BAB III ANALISIS DAN EVALUASI
A. Sistem Penyimpanan Arsip
Pelaksanaan sistem penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan di dalam perusahaan, baik perusahaan perorangan maupun perusahaan dalam bentuk
lainnya. Penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III Sei Batang Hari Medan dilakukan oleh karyawan yang sesuai dengan bagian atau bidangnya.
Berdasarkan pada bab sebelumnya, supaya tercipta penataan kearsipan yang baik maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem
penyimpanan arsip terdiri atas : sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut subjek, sistem penyimpanan arsip menurut nomor,
sistem penyimpana arsip menurut tanggal, dan sistem penyimpanan arsip menurut wilayah.
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan
Nusantara III sudah efisien, dimana sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem nomor Numerical Filing System yaitu penyimpanan arsip- arsip yang
didasarkan atas nomor tanggal penerima surat. Proses penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III dimulai dari membaca surat, mengindeks dan
memberi kode surat. Apabila penyimpanan ini dilakukan dengan benar maka penyimpanan arsip-arsip disimpan dengan baik.
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
Penyimpanan arsip memiliki tiga azas, yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan sentralisasi – desentralisasi. Berdasarkan arsip
tersebut PT. Perkebunan Nusantara III menggunakan satu azas yaitu azas desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif secara terpisah di masing-masing tata
usaha pengolah, sehingga apabila karyawan ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat.
Menurut hasil penelitian yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan telah berjalan dengan
baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan perusahaan. Tujuan yang diharapkan itu antara
lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada yang hilang atau tercecer. Sebagai contoh : tempat penyimpanan arsip diberi confer agar terhindar dari
kerusakan yang disebabkan serangga dan tidak memperbolehkan meminjam arsip kepada pihak yang tidak berkepentingan tanpa persetujuan pimpinan.
B. Sistem Pemeliharaan Arsip
Kategori