PERSIAPAN SURVEI AKREDITASI TATA CARA SURVEI AKREDITASI

9 Pedoman tata laksana survei akreditasi rumah sakit edisi II

3.2. PERSIAPAN SURVEI AKREDITASI

Persiapan survei akreditasi dimulai setelah Komisi Akreditasi Rumah Sakit KARS menerima surat permohonan untuk dilakukan survei akreditasi rumah sakit dan isian lengkap Berkas Permohonan Survei Akreditasi Rumah Sakit. Berkas Permohonan Survei Akreditasi Rumah Sakit dapat diunduh dari web site KARS www.kars.or.id, di mana kedua belah pihak rumah sakit dan KARS membuat persiapan untuk pelaksanaan survey. Untuk membantu rumah sakit mempersiapkan diri, KARS menyediakan beberapa jenis kegiatan: seminar, lokakarya workshop, bimbingan dan survei simulasi akreditasi. 1. Persiapan rumah sakit a. Pimpinan rumah sakit mengisi berkas permohonan survei akreditasi dan hasil self asesmen minimal capaian 80 untuk setiap bab dan mengirimkan ke KARS paling lambat 1 satu bulan sebelum jadwal survei yang diinginkan. Untuk akreditasi ulang, surat permohonan survei yang dilengkapi dengan isian berkas permohonan survei harus diterima KARS 3 tiga bulan sebelum habis masa berlaku sertifikat. b. Survei akreditasi dapat dilaksanakan bila pimpinan tertinggi di rumah sakit Direktur utamaKepala sudah memenuhi ketentuan pasal 34 undang – undang no 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. c. Pimpinan rumah sakit menandatangani penjanjian kontrak survei dan mengirimkan ke KARSselambat-lambatnya 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kerja d. Pimpinan rumah sakit menandatangani surat pernyataan tentang kesediaan pimpinan tertinggi rumah sakit untuk berada di RS selama proses survei dan mengirimkan kembali ke KARS paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan survei. e. Setelah pemberitahuan jadwal survei dari KARS maka rumah sakit harus : • Segera melunasi biaya survei akreditasi paling lambat 10 sepuluh hari kerja sebelum pelaksanaan survei. Bukti transfer dikirimkan dengan faksimil atau e-mail ke KARS. • Menghubungi Sekretariat Komisi Akreditasi Rumah Sakit; untuk melakukan koordinasi dan membahas rencana pelaksanaan survei di rumah sakit tersebut. • Bila diperlukan Rumah Sakit mengirimkan e-file digital kebijakan, pedoman SPO yang terlampir ke KARS untuk ditelaah terlebih dahulu oleh surveior. • Mempersiapkan dokumen yang diperlukan pada waktu survei di tempat, antara lain sebagai berikut. : a Struktur organisasi rumah sakit b Daftar akurat dari pasien yang menerima pelayanan pada saat pelaksanaan survei, termasuk diagnosis, umur, unit pelayanan, dokter penanggung jawab pelayanan DPJP dan tanggal dirawat. c Program Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien, monitoring dan data indikator yang harus ada. d Panduan Praktik Klinis, Alur klinis Clinical pathways. 10 Pedoman tata laksana survei akreditasi rumah sakit edisi II e Proaktif kajian risiko, seperti failure mode and effects analysis FMEA, hazard vulnerability analysis HVA, dan infection control risk assessment ICRA. f Rencana rumah sakit misalnya facilty management and safety plan. g Kebijakan dan prosedur yang dipersyaratkan, dokumen tertulis, atau bylaws. h Daftar operasi dan tindakan invasif yang diacarakan pada waktu survei, termasuk operasi di kamar operasi, day surgery, kateterisasi jantung, endoskopi kolonoskopi, dan fertilisasi in vitro. i Contoh semua formulir rekam medis j Daftar kebijakan, prosedur, pedoman dan program yang dibutuhkan. • Memberitahu Dinas Kesehatan Propinsi dan Dinas Kesehatan KabupatenKota tanggal pelaksanaan survei akreditasi rumah sakit. 2. Persiapan Komisi Akreditasi Rumah Sakit sebagai berikut : a. KARS menerima aplikasi permohonan survei dari rumah sakit dan hasil self asesmen rumah sakit serta perjanjian kontrak dan surat pernyataan Direktur rumah sakit. b. KARS memberitahu tanggal pelaksanaan survey, biaya survei yang dilampiri jadwal acara kegiatan survei, yang dikirimkan ke rumah sakit paling lambat 10 hari sebelum tanggal pelaksanaan survei. c. KARS menetapkan tim surveior akreditasi rumah sakit dengan jumlah tim 3 - 7 orang surveior, masa survei 2 – 4 hari; tergantung besar dan kompleksitas rumah sakit. d. KARS menetapkan Ketua Tim Surveior butir c di atas. e. KARS memberitahu nama dan nomer HP kontak person dari rumah sakit ke Ketua Tim Survei f. Ketua Tim Survei mempunyai tugas sebagai berikut. : • Menghubungi rumah sakit paling lambat 3 hari sebelum survei untuk koordinasi dan membahas rencana pelaksanaan survei akreditasi di rumah sakit tersebut. • Menetapkan area dan jenis pelayanan yang dicakup dalam telaahan dan mengharuskan keberadaan staf yang terlibat di setiap kegiatan survei.

3.3. PELAKSANAAN SURVEI AKREDITASI