Menurut The Liang Gie 2001 :102, sistem kearsipan disebut juga dengan sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer yaitu filing system.
Tetapi ada pula yang menyebutkan manajemen kearsipan atau record management. Terlepas dari istilah mana ynag lebih tepat dan yang akan
digunakan, tetapi yang jelas semua istilah itu mengandung pengertian yang sama, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Filing adalah suatu metode
atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah
ditentukan, biasanya untuk keperluan filing ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak
diinginkan. Kamus Administrasi Perkantoran memberikan rumusan sebagai berikut :
Sistem penyimpanan warkat filing system adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang haru dilaksanakan dalam penyimpanan warkat-warkat,
sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Amsyah 2001 : 30
C. Alat-Alat Perlengkapan Arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-
waktu diperlukan.
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan
mudah. 3.
Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga
perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau system penataan arsip filing system. Filing system adalah pengaturan dan penyusunan berkas secara
tertib dan sistematis, penyimpanan dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Menurut Wursanto 2000 : 32, pada umumnya peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Folder Map
Folder atau map yaitu semacam map tetapi mempunyai daun tertutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atau alat
menempatkan judul file yang bersangkutan, lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga menambah daya muat
dokumennaskah-naskah. 2.
Guide Petunjuk dan Pemisah Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan
sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. 3.
Tickler Berkas Pengingat
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
Tickler yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.
4. Filing Cabinet Lemari Arsip
Filing cabinet yaitu digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi arsip dengan guidenya. Filing cabinet sebaiknya tebuat dari
logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis. 5.
Rak Arsip Rak arsip yaitu untuk menyimpan berkas dokumen, tidak berbeda
dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Cara penataan berkas sama dengan cara pada filing cabinet, hanya pada rak
susunannya vertical ke samping dari kiri ke kanan. 6.
Kartu Kendali Kartu kendali ini tediri dari tiga lembar dengan warna yang berbeda-
beda. Pada kartu kendali ini terdapat kolom-kolom : a.
Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom masukkeluar
b. Hal
c. Isi ringkasan
d. Dari
e. Lampiran
f. Kepada
g. Tanggal, nomor surat
h. Nama pengolah
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
i. Paraftanda tangan
j. Catatan
1. Kartu Kendali Arsip
Kartu kendali arsip yaitu digunakan untuk pinjam arsip setiap pejabat yang memerlukan arsip, harus diberi kartu ini rangkap tiga, masing-
masing untuk : a.
Disertakan pada surat yang dipinjam. b.
Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam.
c. Pada berkas pengingat.
Peralatan atau perlengkapan arsip yang digunakan pada PT. Perkebunan Nusantara III adalah : folder map, filing cabinet, lemari, buku register karyawan,
buku jurnal perubahan penduduk, kartu personil, buku personil dan formulir perubahan penduduk.
D. Sistem Penyimpanan Arsip
