dengan menggunakan telepon, pidato, briefing, dan media komunikasi lainnya.
2. Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari
pimpinan dibuat secara tertulis agar otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan dilain waktu. Hal
yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha untuk
secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat
menjadi suatu sumber perselisihan karena sistem formalitas dengan legalitas prosedur pengaturan.
E. Faktor Pendorong Dan Kendala Komunikasi
Berikut adalah faktor-faktor pendorong yang mempengaruhi komunikasi yang efektif, yaitu:
1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator
Kredibilitas komunikator menunjukkan bahwa pesan yang disampaikannya dianggap benar dan dapat dipercaya. Kepercayaan yang
tinggi terhadap komunikator akan menyebabkan kesediaan komunikan untuk menerima pesan dan mengubah sikap sesuai keinginan komunikator.
Buruknya kredibilitas komunikator bisa menimbulkan ketidakpercayaan
Universitas Sumatera Utara
sehingga komunikan tidak bersedia melakukan perubahan sikap, padahal pesan yang disampaikan komunikator sesungguhnya benar. Selain muncul
melalui kepercayaan, kredibilitas juga bisa muncul melalui keahlian dan status sosial. Seorang komunikator yang memiliki daya tarik akan dikagumi,
disenangi, dan komunikannya bersedia melalukan upaya perubahan sikap. 2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
Suatu pesan ataupun informasi yang ingin disampaikan akan
menimbulkan reaksi dan umpan balik apabila memenuhi kondisi berikut:
a. Menarik perhatian
b. Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh komunikan
c. Mampu memahami kebutuhan pribadi komunikan
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
Komunikasi akan berlangsung efektif apabila komunikan memiliki kemampuan untuk memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan
kepentingannya, mampu mengambil keputusan sesuai kebutuhan dan kepentingannya, serta secara fisik dan mental mampu menerima pesan.
Hambatan komunikasi pada dasarnya terdiri atas tujuh macam gangguan dan rintangan, yaitu:
1. Gangguan teknis, misalnya gangguan pada media komunikasi yang
digunakan untuk berkomunikasi, seperti kerusakan pada telepon selular,
mesin fax, komputer dan lainnya. 2. Gangguan semantik,
merupakan gangguan yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Misalnya, kata-kata yang terlalu
Universitas Sumatera Utara
banyak memakai istilah-istilah yang tidak dimengerti penggunaan bahasa yang berbeda dan penggunaan struktur bahasa yang tidak sebagaimana
mestinya. 3. Gangguan psikologis,
merupakan rintangan yang terjadi karena adanya persoalan dalam diri individu. Misalnya, rasa curiga, situasi berdukam
atau gangguan psikologis lainnya. 4. Rintangan fisik,
yaitu pengirimm atau penerima informasi terganggu oleh hambatan yang bersifat fisik, seperti tulisan yang tidak dapat terbaca,
cahaya yang redup, atau masalah kesehatan. Gangguan fisik dapat
mengganggu konsentrasi didalam berkomunikasi. 5. Rintangan status,
merupakan rintangan yang terjadi karena perbedaan
status sosial dan senioritas. 6. Rintangan kerangka berpikir,
merupakan rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan pola pikir. Perbedaan pola pikir ini bisa disebabkan
karena pengalaman yang berbeda satu sama lain serta latar belakang
pendidikan yang berbeda pula. 7. Rintangan budaya,
merupakan rintangan yang disebabkan oleh perbedaan norma, kebiasaan, dan nilai-nilai yang dianut oleh masing-
masin individu ataupun instansi.
F. Pengertian Produktivitas
