3. Struktur organisasi
Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab profesional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
Struktur organisasi pada UD. Berdijaya digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam organisasi ini wewenang dari
pucuk pimpinan dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai wewenang kepada staf dibawahnya untuk melaksanakan tugas sesuai
dengan tanggung jawab yang diberikan. Berikut ini merupakan struktur organisasi UD. Berdijaya :
Gambar I .1 Struktur Organisasi UD. Berdijaya
4
DIREKTUR
KABAG ADMINISTRASI UMUM
KABAG PENJUALAN TRANSPORTASI
KABAG LOGISTIK
SEKSI ANGKUTAN
PEMBELIAN SEKSI
PEMADATAN SEKSI
GUDANG
SEKSI PENERIMAAN
SEKSI SORTIR
SEKSI PENJUALAN
SEKSI TRANSPORTASI
UMUM
SEKSI PENGUPAHAN
PEMEGANG KAS KECIL
BENDAHARA
PEMEGANG BUKU JURNAL
SEKSI AKUNTANSI
PEMEGANG BUKU PEMBANTU
PEMEGANG BUKU
BESAR
4. Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan UD. Berdijaya adalah sebagai berikut : a.
Direktur Direktur bertanggung jawab terhadap aktivitas kantor dan segala
kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai penentu, penggerak, dan pengarah.
b. Kabag Logistik
Kabag Logistik bertugas untuk mengawasi segala aktivitas yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan perusahaan dari
mulai barang masuk hingga barang keluar. c.
Kabag Penjualan dan Transportasi Kabag Penjualan dan Transportasi bertanggung jawab terhadap
kelancaran proses penjualan dan transportasi angkutan barang. d.
Kabag Administrasi dan Umum Kabag Administrasi dan Umum bertanggung jawab terhadap
pencatatan akuntansi perusahaan. e.
Seksi Gudang Seksi Gudang bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang
dagangan. f.
Seksi Pemadatan Seksi pemadatan bertugas untuk memadatkan kertas yang sudah
disortir petugas sortir agar siap untuk dijual.
g. Seksi Penerimaan
Seksi Penerimaan mempunyai fungsi menerima barang dagangan baik dari rekanan, maupun dari retur barang yang dijual, serta membuat
dokumen-dokumen yang diperlukan. h.
Seksi Sortir Seksi Sortir bertanggungjawab terhadap kelancaran proses penyortiran
barang, mulai dari menyortir barang, menimbang, serta melaporkan pada kabag logistik.
i. Seksi Angkutan Pembelian
Seksi Angkutan Pembelian bertanggungjawab untuk menjaga kelancaran proses pengangkutan pembelian barang.
j. Seksi Penjualan
Seksi Penjualan bertanggungjawab terhadap kelancaran proses penjualan barang serta membuat dokomen yang diperlukan untuk
dilaporkan pada kabag penjualan dan transportasi. k.
Seksi Transportasi Seksi Transportasi bertanggungjawab terhadap kelancaran proses
transportasi perusahaan. l.
Seksi Umum Seksi umum bertugas untuk membantu tugas-tugas dari kabag
penjualan dan transportasi. m.
Seksi Bendahara Seksi ini bertanggungjawab untuk mememegang kas perusahaan.
n. Seksi Akuntansi
Seksi Akuntansi bertugas untuk menyelenggarakan pencatatan akuntansi perusahaan dari buku jurnal, buku besar hingga pembuatan
laporan keuangan perusahaan. o.
Petugas Penghitungan Upah Petugas ini bertanggung jawab untuk menghitung upah para pekerja
sesuai dengan tarif upah yang diberikan. p.
Pemegang Kas kecil Pemegang Kas Kecil bertugas untuk memegang kas kecil yang
digunakan untuk membiayai transaksi perusahaan yang nilainya relatif kecil.
q. Pemegang Buku Jurnal
Pemegang Buku Jurnal bertanggungjawab unutk membuat jurnal- jurnal dari semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.
r. Pemegang Buku Pembantu
Pemegang Buku Pembantu mempunyai tanggungjawab untuk menyimpan bukti bukti yang mendukung transaksi-transaksi yang
dicatat pada buku jurnal. s.
Pemegang Buku Besar Pemegang Buku Besar betanggungjawab untuk mengelompokkan
jurnal-jurnal yang telah dicatat pada buku jurnal.
B. LATAR BELAKANG MASALAH
Penerapan sistem akuntansi dalam sebuah perusahaan dapat mengoptimalkan
biaya operasional
yang dikeluarkan
dan dapat
mengefektifkan jumlah tenaga kerja yang dimiliki. Salah satu sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem pengeluaran kas. Sistem ini
menangani pengeluaran kas yang terjadi secara rutin pada suatu perusahaan. Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangatlah penting,
mengingat kas adalah aktiva yang mudah berubah dibandingkan dengan aktiva lain, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang bebas dan selalu siap
sedia untuk digunakan. Kas dilihat dari sifatnya merupakan aktiva yang paling lancar dan
hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Kas merupakan komponen penting dalam kelancaran jalannya kegiatan operasional
perusahaan. Karena sifat kas yang likuid, maka kas mudah digelapkan sehingga diperlukan adanya pemisahkan fungsi-fungsi pengeluaran, pembelian
dan pencatatan. Selain itu juga diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi-fungsi pengeluaran kas. Tanpa adanya pemisahan funsgsi tersebut akan
mudah terjadi penggelapan kas yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Untuk menciptakan suatu sistem yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung
jawab untuk tugas yang diberikan padanya. Apabila perumusan tanggung
jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
Untuk menciptakan suatu sistem yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi pengeluaran kas. Dalam
merancang prosedur-prosedur tersebut hendanya dilakukan suatu pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani
transaksi kas dan pengeluaran kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas. Hal ini diperlukan agar petugas yang bersangkutan dengan
transaksi kas tidak dapat dengan mudah melakukan penggelapan kas, kecuali bila mereka bersekongkol. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan
dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil.
Dimaksudkan agar semua transaksi kas memiliki pencatatan yang terpisah dan dilakukan oleh pihak diluar perusahaan ekstern. Hasil pencatatan yang
dilakukan oleh bank dituangkan dalam laporan bank yang dapat dijadikan konfirmasi atas catatan yang dilakukan oleh perusahaan.
Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang
jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan untuk menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk,
maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan dalam pengeluaran
kas yang tidak nampak dalam catatan akuntansi.
Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal ini
tergantung pada berbagai faktor, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber sumber kas, dan sebagainya.
UD Berdijaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyortiran kertas. Dalam menjalankan usahanya agar berjalan efektif
sebaiknya memperhatikan sistem pengolahan yang menyangkut segala aktivitas dan kegiatan perusahaan diantaranya mengenai pengeluaran kas.
Sedangkan pengeluaran kas digunakan untuk membiayai kebutuhan perusahaan itu sendiri seperti pembayaran utang perusahaaan, pembayaran
gaji dan upah, pembelian barang dagangan, serta transaksi lainnya. Sehingga untuk dapat mempertanggung jawabkan laporan terutama mengenai
pengeluaran kas, maka harus disesuaikan antara besarnya pengeluaran kas dengan hal-hal yang menyebabkan pengeluaran.
Pada sistem yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek, sedangkan untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan
dengan cek karena jumlahnya relatif kecil dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan sistem impres. Pengeluaran kas dengan cek
dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak ketiga dalam
hal ini bank untuk ikut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Catatan kas perusahaan dapat dicek ketelitiannya dengan cara membandingkannya
dengan rekening koran bank yang diterima secara periodik dari bank oleh perusahaan.
Dalam sistem kas yang baik mengharuskan penyetoran dengan pengeluaran kas dengan cek, dan penyelenggaraan dana kas kecil dengan
imprest system
, maka perusahaan dapat memanfaatkan catatan pihak bank untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Dengan sistem akuntansi yang baik
transaksi transaksi pengeluaran kas yang dicatat dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek dapat direkonsiliasi dengan cek yang diuangkan ke bank,
yang tercantum dalam rekening Koran bank. Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi 2001:524 sistem
pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi empat macam, yaitu sistem pengeluaran kas dengan cek dalam
account payable system,
sistem pengeluaran kas dengan cek dalam
One-time voucher payable system
dengan cash basis, sistem pengeluaran kas dengan cek dalam
One-time voucher
payable system dengan accrual basis full-fledged voucher payable system
, dan sistem pengeluaran kas dengan cek dalam
build-up voucher payable
system.
Berdasarkan penelitian pengeluaran kas pada UD. Berdijaya ini diharapkan dapat memberikan gambaran bagi perusahaan tentang sistem
akuntansi pengeluaran kas dengan baik. Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan Mulyadi,2001:3. Oleh karena itu
perusahaan dituntut untuk dapat menjalankan sistem akuntansi dengan baik dan kontrol internal yang dapat menjamin pengawasan terhadap kas agar kas
tidak disalah gunakan karena kas mudah dipindah tangankan. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk menyusun
Tugas Akhir
dengan judul
“EVALUASI SISTEM
AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA UD BERDIJAYA”.
C. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan maka permasalahan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada UD
Berdijaya ? 2.
Apakah sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan sudah baik ?
D. TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan perumusan masalah yang diuraikan, maka penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Mengetahui sistem akuntansi pengeluaran kas yang sudah di terapkan pada
UD. Berdijaya. 2.
Mengevaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas perusahaan.
E. MANFAAT PENELITIAN
1. Kegunaan Teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas pengetahuan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas khususnya sistem pengeluaran
kas pada UD. Berdijaya. 2.
Kegunaan Praktis a.
Bagi Penulis Sebagai bahan masukan sehingga dapat menerapkan perpaduan yang
tepat antara praktik dan keadaan teoritis yang diperoleh dari bangku kuliah khususnya bidang sistem akuntansi.
b. Bagi Universitas
Sebagai bahan referensi di perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta serta menambah informasi mengenai sistem akuntansi
pengeluaran kas. c.
Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang
dapat digunakan oleh UD. Berdijaya dalam melaksanakan kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Kategori