ROFI KURNIAWAN D1609070

commit to user 1

PERAN HUMAS PT. KAI DAOP 4 SEMARANG DALAM

MENGHADAPI KRISIS PENGADAAN JALUR GANDA

LINTAS SEMARANG - BOJONEGORO

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Persyaratan guna Mencapai Gelar Ahli Madya Bidang Public Relations

Oleh :

Rofi Kurniawan Putro

NIM : D1609070

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

commit to user 2

commit to user 3

commit to user 4

MOTTO

“ KESUKSESAN TIDAK AKAN PERNAH DATANG PADA

SESEORANG YANG HANYA BISA MENUNGGU TANPA

BERBUAT, KESUKSESAN HADIR HANYA KEPADA

ORANG-ORANG YANG BERBUAT UNTUK MENDAPATKAN APA

YANG DI INGINKANNYA “

commit to user 5

HALAMAN PERSEMBAHAN

Sebuah Karya ini Kupersembahkan untuk :

v

Bapak dan Ibu

Terima kasih karena telah memberikan dukungan, semangat,

doa serta kasih sayang yang telah diberikan kepada saya yang

tidak dapat ternilai dengan apapun juga.

v

Kakakku

Terima kasih atas semua bantuan-bantuannya selama aku

kuliah, dukungan dan semangat yang kamu berikan.

v

Penyemangatku

Kamu adalah semangat buat aku, kamu segalanya buat aku.

v

Teman-temanku

commit to user 6

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah S.W.T yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Tugas Akhir Kuliah Kerja Media ini dengan baik. Adapun penyusunan Laporan Tugas Akhir merupakan salah satu syarat guna memperoleh gelar Diploma III pada konsentrasi program studi Public Relations di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam menyelesaikan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis mendapatkan bimbingan, dukungan dan bantuan moril dari berbagai pihak. Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan serta dukungan tersebut, penyusunan Laporan Tugas Akhir ini akan mengalami banyak hambatan. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Prof. DRS.H.Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Aryanto Budhi S.,M.Si selaku Ketua Program D III Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas maret Surakarta.

3. Drs. H. Nuryanto, M.Si selaku dosen pembimbing, terima kasih atas waktu dan bimbingan yang diberikan kepada penulis hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini.

commit to user 7

4. Bpk. Sapto Haryono selaku Kepala Humas PT. KAI Daop 4 Semarang yang telah memberikan bimbingan kepada penulis selama KKM. 5. Bpk. Rachmadi, Mas Nova Adrian, Bpk. Agus, Bpk. Kholil selaku

staff PT. KAI Daop 4 Semarang. Terima kasih atas bimbingannya selama ini.

6. Bapak dan Ibu, Mas Albar terima kasih untuk semangat, doa dan dukungannya.

7. Pakde Giyono, Budhe Marni, Mas Doyok, Mas Fandi, Mas Bayu, terima kasih atas dukungan dan jasanya.

8. Kakak tingkatku Mbak Liana dan Mbak ovi, terima kasih semua bantuan-bantuannya

9. Teman-temanku Anggun, Haryono, Wegig, Melia, Batari Intan, Fahrur, Ayunani, Dian, Erna, Dewi, Yuli dan teman – teman yang lain terima kasih untuk semangat dan doanya.

10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah banyak membantu dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari, bahwa Laporan Tugas Akhir ini sangat jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan Laporan Tugas Akhir ini. Semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

commit to user 8

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN... iii

MOTTO ... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Tujuan Kuliah Kerja Media ... 4

1. Tujuan Khusus ... 4

2. Tujuan Umum ... 5

C. Waktu Pelaksanaan KKM ... 6

BAB II DAFTAR PUSTAKA A. Definisi Public Relation ... 7

B. Peran dn Fungsi Public Relation... 9

commit to user 9

D. Pengertian Krisis ... 15

E. Penyebab Krisis ... 18

F. Strategi Public Relations dalam Manajemen Krisis ... 22

G. Humas Pemerintahan ... 27

BAB. III PROFIL PERUSAHAAN A. Sekilas Sejarah tentang PT. KAI ... 30

B. Visi, Misi & Tujuan PT. Kereta Api Indonesia ( KAI ) ... 36

C. Budaya Perusahaan PT. Kereta Api Indonesia ( Persero ) ... 38

D. Tugas, Kedudukan dan Fungsi PT. Kereta Api ( Persero ) ... 39

E. Tata Kerja PT. Kereta Api ( Persero ) ... 40

F. Prasarana Kereta Api ( Persero ) ... 42

G. Struktur Organisasi PT. KAI Daop 4 Semarang ... 44

H. Profil PT. KA Daop 4 Semarang ... 66

BAB. IV PELAKSANAAN KKM A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan ... 84

B. Bidang Pelaksanaan ... 84

C. Laporan Pelaksanaan ... 84

D. Peran Public Relation PT. KAI Daop 4 Semarang dalam Menangani Krisis Pengadaan Jalur Ganda Semarang – Bojonegoro ... 90

commit to user 10

F. Cara Mengatasi Kendala KKM ... 92 G. Kemajuan KKM ... 92

BAB. V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 94 B. Saran ... 96

DAFTAR PUSTAKA ... 98

commit to user 11

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan ilmu teknologi yang sangat pesat dewasa ini, sangat mempengaruhi kemajun bisnis perusahaan ataupun instansi pemerintahan disegala bidang, sehingga menimbulkan persaingan antar perusahaan ataupun badan usaha milik pemerintahan. Mereka saling bersaling untuk mendapatkan income dan kredibilitas perusahaan guna meningkatkan loyalitas stakeholder internal dan eksternal. Sejalan dengan hal tersebut sekarang ini banyak perusahaan yang semakin banyak membutuhkan praktisi kehumaasan atau Public Relation Officer ( PRO ) sebagai ujung tombak suatu perusahaan untuk mengelola citra perusahaan serta menciptakan iklim yang kondusif antara stakeholder. Hal ini dikarenakan keberhasilan suatu perusahaan tidak hanya dinilai dari keberhasilan dalam mencapai sales goals yang ditargetkan, melainkan juga dari keberhasialan seorang praktisi PR dalam menciptakan, menjaga dan meningkatkan citra perusahaan atau instansi baik yang berorientasi profit seperti perusahaan negara dan swasta maupun non profit yaitu lembaga swadaya masyarakat dan yayasan.

Pada umumnya tugas Public Relation adalah mengubah image dan citra perusahaan dimata khalayak sehubungan dengan kegiatan baru yang dilakukan perusahaan baik yang dilakukan didalam ataupun diluar

commit to user 12

perusahaan serta meningkatkan bobot kualitas para karyawan. Tetapi disisi lain kegiata Public Relation bukan saja menjaga nama baik perusahaan melainkan juga harus dapat menangani krisis yang sedang dialami oleh perusahaan tersebut.

Kepercayaan dan citra yang baik dimata masyarakat merupakan salah satu yang terpenting bagi eksistensi sebuah perusahaan, baik swasta maupun lembaga milik pemerintahan. Pada era persaingan sekarang ini, bukan public yang membutuhkan perusahaan, melainkan perusahaan yang membutuhkan public. Apabila kepercayaan dan citra perusahaan rusak dimata masyarakat, maka perusahaan tersebut harus bersiap – siap menghadapi krisis. Suatu perusahaan yang mengalami permasalahaan sudah dianggap selesai secara hukum, justru akan berdampak negative dan akan terus berkepanjangan, serta tingkat kepercayaan atau citra menjadi turun secara tajam.

Setiap perusahaan harus selalu mengantisipasi terjadinya krisis. Kerena dengan mengantisipasinya perusahaan akan siap menghadapi krisis itu. Aktivitas – aktivitas pokok dalam menangani krisis dapat dilakukan sebagai upaya pencegahan sebelum terjadinya krisis.

Sudah tentu manajemen dalam menghadapi hal – hal tersebut harus mengambil suatu keputusan untuk mencegah terjadinya korban, mengawasi kerusakan yang dapat terjadi dan mengambil kembali kegiataan usaha agar terjamin usaha perusahaan.

commit to user 13

Dapat dikatakan suatu perusahaan atau organisasi layaknya roda kehidupan , kadang berada diatas dan kadang berada dibawah, suadah sewajarnya pula apabila suatu perusahaan mengalami krisis. Karena perusahaan tersebut melibatkan banyak orang yang secara intern dan secara ekstern tumbuh dalam masyarakat yang masih hidup dengan segala peraturan – peraturan yang ada. Krisis juga dapat disebabkan oleh sesuatu yang mendadak diluar kendali manusia dan hal – hal yang berkaitan dengan produk maupun bidang usaha yang dijalani oleh suatu perusahaan. Perusahaan yang sedang mengalami krisis dituntut untuk dapat menanggulangi krisis terebut dengan tepat, untuk menjaga citra dan reputasi perusahaan. Masyarakat akan melihat dan menilai kemampuan perusahaan dalam menangani dan menyelesaikan krisis. Apabila perusahaan dapat mengatasi krisis dengan baik dan penyelesaian tersebut dapat memuaskan berbagai pihak dengan baik dan menyelesaikan tersebut dapat memuaskan berbagai pihak yang terkait maka penilaian masyarakat akan baik. Namun sebaliknya, bila perusahaan tidak dapat menyelesaikan krisis yang ada, maka masyarakat pun akan menilai buruk kinerja perusahaan tersebut.

Sehubung dengan permasalahan tersebut, orang yang mempunyai peranan penting untuk mengembalikan citra perusahaan yang baik adalah seorang Public Relation.

Public relations yang dalam bahasa Indonesia diterjemahkan dengan istilah hubungan masyarakat atau “HUMAS”, merupakan lapangan

commit to user 14

kerja baru di dunia komunikasi yang tumbuh dan berkembang sangat pesat. Perkembangannya berkaitan erat dengan kemajuan masyarakat di berbagai bidang, terutama di bidang industri, bisnis, perusahaan, bahkan juga berkembang pesat di bidang politik dan pemerintahan. Seorang PR tidak hanya harus mempunyai Techical Skiil dan Managerial Skiil dalam keadaan normal, tetapi PR juga harus memiliki kemampuan dalam mengantisipasi, menghadapi ataupun menangani suatu krisis kepercayaan dan penurunan citra yang terjadi. Selanjutnya merupakan tantangan berat adalah pemulihan citra positif masyarakat terhadap kepercayaan perusahaan.

Keberadaan Humas di Badan Usaha Milik Negara (BUMN) seperti PT.KAI merupakan keharusan secara fungsional dan operasional perusahaan dalam mengupayakan penyebarluasaan atau publikasi tentang suatu kegiatan atau aktivitas perusahaan bersangkutan yang ditujukan baik untuk hubungan masyarakat kedalam ataupun kepada masyarakat luar.

B. Tujuan Kuliah Kerja Media ( KKM ) 1. Tujuan Khusus :

Pelaksanaan Kuliah Kerja Media adalah sebagai berikut:

a. Mengetahui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh Humas PT. KAI Daop 4 Semarang

b. Mempelajari cara kerja Humas dalam menghadapi orang-orang dari media yang membutuhkan informasi yang berkenaan dengan PT. KAI Daop 4 Semarang

commit to user 15

c. Mempelajari cara kerjaa Humas dalam menghadapi isu-isu mengenai PT. KAI Daop 4 Semarang yang beredar umum atau publi, baik hal-hal positif maupun hal-hal yang negatif demi meningkatkan kepercayaan publik.

d. Untuk mengetahui peran public relations dalam menangani atau menghadapi krisis perusahaan.

2. Tujuan Umum

Tujuan Umum yang mendasari penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) sebagai berikut:

a. Untuk memperoleh tambahan ilmu dan wawasan mengenai peran dan fungsi Public relation

b. Mendapatkan pengalaman ehingga dapat membandingkan teori yang didapatkan di bangku kuliah dengan kenyataan yan terjadi didunia kerjayang sesungguhnya.

c. Memenuhi syarat kegiatan akhir perkuliahan yang merupakan salah satu syarat kelulusan, sesuai peraturan yang berlaku di Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

d. Meningkatkan Ilmu, kreativitas, keterampilan, dan profesionalisme agar mampu bersaing di era globalisasi yang akan datang.

commit to user 16

e. Untuk membina hubungan yang baik antara pihak fakultas / universitas dengan instansi terkait yang digunakan mahasiswa untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM).

C. Waktu dan Pelaksanaan KKM

Waktu : 1 Februari – 30 Maret 2012

Tempat : PT. Kereta Api Indonesia ( Persero ) Jln. MH. Thamrin No. 3 Semarang, Telp./ Fax (024) 344606

commit to user 17

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Definisi Public Relation

1. “Public Relations” apabila dilihat dari sudut etimologi kata, istilah Public Relations merupakan gabungan dari dua kata yaitu “Public” dan “Relations”. Istilah “Public” dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai : “ Publik” , yaitu salah satu kelompok dalam masyarakat yang bersifat heterogen terdapat sekelompok orang yang sifatnya homogen. Sedangkan arti publik secara universal ialah “ Sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal” .

Dalam kaitannya dengan Public Relations maka kata “publik” dapat diartikan sebagai :

“ sejumlah orang yang terlibat dalam suatu kelompok yang mempunyai minat, perhatian dan kepentingan yang sama terhadap suatu hal yang menyangkut masalah organisasi, perusahaan atau lembaga tertentu” . Kata Relations tanpa huruf “ s” dibelakangnya (jamak) diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia sebagai “ hubungan” , terjemahan Relations yang tepat seharusnya adalah “ hubungan-hubungan” dalam arti kata kegiatan Public Relations pada pelaksanaannya melibatkan berbagai macam hubungan yang perlu dijalin dan dibina hubungan baiknya. (Neni Yulianita, 1999:34)

2. Fraser P. Seitel, Senior Vice President dan Director of Public Affairs The Chase Manhattan Bank, dalam bukunya The Practice of Public Relation mengumukakan bahwa pada tahun 1975 Yayasan Pendidikan dan Penelitian PR, telah melibatkan 65 pemimpin PR turut serta dalam suatu penelitian yang menganalisis 472 definisi yang berminat dan merangkumnya menjadi 88 kata, yaitu :

commit to user 18

Public Relation merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerjasama suatu organisasi/ perusahaan dengan publiknya dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isu-isu manajemen. Public Relation membantu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggapan terhadap opini publik. Public Relation secara efektif membantu manajemen mamantau berbagai perubahan, (Seitel, 1992:8).

3. Public Relation pada hakekatnya adalah kegiatan komunikasi, kendati agak lain dengan kegiatan komunikasi lainya, karena ciri hakiki dari komunikasi Public Relation adalah two way communication ( komunikasi dua arah/ timbal balik ). Arus komunikasi timbal balik ini yang harus dilakukan dalam kegiatan Public Relation, sehingga tercipta umpan balik yang merupakan prinsip pokok dalam Public Relation ( Rachmadi, 1994:7)

4. Public Relations juga dalam melayani penggunaanya menjadi sangatlah penting selain memberikan kemudahan bagi masyarakat pengguna informasi juga dapat memberikan support bagi insan pers sebagai mitra kerja terdepan dalam bidang komunikasi dan informasi. Dalam organisasi, yang saat ini masih melekat adalah fungsi humas masih dianggap sebagai pembuat press release, keprotokolan, dokumentasi, berhubungan dengan mass media, serta tidak memiliki kemampuan berhubungan dengan masyarakat luas. Peran humas juga bukan hanya sebagai kameramen atau fotografer, tetapi lebih dari itu, humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayak dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan saling pengertian. (Frank Jefkin, 1995:9)

5. “ public relations is a management function, of a continuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are or maybe concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive corporation and more efficient fulfillment of their common interests” . yang kurang lebih memiliki arti public relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi atau lembaga umum dan swasta untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang mempunyai hubungan atau kaitan, dengan cara mengevaluasi opini publik mengenai organisasi atau lembaga tersebut, dalam rangka mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien,

commit to user 19

dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas. (Wilcox dan Cameron,2006,p.5).

6. Konsep lainnya adalah :

Public relation sebagai interpreter manajemen yaitu Public Relation harus menerjemahkan falsafah, kebijakan, prgram dan praktek manajemen kepada publiknya, baik internal maupu eksternal. Untuk mengerjakan tugas ini secara tepat harus ditingkatkan perhatian, pengertian, dukungan dan tindakan dari terget publik. Untuk melakukannya Public Relation harus mengetahui apa yang dipikirka manajemen. Public Relation dalam interpreter publik, dalam hal ini bertujuan untuk menemukan apa yang benar-benar publik pikirkan tentang organisasi/ perusahaan agar manajemen dengan segera dapat mengetahui atau Public Relation bekerja guna mengantisipasi secara benar perasaan publiknya (diadopsi dari Sietel, 1992:10-11).

B. Peran dan Fungsi Public Relation

Ada beberapa perbedaan pokok antara fungsi dan tugas public relation yang terdapat diinstansi Pemerintahan dengan non Pemerintahan(lembaga komersial, walaupun PR dalam intansi Pemerintah juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi dan periklanan. Tetapi PR dalam instansi pemerintah lebih menekankan pada public service atau demi meningkatkan pelayanan pada umumnya yakni masyarakat.(Ruslan, 1994 : 297 ). Fungsi pokok PR pemerintahan pada dasarnya yaitu :

ü Mengamankan kebijakan pemerintah

ü Memberikan pelayanan dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijakan dan hingga program – program kerja secara nasional kepada masyarakat

ü Menjadikan komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah satu pihak dan menamping aspirasi, serta mempertahankan keinginan-keinginan publiknya dilain pihak.

ü Berperan serta dalam menciptakan iklimyang kondusif dan dinamis demi mengamankan politik pembangunan nasional, baik

commit to user 20

jangka pendek maupun jangka panjang. ( Ruslan, 1994 : 299-300)

Selain itu Edward L. Barney menuliskan fungsi utama Public Relation dalam bukunya Public Relation University of Oklahoma Press, yaitu :

ü Memberikan penerangan kepada masyarakat

ü Memberikan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung

ü Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan atau sebaliknya ( Rahmadi, 1992 : 6 )

Fungsi Public Relation secara umum adalah memberikan informasi kepada khalayak serta menyerap reaksi dari khalayak dalam melaksanakan fungsi lembaga atau organisasi. Selain itu, diharapkan PR dapat mengatasi masalah yang muncul, mencari dan menemukan kepentingan organisasi yang mendasar dan diinformasikan kepada semua pihak secara jujur, jelas dan obyektif agar citra yang diinginkan terbangun dengan positif.

Dalam hal peran ganda yang bersifat dilematik, PR berperan sebagai komunikator, mediator, persuador, organisator,dan konsultan. Public Relation dalam situasi dan kondisi yang kompetitif, mempunyai fungsi utama yaitu bertindak sebagai komunikator, sebagai mediator, kemudian bertindak sebagai pendukung manajemen dan berupaya bagaimana memperoleh atau mempertahankan citra lembaga yang diwakilinya.

Peran PR di masyarakat dibagi dalam empat kategori dalam organisasi, yaitu :

commit to user 21

ü Expert Prescriber :

Public Relation membantu untuk mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya.

ü Communications Fasilitator

Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar atau apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi yang bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan atau harapan organisasi kepada pihak publiknya.

ü Problem Solving Process Fasilitator

PR merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasibaik sebagai penasehat maupun mengambil tindakan keputusan dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

ü Communications Technician

PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan metode of Communications in Organizations.

Secara garis besar PR atau bagian Humas memiliki peran ganda yaitu :

Fungsi keluar dan fungsi kedalam. Fungsi keluar yaitu berupaya memberikan informasi atau pesan-pesan sesuai dengan tujuan dan kebijakan instansi/ lembaga kepada masyarakat sebagai khalayak sasaran. Sedangkan fungsi kedalam adalah wajib menyerap reaksi, aspirasi atau opini khalayak tersebut yang diserasikan demi kepentingan

commit to user 22

instansinya untuk mencapai tujuan bersama(Rosady Ruslan, 2001: 21-23).

“Public relation merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut”. Hal ini sekedar memberikan gambaran tentang fungsi public relation yaitu:

a) Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.

b) Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.

c) Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal.

d) Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.(Maria,2002, p.31),

Dalam penjabaran diatas bahwa public relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Tetapi jika fungsi public relation yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau

commit to user 23

perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relation adalah memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah (Black, 2002: 16).

C. Tujuan Public Relation

Tujuan utama dari public relation adalah mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi, sikap dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan sebuah perusahaan (Davis, 2003; 143).

Tujuan public relation adalah sebagai berikut:

a) Menumbuhkembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik eksternal atau masyarakat dan konsumen.

b) Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik sasaran dengan perusahaan.

c) Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan public relation.

d) Efektif dalam membangun pengenalan merek dan pengetahuan merek.

e) Mendukung bauran pemasaran. (Rosady Ruslan 2001; 246)

Dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan public relation sebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut:

commit to user 24

a) Untuk mengubah citra umum di mata masyarakat sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.

b) Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.

c) Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

d) Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka pangsa pasar baru.

e) Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan.

f) Untuk memperbaiki hubungan antar perusaha an itu dengan masyarakatnya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan masyarakat terhadap niat baik perusahaan. g) Untuk mendidik konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti

dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.

h) Untuk meyakinkan masyarakat bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis. i) Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan

dalam menghadapi resiko pengambilalihan oleh pihak lain. j) Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

k) Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.

l) Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.

m) Untuk memastikan bahwa para politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan. n) Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah

dilakukan perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui betapa perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal. (Jefkins,2003; 54)

commit to user 25

Secara keseluruhan tujuan dari public relation adalah untuk menciptakan citra baik perusahaan sehingga dapat menghasilkan kesetiaan publik terhadap produk yang ditawarkan oleh perusahaan

(Mulyana, 2007; 21). Selain itu public relation bertujuan untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dan dengan publik di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik (Maria, 2002; 35).

D. Pengertian Krisis

1. Organisasi sebagai suatu sistem memiliki potensi kontroversial atau konflik. Kedua hal tersebut akan selalu ada dan bahkan tidak bisa dihindari. Kontroversial maupun konflik terjadi karena adanya sejumlah perbedaan dalam kepentingan, tujuan, kebutuhan, komunikasi dan sebagainya. Konflik atau kontroversial yang berkepanjangan jika tidak segera diatasi akan menimbulkan masalah krisis.

Terjadinya krisis terkadang memaksa pihak manajemen untuk berpikir positif, kreatif, inovatif. Dengan cara tersebut dapat menemukan cara-cara atau sistem untuk memperbaiki manajemen dan strukturisasi organisasi serta operasionalisasi pelayanan jasa. Istilah krisis erat kaitannya dengan pandangan sistem, khususnya sistem terbuka dan dipergunakan untuk menunjukkan kehancuran yang terjadi pada efektifitas kerjanya. (Kasali, 1994 : 221)

Pertama, Krisis diartikan sebagai bencana kesengsaraan atau marabahaya yang datang mendadak. Krisis dalam artian ini mengasumsikan bahwa sumber krisis berada diluar kekuatan manusia juga diluar sistem dan pada saat kemunculannya diluar perhitungan.

commit to user 26

Kedua, Krisis digunakan untuk menunjukkan bahaya yang datang secara berkala karena tidak pernah diambil tindakan memadai. Dalam artian ini, krisis berada diluar kekuatan manusia tetapi kemunculan dan berakhirnya dapat diperhitungkan.

Ketiga, Krisis diartikan sebagai ledakan dari serangkaian peristiwa penyimpangan yang terabaikan, sehingga akhirnya sistem menjadi tidak berdaya lagi. Krisis jenis ketiga ini bersumber pada disfungsionalisasi sistem dan kelaian dalam perusahaan atau organisasi.

Pengertian krisis pada dasarnya merupakan titik penentu ataumomentum yang dapat mengarah pada kehancuran atau kejayaan. Dan arah perkembangan menuju kehancuran atau kejayaan tersebut sangat tergantung pada pandangan, sikap dan tindakan yang diambil terhadap krisis tersebut. Krisis memberi kesempatan bagi orang-orang tertentu untuk menjadi pahlawan, penyelamat atau menjadi pengubah. Krisis yang berhasil diatasi pada umumnya akan melahirkan nama besar, keharuman dan reputasi. Djamaludin Ancok Ph. D dalam makalahnya “ Kiat Menghadapi Krisis dalam Perusahaan” mengatakan bahwa “Suatu krisis adalah situasi yang merupakan titik balik (turning point) yang dapat membuat baik atau buruk. Jika dipandang dari kacamata bisnis “Titik krisis merupakan penentu untuk selanjutnya” (Ruslan,1994 :98).

Dampak dari krisis adalah kemelut yang merupakan malapetaka yang dapat merugikan organisasi itu sendiri maupun komunitas sekitar.

commit to user 27

Dengan adanya krisis akan meresahkan masyarakatsekitar, bahkan secara tidak langsung dapat mengancam citra organisasi. Dampak lain dari krisis adalah kehilangan kepercayaan dan buruknya reputasi organisasi di mata masyarakat. Linke mengelompokkan krisis dalam empat jenis berdasarkan jangka waktu terjadinya serta antisipasi yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen dalam menghadapi krisis yaitu :

ü The exploding crisis, krisis ini adalah sesuatu yang terjadi diluar kebiasaan, misalnya : kebakaran, kecelakaan kerja atau peristiwa yang dengan mudah dapat dikategorikan dan dikenali yang mempunyai dampak langsung.

ü The immediate crisis, yaitu sebuah kejadian yang mungkin membuat pihak manajemen terkejut, tetapi masih ada waktu untuk mempersiapkan respon dan antisipasi terhadap krisis tersebut. Misalnya : pengumuman pemerintah tentang ambang batas pencemaran, adanya skandal kerja.

ü The building crisis, yaitu sebuah krisis yang sedang dalam proses dan antisipasi. Krisis ini dapat dirasakan kedatangannya oleh pihak manajemen sehingga pihak manajemen sudah mempunyai antisipasi. Misalnya negosiasi dengan buruh.

ü The continuing crisis, yaitu masalah kronis yang dialami suatu lembaga dan memerlukan waktu yang panjang untuk muncul menjadi sebuah krisis dan bahkan mungkin tidak dikenali sama sekali, misalnya masalah isu keamanan. (Linke, 1989 : 167)

2. Krisis adalah peristiwa besar yang tak terduga yang secara potensial berdampak negatif terhadap baik perusahaan maupun publik. Peristiwa ini mungkin cukup berarti merusak organisasi, karyawan, produk, dan jasa yang dihasilkan organisasi, kondisi keuangan dan reputasi perusahaan(Laurence Barton, 1993:2).

3. Krisis adalah sebuah peristiwa yang menyebabkan perusahaan menjadi subyek peratian luas( cenderung tidak menyenangkan) dari media nasional dan internasionalserta kelompok – kelompok seperti pelanggan, pemegang saham, karyawan dan keluarga mereka, politisi, serikat perdagangan, serta kelompok – kelompok penekan yang dengan suatu

commit to user 28

alasan atau lebih memiliki kepentingan yang dibenarkan terhadap kegiatan-kegiatan organisasi( Michael Regester & Judy Larkin, 2003;131 ).

E. Penyebab Krisis

1. Menurut Philip Lesly, dalam bukunya, Everything You Wanted To Know About Public Relation, Sumber krisis antara lain :

ü Bencana seerti kebakaran, gempa bumi, akan berpengaruh terhadap orang-orang dalam dan publik luar perusahaan seperti agen, investor publik, komunitas suatu perusahaan/ organisasi.

ü Kondisi darurat yang datang secara tiba-tiba atau suatu perkembangan kodisi darurat seperti sabotase produk, perusahaan atau produk yang mengandung racun.

ü Penanaman bom menimbulkan kepanikan dan kerusakan atau suatu pemogokan karyawan perusahaan.

ü Rumor yang jelek tentang perusahaan atau produk.

ü Adanya letupan seperti boikot dari berbagai aktivis, permintaan pemerintah untuk menarik produk, penculikan seorang eksekutif perusahaan ( Lesly, 1993: 25)

2. Maria Wongsonagoromenambahkan beberapa sebab terjaidnya krisis:

ü Krisis persepsi masyarakat, yakni negatifnya opini publik terhadap perusahaan.

ü Krisis akibat terjadinya pergeseran pasar yang terjadi dengan tiba-tiba dan perusahaan dapat kehilangan pangsa

ü Krisis yang menyangkut produk, entah ini akibat salahsatu produksi atau produk terkena issue sehingga citranya jatuh.

ü Krisis yang diakibatkan adanya pergantian pimpinan

ü Krisis akibat timbulnya masalah keuangan

ü Krisis yang menyangkut hubungan industri, apakah itu urusan tenaga kerja, keselamatan kerja, lingkungan dan sebagainya.

ü Krisis yang diakibatkan peristiwa-peristiwa interasional yang berdampak negatif terhadap perusahaan.

commit to user 29

ü Krisis yang disebabkan oleh peraturam-perturan baru yang digariskan oleh pemerintah atau deregulasi. (Maria Wongsonagoro, 1995: 1)

3. Shrivastava & Mitroff membagi krisis ke dalam empat kategori berdasarkan penyebab krisis dikaitkan dengan tempat krisis. Penyebab krisis dapat dikategorikan menjadi dua bagian besar : penyebab teknis dan ekonomis srta penyebab manusiawi, organisatoris dan sosial. Mereka juga mengkategorikan penyebab krisis dilihat dari sudut tempat asal atau kejadian apakah di dalam atau di luar organisasi. Berdasarkan kategori ini , dapat dikelompokkan menjadi empat sel untuk melihat Tipologi Krisis :

TIPOLOGI KRISIS

Teknis/Eonomis

SEL 1

Krisis yang diakibatkan adanya kegagalan teknis eonomis di dalam organisasi :

· Kecelakaan kerja

· Kerusakan produk

· Kemacetan komputer

· Informasi yang kurang sempurna

INTERNAL

SEL 2

Krisis yang disebabkan faktor teknis-ekonomis yang terjadi diluar perusahaan :

· Perusakan lingkungan yang meluas

· Bencana alam

· Krisis sosial

· Kerusakan sistem berskala luas

commit to user 30

SEL 3

Krisis yang disebabkan oleh faktor-faktor sosial/manusia dan manajemen yang bersumber di dalam perusahaan :

· Kegagalan beradaptasi

· Sabotase orang dalam

· Kemacetan organisasi

· Kemacetan komunikasi

· Aktivitas ilegal

· Penyakit kerena pekerjaan

SEL 4

Krisis yang terjadi karena faktor-faktor sosial diluar organisasi, yakni adanya orang/kelompok yang berreaksi secra negatif terhadap perusahaan :

· Sabotase orang luar

· Teroris, penculikan eksekutif

· Pemalsuan/ peniruan produk

Dengan demikian, penyebab krisis dapat diketegorikan menjadi :

Ø Karena kesalaha manusia ( Human Eror )

Ø Karena kegagalan teknologi

Ø Karena alasan sosial (kerusuhan, perang, sabotase,teroris)

Ø Karena berkaitandengan bencana alam

Ø Karena ketidakbecusan manajemen

Menurut Steven Fink, seorang konsultan krisis dari Amerika mengembangkan konsep anatomi krisis yang dibagi atas empat tahap. Tahap-tahap tersebut saling berhubungan dan membentuk siklus. Lamanya masing-masing tahap tersebut tergantung pada sejumlah variable. Terkadang keempat tahap berlangsung singkat, tetapi ada kalanya membutuhkan waktu

berbulan-commit to user 31

bulan. Misalnya jenis bahaya, usia perusahaan, kondisi perusahaan, ketrampilan manajer, dan sebagainya. Empat tahap atau fase tersebut adalah:

a. Tahap Prodromal

Suatu krisis besar biasanya bermula dari krisis yang kecilkecil sebagai pertanda atau gejala awal (sign of crisis) yang akan menjadi suatu krisis sebenarnya yang akan muncul dimasa yang akan datang. Pada tahap ini sebenarnya sudah diketahui gejala-gejalanya, tetapi tidak ditanggapi dengan serius atau tanpa mengambil tindakan pengamanan tertentu.

b. Tahap Akut

Bila prakrisis tidak terdeteksi dan tidak segera diambil tindakan yang tepat, maka akan menimbulkan masalah yang lebih fatal. Tahap akut adalah tahap antara, yang paling pendek waktunya bila dibandingkan dengan tahap-tahap lainnya. Namun salah satu kesulitan besar dalam menghadapi krisis pada tahap akut adalah intensitas dan kecepatan serangan yang datang dari berbagai pihak yang menyertai tahap ini. Kecepatan ditentukan oleh jenis krisis yang menimpa perusahaan atau organisasi, sedangkan intensitas ditentukan oleh kompleks permasalahan. Meskipun tahap ini merupakan krisis yang berlangsung secara singkat, tetapi masa akut ini adalah masa yang cukup menegangkan dan paling melelahkan untuk ditangani.

c. Tahap Kronis

Adalah masa pemulihan citra (image recovery) dan merupakan upaya meraih kepercayaan kembali dari masyarakat. Masa krisis kronis berlangsung cukup panjang tergantung pada jenis dan bentuk krisisnya. Tahap kronis juga merupakan masa untuk mengadakan instropeksi kedalam dan keluar tentang kenapa dan mengapa krisis bisa terjadi?. Masa ini juga sangat menentukan berhasil atau tidaknya melewati masa krisis, bila terjadi keguncangan manajemen dan kebangkrutan perusaaan atau organisasi.

d. Tahap Resolusi

Tahap ini adalah tahap penyembuhan (pulih kembali) dan tahap terakhir dari empat tahap krisis. Pada masa ini, perusahaan atau organisasi yang bersangkutan akan bangkit kembali seperti sedia kala. Setelah melalui proses perbaikan dan pemulihan sistem produksi, pelayanan jasa, strukturalisasi manajemen dan operasionalisasi. Setelah itu baru memikirkan pemulihan citra (image recovery) dan mengangkat nama perusahaan dimata khalayak dan masyarakat luas lainnya. Pada tahap ini secara operasional, personel

commit to user 32

dan manajemen menjadi lebih matang dan mantap, karena sudah melaui proses perbaikan dan restrukturalisasi dan lain sebagainya. Khususnya bagi praktisi Public Relations akan lebih siap dengan kiat manajemen krisis untuk mengantisipasi hal serupa dikemudian hari. (dalam Ruslan, 1994 : 93-103)

F. Strategi Public Relations dalam Manajemen Krisis

Hubungan masyarakat adalah suatu fungsi manajemen yang dapat membantu dalam memilih saluran komunikasi bersama, saling pengertian, pengendalian dan kerjasama diantara organisasi dengan publik-publikya untuk membicarakan isu-isu pengelolaan, meningkatkan pengetahuan dan tanggap terhadap pendapat umum, serta mengabdi dengan penuh tanggung jawab terhadap kepentingan umum, bertindak untuk memberikan arah kebijakan yang ditempuh organisasi melalui riset dan teknik-teknik komunikasi sebagai instrumennya(Adnan dan Cangara, 1996 : 21).

Strategi yang digunakan praktisi Public Relations dalam merespon krisis menunjukkan bagaimana sikap yang diambil oleh organisasi pada saat krisis sedang berlangsung, sehingga posisi Public Relations dalam manajemen krisis bisa diibaratkan sebagai ujung tombak. Agar fungsi strategis ini dapat dijalankan dengan baik, posisi bidang Public Relations harus langsung dibawah pimpinan puncak. Menurut Cultip & Center, dalam bukunya Effective Public Speaking mengatakan bahwa idealnya bagian Humas dimasukkan dalam staf inti, langsung berada dibawah pimpinan (decision making) atau top managers, agar lebih mampu dalam menjalankan tugasnya. Dengan posisi tersebut Praktisi PR/Humas dapat mengetahui secara langsung latar belakang dari suatu keputusan yang diambil oleh pimpinan lembaga, sehingga langsung mendapat bahan informasi untuk disampaikan kepada public yang bersangkutan. Dengan demikian insan public relations mempunyai kewenangan yang

commit to user 33

memungkinkan fungsi tersebut dapat dijalankan secara efektif. Dalam kaitannya dengan penanganan krisis, public relations memiliki tanggung jawabbesar, mengingat dampak negatif dan kerugian besar, bahkan citra organisasi atau perusahaan akan terancam dengan adanya krisis.

Praktisi Public Relations sebagai yang ikut berkepentingan menangani krisis, dapat menggunakan strategi 3P, sebagai berikut :

a. Strategi pencegahan

Adalah tindakan preventif melalui antisipasi terhadap situasi krisis. Dalam hal ini Public Relations dituntut memiliki kepekaan terhadap gejala-gejala yang timbul diawal sebelum krisis terjadi, dituntut untuk memiliki kemampuan berpikir strategis dalam menganalisa dan sekaligus memposisikan masalah krisis agar nantinya dapat dicegah secara dini.

b. Strategi persiapan

Bila krisis tidak dapat dicegah sejak dini, maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Membentuk tim krisis harus selalu mengadakan komunikasi agar suasana krisis dapat terpantau

2. Tim krisis harus dapat informasi yang jelas dan akurat tentang perkembangan krisis, sehingga informasi yang diberikan kepada pers tidak menyimpang dengan situasi yang sebenarnya.

c. Strategi penanggulangan

Yaitu apabila strategi pencegahan dan persiapan tidak sempat dilaksanakan, langkah terakhir yang diambil strategi penaggulangan yaitu masa kuratif. Dalam strategi penanggulangan terdapat langkahlangkah yang harus diambil sesuai dengan situasi dan kondisi. (Ruslan, 1994 : 104-106) Penanggulangan krisis harus segera diatasi, sebab hal tersebut dilakukan agar krisis tidak menyebar dan berkembang ke sektor lain. Selain itu agar operasional organisasi tidak terganggu dan berjalan efektif. Dengan mengevaluasi krisis yang terjadi bertujuan untuk melihat sejauh mana perkembangan krisis di masyarakat, serta untuk mengetahui

commit to user 34

dimana kelemahan dan kelebihan dalam pelaksanaan program manajemen krisis.

Soemirat dan Ardianto menawarkan strategi penganggulangan krisis sebagai tindakan kuratif. Tindakan ini dilakukan jika krisis telah benar-benar terjadi dan tidak sempat atau dapat mencegahnya. Strategi penaggulangan tersebut mencakup dua hal :

a) Kondisi Krisis Akut

Penanggulangan yang dilakukan dalam kondisi ini meliputi : 1) Identifikasi krisis

Ini merupakan langkah awal dan pertama yang harus dilakukan oleh suatu lembaga untuk menentukan jenis krisis, bentuk krisis dan penyebab krisis. Sebab hal ini akan menentukan scenario yang akan diambil.

2) Isolasi krisis

Langkah ini dilakukan selain agar krisis tidak menyebar ke sector lain juga agar kegiatan operasional tidakterganggu dan efektifitas penanggulangan dapat ditingkatkan serta kosentrasi Public relations tidakterpecah.

3) Pengendalian Krisis

Pengendalian sangat berkaitan erat dengan identifikasi krisis. Umumnya setelah krisis berhasil diidentifikasi

commit to user 35

penanggulangan dapat dilaksanakan yang berarti krisisberhasil dikendalikan.

b) Kondisi Kesembuhan

Kondisi ini merupakan saat dimana suatu lembaga mengintropeksi dan melakukan evaluasi mengapa krisis bisa terjadi. Ketika dinyatakan sembuh dari krisis dan bisa beroperasi kembali seperti sediakala, maka untuk mengembalikan nama baik dan citra akan menjadi tugas public relations. Disamping itu masih ada tugas yang penting bagi manajemen (melalui public relationsnya) yaitu mengevaluasi setiap langkah yang diambil dalam melaksanakan program manajemen krisis. Evalusi ini dilakukan untuk mengetahui dimana kelemahan dan kelebihan dalam melaksanakan program manajemen krisis.

Sebelum mengambil langkah-langkah komunikasi untuk menanggulangi krisis, penetapan strategi generik perlu dilakukan, antara lain: (Kasali, 1994 : 232)

ü Defesive Strategy (startegi defensif), langkah yang diambil meliputi :

1. Mengulur waktu

2. Tidak melakukan apa-apa (not in action / low profile) 3. Membentengi diri dengan kuat (stone walling).

ü Adaptive Strategy (strategi adaptif), langkah-langkah yang diambil mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Mengubah kebijakan 2. Modifikasi operasional 3. Kompromi

commit to user 36

4. Meluruskan citra.

ü Dynamic Strategy (strategi dinamis), strategi ini bersifat makro dan dapat mengakibatkan berubahnya karakter perusahaan atau organisasi, meliputi :

1. Merger dan akuisis 2. Investasi baru 3. Menjual saham

4. Meluncurkan produk baru atau menarik peredaran produk lama

5. Menggandeng kekuasaan

6. Melemparkan isu baru untuk mengalihkan perhatian. (Kasali, 1994 : 232)

Pada saat krisis berlangsung, bagaimana praktisi Public Relations bisa menyiapkan segala hal untuk menanggulangi krisis agar tidak terjadi hal-hal yang nantinya akan berakibat fatal bagi perusahaan atau organisasi. Fungsi dan tugas Public Relations secara konseptual dan metodologis adalah mengacu dan berupaya untuk membangun, membina hubungan yang harmonis melalui sistem saluran komunikasi dua arah dan melancarkan publikasi antar organisasi dengan publik (khalayak sasaran) atau sebaliknya publik dengan perusahaan atau organisasi, agar tercapai opini dan persepsi yang positif untuk memperoleh citra perusahaan atau organisasi yang baik serta mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Sementara Putra mengemukakan adanya dua tindakan khas yang menjadi tuntutan dalam mengangani krisis. Pertama tindakan yang bercirikan pada keterlibatan langsung oleh manajemen dalam merespon krisis. Tindakan ini disebut sebagai pendekatan perilaku

commit to user 37

karena tindakan atau aksi apa yang menjadi tugas manajemen dalam mengelola krisis. Tindakan yang kedua adalah tindakan ini meliputi apa yang harus dikatakan oleh organisasi ketika krisis sedang terjadi. Sebab ketika sebuah lembaga mengalami krisis, biasanya permintaan informasi mengalami peningkatan, dalam menghadapi permintaan informasi oleh berbagai pihak, maka public relations harus segera bertindak yaitu dengan segera, jujur dan tepat disertai penjelasan untuk mengurangi ketidakpastian, kepanikan dan kebingungan yang biasanya muncul diantara krisis. Tindakan komunikasi yang dilakukan harus mendukung tinadakan manajemen yang telah dijalankan oleh organisasi.

G. Humas Pemerintahan

Frida kusumawati dalam bukunya Dasar Dasar Humas menyatakan tugas pemerintah sangat berat karena masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang kompleks.

Visi Praktisi Humas pemerintah adalah terciptanya sumber daya manusia Humas, terbentuknya sistem manajemen Humas pemerintah dan iklim yang kondusif dan dinamis untuk kelancaran pelaksanaan tugas kehumasan.

Misi Praktisi Humas adalah :

ü Membangun citra dan reputasi positif aparatur pemerintah dan aparatur Negara;

ü Memberi opini publik

commit to user 38

ü Mengklasifikasi data dan informasi yang berkembang di masyarakat

ü Mensosialisasikan kebijakan dan program kebijakan pemerintah

Tujuan praktisi humas pemerintah adalah terciptanya sumber daya manusia humas pemerintah yang berkualitas, komunikatif, aspiratif dan terciptanya kemitraan dengan pemangku kepentingan. ( Frida Kusuma, 2008 : 38 )

G. 1 Fungsi Humas Pemerintahan

Fungsi humas pemerintah yang tercantum dalam panduan umum humas pemerintah bab III pasal 6 adalah sebagai juru bicara lembaga, fasilitator, memberi pelayanaan informasi kepada publik, menindaklanjuti pengaduan publik, menyediakan informasi tentang kebijakan, program, produk dan jasa lembaga, menciptakan iklim hubungan internal dan eksternal yang kondusif dan dinamis, serta menjadi penghubung lembaga dengan pemangku kepentingan.

Fungsi pokok Humas Pemerintah :

ü Mengamankan kebijakan Pemerintah

ü Memberikan pelayanan, dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijakan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat.

ü Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah di satu pihak dan menampung aspirasi, serta memperhatikan keinginan – keinginan publiknya di lain pihak.

commit to user 39

ü Berperan dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan poloitik pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang( Rosady Ruslan, 1994 : 340)

G. 2. Strategi Humas Pemerintah

ü Pembangunan hubungan internal eksternal

ü Penyelenggara pertemuan antar instansi

ü Institusi yang tidak diskriminatif

ü Penyelenggara koordinasi antar instansi

ü Penyedia informasi pemerintah

ü Pengatur pertemuan instansi pemerintah dengan media massa

commit to user 40

BAB III

DISKRIPSI PT. KERETA API INDONESIA

DAOP 4 SEMARANG

A. Sekilas Sejarah tentang PT. KAI

Jika berbicara tentang industri perkeretaapian di Indonesia tidak ada habisnya, karena sudah sangat lama industri ini berdiri di Indonesia. Dari jaman penjajahan hingga saat ini kereta api merupakan salah satu pilihan transportasi darat yang masih digunakan hingga saat ini. Untuk itu sejarah perkeretaapian dibagi menjadi tiga kurun waktu, yaitu :

1. Jaman kolonial Belanda 2. Jaman pendudukan Jepang

3. Jaman Setelah Indonesia Merdeka Sampai Saat Ini

1. Jaman Kolonial Belanda

Pada mulanya motivasi yang mendorong pemerintahan Belanda untuk membangun industri perkeretaapian di Indonesia adalah untuk kepentingan kolonial Belanda itu sendiri. Misalnya sebagai sarana logistik untuk kebutuhan strategis dengan memanfaatkan mobilitas kereta api yang cukup tinggi sebagai sarana memindahkan barang dan personil, sedangkan pada saat itu bidang angkutan lainnya tidak memiliki kapasitas angkut yang menyerupai kereta api. Seiring terjadinya revolusi industri di Eropa yang mendorong pemerintah Hindia Belanda untuk mengekspor hasil-hasil perkebunan dalam jumlah yang banyak, kereta

commit to user 41

api digunakan sebagai alat angkut oleh pemerintah Belanda untuk menunjang hasil perkebunanperkebunan tersebut guna menunjang kebutuhan perekonomian pemerintahan Belanda. Dengan demikian industri perkeretaapian dijadikan oleh pemerintahan Belanda sebagai alat angkut barang bukan untuk manusia.

Sebelum pemerintahan Belanda mendirikan perusahaan kereta api, terlebih dahulu diberikan kesempatan kepada pihak swasta untuk mendirikan usaha tersebut. Pada tahun 1866, jalan kereta api mulai dibangun di Indonesia yang kemudian di operasikan pada tahun 1868 berupa lintasan kereta api yang memanjang sejauh 12 km antara Kamijen dan Tulung Agung (Jawa Timur). Setelah itu bermunculan jalan kereta api yang dikelola dan dimiliki oleh pihak swasta.

Terdapat kurang lebih 12 perusahaan swasta yang bergerak di bidang perkeretaapian, yaitu :

a. N.V. Nederlandsch Indische Spooring Maatschapphj (NIS) b. N.V. Semarang-Cirebon Stoomtram Maatschapphj (SCS) c. N.V. Serojoe-al Stoomtram Maatschapphj (SDS)

d. N.V. Semarang Stoomtram Maatschapphj (SJS) e. Kediri Stoomtram Maatschapphj (KSM)

f. Modjokerto Stoomtram Maatschapphj (MDSM) g. Malang Stoomtram Maatschapphj (MSM)

h. Pasoeroehan Stoomtram Maatschapphj (PS.P M) i. Probolinggo Stoomtram Maatschapphj (PB.SM)

commit to user 42

j. N.V. Madura Stoomtram Maatschapphj (MAD.SM) k. N.V. Deli Stoomtram Maatschapphj (DSM)

Pada tahun 1875 pemerintahan Hindia Belanda mendirikan usaha perkeretaapian sendiri yang dikelola oleh jawatan yang berdiri sendiri dan dipimpin oleh seorang Inspektur Jendral. Sejak saat itu secara aktif pemerintahan Hindia Belanda membangun jalan-jalan kereta api dan memperluas usaha-usaha dalam bidang perkeretaapian.

Pada tahun 1875 sampai dengan tahun 1945 jaringan-jaringan kereta api yang dimiliki oleh Pemerintahan Belanda sudah dibangun lintasan kereta di Jawa,Sumatra,dan Sulawesi Selatan. Pada tahun 1888 usaha perkeretaapian pemerintahan yang berdiri sendiri berbentuk jawatan dijadikan suatu bagian dari Departemen Bugerlijke Openwere Berken (Departemen Pekerjaan Umum Belanda) dan perusahaan kereta api negara ini sendiri disebut sebagai Staats Spooren Tramwegwen.

Dengan semakin meluasnya usaha kereta api negara yang dikelola oleh jawatan, perusahaan-perusahaan kereta api semakin lama semakin berkurang fungsi sehingga akhirnya diambil alih oleh negara dan digabungkan dengan Staats Spooren Tramwegwen dalam suatu wadah yang disebut Verenigne Spoored Hedrijven(VS). Karena berbentuk

jawatan, maka nama tersebut diubah menjadi Staats Spoorwegen(SS). 2. Jaman Pendudukan Jepang

Pada jaman pendudukan tentara Jepang di Indonesia seluruh jaringan kereta api dikuasai oleh pemerintahan Jepang yang berada di

commit to user 43

Jawa Tengah yang bernama Nikuyu Kyoko dan kemudian diubah dengan nama Tetsudo Kyoko yang berkantor pusat di Bandung dibawah pimpinan Angkatan Darat Jepang. Di Sumatra jaringan kereta api berada dibawah pimpinan Angkatan Laut Jepang dengan nama Tetsudotai dan berkantor pusat di Bukit Tinggi.

Kegiatan perkeretaapian pada masa pendudukan Jepang diarahkan untuk menujang keperluan peperangan jepang dan untuk kepentingan politik Jepang saja. Banyak jaringan-jaringan jalan kereta api dibongkar dan diangkut ke Thailand sehingga perkeretaapian pada saat itu mengalami kemunduran.

3. Jaman Setelah Indonesia Merdeka Sampai Saat Ini

Setelah Jepang menyerahkan kekuasaan kepada sekutu pada pertengahan Agustus 1945 dan disusul oleh Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia, perkeretaapian diambil alih oleh Pemerintahan Republik Indonesia. Pada tanggal 28 September 1945 namanya diubah menjadi Djawatan Kereta Api Republik Indonesia (DKRI).

Pada masa periode perang kemerdekaan antara tahun 1945 sampai tahun 1949 pemerintahan didesak dan dirongrong oleh tentara sekutu dan Belanda. Dalam situasi demikian kantor pusat (Balai Besar) DKRI ditinggalkan setelah dibakar oleh para pejuang dan selanjutnya kantor pusat sering berpindah-pindah mulai dari Bandung ke Cisarua, Gambong, Yogyakarta, Jakarta dan akhirnya pada bulan Oktober 1948

commit to user 44

kantor pusat dipindahkan dari Jakarta ke Bandung di Jalan Gereja no.1 (yang kini menjadi Jalan Perintis Kemerdekaan no.1).

Pada masa revolusi fisik tahun 1945, untuk memudahkan pembangunan kembali seluruh perusahaan perkeretaapian baik milik pemerintah maupun milik swasta, oleh pemerintah pendudukan Belanda disatukan kembali dengan nama Kesatuan Perusahaan-Perusahaan Kereta Api (Staats Spoor/Verenigne Spoorweg Bedrijf) atau disingkat SS/VS dan sebagai pimpinannya adalah seorang inspektur SS.

Dengan disatukanya perusahaan-perusahaan kereta api, pada tahun 1948 disusunlah tiga daerah eksploitasi di Jawa yang terdiri dari Eksploitasi Barat, Tengah, dan Timur. Pada tanggal 27 desember 1949 Kedaulatan Negara Indonesia diserahkan oleh pemerintahan Belanda kepada Pemerintahan RIS. Kemudian pemerintah mengeluarkan pengumuman pemerintah No.2 tanggal 27 Desember 1950,yang berisi tentang penggabungan antara Djawatan Kereta Api Republik Indonesia (DKRI) dengan Staats Spoor/Verenigne Spoorweg Bedrijf(SS/VS) menjadi Djawatan Kereta Api (DKA) mulai tanggal 1 januari 1950. Dengan keputusan pemerintah tersebut seluruh perkeretaapian di Jawa termasuk Madura dan Sumatera kecuali N.V. Deli Stoomtram Maatschapphj (DSM) di Sumatera Utara,menjadi milik dan dikuasai oleh negara yang pada saat itu kepengurusannya diserahkan ke DKA.

Perusahaan kereta api DSM baru dinasionalisasikan pada tahun 1959 dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintahan No. 41 Tahun

commit to user 45

1959,sehingga sejak saat itu tidak ada lagi perusahaan kereta api swasta di Indonesia.

Status DKA diubah menjadi Perusahaan Negara Kereta Api (PNKA) berdasarkan Peraturan Pemerintah No.32 tahun 1963 tertanggal 25 Mei 1963,dan semua karyawan dan usaha DKA beralih ke PNKA.

PNKA tidak langsung lama karena diubah menjadi Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) dengan Peraturan Pemerintah No.61 tahun 1971. Secara langsung semua hak dan kewajiban PNKA beralih ke PJKA. Termasuk kepegawaian dan semua kekayaan yang dimiliki PNKA. PJKA baru terealisasi sepenuhnya (secara de jure) setelah dikeluarkannya Keputusan Bersama Mentri Keuangan dan Mentri Perhubungan No. 127/KMK/07/1979 dan No. 96/LD/302/PHB-79 tanggal 30 Maret 1979 tentang pelaksanaan penyelesaian pendirian Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA).

PJKA mampu bertahan cukup lama hingga tanggal 1 Januari 1992 saat status PJKA diubah mendai Perusahaan Umum Kereta Api (PERUMKA) berdasarkan Keputusan Mentri Perhubungan No. 8/1991. Dari PERUMKA kemudian berubah status kembali menjadi PT. Kereta Api (Persero) pada tahun 1998 hingga kini setelah dikeluarkannya Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 1998 dan Keppres No. 39 Tahun 1999.

commit to user 46

B. Visi, Misi & Tujuan PT. Kereta Api Indonesia ( KAI ) Visi :

· Penyediaan jasa kereta api sebagai pilihan utama dengan menghasilkan jasa sesuai kebutuhan pelanggan dan

stakeholders

· Seluruh lapisan masyarakat adalah pelanggan.

· Berkembang dan terdepan dalam keselamatan dan keandalan.

· Pelapor dalam pembangunan yang berwawasan lingkungan.

· Karyawan bangga dan sejahtera.

Melalui semangat "TOP 21" yang merupakan "Railway Spirit For Strategic Change" untuk mencapai visi perusahaan :

ü Teknologi : Kemajuan teknologi dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan, kapasitas angkut, keandalan operasi dan nilai lebih pegawai.

ü Operasi : Keselamatan, ketepatan, kenyamanan yang tinggi dari operasi kereta api terpercaya sebagai sarana transportasi utama.

ü Pelayanan Prima : Perbaikan terus-menerus atas pelayanan

untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

ü 2 (Dua) : Selain mengandung arti abad ke-21, juga berarti: 1. Kereta api merupakan alat utama dalam Sistranas. 2. Keuangan yang sehat menjamin pertumbuhan

commit to user 47

yang tinggi dan meningkatkan kemampuan seluruh sumber daya perusahaan.

ü 1 (Satu) : Penyediaan jasa kereta api yang andal merupakan bukti nyata kemampuan perusahaan.

Misi :

Menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnisusaha penunjangnya, melalui praktek bisnis dan model organisasi terbaik untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholders dan kelestarian lingkungan berdasarkan 4 pilar utama : Keselamatan, Ketepatan waktu, Pelayanan dan Kenyamanan.

Tujuan :

Tujuan perusahaan adalah untuk turut serta melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan Program Pemerintahan di bidang ekonomidan pembangunan nasional khususnya di bidang transportasi, dengan menyediakan barang dan jasa bermutu tinggi dan berdaya saing kuat di pasar dalam negeri ataupun internasional di bidang perkeretaapian yang meliputi usaha pengangkutan orang dan barang dengan Kereta Api, kegiatan perawatan prasarana perkeretaapian, pengusahaan prasarana perkeretaapian, pengusahaan usaha penunjang prasarana dan sarana Kereta Api dan kemanfaatan umum dengan menetapkan prinsip-prinsip perseroan terbatas.

commit to user 48

C. Budaya Perusahaan PT. Kereta Api Indonesia ( Persero )

Budaya perusahaan merupakan pola sikap, keyakinan, asumsi dan harapan yang dimiliki bersama dan dipegang secara mendalam untuk membentuk cara bagaimana karyawan/karyawati bertindak dan berinteraksi agar sasaran perusahaan tercapai, budaya perusahaan yaitu RELA.

RELA berarti ikhlas bekerja, ikhlas berjuang, ikhlas berkorban dan ikhlas belajar untuk kemajuan perusahaan.

RELA juga merupakan penjabaran dari : • R = Ramah;

Senantiasa memelihara suasana/menunjukkan sikap ramah tamah dalam melayani semua pelanggan dan dalam bekerja sama dengan mitra-kerja ekstern maupun intern.

• E = Efisien & Efektif;

Senantiasa mengupayakan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja/usaha serta kemampuan mendayagunakan biaya, waktu dan berbagai sumber lainnya secara tepat guna dan hemat, dengan menjamin mutu hasil kerja yang lebih baik. • L = Lancar;

Senantiasa berupaya memelihara/menjamin kelancaran pelayanan bagi semua pelanggan, ekstern maupun intern, berikut pelaksanaan pekerjaan pendukungnya, untuk dapat memberikan pelayanan yang tepat waktu.

commit to user 49

• A = Aman;

Senantiasa memelihara dan berupaya meningkatkan jaminan keamanan/keselamatan pengguna jasa dan barang bawaan ataupun kirimannya serta awak/pekerja berikut asset yang di operasikan dan juga lingkungan sekitarnya.

Budaya perusahaan juga dipandang sebagai komponen kunci keberhasilan dari pencapaian misi, arah usaha, strategi, serta efektivitas perusahaan.

D. Tugas, Kedudukan dan Fungsi PT. Kereta Api ( Persero )

PT. Kereta Api (Persero) merupakan unit organisasi dalam lingkungan Departemen Perhubungan yang bertanggungjawab kepada Mentri Perhubungan. Dalam pembinaan teknis operasi,mentri melimpahkan wewenangnya kepada Direktorat Jendral Perhubungan Darat. PT. Kereta Api (Persero) dipimpin oleh seorang direktur utama yang dibantu oleh empat direktur pembantu,dua kepala pusat dan satu KASPI. PT. Kereta Api (Persero) memiliki tugas pokok melaksanakan kegiatan jasa angkutan di atas rel untuk memperlancar pengangkutan barang dan manusia maupun untuk menunjang sumber pendukung lainnya. PT. Kereta Api (Persero) memiliki beberapa fungsi dalam mengemban tanggung jawab melayani masyarakat, yaitu :

a. Memberikan jasa angkutan umum di atas rel secara masal,tertib, dan teratur.

commit to user 50

b. Menyelenggarakan jasa-jasa pelengkap yang menunjang tugas pokok.

c. Mempersiapkan tarif yang sesuai dengan asas-asas ekonomi perusahaan tanpa meninggalkan pelayanan umum

d. Meningkatkan daya guna dan hasil guna aparatur PT. Kereta Api (Persero).

e. Menyelenggarakan tugas pelaksanaan teknis.

E. Tata Kerja PT. Kereta Api ( Persero )

Dalam menjalankan tugasnya, Direktur Utama Kereta Api,Inspektur dan para Direktur Pembantu serta para Kepala Pusat wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan sendiri maupun dengan instansi lain yang sesuai dengan tugas masing-masing.

Setiap pemimpin satuan di organisasi di lingkungan PT. Kereta Api (Persero) bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasi bawahannya serta memberikan bimbingan dan petunjuk. Pemimpin satuan organisasi bertanggungjawab dalam menyampaikan laporan berkala kepada atasan masing-masing secara tepat waktu. Setiap laporan yang diperoleh oleh pimpinan satuan organisasi dari bawahan, wajib diolah dan digunakan sebagai bahan untuk menyusun laporan selanjutnya serta memberikan petunjuk-petunjuk kepada bawahannya. Tata kerja dalam hal ini menyangkup dua hal, yakni disiplin kerja dan keselamatan kerja.

commit to user 51

E.1 Disiplin Kerja

Disiplin kerja sangan diperlukan oleh setiap perusahaan dalam menggerakan seluruh pegawai yang ada di perusahaan yang bersangkutan. Disiplin kerja di setiap perusahaan tentu ada persamaanya, tetapi dalam tata kerja kepegawaian juga ada perbedaan. Walaupun demikian, disiplin kerja selalu mengandung maksut dan tujuan yang sama yaitu untuk meningkatkan produktivitas kerja agar perusahaan tidak gulung tikar.

Di PT. Kereta Api (Persero), tata kerja kepegawaian dan disiplin kerja secara sportif dijalankan dengan penuh tanggung jawab. Tata kerja kepegawaian ini sudah tercantum dalam lima citra manusia perhubungan, yaitu :

a. Mampu memelihara ketertiban dan kebersihan di segala bidang b. Mampu membudayakan waktu dalam pemberian jasa

perhubungan

c. Mampu meberikan kenyamanan dan keamanan kepada masyarakat pengguna jasa perhubungan

d. Mampu bertindak gesit dan tidak lamban

e. Peka terhadap keluhan masyarakat namun tetap memantapkan wawasan serta kepribadian yang ramah

E.2 Keselamatan Kerja

Keselamatan kerja bagi karyawan PT. Kereta Api (Persero) sedikit berbeda dengan instansi lain. Di PT. Kereta Api (Persero),

butir-commit to user 52

butir keselamatan kerja sudah tersusun dalam lima ketentuan yang harus dijalankan dan dipatuhi oleh seluruh karyawan seperti di bawah ini :

a. Bekerja dengan rencana yang baik b. Bekerja dengan cepat,tanggap, dan teliti c. Bekerja dengan disiplin yang tinggi

d. Bekerja dengan pembagian tugas secara tuntas dan kerja sama yang terarah

e. Bersedia untuk diwaspadai dan berlapang dada untuk dikoreksi Dengan semboyan lima butir disiplin kerja ini, karyawan PT. Kereta Api (Persero) semestinya taat dan patuh pada peraturan yang berlaku.

F. Prasarana Kereta Api ( Persero ) Ø Peta Jaringan Kereta Api di Jawa :

commit to user 53

commit to user 54

G. Struktur Organisasi PT. KAI Daop 4 Semarang

Berdasarkan gambar di atas, di ketahui bahwa struktur organisasi PT Kereta Api (Persero) dibagi menjadi beberapa bagian, yakni :

I. VP Daop 4 Semarang & Deputy VP II. Junior Manager Humasda

III. Junior Manager Hukum IV. Manager SDM & Umum :

1. Ass. Manager SDM

2. Ass. Manager Hiperkes & Lingkungan 3. Ass. Manager Perawatan Bangunan Dinas V. Manager Keuangan :

1. Ass. Manager Anggaran 2. Ass. Manager Akuntansi 3. Ass. Manager Keuangan 4. Junior Manager Penagihan VI. Manager Pelelangan :

1. Sekretaris 2. Anggota VII. Manager Sarana :

1. Ass. Manager Program Anggaran Perawatan Sarana 2. Ass. Manager Perawatan Lokomotif & KRD

3. Ass. Manager Perawatan Kereta & Gerbong 4. Junior Manager Inspector

commit to user 55

5. UPT

VIII. Manager Jalan & Jembatan :

1. Ass. Manager Program Anggaran Perawatan Jalan Rel & Jembatan

2. Ass. Manager Konstruksi Jalan Rel & Jembatan

3. Ass. Manager Fasilitas Sarana Pemaliharaan Jalan & Evaluasi

4. Junior Manager Inspector 5. UPT

6. Manager Sintelis :

1. Ass. Manager Program Anggaran Perawatan Sintelis 2. Ass. Manager Perawatan Sinyal

3. Ass Manager Perawatan Telekomunikasi & Listrik 4. Jinior Manager Inspector

5. UPT

7. Manager Operasi : 1. Ass. Manager Perka 2. Ass. Manager Pelayanan 3. Ass. Manager kantmib

4. Ass. Manager Operasi Sarana 5. Junior Manager Pusdalopka

6. Senior Supervisor Renc. Eva & TU 7. Senior Supervisor Dal. Opka

commit to user 56

8. Senior Supervisor Operator Radio 9. Senior Supervisor Dal. Sarana 10. Junior Manager Inspector 11. UPT 12. UPT & CTC 8. Manager Komersial :

1. Ass. Manager Pemasaran Angkutan Penumpang 2. Ass. Manager Pemasaran Angkutan Barang 3. Ass. Manager Pengusahaan Aset

4. Ass. Manager Customer Care 5. Ass. Manager Sistem Informasi

G.2.1 Job Descriptions Struktur Organisasi PT kereta Api (Persero) Daop 4 Semarang

Dibawah ini adalah Job Description dari struktur organisasi DAOP 4 Semarang sebagai berikut :

I. Kepala Daerah Operasi 4 Semarang

Kadaop memiliki kedudukan paling tinggi dalam PT. Kereta Api (Persero) DAOP 4 Semarang dan memiliki fungsi sebagai pemimpin pengoperasian serat bertugas melakukan manajemen di wilayah DAOP 4 Semarang. Menyelenggarakan pengusahaan angkutan kereta api serta merumuskan dan menyusun program pembinaan dan pengendalian pelaksanaan angkutan penumpang dan atau barang di wilayah Daerah Operasi.

commit to user 57

II. Seksi Sumber Daya Manusia dan Umum

Seksi Sumber Daya Manusia dan Umum mempunyaitugas pokok menyusun program pengelolaan dan evaluasi Sumber Daya Manusia (SDM), melaksanakan kegiatan kerumahtanggaan dan umum, memberikan pertimbangan dan bantuan hukum, melaksanakan pembinaan hygiene perusahaan, kesehatan lingkungan kerja, keselamatan kerja, dan kesehatan SDM, serta melaksanakan pembinaan dan evaluasi kinerja Unit Pelayanan Kesehatan (UPK) di wilayah Daerah Operasi. Untuk melaksanakan tugas tersebut, seksi Sumber Daya Manusia dan Umum mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan pengelolaan dan evaluasi kinerja SDM b. Pelaksanaan administrasi kerumahtanggaan dan umum c. Pelaksanaan pertimbangan dan bantuan hukum

d. Pelaksanaan penelitian, pengujian dan pembinaan hygiene perusahaan, kesehatan lingkungan kerja, dan keselamatan kerja serta melaksanakan pembinaan dan pengujian kesehatan SDM

e. Pembinaan dan pelayanan kesehatan Seksi Sumber daya Manusia dan Umum Daerah Operasi 4 Semarang terdiri dari :

commit to user 58

Sub Seksi Sumber Daya Manusia (SDM) bertugas melaksanakan perencanaan kebutuhan SDM, administrasi dan sistem informasi SDM, serta melaksanakan pengendaliaan, pembinaan, pelatihan, sertifikat, dan evaluasi kinerja SDM.

2. Sub Seksi Kerumahtanggaan dan Umum

Sub Seksi Kerumahtanggaan dan Umum bertugas melaksanakan kegiatan protokoler, tata usaha, pengadaan perlengkapan dan keperluan kantor serta alat tulis kantor (ATK), pencatatan barang-barang inventaris, pengaturan dan pelaksanaan transportasi (pool mobil) dan akomodasi perkantoran, pengurusan wisma/mess serta pengarsipan surat-menyurat dan peraturan-peraturan perkerataapian.

3. Sub Seksi Hukum

Sub seksi Hukum bertugas malkasanakan pemberian pertimbangan dan bantuan hukum di dalam dan di luar pengadilan serta menjadi sumber informasi hukum dan peraturan bagi pegawai.

4. Sub seksi hygiene Perusahaan, Kesehatan Lingkungan Kerja (HIPERKES) dan Keselamatan Kerja

Sub seksi hygiene Perusahaan, Kesehatan Lingkungan Kerja (HIPERKES) dan Keselamatan Kerja

commit to user 59

bertugas melaksanakan Seksi Sumber daya Manusia dan Umum Daerah Operasi 4 Semarang

5. Unit Pelayanan Kesehatan (UPK)

Unit Pelayanan Kesehatan (UPK) bertugas melaksanakan pemberian pelayanan kesehatan kepada pegawai dan keluarga yang masih menjadi tanggungannya, khusus pada UPK Bandung memberikan tambahan pelayanan kesehatan gigi.

III. Seksi Keuangan

Seksi keuangan bertugas melaksanakan pendayagunaan dan pengadministrasian keuangan, mengkoordinasi Penyusunan Rencana Kerja Anggaran Tahunan Daerah Operasi dan Laporan Keuangan, serta membina pelaksanaan akuntansi. Untuk melaksanakan tugas tersebut, seksi keuangan mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan dan pengesahan pembayaran

b. Pelaksanaan administrasi anggaran dan akuntansi. Seksi keuangan Daerah Operasi 4 Semarang terdiri dari :

1. Sub Seksi Administrasi Keuangan

Sub Seksi Administrasi Keuangan bertugas melaksanakan pengelolahan administrasi keuangan, pengesahan pembayaran gaji pegawai dan non pegawai, pengesahan pembayaran pada

commit to user 60

pihak ketiga, serta penyelesaian dokumentasi analisa dan tata usaha keuangan.

2. Sub Seksi Anggaran dan Akutansi

Sub Seksi Anggaran dan Akutansi bertugas mengkoordinasi penyusunan rencana kerja anggaran tahunan daerah operasi, melaksanakan, mengendalikan, dan melaporkan rencana serta pelaksanaan anggaran, akutansi dan penyusunan laporan keuangan daerah operasi.

IV. Pemeriksaan Kas Daerah

Pemeriksaan Kas Daerah bertugas melaksanakan pengaturan jadwal dan mekanisme kerja para pemeriksa kas, memimpin pemeriksaan kas stasiun/perbendaharaan kas stasiun/perhentian, kas terminal peri kemas, kas restorka dan kas besar, serta memimpin dan melaksanakan pemeriksaan di atas kereta api. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Pemeriksaan kas daerah mempunyai fungsi :

a. Penyusunan jadwal dan mekanisme kerja para pemeriksa kas, memimpin pemeriksaan kas stasiun/perbendaharaan kas stasiun/perhentian, kas terminal peri kemas, kas restorka dan kas besar, serta memimpin dan melaksanakan pemeriksaan di atas kereta api dan melaksanakan penatausahaan

commit to user 61

pemeriksaan kebenaran setoran pendapatan ke Bank Koordinator Daerah.

b. Pelaksanaan pemeriksa kas, memimpin pemeriksaan kas stasiun/perbendaharaan kas stasiun/perhentian, kas terminal peri kemas, kas restorka dan kas besar, serta memimpin dan melaksanakan pemeriksaan di atas kereta api dan melaksanakan penatausahaan pemeriksaan kebenaran setoran pendapatan ke Bank Koordinator Daerah serta membuat Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) sesuai dengan wilayah kerjanya. Pemeriksaan Kas Daerah, Daerah Operasi 4 Semarang terdiri dari

a. Urusan Tata Usaha

Urusan Tata Usaha bertugas melaksanakan penyusunan jadwal dan mekanisme kerja, pemeriksaan kas, memimpin pemeriksaan kas stasiun/perbendaharaan kas stasiun/perhentian, kas terminal peti kemas, kas restorka dan kas besar, pemeriksaan di atas Kereta Api, serta melaksanakan penatausahaan, pemeriksaan kebenaran setoran pendapatan ke bank koordinator Daerah.

b. Pemeriksaan Kas Stasiun

Pemeriksaan Kas Stasiun bertugas melaksanakan pemeriksaan kas stasiun/perbendaharaan kas

commit to user 62

stasiun/perhentian, kas terminal peti kemas, kas restorka, kas besar dan melaksanakan pemeriksaan di atas Kereta Api, pemeriksaan kebenaran setoran pendapatan ke BKD, serta menyusun laporan hasil pemeriksaan(LPH) sesuai jadwal/rencana yang telah di terapkan PKD.

V. Hubungan Masyarakat Daerah (HUMASDA)

Hubungan Masyarakat Daerah bertugas melaksanakan hubungan masyarakat,penyuluhan di lingkungan perusahaan (internal) dan dengan media masa di luar perusahaan (eksternal). Tugas Humasda PT. Kereta Api (Persero) DAOP 4 Semarang adalah :

Ø Tugas Pokok

ü Membentuk opini public dengan mengantisipasi pemberitahuan-pemberitahuan yang beredar dan berkembang di masyarakat.

ü Mengadakan siaran pers dan konferensi pers ketika ada kebijakan baru maupun pemberitaan tentang perkeretaapian.

Ø Tugas Harian

ü Menerima keluhan, kritik, dan saran dari penggunan jasa kereta api serta mengevaluasi keluhan-keluhan setiap 3 bulan sekali.

commit to user 63

ü Melayani wartawan dari media cetak maupun elektronik dari pelanggan yang memerlukan informasi tentang kereta api.

ü Mengkliping artikel tentang Kereta Api dari dalam maupun dari luar yang ada di surat kabar dan juga mengetahui pendapat pengguna jasa Kereta Api yang tujuannya untuk perbaikan.

Masing-masing bagian dalam divisi humas memiliki gambaran tugas sebagai berikut :

1. Kepala Humas

Tugas utama Kepala Humas adalah melaksanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan kegiatan humas dalam hubungan dengan pihak intern maupun ekstern. Hal itu meliputi :

ü Membantu direksi dalam merumuskan kebijakan terutama dalam perumusan kebijaksanaan di bidang kehumasan.

ü Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan humas sehingga humas mampu berfungsi sebagai ujung tombak perusahaan dan mampu menjadi alat manajemen dalam menjaga citra perusahaan.

commit to user 64

ü Menyampaikan pesan-pesan penerangan dari perusahaan kepada publik baik intern maupun ekstern.

ü Membina hubungan kerjasama yang baik dengan publik intern maupun ekstern.

2. Seksi Hubungan Internal

ü Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program komunikasi dengan publik intern yaitu karyawan dan pemegang saham.

ü Mendistribusikan tabloid pembinaan intern ”KONTAK” yang di terbitkan oleh bagian humas pusat PT Kereta Api (Persero) secara berkala dan terencana, tujuannya adalah untuk menyampaikan kebijakan-kebijakan direksi perusahaan kepada seluruh jajaran perusahaan, memberikan bimbingan dan pengetahuan baru bagi seluruh karyawan dan menggalang persatuan dan kesatuan di antara karyawan.

3. Seksi Hubungan Penyuluhan Eksternal

ü Merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan program-program komunikasi dengan publik ekstern yakni pers, pelanggan pengguna jasa dan pemerintah.

ü Menjaga hubungan baik dan harmonis dengan kalangan pers, pelanggan, pengguna jasa dan pemerintah.

commit to user 102

E. Kendala KKM

Selama Kuliah Kerja Media (KKM) di PT. KAI Daop 4 Semarang penulis mengalami kendala dalam menjalankan tugas pada minggu awal, dikarenakan proses penyesuaian diri terhadap lingkungan kerja dan penyesuaian dengan rekan kerja di PT. KAI Daop 4 Semarang. kerana hal tersebut penulis sempat merasa kebingungan dalam melakukan tugas-tugas yang diberikan.

F. Cara Mengatasi Kendala KKM

Dalam mengatasi kendala selama pelaksanaan KKM, penulis banyak mendapatkan informasi dengan bertanya langsung kepada pembimbing KKM dari PT. KAI Daop 4 Semarang yang penulis anggap lebih mengenal lingkungan kerja dan mengetahui kinerja yang baik dalam menjalankan tugas. Dalam permasalahan adaptasi dengan rekan kerja baru, penulis sering melakukan interaksi dengan rekan kerja yang lainnya. Hal ini dilakuka penulis dengan tujuan untuk mencairkan suasana yang kaku dan menjalin hubungan kerja yang baik.

G. Kemajuan KKM

Selama pelaksanaan KKM, Penulis banyak mendapatkan pengetahuan baru dan cara kerja dan fungsi Humas secara nyata dalam sebuah perusahaan. Penulis mempelajari bagaimana pentingnya menggumpulkan data dan fakta sebelum melaksanakan perencanaan dalam penanganan krisis di perusahaan. Selain itu kemajuan yang didapatkan penulis juga

commit to user 103

meliputi kegiatan ang dilakukan setiap hari oleh humas meliputi kliping berita, membuat press realease yang baik dan benar sesuai dengan 5W+1H dan memahami job description seorang humas di PT. KAI Daop 4 Semarang, serta mengenal lebih identitas perusahaan dengan divisi-divisi perusahaan didalamnya. Selain itu penulis mendapatkan gambaran kesiapan melaksanakan peran humas disuatu perusahaan pada saat bekerja nanti.

commit to user 104

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Public Relations atau Humas merupakan suatu disiplin ilmu sosial yang mampu dijadikan pedoman dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan maupun departemen. Pada umumnya Public Relations atau Humas merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsuungan perusahaan secara positif melalui peran – perannya.

Salah satu peran public reation adalah menangani krisis yang terjadi pada PT. KAI Daop 4 Semarang. Peran public relation sangat besar dalam penangan krisis kepercayaan dan penurunan citra perusahaan. Public Relation ini mempunyai tujuan universal yaitu :

a) Menciptakan public understanding (pengertian publik) :

Pengertian belum berarti persetujuan/penerimaan, dan persetujuan belum berarti penerimaan. Di sini public memahami organisasi/perusahaan tersebut dalam masalah

produk/jasa, aktivitas-aktivitas, reputasi, perilaku

manajemen, dsb.

b) Menciptakan public confidence : Adanya keperyacayaan

commit to user 105

c) Menciptakan public support : Adanya unsur dukungan

dari publik terhadap PT. KAI Daop 4 Semarang baik itu dalam bentuk material maupun spiritual.

d) Menciptakan public coorporatian : Adanya kerjasama

antara publik terhadap PT. KAI Daop 4 Semarang.

Selain itu PR juga mempunyai fungsi mengetahui secara pasti dan mengeveluasi pendapat umum yang berkaitan dengan perusahaan, menasehati para eksekutif mengenai cara – cara menangani pendapat umum yang timbul, menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum,.

Dalam perannya, PR juga mempunyai metode untuk menangani krisis kepercayaan dan menurunnya citra. Metode ini terdiri dari beberapa tahap yaitu :

a) Penelitian : Tahap ini merupakan kegiatan

mendapatkan data dan fakta ( fact finding ) yang erat

sangkut-pautnya dengan krisis yang sedang terjadi pada PT. KAI Daop 4 Semarang

b) Perencanaan : Dalam tahap perencanaan ini, PR

melakukan penyusunan daftar masalah yang terjadi pada PT. Kai Daop 4 Semarang. Dengan adanya daftar tersebut akan dapat dilakukan pemikiran dengan cepat untuk mengatasi krisis yang terjadi.

commit to user 106

c) Pelaksanaan : Pelaksanaan dilakukan setelah rencana

yang matang dan mendapatkan persetujuan dari Deputi VP, Manager sarana, manager jalan dan jembatan selaku pihak terkait dalam pembebasan lahan jalur ganda PT. Kai Daop 4 Semarang.

d) Penilaian : Penilaian ini tahap dimana pemeriksaan

terhadap program dan rencana yang dapat dilakukan. Tahap ini berguna untuk mengetahui permasalahan yang harus diperhatikan lebih lanjut. Dan sebagai tahap evaluasi terhadap langkah – langkah perencanaan.

Dengan demikian metode dari praktisi PR dalam menangani krisis yang dialami perusahaannya juga ditunjang oleh teori – teori yang cukup relevan. Sehingga prktisi PRO tidak dapat mengesampingkan teori – teori yang ada.

B. Saran

1. PT. KAI Daop 4 Semarang

a. Mengefisiensikan waktu dalam menjalankan tugas sehingga

kualitas kerja lebih meningkat dengan cara pengkoordinasian staff PT. KAI Daop 4 Semarang dalam membagi tugas.

b. Peningkatan sarana dan prasarana seperti tripod untuk

handycam, kendaraan kantor dan lain-lain untuk menunjang kinerja suatu organisasi terutama bagi Seksi Humas, mengingat

commit to user 107

fungsi dari seksi ini berkaitan dengan pemberitaan informasi kepada masyarakat.

2. Bagi Program Diploma III Komunikasi Terapan, FISIP UNS

a. Menambah fasilitas maupun jam praktek bagi mahasiswa,

sehingga ketika lulus nanti dapat bersaing dalam dunia kerja.

b. Pihak Universitas diharapkan lebih memberikan perhatian yang

lebih kepada mahasiswa yang melakukan KKM dengan memantau perkembangan KKM, dengan harapan agar mahasiswa memperoleh hasil yang maksimal dari pelaksanaan KKM.

c. Kedisiplinan staf harus lebih ditingkatkan.

d. Menambah peralatan praktek, agar lebih efektif dalam

pembelajaran dan khususnya dalam hal mempraktekkan.

e. Hendaknya, pihak kampus senantiasa menjaga hubungan yang

baik dengan mitra atau instansi magang agar kelak memudahkan mahasiswa yang lain dalam mendapatkan tempat untuk melaksanakan KKM.

Demikian laporan Kuliah Kerja Media yang dapat penulis susun. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini. Semoga laporan ini dapat memberi manfaat bagi penulis maupun pembaca yang lain.