukan.

b. Pemisahan tugas

Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, dan pencatatan harus dilaksanakan oleh personel berbeda (tidak sama).

Dari standar di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan suatu sistem pengendalian manajemen yang dapat diandalkan (reliable) harus

memenuhi unsur-unsur berikut :

1. Kualitas karyawan (pegawai) sesuai dengan tanggung jawabnya.

Faktor yang paling penting dalam pengendalian adalah adanya karyawan (pegawai) yang dapat menunjang suatu sistem agar dapat berjalan dengan baik. Karyawan dikatakan ideal apabila tingkat kualitas yang dimiliki sesuai dengan tanggung jawabnya. Tingkat perputaran karyawan yang terlampau tinggi sering menimbulkan permasalahan

35 dalam pengendalian manajemen.

2. Rencana organisasi yang menetapkan pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak.

Pemisahan tanggung jawab yang sering disebut pembagian tugas merupakan aspek penting lainnya. .

3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aset, utang, penerimaan, dan pengeluaran. Setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan di lingkungan organisasinya. Setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan,melaksanakan dan memelihara sistem pengendalian manajemennya.

G. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan

Kinerja

1. Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang dimaksudkan adalah pengendalian intern. Pengendalian Intern merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi yang didalamnya sudah termasuk prosedur-prosedur akuntansi dan operasional. Prosedur-prosedur akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU menggunakan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi ini berfungsi untuk :

36

tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan yang akan merugikan, dapat menghemat biaya,

b. memproleh informasi yang akurat dan lengkap dan dapat mengumpulkan data data-data fakultas dengan cepat,

c. memproses data atau mengolah data akuntansi menjadi informasi yang valid,

d. memanage data fakultas (menyimpan data, lalu memunculkan kembali data-data tersebut yang artinya data tersebut dapat diakses oleh orang yang berkepentingan). Sistem informasi juga membantu manajemen untuk mengambil keputusan dengan tepat. Fakultas mendesain sistem informasi akuntansi juga untuk mendorong pegawai bertingkah laku sesuai dengan tujuan organisasi yaitu untuk menjaga aset-aset fakultas, mengukur kinerja pegawai, menunjang efektivitas, dan efisiensi penggajian.

Sistem informasi akuntansi di fakultas beroperasi secara manual dan beroperasi menggunakan komputer. Sistem informasi manual dapat terlihat pada sistem pencatatannya yang dilakukan di bagian keuangan.

Adapun pengendalian intern pada Fakultas Ekonomi dalam sistem informasi yang beroperasi manual pada bagian keuangan yaitu mencakup atas :

a. Pemisahan tugas

Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya diadakan pembagian tugas. Ada yang bertugas menerima pembayaran dari mahasiswa yang berkenaan dengan uang seminar proposal skripsi, ada yang bertugas

37

untuk mengaudit hasil pembayaran mahasiswa dan ada yang menyimpan bukti pembayaran / kwitansi.

b. Prosedur Pencatatan

Contohnya: dalam membukukan bukti pembayaran dibuat nomor urut di bagian atas bukti pembayarannya. Kegunaannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan dan mudah untuk mengauditnya.

2. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang ada pada fakultas ekonomi USU adalah :

a. Perencanaan

Sebelum melaksanakan tugas, terlebih dahulu dibuat perencanaan. Perencanaan merupakan pedoman atau acuan untuk melasanakan tugas.

b. Pelaksanaan

Setelah dibuat perencanaan, maka selanjutnya adalah pelaksanaan. Pegawai melaksanakan tugas nya masing-masing sesuai dengan bagiannya yang telah direncanakan sebelumnya.

c. Pemantauan Hasil

Pemantauan hasil dari pelaksanaan atau pekerjaan pegawai dilakukan oleh pihak yang mengepalai bagian kepegawaian yaitu Kasubag Kepegawaian

38

Dalam hal penilaian, yang berwewenang untuk menilai adalah Pembantu Dekan II. Pembantu Dekan II akan menilai hasil

pekerjaan pegawai, apakah baik atau buruk. e. Koreksi

Setelah dilakukan penilaian, maka tindakan selanjutnya adalah mengkoreksi kesalahan ataupun penyimpangan yang terjadi. Selanjutnya adalah kembali kepada pelaksanaan. Pelaksanaan yang dimaksud disini adalah pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang telah dikoreksi.

3. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen

Patut disadari bahwa sebaik apapun manajemen merancang suatu sistem pengendalian manajemen dalam organisasi, kelemahan atau keterbatasan tetap ada. Kunci utamanya ada pada manusia. Beberapa keterbatasan yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Utara yang dapat diidentifikasikan antara lain:

a. Kurang matangnya suatu pertimbangan

Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh pimpinan umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang ada pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan waktu, dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan). Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang diambil secara demikian memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan dengan apa yang

39

diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan alamiah yang dihadapi dalam Fakultas.

b. Kegagalan menterjemahkan perintah

Pengendalian telah didisain dengan sebaik - baiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai yang salah menterjemahkan perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.

c. Pengabaian manajemen

Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika pegawai atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian. 4. Kinerja Pegawai

Kinerja (prestasi kerja) merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Mink (1996:76) individu yang memiliki kinerja tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu diantaranya :

40 b. memiliki percaya diri,

c. berpengendalian diri, d. kompetensi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Fakultas Ekonomi adalah :

a. Faktor Kemampuan Psikologis

Secara psikologis, kemapuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).

b. Faktor Motivasi

Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja.

Ada 5 karakteristik pegawai pada fakultas yang memiliki motif yang tinggi yaitu :

a. memiliki tanggung jawab yang tinggi, b. memiliki tujuan yang realistis,

c. memiliki rencana kerja dan berjuang untuk merealisasi tujuan,

d. memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan,

e. mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan.

5. Penilaian Kinerja Pegawai FE USU

41

mengembangkan fakultas secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di fakultas. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi pertumbuhan fakultas secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai. Penilaian kinerja pegawai FE USU dilihat dari :

a. daftar hadir pegawai,

b. disipilin waktu (apakah pegawai masuk kerja tepat waktu), c. pekerjaan yang diselesaikan,

d. kerajinan dan keterampilan pegawai,

e. kontribusi yang diberikan pegawai untuk fakultas.

Secara umum para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu. Hal ini terlihat pada kinerja para pegawai setiap harinya dan dapat juga dilihat dari daftar hadir pegawai. Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :

a. sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan, b. membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing, c. menciptakan disiplin kerja bagi pegawai.

42

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menyajikan kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Penulis juga memberikan saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kesimpulan yang penulis sajikan sesuai dengan saran pada bab ini.

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan yang telah penulis lakukan adalah bahwa sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara. Peningkatan kinerja pegawai ini terlihat pada kehadiran pegawai setiap harinya, disiplin waktu, pekerjaan yang diselesaikan, kerajinan dan

keterampilan pegawai serta kontribusi yang diberikan pegawai untuk Fakultas Ekonomi. Peningkatan kinerja pegawai juga dapat dilihat dari proses

pengendalian manajemen yang dilakukan baik itu pemrograman, penganggaran, operasional dan akuntansi serta pelaporan dan analisisnya. Peningkatan kinerja ini tentunya baik bagi kemajuan Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. SARAN

Dari kesimpulan yang telah penulis sajikan maka penulis memberikan saran bahwa kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus tetap dipertahankan. Penulis juga berharap kalau bisa ditingkatkan lagi

43

khususnya pada proses pengendalian manajemennya baik itu pemrograman, penganggaran, operasional dan akuntansi serta pelaporan dan analisisnya. Sistem pengendalian manajemen dilakukan tentunya demi kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

44

DAFTAR PUSTAKA

Anthony, Govindarajan. 2005. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

Marshall, B roumney dan John P, Stembart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi,

Terjemahan Deny Arnos Kwery dan Dewi Fitriasari. Edisi Kelima.

Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Mulyadi, Setyawan Johnny. 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

Sawyer, L.B., M.A. Dittenhofer, and J.H. Scheiner. 2006. Audit Internal Sawyer. Jakarta: Salemba Empat.

Sukarno, Edy. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Tunggal, Amin Widjaja. 2000. Management Audit. Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka Cipta.

39

diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan alamiah yang dihadapi dalam Fakultas.

b. Kegagalan menterjemahkan perintah

Pengendalian telah didisain dengan sebaik - baiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai yang salah menterjemahkan perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.

c. Pengabaian manajemen

Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika pegawai atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian. 4. Kinerja Pegawai

Kinerja (prestasi kerja) merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Mink (1996:76) individu yang memiliki kinerja tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu diantaranya :

40 b. memiliki percaya diri,

c. berpengendalian diri, d. kompetensi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Fakultas Ekonomi adalah :

a. Faktor Kemampuan Psikologis

Secara psikologis, kemapuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).

b. Faktor Motivasi

Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja.

Ada 5 karakteristik pegawai pada fakultas yang memiliki motif yang tinggi yaitu :

a. memiliki tanggung jawab yang tinggi, b. memiliki tujuan yang realistis,

c. memiliki rencana kerja dan berjuang untuk merealisasi tujuan,

d. memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan,

e. mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan.

5. Penilaian Kinerja Pegawai FE USU

41

mengembangkan fakultas secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di fakultas. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi pertumbuhan fakultas secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai. Penilaian kinerja pegawai FE USU dilihat dari :

a. daftar hadir pegawai,

b. disipilin waktu (apakah pegawai masuk kerja tepat waktu), c. pekerjaan yang diselesaikan,

d. kerajinan dan keterampilan pegawai,

e. kontribusi yang diberikan pegawai untuk fakultas.

Secara umum para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu. Hal ini terlihat pada kinerja para pegawai setiap harinya dan dapat juga dilihat dari daftar hadir pegawai. Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :

a. sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan, b. membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing, c. menciptakan disiplin kerja bagi pegawai.

42

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menyajikan kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Penulis juga memberikan saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kesimpulan yang penulis sajikan sesuai dengan saran pada bab ini.

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan yang telah penulis lakukan adalah bahwa sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara. Peningkatan kinerja pegawai ini terlihat pada kehadiran pegawai setiap harinya, disiplin waktu, pekerjaan yang diselesaikan, kerajinan dan

keterampilan pegawai serta kontribusi yang diberikan pegawai untuk Fakultas Ekonomi. Peningkatan kinerja pegawai juga dapat dilihat dari proses

pengendalian manajemen yang dilakukan baik itu pemrograman, penganggaran, operasional dan akuntansi serta pelaporan dan analisisnya. Peningkatan kinerja ini tentunya baik bagi kemajuan Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. SARAN

Dari kesimpulan yang telah penulis sajikan maka penulis memberikan saran bahwa kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus tetap dipertahankan. Penulis juga berharap kalau bisa ditingkatkan lagi

43

khususnya pada proses pengendalian manajemennya baik itu pemrograman, penganggaran, operasional dan akuntansi serta pelaporan dan analisisnya. Sistem pengendalian manajemen dilakukan tentunya demi kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

44

DAFTAR PUSTAKA

Anthony, Govindarajan. 2005. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

Marshall, B roumney dan John P, Stembart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Deny Arnos Kwery dan Dewi Fitriasari. Edisi Kelima. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Mulyadi, Setyawan Johnny. 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

Sawyer, L.B., M.A. Dittenhofer, and J.H. Scheiner. 2006. Audit Internal Sawyer. Jakarta: Salemba Empat.

Sukarno, Edy. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Tunggal, Amin Widjaja. 2000. Management Audit. Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka Cipta.