Kedudukan Jabatan : Atasan Langsung

20

A. Kedudukan Jabatan : Atasan Langsung

: General Manajer KR-IV Bawahan Langsung : 1. Manajer Pemasaran Cabang A Deli Serdang 2. Manajer Pemasaran Cabang A Asahan 3. Manajer Pemasaran Cabang A Lubuk Alung 4. Manajer pemasaran Cabang A Solok 5. Manajer Pemasaran Cabang B Tapsel 6. Manajer Pemasaran Cabang B Aceh 7. Manajer Pemasaran Cabnag B Riau Bawahan Fungsional : - Pasar Ritel - Pasar Korporat - Logistik Pasar B. Tugas Pokok 1. Mengelola kegiatan pemasaran di wilayah operasinya untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan. 2. Melaksanakan koordinasi pemasaran, pemantauan dan pengelolaan risiko strategi pemasaran untuk memastikan : a. Tercapainya tujuan, targetKPI pemasaran b. Optimalisasi kinerja pemasaran c. Peningkatan potensi kinerja jangka panjang pemasaran. d. Terkelolanya risiko pemasaran dan risiko yang dipengaruhi. Universitas Sumatera Utara 21 C. Fungsi a. Mengusulkan strategi pemasaran dan asumsi perencanaan berbasis pasar pada wilayah operasinya. b. Mengusulkan rencana dan anggaran unit yang dipimpin. c. Melaksankan pemantauan persaingan dan pengelolaan risiko pemasaran. d. Melaksanakan koordinasi dang pengendalian kegiatan pemasaran. e. Melaksankan koordinasi dengan bidang lainnya. f. Mengembangkan hubungan baik dengan pihak-pihak terkait. g. Melaksanakan pengadaan barang komoditas. D. Wewenang a. Mengusulkan rencana strategik dan rencana operasional pemasaran b. Melaksanakan kebijakan untuk bidang yang dipimpin untuk menjamin keselarasan pelaksanaan strategi pemasaran dan melindungi kepentingan perusahaan. c. Mengusulkan biaya dan program promosi yang dianggap perlu. d. Memperoleh informasi dari unit lain yang berkaitan dengan pemasaran. e. Menetapkan kebijakan pengelolaan risiko pemasaran. f. Melaksankan koordinasi fungsional. g. Menilai dan mengusulkan sanksi bawahan langsung maupun bawahan fungsional. Universitas Sumatera Utara 22 h. Mengusulkan pengangkatan, pemberhentian dan penggantian SDM yang dipimpin dan bawahan fungsional. E. Uraian Tugas Dalam melaksanakan tugasnya, Senior Manajer Pemasaran Kantor Regional melaksanakan dan bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan berikut : 1. Melaksanakan kebijakan, prosedur dan pedoman pemasaran yang berkaitan dengan : a. Penjabaran kebijakan dan strategi pemasaran. b. Perencanaan pemasaran. c. Pengendalian persediaan, distribusi, dan pengadaan. d. Pengelolaan SHS shop. e. Pengelolaan pasar ritel. f. Pengelolaan pasar korporat. g. Pengelolaan pasar pemerintah. h. Pengelolaan risiko pemasaran i. Pemantauan dan pemeliharaan pelanggan. j. Pelaksanaan promosi. k. Mekanisme pemantauan dan penilaian kinerja. l. Sistem penghargaan dan pengenaan sanksi reward and punishment m. Sistem informasi pemasaran, terutama sistem pencatatan dan pelaporan. Universitas Sumatera Utara 23 2. Perencanaan Pemasaran dan target penjualan : a. Pelaksanaan riset pemasaran dan sesmen risiko stratejik pemasaran. b. Pengembangan strategi pemasaran perusahaan. c. Pengerahan, kordinasi, review dan konsolidasi penyusunan rencana dan anggaran pemasaran. d. Penyusunan dan Penetapan Asumsi Perencanaantarget Penjualan Berbasis Pasar – yang antara lain memuat proyeksi produk- produk yang dapat dipasarkan oleh perusahaan – sebagai kebijakan dalam proses perencanaan perusahaan. 3. Promosi : a. Pemantauan popularitas dan citra produk yang dipasarkan dan citra pelayanan perusahaan. b. Pelaksanaan program promosi. c. Pemanfaatan acara penting events d. Kordinasi promosi baik dangan Manajer SDM dan Umum maupun pihak lainnya. 4. Pelaksanaa Pemasaran, yang antara lain mencakup : a. Pemantauan persaingan dan respon unitSDM pemasaran. b. Pemantauan citra mitra pemasaran terhadap perusahaan. c. Pelaksanaa Penetrasi pasar. d. Pelaksanaan penjualan. e. Pelaksanaan pelayanan paska penjualan. Universitas Sumatera Utara 24 f. Pelaksanaan pembinaan pelangan mitra pemasaran dan konsumen g. Pengelolaan dan pengendalian SHS Shop : • Pemantauan operasi SHS Shop. • Pemantauan persediaan SHS shop. • Analisis kinerja SHS Shop. • Pembahasan faktor kinerja SHS Shop. 5. Pengelolaan risiko pemasaran : a. Asesmen risiko pemasaran. b. Pengelolaan pangkalan data database risiko pemasaran. c. Pemantauan pelaksanaan abatemitigasi risiko pemasaran. d. Penetapan indikator perubahan risiko pemasaran. e. Penyusunan dan analisis profil risiko pemasaran. f. Komunikasi dan pemanfataan informasi risiko pemasaran. 6. Pemantauan dan Pengendalian Operasi Pemasaran : a. Review kinerja bidang pemasaran. b. Review kinerja SDM pemasaran. c. Review laporan-laporan pemasaran dan informasi lain yang terkait. d. Pemantauan usaha dan organisasi Kantor Cabang Pemasaran. 7. Pemeliharaan pelanggan : a. Pemantauan kegiatan interaksi dengan pelanggankonsumen. b. Analisis pertumbuhan konsumen. Universitas Sumatera Utara 25 c. Analisis pengaruh pembinaan pelanggan. d. Analisis tingkat loyalitas pelanggankonsumen. 8. Trading Pengadaan barang dan konsumsi : a. Pemantauan dan pengendalian persediaan terkait b. Verifikasi permintaan pengadaan. c. Asesmen risiko pengadaan. d. Penilaian penawaran atau pengambilan keputusan pengadaan. e. Pelaksanaan negosiasi atau tawar-menawar. f. Penempatan pesanan atau pembuatan perjanjin. g. Seleksi dan pengeloalaan rekanan. h. Pemantauan kinerja rekanan dan pemeringkatannya. 9. Pengembangan hubungan baik dengan pihek-pihak terrkait : a. Identifikasi kebutuhan dukungan pihak terkait. b. Identifikasi pihak terkait. c. Pelaksanaan komunikasi dengan pihak terkait. d. Evaluasi tingkat dukungan pihak terkait. e. Evaluasi citra perusahaan bagi pihak terkait. 10. Pengelolaan administrasi pemesaran : a. Identifikasi kebutuhan informasi. b. Identifikasi sumber data dan informasi. c. Identifikasi hak akses data informasi. d. Pengembangan sistem informasi pemasaran termasuk pelaporan. Universitas Sumatera Utara 26 e. Pengumpulan data dan informasi, termasuk pencatatan kegiatan pemasaran. f. Pemrosesan data dan informasi. g. Analisis data dan informasi. h. Pengendalian distribusi, kecukupan akurasi dan ketetapan waktu penerbitan laporan pemasaran. i. Pemanfaatan laporan dan informasi pemasaran lainnya. 3. Senior Manajer Produksi A. Kedudukan Jabatan : Atasan Langsung : General Manajer Kantor Regional – IV Bawahan Langsung : 1. Manajer Unit Pengelolaan Produksi Cabang Deli Serdang 2. Manajer Unit Pengelolaan Produksi Cabang Asahan 3. Manajer Unit Pengelolaan Produksi Cabang Lubuk Alung 5. Manajer Unit Pengelolaan Produksi Cabang Solok 6. Manajer Unit Pengelolaan Produksi Cabang Tapsel Bawahan Fungsional : - Benih Pangan - Holtikultura Aneka Usaha - Pengendali Mutu Universitas Sumatera Utara 27 B. Tugas Pokok : • Membantu General Manajer Kantor Regional dalam mengelola kegiatan produksi di wilayah opersainya untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan. • Optimalisasi produkstivitas dan efesiensi produksi sesuai dengan potensi pasar yang dapat dicapai perusahaan. C. Fungsi 1. Pengembangan kebijakan dan prossedur produksi 2. Perencnaan produksi 3. Pelaksanaan proses produksi 4. Pengelolaan kegiatan dan kinerja produksi pangan 5. Pemantauan kegiatan dan kinerja produksi pangan 6. Kordinasi fungsional 7. Pengembangan hubungan baik dengan pihak terkait 8. Administrasi dan pelaporan produksi D. Wewenang : 1. Menetapkan kebijakan yang berkaitan dengan produksi dan kegiatan penunjang produksi. 2. Mengusulkan atau menetapkan rencana anggaran produksi. 3. Melaksanakan kordinasi fungsional. 4. Menilai dan mengusulkan sanksi bawahan langsung maupun bawahan fungsional. Universitas Sumatera Utara 28 5. Mengusulkan pengangkatan, pemberhentian dan penggantian SDM yang dipimpin dan bawahan fungsional. E. Uraian Tugas : Dalam menjalankan tugasnya Senior Manajer Produksi Kantor Regional melaksanakan dan bertanggung jawab atas kegiatan- kegiatan berikut : 1. Pengembangan kebijakn dan prosedur produksi: a. Pelaksanaan asesmen risiko produksi untuk tujuan pengembangan kebijakan dan mekasnisme produksi. b. Pelaksanaan komunikasi kebijakan dan mekanisme produksi. 2. Perencanaa Produksi : a. Penetapan produk, volume produksi dan penjadwalan produksi berdasarkan informasi atau rekomendasi dari Bidang Pemasaran. b. Penyusunan dan kompilasi recana anggaran prodiksi. c. Penjabaran rencna produk. 3. Pelaksanaan Proses produksi : a. Penjabaran rencana produksi menjadi rencna operasional produksi yang mencakup rencana kegiatan kebun, kegiatan pengolahan, kebutuhan persediaan bahan baku dan bahan penolong, kebutuhan SDM pelaksana produksi. b. Pelaksanaan produksi pengelolaan kebun. c. Pelaksanaan pengolahan produk. Universitas Sumatera Utara 29 4. Pengelolaan kegiatan penunjang produksi : a. Pengelolaan gudang produksi. b. Penegndalian mutu. c. Pengendalian hama penyakit. d. Penetuan mitra produksi. e. Pemantauan dan pembinaan mitra produksi. 5. Pemantauan kegiatan dan kinerja produksi pangan : a. Pencatatan administrasi pokok b. Pelaporan produksi c. Review dan evaluasi kinerja produksi. 6. Kordinasi fungsional : a. Pelaksanaan kordinasi fungsional produksi. b. Pemantauan kegiatan bawahan fungsional. c. Penilaian kinerja bawahan fungsional. d. Penerapan sanksi dan penghargaan pada bawahan fungsional. 7. Pengembangan hubungan baik dengan pihak terkait : a. Identifikasi pihak terkait. b. Perencnaan pengembangan hubungan dengan pihak terkait. c. Pelaksanaan pengembangan hubungan dengan pihak terkait. d. Evaluasi hubungan dengan pihak terkait. 8. Administrasi dan pelaporan produksi : a. Pencatatan kegiatan produksi. Universitas Sumatera Utara 30 b. Pencatatan hasil produksi dan mutasi persediaan barang dalam proses. c. Pelaporan dan kompilasi hasi produksi. d. Evaluasi dan analisis hasil produksi. 4. Manajer SDM Umum A. Kedudukan Jabatan : Atasan Langsung : General Manajer KR. Bawahan Langsung : 1. Asisten Manajer SDM. 2. Asisten Manajer Umum Pengelolaan Aset. 3. Asisiten Manajer Pengadaan Barang Jasa B. Tugas Pokok Membantu General Manajer Kantor Regional dalam mengelola kegiatan SDM Umum di wilayah operasinya. B. Fungsi : a. Menyediakan Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan dalam operasi. b. Melaksanakan administrasi kepegawaian. c. Melaksanakan kegiatan penggajian. d. Melaksanakan pembinaan SDM sesuai dengan wewnangnya. Universitas Sumatera Utara 31 e. Merencanakan kegiatan dan anggaran pengadaan barangjasa umum. f. Pemantauan, perencanaan pemeliharaan sarana fasilitas kantor. C. Wewenang : 1. Mengajukan rencana kebutuhan SDM Kantor Regional. 2. Melaksankan rekrutmen SDM sesuai dengan kewenangannya. 3. Melaksanakan pemantauan dan pembinaan SDM sesuai dengan kewenangannya. 4. Melaksanakan kompilasi. 5. Menyelenggarakan pencatatan kepegawaian dan mengelola dokumen kepegawaian. 6. Menyusun laporan posisi dan mutasi. 7. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa umum. D. Uraian Tugas : Dalam menjalankan tugasnya Manajer SDM dan Umum melaksanakan dan bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan berikut : 1. Melaksanakan perencanaan, pengelolaan, pemantauan dan pengembangan SDM yaitu : perencanaan kegiatan dan anggaran bidang SDM. 2. Pengelolaan SDM : Pembinaan, Pengembangan, remunerasi, penilaian kinerja, dan administrasi kepegawaian. Universitas Sumatera Utara 32 3. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian aset serta barang umum meliputi : a. Pemeliharaan dan perbaikan. b. Pengelolaan keamanan, kebersihan, dan transportasi. c. Pengelolaan rumah-tangga kantor. d. Pengelolaan dan pengendalian persediaan barang umum. e. Pelaksanaan pengadaan barang umum.  Bidang SDM : 1. Perencanaan SDM : a. Melaksanakan identifikasi kebutuhan SDM, baik jumlah maupun kompetensi b. Melaksanakan analisis kesenjangan jumlah dan kompetensi SDM. c. Mengidentifikasi dan menganalisis sumber SDM. d. Menentukan prioritas pemenuhan SDM. e. Menyusun program dan kegiatan pengelolaan dan pemantauan SDM. f. Menyusun anggaran pengelolaan dan pemantauan SDM. g. Melaksanakan kompilasi usulan rencana dan anggaran pengelolaan SDM. 2. Pengelolaan dan Pengembangan SDM : a. Melaksanakan seleksi, promosi, penggantian dan pemberhentian SDM. Universitas Sumatera Utara 33 b. Melaksanakan pendidikan dan Pelatihan. c. Melaksanakan pembinaan lansung councelling d. Menyelesaikan permasalhan SDM. 3. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja SDM : a. Melaksnakan pemantauan dan analisis posisi dan mutasi SDM. b. Melaksanakan pencatatan dan dokumentasi hasil pemantauan dan analisis posisi dan mutasi SDM. c. Melaksakan pencatatan dan dokumentasi hasil penilaian kinerja SDM. d. Melaksanakan analisis dan menerbitkan laporan perkembangan SDM. 4. Pengelolaan administrasi kepegawaian : a. Mengusulkan pengembangan sistem informasi SDM. b. Melaksanakan pencatatan dan kompilasi hasil penilaian kinerja SDM. c. Mengelola dokumen SDM. d. Mengusulkan promosi, pengankatan, penggantian, dan pemberhentian SDM. e. Menyusun dan menerbitkan laporan-laporan pengelolaan SDM sesuai kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan, maupun atas permintaan manjemen. 5. Pelaksanaan Remunerasi : Universitas Sumatera Utara 34 a. Melaksanakan review dan verifikasi atas usulan perubahan remunerasi. b. Melaksanakan review dan verifikasi atas permintaan pembayaran remunerasi. c. Melaksanakan perhitungan gaji, tunjangan dan bentuk lain pendapatan SDM. d. Memproses pembayaran gaji, tunjangan dan bentuk laim pendapatan SDM sesuai prosedur yang berlaku. e. Menyusun dan menerbitkan laporan pelaksanaan remunerasi dan laporan-laporan lain sesuai dengan kebijakanan prosedur yang berlaku.  Bidang Umum 1. Pengelolaan aset fasilitas, sarana dan prasarana perusahaan a. Perencanaan : 1 Melaksanakan asesmen risiko pengelolaan aset. 2 Melaksankan evaluasi kebijakan dan mekanisme pengelolaan aset. 3 Menusulkan rencnana dan anggaran pengelolaan aset. b. Pelaksanaan pengolahan : 1 Memantau posisi, kondisi dan penanggung jawabpengunan setiap aset. 2 Melaksankan pemeriksaan fisik secara berkali. Universitas Sumatera Utara 35 3 Mengajukan permintaan pemeliharaan dan perbaikan. 4 Memantau dan mengendalikan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan aset. 5 Melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan rutin atau swakelola. c. Pencatatan dan pelaporan perbaikan dan pemeliharaan : 1 Mecatat kegiatan dan transaksi perbaikan dan pemeliharaan. 2 Menerbitkan laporan perbaikan dan pemeliharaan aset. 2. Fasilitas kegiatan kantor : a. Menyusun rencana dan anggaran pemeliharaan fasilitas kantor. b. Melasanakan pengelolaan keamanan, transportasi, pemeliharaan fasilitas kanor dan pemeliharaan lingkungan. c. Melaksanakan dan mengkoordinir pengelolaan fasilitas kantor, kemanan, transportasi, pemeliharaan fasilitas kantor dan pemeliharaan lingkungan.  Pengelolaan dan pengendalian persediaan barang umum. 1. Perencanaan persediaan barang umum : a. Memperkirakan kebutuhan barang umum. Universitas Sumatera Utara 36 b. Melaksanakan kompliasi proyeksi kebutuhan barang umum. c. Melaksanakan asesmen risiko persediaan barang umum. d. Menerbitkan rencnan dan anggaran kebutuhan barang umum. 2. Pengelolaan dan pemantauan persediaan barang umum : a. Melaksanakan pencatatan dan oemantauan posisi dan mutasi barang umum. b. Melaksankan penerimaan barang umum sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku. c. Menyelenggarakan penyimpanan barang umum sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku. d. Memeriksa barang umum yang diterima. e. Melaksanakan pemeliharaan barang umum. f. Melaksanakan pengeluaran barang umum sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku. g. Mengajukan permintaan pengadaan barang umum. 3. Administrasi dan pelaporan persediaan barang umum : a. Menerima dan melaksankan verifikasi laporan-laporan yang berkaitan dengan pengelolaan barang umum. b. Mencatat dan mengkompliasi laporan-laporan yang berkaitan dengan pengelolaan barang umum. c. Menerbitkan laporan pisisi dan mutasi barang umum.  Pelaksanaan pengadan barang dan jasa : Universitas Sumatera Utara 37 1. Perencanaan pengadaan barang dan jasa : a. Memeperkirakan kebutuhan brang dan jasa b. Melaksankan kompilasi proyeksi kebutuhan barang dan jasa. c. Melaksankan asesmen risiko persediaan barang dan jasa. d. Menerbitkan rencna dan anggaran kebutuhan brang dan jasa. 2. Pelaksanaan pengadaan barang umum : a. Menerima dan memverifikasi permintaan pengadaan brang dan jasa. b. Mempersiapkan pengadaan barang dan jasa. c. Mengajukan dan menerima disposisi usulan pengadaan barang dan jasa. d. Melaksankan pengadaan brang dan jasa. 3. Administrasi dan pelaporan pengadaan barang dan jasa : d. Menerima dan melaksankaan verifikasi laporan-laporan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa. e. Mencatat dan mengkompiplasi laporan-laporan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa. f. Menerbitkan laporan pengadaan barng dan jasa.

5. Manajer Keuangan Akuntansi

A. Kedudukan Jabatan : Atasan langsung : General Manajer KR Universitas Sumatera Utara 38 Bawahan Langsung : 1. Asisten Manajer Keuangan 9. Asisten Manajer Akuntansi B. Tugas Pokok : Membantu General Manajer Kantor Regional dalam mengelola bidang keuangan dan akuntansi; terdiri dari sumber dayan penggunaan dana dan serta pencatatan akuntansi untuk menerbitkan laporan keuangan Kantor Regional. C. Fungsi : 1. Merencanakan, mengusulkan rencan anggaran operasional kantor regional terkait. 2. Melaksankan pengelolaan aliran kas secara efektif dan efisien termasuk investasi dana lancar 3. Memantau posisi hutang – piutang unit-unit terkait yang berada dibawah kantor regional. 4. Melaksankan penegendalian penyelenggaraan akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen kantor regional. 5. Melaksanakan adminitrasi aktiva tetap 6. Merrencanankan, mementau, mengendalikan dan melaksankan administrasi perpajakan kantor regional. D. Wewenang 1. Penyusunan perencnaan, pemantauan dan pengendalian aliran kas dan anggaran Kantor Regional. 2. Penerbian laporan keuangan kantor regional secara berkala Universitas Sumatera Utara 39 3. Mengendalikan posisi hutang – piutang kantor regional 4. Melakukan pencatatan, inventarisir, dan pengendalian aktiva tetap kantor regional 5. Melaksanakan verivikasi dokumen keuangn terkait seluruh transaksi kantor regional 6. Mengajukan usulan perbaikan, penambahan dan penghapusan aktiva tetap. E. Uraian Tugas Dalam menjalankan tugasnya Manajer Keuangan dan Akuntansi melaksanakan dan bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan berikut :  Bidang Keuangan : 1. Perencanaan dan Pengendalian anggaran : a. Melaksanakan kompilasi dan review rencana dan anggaran Kantor Regional. b. Megusulkan rencana dan anggaran Kantor Regional. c. Melaksanakan pemanatauan anggaran dan memeberikan catatan posisi anggaran atas setiap pencairan anggaran. d. Memantau harga-harga dan jasa yang dibutuhkan e. Melaksanakan analisis permintaan pengadaan 2. Pengelolaan dana kas : a. Menyusun rencana proyeksi kas. b. Melaksankan penerimaan kas dan pencatatannya. Universitas Sumatera Utara 40 c. Melaksanakan verifikasi dokumen permintaan pembayaran pengeluaran kas d. Mengelola dan mengendalikan pembayran pengeluaran kas dan pencatatannya. e. Memantau dan mengendalikan penyimpanan kas dan surat berharga lainnya. f. Melaporkan posisi dan mutasi kas. 3. Pengelolaan Investasi : a. Menyusun rencanaproyeksi investasi b. Mnegusulkan investasi c. Melaksankan pencatatan investasi d. Menerbitkan laporan investasi 4. Penegndalian Hutang – Piutang : a. Memantau dan mengendalikan pencatatan utang – piutang b. Memantau posisi dan kelancaran hutang – piutang c. Menyusun rencanaproyeksi penerimaan tagihan dan pembayaran hutang, d. Mengelola penagihan. e. Mengjukan permintaan pembayaran hutang. 5. Administrasi Keuangan : a. Mencatat seluruh transaksi keuangan dan memantau dokumen pendukung transaksi untuk keperluan akuntansi. b. Melaksankan kompilasi realisasi anggaran. Universitas Sumatera Utara 41 c. Mealksankan analisis rencana dan realisasi anggaran. d. Menerbitkan laporan realisasi angaran. 6. Perpajakan : a. Menghitung dan melaporkan pajak-pajak yang terkait dengan perusahaan b. Mengajukan permintaan pembayaran pajak.  Bidang Akuntansi : 1. Akuntansi Keuangan : a. Mencatat seluruh tarnsaksi keuangn perusahaan dan menyediakan dokumen transaksi untuk keperluan akuntansi. b. Melaksanakan konsolidasi laporan keungan Kantor Regional, Kantor Cabang Pemaasaran dan Kantor Unit Produksi. c. Menerbitkan keuangan bulanan, triwulan, semester, dan tahunan 2. Akuntansi Manajemen termasuk manajemen biaya : a. Menyusun laporan akuntansi manajemen b. Melakukan analsis akuntansi manajemen c. Menyusun pelaporan akuntansi baiya d. Meneglola kompilasi harga dan analisa laporan perhitungan baiya – harga pokok. e. Menerbitkan laporan biayan secra berkala. Universitas Sumatera Utara 42 f. Melaksnakan analisis deviasi biaya. g. Melaksankan analisis deviasi anggaran. h. Melaksanakan penelolaan dokumen-dokumen transaksi. i. Mandampingi auditor yang melaksankan audit keuangan. 3. Akuntansi Hutang Piutang : a. Melaksankan pencatatan dan pemantauan posisi hutang – piutang Kantor Regional b. Melaksanakan rekonsiliasi hutang – piutang Kantor Regional c. Melaksanakan kordinasi dengan staff pengendalian hutang – pitang untuk mrelakukan aktivitas penagihan terhadap piutang belum terbayar. d. Mengusulkan pencadangan atas piutang tak tertagih. e. Menerbitkan laporan posisi hutang – piutang secra berkala. 6. Sekretaris Regional A. Kedudukan Jabatan : Atasan Langsung : General Manajer KR. Bawahan Langgsung : Pejabat Fungsional Sekretaris Regional. B. Tugas Pokok Membantu General Manajer Kantor Regional dalam pengelolaan dan pengendalian kegiatan kesekretariatan, humas dan hukum, pengelolaan teknologi informasi, dokumentasi dan pelaporan. Universitas Sumatera Utara 43 C. Fungsi

1. Pengelolaan kegiatan General Manajer KR.

2. Pengumpulan, pemrosesan dan pendistribusian informasi Kantor Regional dan unit-unit terkait kantor regional. 3. Penyelenggaraan komunikasi dengan pihak internal dan ekternal 4. Penyelenggaraan kegiatan aspek legal dan penyelesaian hukum 5. Dokumentasi kegiatan KR 6. Pengelolaan teknologi informasi KR D. Wewenang 1. Meriview dan mengusulkan rencana dan anggaran unnit yang dipimpin. 2. Memutuskan dan melaksanakan tindakan yang dianggap perlu untuk menyelesaikan permasalahan dan merespon risiko-risiko kegiatan kesekretaruatan kantor regional 3. Menilai kinerja SDM pada unit yang dipimpin. 4. Mengusulkan pengangkatan, penggantian dan penerapan sanksi pada SDM yang dipimpin. E. Uraian Tugas 1. Mengelola seluruh kegiatan bidang Sekretariat Regional, yang meliputi kegiatan kesekretariatan dan humas, teknologi informasi, kepatuhan hukun, dokumentasi dan pelaporan. 2. Melaksanakan pengelolaan kegiatan Kesekretariatan dan Humas, meliputi : Universitas Sumatera Utara 44 a. Menyusun dan mengusulkan rencana dan anggaran Kesekretariatan, termasuk unit-unit yang dipimpin. b. Mengumpulkan, memproses dan mendistribusikan informasi yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan manajemen. c. Menyelenggarakan rapat dan agenda rapat KR. 3. Melaksanakan pengelolaan aspek legal : a. Mengkomunikasikan ketentuan-ketentuan yang berlaku b. Mengusulkan prosedur penggunaan dokumen legal c. Melaksanakan review dokumen legal yang dianggap perlu. 4. Melaksankan koedinasi dan pengendalian pengelolaan IT, meliputi : a. Pengaturan akses terhadap perangkat keras dan perangkat lunak b. Pelaksanaan DRP dissaster recovery plan c. Pemantauan ketaatan terhadap prosedur penggunaan teknologi informasi. 5. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian pelaporan, meliputi : a. Mengumpulkan seluruh data dan informasi lainnya menyangkut seluruh kegiatan di kantor regional. b. Mencatat dan mengolah seluruh data administrasi menyangkut seluruh kegiatan di kantor regional. Universitas Sumatera Utara 45 c. Membuat pelaporan seluruh data administrasi dan kegiatan di kantor regional. 6. Mendokumentasikan seluruh data administrasi dan kegiatan kantor regional.

E. Jaringan Usaha