d. Mencatat surat ke dalam kartu indeks, pencatatan pada kartu indeks berfungsi
untuk mempermudah penemuan kembali surat.
Lihat lampiran 2 Ad 5. Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan tempat dan lokasi, daerah atau wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang
tertentu pula. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan.
Dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 azas pengorganisasian. Sedarmayanti 2003 : 21 yaitu :
1. Azas sentralisasi
Azas ini disebut juga azas terpusat dimana seluruh arsip perusahaan disimpan dalam satu ruangan. Artinya semua arsip mengenai suatu perihal dari
bagian yang berlainan disimpan bersama dalam bagian kearsipan pusat. Bila bagian-bagian tersebut membutuhkan, maka mereka harus meminjam dari bagian
kearsipan terpusat.
2. Azas Desentralisasi
Menurut azas ini seluruh arsip disimpan secara terpisah pada setiap bagian atau unit yang memudahkan penyediaan arsip yang dibutuhkan.
3. Azas Gabungan Sentralisasi - Desentralisasi
Yang dimaksud dengan azas gabungan sentralisasi dengan desentralisasi adalah penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisir sedangkan unit-
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
unit arsip yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara sendiri-sendiri.
Sistem Penyimpanan Arsip pada PTP.Nusantara III
Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di PT. Perkebunan Nusantara III dipergunakan sistem nomor atau sistem numeric.
Arsip Aktif
Arsip yang masih berada pada bagiankebununit yang dipelihara karena secara fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan.
Contoh :1.Surat keputusan Direktur tentang pedoman penyelenggaraan perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III yang masih berlaku.
2 . Semua surat masuk. 3.
Surat edaran. 4.
Surat masuk berupa UU, Kepres, KPTS Menteri.
Arsip Inaktif
Arsip yang frekuensi untuk penyelenggaraan administrasi sudah tidak aktif.
Contoh : semua arsip surat masuk dan surat keluar dari arsip aktif setelah satu tahun berjalan.
Arsip Permanen
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk permanen penyelenggaraaan perusahaan secara umum namun mempunyai nilai informasi
yang cukup tinggi.
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
1. Dokumen Akte Pendirian Perusahaan 2. Dokumen Hak Guna Usaha
3. Surat Keputusan Menteri 4. Peralatan dan bahan
5. Acuan Reverensi PKB 6. Rincian Instruksi
Penyimpanan arsip memiliki tiga azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan sentralisasi – desentralisasi. Berdasarkan arsip
tersebut PT. Perkebunan Nusantara III menggunakan satu azas yaitu azas desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif secara terpisah di masing-masing tata
usaha pengolah, sehingga apabila karyawan ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat. Dalam penelitian penulis,
penyimpanan arsip pada PTPN III tidak menggunakan kartu pinjaman arsip yang merupakan cara paling mudah untuk mengingat arsip yang disimpan.
E. Sistem Pemeliharaan Arsip
