Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan

(1)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

MEDAN

INKONSISTENSI PENGELOLAAN ARSIP

PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (Persero)

MEDAN

SKRIPSI MINOR

DIAJUKAN O L E

H

LENNI MARLINA MARPAUNG

NIM. O 5 2 1 0 3 0 4 1

JURUSAN : KESEKRETARIATAN

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK

MENYELESAIKAN

PENDIDIKAN PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2008

(2)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

TANDA PENGESAHAN SKRIPSI MINOR

NAMA : LENNI MARLINA MARPAUNG NIM : 0 5 2 1 0 3 0 4 1

JUDUL : INKONSISTENSI PENGELOLAAN ARSIP

PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

Tanggal………. Pembimbing/Penanggung Jawab

Marhayanie, S. E, M. Si

Tanggal……… Ketua Jurusan

Dr. Endang Sulistiyarini, S. E, M. Si

Tanggal……… Dekan

(3)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

Pengharapan yang hampir putus

Air mata yang terasa kering,

Bibir yang enggan tersenyum

Kepala yang tak sanggup tegak

Demikianlah jauhnya angan dari kesanggupan kita

Tapi saat ini Yesus telah mematahkan kemustahilan harap

kita,

membuka mata kita,

Tiada yang mustahil bagi Dia

Doamu mama dan bapak,

Dukamu dan tangismu

Bahkan tulangmu yang serasa berserakan

Tak satu pun menjadi sia-sia di hadapan Tuhan

Dan saat ini

Terimalah mama dan bapak …….

karya pertamaku

Jawaban doa kita

Kiranya ini menyenangkan hatimu,

Menyejukkan dahagamu

Dan meneguhkan iman kita pada Allah Tuhan kita

(4)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

Kata Pengantar

Terpujilah Allah Bapa Yang Maha Kuasa yang selalu melimpahkan kasih karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi Minor ini tepat pada waktunya sebagai salah satu syarat menyelesaikan studi pada jurusan Kesekretariatan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam penyusunan skripsi minor ini penulis telah mengusahakan yang terbaik untuk memperoleh hasil yang benar –benar bermanfaat. Namun, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi minor ini masih jauh dari kesempurnaan

Dalam mengerjakan skripsi minor ini penulis tidak terlepas dari dukungan dan dan kerja sama dari berbagai pihak. Maka dengan rendah hati penulis mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dr. Endang Sulistiyarini, S.E, M.Si selaku Ketua Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Arlina Nurbakti Lubis, S.E, MBA selaku Sekretaris Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Ibu Dra. Marhayanie, S. E, M. Si selaku dosen pembimbing skripsi minor yang memberikan bimbingan , saran dan pengarahan kepada penulis

(5)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

5. ibu Yulinda, M.Si selaku dosen wali serta segenap dosen dan staf pengajar di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis selama masa perkuliahan

6. seluruh staf dan karyawan kantor Direksi PT Perkebunan Nusantara III (persero) Medan yang telah memberi izin kepada penulis dalam melaksanakan penelitian dan telah banyak membantu dan memberikan masukan selama pengerjaan skripsi

7. Kedua orang tuaku di Porsea Narumonda yang tetap setia berdoa untukku dan buat seluruh saudaraku ( Kel. Bang Monang yang setia mendampingi, Kel. Kak Murny yang tetap perhatian, Kel. Bang Hotman yang banyak membantu dana, Kel. Bang Oloan sebagai sahabat dalam susah senang, Kel. Kak Lasma yang memberi suasana berbeda)

8. teman-temamn koordinasi UP FEDITA periode 2007/2008 : K’Echi (ibu Negara), Emi dan Yanti (satu tim awak), Febri yang manjawapi dan Uli yang caldis abizzzzz, Sri Ulina dan Ester yang dewasa bangat dan satu lagi kawan awak yang paling lucu Kristina. Sungguh kesempatan yang sangat berharaga bisa bekerja sama dengan kalian, merasakan suka duka dalam pelayanan. Tetap semangat dan andalkan Dia selalu

9. ‘B. Binsar dan K’. Ida Solfa Rona yang telah membrikan banyak sekali bimbingan dalam pembentukan karakter penulis. Teman-teman satu kelompok: K’Kity, K. Kiky, Hermina, Grace, Mira dan Friska, terima kasih buat kesetiaan dan dukungan doa teman-teman semua

(6)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

10.adik-adik kelompokku yang tersayang: Debby, Desy, Iving, Lora, Yohana dan Wenny. Tetap berikan yang terbaik dari yang kita punya untuk membuat semuanya lebih baik.

11.buat sahabat doaku: Menda dan Panda nan jauh di mata……terima kasih buat semua waktu yang terbaik dan termanis, dukungan dan doa-doanya.

12.Teman-teman di D-III Kesekretariatan : Nurnelly, K’Margaret, Lisda, Fitri, Nurialam dan teman-teman yag tidak dapat disebutkan satu per satu, tetaplah menjadi teladan setelah di dunia profesi. Cemangat……….!!!!!!!

Inilah karya pertama yang sarat dengan kekurangan, oleh karena itu penulis sangat membutuhkan saran yang membangun.

Akhir kata penulis berharap semoga penelitian ini bermanfaat bagi setiap pembaca skripsi

Terima Kasih

Medan, 22 Mei 2008 Penulis

(7)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1

A. Latar Belakang Pemilihan Judul ………... 1

B. Perumusan Masalah ……… 2

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ……….. 3

D. Metodologi Penulisan Tugas Akhir………. 3

1. Lokasi Penelitian……….. 3

2. Sumber Data………. 3

3. Teknik Pengambilan Data………. 3

4. Metode Analisis Data……… 4

BAB II PENGELOLAAN ARSIP PADA PTPN III MEDAN .. 5

A. Profil Perusahaan... 5

1. Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan... 5

2 Struktur Organisasi Dan Uraian Tugas ... 7

B. Pengertian Arsip dan Kearsipan... 13

(8)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

D. Sistem Penggolongan dan Azas Pengorganisasian Arsip... 16

E. Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar……… 20

F. Pola Klasifikasi Arsip……… 29

G. Sistem Penataan Berkas Dan Penemuan Arsip……….. 33

H. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip... 37

I. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip... 39

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI... 48

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 61

A. Kesimpulan ... 62

B. Saran... 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

(9)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang dilakukan di setiap badan usaha pemerintah maupun swasta yang menyangkut penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen kantor lainnya. Mengingat fungsinya sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi maka sangat penting untuk melakukan pengelolaan arsip dengan konsisten agar mudah ditemukan saat dibutuhkan sekalipun sudah lama diarsipkan .

Setiap bagian dalam kegiatan oraganisasi membutuhkan arsip. Semakin besar suatu organisasi, maka semakin banyak pula dokumen yang harus ditemukan kembali, sehingga membutuhkan tenaga kerja yang lebih banyak, biaya yang lebih tinggi, dan perlengkapan dan peralatan yang semakin lengkap dan canggih serta membutuhkan sistem pengarsipan yang konsisten.

Mengingat begitu pentingnya arsip dalam kegiatan perusahaan maka perusahaan harus mengetahui, dan melaksanakan tata cara dalam mengarsip, sebab jika tidak ditangani dengan baik maka akan menimbulkan hal-hal yang merugikan perusahaan. Oleh karena itu pada kesempatan penulisan skripsi minor ini, penulis meneliti beberapa hal mengenai proses pengarsipan yang belum dilaksanakan dengan tepat dan konsisten.

(10)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

14 B. Rumusan Masalah

Masalah dapat diartikan sebagai adanya kesenjangan antara harapan dengan kenyataan. Setiap perusahaan memiliki masalah dan setiap masalah memerlukan suatu penyelesaian yang tepat, dan mengingat masalah kearsipan merupakan masalah yang sangat kompleks maka penulis merumuskan masalah: apakah pengelolaan arsip telah dilakukan dengan tepat dan konsisten pada PTP Nusantara III (persero) Medan?

C.1. 1 Tujuan penulisan

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah :

1. mendeskripsikan pengelolaan arsip di PTP Nusantara III (persero) Medan 2. untuk mengetahui apakah pengelolaan arsip pada PTP Nusantara III telah

konsisten

1. 2 Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan laporan ini adalah : 1. Bagi Penulis

Sebagai bahan membandingkan teori pengelolaan arsip dengan praktik yang didapat selama PKL ( Praktik Kerja Lapangan ) pada PTP Nusantara III Medan 2. Bagi Perusahaan

Masukan bagi perusahaan/organisasi untuk kelancaran aktivitas di perusahaan dalam pengelolaan arsip

3. Bagi Pembaca

Dapat dijadikan bahan informasi bagi pembaca dalam pelaksanaan pengelolaan arsip pada perusahaan/organisasi

(11)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

15 D. Metodologi Penelitian

1. Lokasi

Perusahaan PTP Nusantara III yang menjadi objek penelitian terletak di JLN. Seibatanghari No.2 Medan.

Waktu pelaksanaan penelitian dilakukan pada bulan Februari hingga bulan April 2008 2. Sumber Data

A. Primer

Yang dimaksud dengan data primer adalah data mentah yang diperoleh dari hasil penelitian langsung dan harus diolah kembali menjadi informasi yang dapat dimengerti oleh pengguna informasi

B. Skunder

Yang dimaksud dengan data skunder adalah data yang diperoleh dari studi kepustakaan yaitu penelahaan buku-buku, arsip-arsip dan catatan-catatan tertulis yang berkenaan dengan masalah yang diteliti dari perpustakaan dan dokumen yang diperoleh dari tempat penelitian.

3. Teknik Pengambilan Data

Adapun teknik pengambilan data dilakukan dengan cara :

i. Praktek Kerja Lapangan (PKL) yaitu dengan ikut praktek langsung dalam setiap proses teknis pengarsipan

ii. Observasi, yaitu mengumpulkan data yang dilakukan penulis berupa pengamatan langsung terhadap aktivitas yang berkaitan dengan arsip

iii. Studi dokumentasi, yaitu mengadakan pencatatan langsung terhadap dokumen atau arsip yang berhubungan dengan masalah yang diteliti

(12)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

iv. Wawancara, yaitu dengan menanyakan langsung kepada pihak yang berwewenang untuk memberikan keterangan yang diperlukan

4. Metode Analisis Data a. Metode Analisis Deskriptif

Yang dimaksud dengan metode analisis deskriptif yaitu analisis yang dilakukan dengan gambaran jelas mengenai masalah- masalah yang akan diteliti dan menarik kesimpulan yang bersifat khusus kemudian membandingkannya dengan teori yang menyajikan dan menganalisis data sehingga diperoleh gambaran yang jelas mengenai masalah yang diteliti

b. Metode Deduktif

Yang dimaksud dengan metode deduktif yaitu metode yang dilakukan untuk mengambil kesimpulan khusus yang berlaku umum di perusahaan berdasarkan teoti yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran

(13)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

BAB II

PENGELOLAAN ARSIP

PADA PTPN III(PERSERO) MEDAN

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pembentukan perusahaan diawali dengan proses pengambilan perusahaan- perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958yang dikenal dengan proses nasionalisasi. Perusahaan perkebunan asing hasil nasionalisasi selanjutnya berubah menjadi perseroan Perkebunan Negara (PPN), embrio yang turut membentuk perusahaan berasal dari NV. Rubber Cultuur Maatschappij Amsterdam (RCMA) dan NV. Cultuur Mij’de Oeskust (CMO) merupakan perusahaan perkebunan Belanda yang beroperasi di Indonesia sejak zaman Kolonial Hindia Belanda

Salah satu perusahaan yang terbentuk diberi nama Perusahaan Perkebunan Negara baru cabang Sumatera Utara (PPN baru). Setelah beberapa kali mengalami perubahan bentuk sesuai dengan peraturan perundang-undangan Pemerintah RI. Kemudian pada tahun 1968 PPN oleh pemerintah di restrukturisasi menjadi beberapa kesatuan perusahaan Negara Perkebunan(PNP). Selanjutnya pada tahun 1974 status hukum PNP diubah menjadi PERSEROAN TERBATAS (PT) dan diberi nama PT. PERKEBUNAN (PERSERO)

Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha, perusahaan – perusahaan dalam lingkungan BUMN Sub Sektor perkebunan dengan melakukan

(14)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

kegiatan usaha berdasarkaan wilayah eksploitasi, selain itu dilakukan perampingan struktur organisasi dari program restrukturisasi tersebut telah dilakukan penggabungan 27 ( dua puluh tujuh ) BUMN perkebunan yaitu PT. Perkebunan I sampai dengan PT. Perkebunan XXXII dan satu BUMN Peternakan yaitu PT. Bina Mulia Ternak menjadi 14 BUMN perkebunan baru yang diberi nama PT. Perkebunsn Nusantara I sampai dengan PT. Perkebunan Nusantara XIV

Kemudian pada tahun 1994 dilakukan proses penggabungan manajemen, 3 BUMN perkebunan terdiri dari PT. Perkebunan III ( persero) , PT. Perkebunan IV (persero), dan PT. Perkebunan V (persero). Selanjutnya melalui peraturan- peraturan RI NO. 8 TAHUN 1996 TANGGAL 14 Februari 1996, ketiga perusahaan tersebut yang wilayah kerjanya di Propinsi Sumatera Utara dilebur menjadi satu yang diberi nama PT, Perkebunan III ( persero) yang berkedudukan di Medan Sumatera Utara. PT. Perkebunan III (persero) didirikan dengan Akte Notaris Hanum Kamil . SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan Mentri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2-8331. HT.01.01 Th. 96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat dalam berita Negara Republik Indonesia No. 81 tahun 1996. dan tambahan Berita Negara No. 8674 tahun 1996

Seiring dengan perubahan pola bisnis paradigma baru PT. Perkebunan Nusantara III (persero) telah merancang program Transformasi Bisnis sejak bulan Agustus 2003 sebagai kata kunci dari “kinerja” PTPN III (PERSERO) sedang melakukan perubahan terhadap pola target of business as usual menjadi pola targetof strategic of business. Untuk mendukung keberhasilan program tersebut PTPN III (persero) secara sistematis dan kesinambungan melakukan upaya untuk mensosialisasikan program strategic initiative melalui pemahaman dan penyebarluasan buku panduan

(15)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

transformasi Bisnis unit –unit usaha, melalui instrusi langsung dari distrik manager/general manager setempat kepada jajarannya, dan menginformasikan melalui Majalah Nusa Tiga milik PT Perkebunan Nusantara III ( persero). Disamping itu melalui Malcom Bakdride PTPN III ( persero) telah dan sedang melakukan pelatihan terhadap sejumlah karyawan, pimpinan yang telah diunjuk untuk memberikan pemahaman yang lebih komperhensif sebelum mengadakan assessment terhadap jalannya proses program Strategic initiative (CBHRM, OPEX, TQM, CRM, & QFI) sebagai upaya dalam meningkatkan “kinerja” perusahaan.

2. Struktur Organisasi PTP N III (persero)

Struktur organisasi adalah susunan atau kesatuan yang terdiri atas bagian- bagian

( orang) yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama

Struktur organisasi PTPN III berbentuk lini (garis), dan staff. Dalam hal ini pendelegasian wewenang dilakukan secara vertikal melalui garis terpendek dari seorang atasan kepada bawahannya. Pelaporan tanggung jawab dari bawahan kepada atasannya juga dilakukan melalui garis vertikal yang terpendek . Perintah- perintah hanya diberikan seorang atasan dan pelaporan tanggung jawab kepada atasan bersangkutan

(Lihat lampiran 1)

Berdasarkan gambar struktur organisasi pada PTPN III Persero Medan dapat dijelaskan uraian tugas dan tanggung jawab masing- masing bagian sebagai berikut: 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

(16)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

RUPS adalah bagian tertinggi dalam organisasi perusahaan yang berfungsi sebagai pengambil keputusan tertiggi pada PTPNIII (persero) Medan dan sebagi pusat pengawasan terhadap jalannya kegiatan perusahaan.

2. Dewan Komisaris

Dewan komisaris berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas untuk kepentingan para pemegang saham. pengolah usaha sepenuhnya dilaksanakan oleh para Direksi. Adapun Dewan Direksi bertugas antara lain:

a) melakukan pengawasan atas jalannya pengurusan perusahaan

b) melakukan tugas-tugas yang secara khusus diberikan kepadanya menurut anggaran dasar

c) melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan pemerintah terutama di bidang yang berhubungan dengan tujuan dan lapangan usaha perseroan.

Pada struktur organisasi PTPNIII (persero) Medan terdapat juga beberapa Direktur dan bagian-bagian yang secara langsung terlibat dalam daaan perusahaan yaitu sebagai berikut:

1. Direktur Utama

Tugas dan wewenangnya adalah :

1. membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis agribisnis

2. Melakukan prinsip tata kelola perusahaan yang baik di semua jajaran 3. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Bussiness Succes 4. mewujudkan fortofolio bisnis perusahaan yang memberi keuntungan dan nilai

(17)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

5. mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000 dan SMK3

6. menetapkan ssistem sarana dan prasarana informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base serta memberdayagunakannya secara maksimal

7. mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya dan tercapainya tujuan perusahaan serta memelihara dan menjaga harta perusahaaan

8. memimpin dan mengendalikan seluruh operasi perusahaan

2. Direktur Produksi

Tugas dan wewenangnya adalah:

1. mengawasi kelancaran proses produksi

2. menyusun rencana kerja yang sesuai dengan target produksi 3. membuat rencana penelitian bahan baku

4. menetapkan dan mewujudkan susunan strategi di bidang produksi 5. menetapkan upaya strategis di bidang produksi

6. menetapkan sistem kerja ( work system) di bidang produksi

7. menterjemahkan kebutuhan pasar menjadi pelaksanaan operasional bidang produksi

8. melaksanakan ISO 9000, ISO 14000, dan SMK3

9. mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien

10.mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000. ISO 14000 dan SMK3

(18)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

11.menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui Teknologi Informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base serta mendayagunakan secara maksimal

3. Direktur Keuangan

Tugas dan wewenangnya adalah:

1. merencanakan sumber-sumber dana yang diperoleh 2. mencari dan memanfaatkan dana

3. menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai posisi keuangan yang baik

4. menjaga keseimbangan antara pertumbuhan dan profitabilitas perusahaan

5. melakukan asssets Assessment secara berkesinambungan untuk memberdayakan asset potensial

6. memonitor dan mengevaluasi biaya produksi ( harga pokok FOB ) melalui pemanfaatan Actifity Based Costing (ABC )

7. memelihara Cash Reserve Requirement Minimum 2 (dua) bulan kebutuhan dana operasional

8. mengkoordinasi dan memberikan pengarahan dalam penyusunan RKAP/RKO dan RJP

9. menjalin hubungan yang harmonis dengan Steke Holder

10.membangun sarana dan prasarana informasi manajemen keuangan melalui Teknologi Informasi (TI) yang berintegrasi dan berbasis data base serta memberdayagunakan secara maksimal

11.mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000, dan SMK3

(19)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

23 4. Direktur Pemasaran

Tugas dan wewenangnya adalah:

1. melakukan hubungan dengan perusahaan lain serta menerima pesanan dari perusahaan lain

2. melakukan riset pasar dan mengumpulkan informasi pasar 3. mengembangkan pemasaran produksi baik dalam dan luar

4. menetapkan dan mengevaluasi upaya strategic dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa

5. menetapkan sistem pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap

6. menetapkan pedoman harga

7. menetapkan kebijakaan dalam menyiasati perkembangan pasar dan prilaku pesaing (market intelegence)

8. menginformasikan kebutuhan pasar serta berkesinambungan kepada Direktur Prouksi

9. merancang proses bisnis dan work system bidang pemasaran dan bidang pengadaan barang dan jasa untuk mewujudkan operational excellence

10.memasarkan produk dengan biaya penjualan yang efisien, nilai penjualan yang optimal sehingga tercapainya kepuasan pelanggan

11.mengendalikan biaya penjualan dan biaya pengadaan pada tingkat yang lebih efisien

12.menerapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui Teknologi informasi ( TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal

(20)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

13.mensukseskan pelaksanaan sistem manajenen ISO 9000, ISO 14000, dan SMK3

5. Direktur Sumber Daya Manusia Tugas dan wewenangnya adalah:

1. menyusun rencana, mengarahkan, mengkoordinir bidang pengembangan SDM dan mengadakan pengkajian SDM

2. melaksanakan pengendalian, pengawasan penyelesaian hukum, agraria, kesepakatan, kesehatan, keamanan, serta sosial umum

3. melaksanakan mapping personal secara periodik

4. menetapkan program peningkatan kesejahteraan (quqlity of life)

5. menetapkan kebijakan dan mengevaluasi pelaksanaan bina lingkungan 6. menetapkan kebijakan untuk memenuhi aspek legal perusahaan

7. menetapkan sistem kerja ( work system) bidang SDM untuk mewujudkan operational excellence

8. menetapkan dan melaksanakan sistem pendidikan dan pelatihan 9. menetapkan siistem kompensasi dan renumerasi

10.menetapkan jenjang karir karyawan

11.menjalin hubugan yang harmonis dengan stake holder

12.mengendalikan biaya pembinaan SDM dan Umum secara efisien

13.mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000 , ISO 14000, dan SMK3

14. menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi informasi (TI) yang berintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal

(21)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

25 B. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Menurut Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat- surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:

- surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga , organisasi, instansi, perorangan ) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang, dan

- surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu- waktu diperlukan kembali

Pengertian arsip di Negara kita (Indonesia), diatur dalam Undang- Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang : Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1 sebagai berikut:

a. Naskah –naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah

b. Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan- badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

(22)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

“arsip ialah kumpulan dari surat- menyurat yang terjadi karena suatu pekerjaan aksi, transaksi yang disimpan, dan bila dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tugas (tindakan) selanjutnya. Arsip juga berarti suatu gedung dimana diadakan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan surat-surat”

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat- surat atau dokumen – dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat- surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan

C. Fungsi Dan Peranan Arsip 1. Fungsi Arsip

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

a. arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari- hari. Berdasarkan kegunaannya dapat dibedakan menjadi 3 macam , yaitu

- Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja - Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun - Arsip Inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan

sehari- hari

b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari- hari.

(23)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

a. arsip aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 (satu) tahun

b. arsip in-aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 s/d 5 tahun (arsip yang sudah berjalan 1 tahun)

c. arsip permanen : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 s/d 5 tahun atau 30 tahun ( akte pendirian perusahaan, HGU, Personil Map)

2.

Peranan kearsipan bagi lembaga

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningakatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu menurut Sedarmayanti (2003: 19 ) peranan arsip adalah:

a. sebagai alat utama ingatan bagi perusahaan b. sebagai bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

c. sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

d. sebagai barometer kegiatan, mengenai setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip

e. sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya

Pada PTPNIII (persero) arsip sangat berperan aktif dalam melakukan setiap gerak kerja dalam perusahaan.

Peralatan dan bahan:

1 ruangan yang representative 2 lemari/rak

3 map order 4 alat tulis kantor acuan refernsi

(24)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

1. UU no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan

2. PP no. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumenperusahaan

3. standar SMM ISO 9001: 2000 & SML ISO 14001:2004

D. Sistem Penggolongan dan Azas pengorganisasian Arsip

Arsip dapat digolongkan menjadi beeberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu :

1. Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya, dapat dibedakan menjadi beberapa macam yaitu:

- arsip keuangan, misalnya laporan keuangan, Daftar Gaji,dll

- arsip kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalh kepegawian, misalnya Daftar Riwayat Hidup Pegawai, Surat Lamaran, dll - arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah

pemasaran , misalnya: Surat Penawaran , Surat Pesanan, dll

- Arsip Pendidikan, adalah arsip yang berhubungan dengan masala- masalah pendidikan, misalnya: Garis-garis Besar Program Pengajaran (GBPP), Satuan Pelajaran, dll

2. Pengolongan arsip menurut Bentuk atau wujudnya ada beberapa macam, misalnya - surat, antara lain: Naskah Perjanjian/kontrak, akte pendirian perudahaan /organisasi, Notulen Rapat, Laporan- laporan, Kuitansi, Naskah Berita Acara, Bon Penjualan, Kartu Pegawai, Tabel-tabel , Gambar atau Bagan, Grafik

(25)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

29 - Piringan Hitam

- Mikrofilm

3. Penggolongan Arsip menurut nilai atau kegunaannya, menurut Milton Reitzfeld mengemukakan 7 ( tujuh ) nilai arsip yaitu:

a. Nilai kegunaan administrasi ( values for administrative use) b. nilai- nilai kegunaan hukum (values for legal use)

c. nilai- nilai kegunaan uang (values for fiscal use)

d. nilai –nilai kegunaan untuk kebijaksanaan (values for policy use) e. nilai- nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan (values for operating

use)

f. nilai- nilai kegunaan untuk sejarah (values for historical use) g. nilai –nilai kegunaan untuk penelitian (values for research)

4. Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingannya dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu:

a. Arsip Nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunayai hubungan dengan hal-hal ang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama

b. Arsip yang diperlakukan , arsip yang masih mempunayi nilai kegunaan , tetapi sifatnya sementara dan kadang –kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan

c. Arsip penting ( important archives), yaitu arsip mempunayai nilai hukum, pendidikan, keuangann , dokumentasi, sejarah, dan sebagainya d. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen,

(26)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

5. Penggolongan Arsip menurut keseringan penggunaannya, dapat dibedakan menjadi 3 (tiga ) macam yaitu:

a. Arsif yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja

b. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang-jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapai kadang masih diperlukandalam proses penyelenggaraan pekerjaan

c. Arsip Pribadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya 6. Penggolongan Arsip Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya, dapat

dibedakan atas:

a. Arsip Nasional di IbukotaRI, sebagai inti disebut Arsip Nasional Pusat

b. Arsip Nasional di tiap- tiap ibukota taingkat I, termasuk daerah-daerah yang setinngkat dengan Daerah Tingkat I

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharannya dapat pula dibedakan menjadi dua macam, yaitu arsip sentral dan arsip unit

- Arsip Sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau asip yang dipusatkan penyimpanannya. Disebut juga arsip makro atau arsip umum , karena merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai arsip unit

- Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Disebut juaga arsip mikro atau arsip khusus, karena hanya menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan

(27)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

7. Penggolongan Arsip menurut Keasliannya dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu:

(28)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

32 a. arsip asli

b. arsip tembusan

c. arsip salinan

d. arsip berupa petikan

Pada PTPN III (persero) penggolongan secara subjek dilakukan dengan membagi tugas pada tiap bagian. Maksudnya dari struktur organisasi dapat dilihat terdapat 16 (enam belas ) bagian yang menangani tugas masing-masing misalnya bagian sekretariat menangani arsip-arsip sentral, Bagian Akuntansi menyimpan arsip akuntansi perusahaan, Bagian Administrasi menyimpan arsip-arsip administrasi perusahaan, dll

Sedangkan penggolongan menurut nilai kegunaan, sifat kepentingan, keseringan penggunaan menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan, dan penggolongan arsip arsip menurut keasliannya telah dilakukan sesuai dengan teori di atas.

Azas pengorganisasian Pengelolaan arsip

Dalam penyimpanan arsip dikenal tiga azas pengorganisasian yaitu: 1. Azas Sentralisasi

Adalah pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpan arsip. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat spesifik

2. Azas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh orgniasasi yang besar

(29)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus

3. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas Sentralisasi dan Desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi atau azas Desentralisasi. Misanya : untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh setiap unit), disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit

Dalam hal ini PTPN III (persero) menggunakan azas gabungan Sentraisasi dan Desentralisasi yaitu menyimpan arsip-arsip umum secara sentral dan arsip juga dilakukan di setiap Bagian/ Unit yang bersangkutan masing-masing

E. Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Seperti yang telah diutarakan, yang dimaksud arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk menyelenggarakan administrasi organisasi. Sumber arsip dinamis aktif adalah dari surat masuk dan surata keluar. Ada lima langkah pengurusan dan pengendalian surat (Wursanto, 2000 : 110-117) yaitu

(30)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

Organisasi pengelolaan surat masuk adalah unit-unit yang terlibat dalam proses pengelolaan surat masuk, yang terdiri dari unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah, dan unit penata arsip

Uraian tugas masing-masing unit dapat dijelaskan sebagai berikut: a. penerima surat memiliki tugas:

- menerima surat

surat dapat diterima melalui kurir dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar. Surat masuk dapat juga dikirim dengan alamat kotak pos atau PO. BOX di kantor pos

- memeriksa jumlah dan alamat surat

- memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau pada lembar pengantar surat

- mengantarkan surat pada unit penyortir b. penyortir surat bertugas :

- menerima surat yang diserahkan oleh unit penerima

- mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi - menyortir surat berdasarakan klasifikasi surat

Menurut sifatnya surat dapat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat rahasia, surat penting dan surat biasa.

Surat sangat rahasia adalah surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan organisasi atau perusahaan, dan apabila surat tersebut sampai jatuh ke tangan orang yang

(31)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

tidak bertanggung jawab, maka akan dapat membahayakan keamanan organisasi/ perusahaan

Surat rahasia adalah surat yang dapat metugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi /perusahaan yanag bersangkutam apabila jatuh kepada orang yang tidak bertanggung jawab

Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat , dan sutar tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu yang lama

Surat biasa adalah : surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting

Menurut derajatnya surat dibedakan atas surat kilat atau kilat khusus, surat sangat segera, surat segera. Surat kilat harus diproses pada saat itu juga dan harus segera disampaikan kepada pimpinan. Surat sangat segera harus diproses pada saat itu juga dan harus segera disampaikan kepada pimpinan pada hari itu juga (hari atau tanggal surat diterima). Surat segera adalah surat yang harus doproses dan disampaikan paling lambat 1 x 24 jam

- membuka surat

surat- surat penting , surat sangat rahasia dan surat rahasia tidak boleh dibuka , sedangkan surat biasa boleh dibuka

- meneliti suarat berikut lampirannya

(32)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

- mengirim surat dalam keadaan terbuka (untuk surat penting dan biasa) dan surat yang masih tertutup ( sangat rahasia dan rahasia) kepada unit pencatat berikut sampul suratnya

c. pembukaan surat

pembukaan amplop surat dapat dilakukan dengan cara:

- menyobek bagian pinggiran dari sampul surat

- dengan menggunakan alat pembuka amplop , misalya: pisau biasa, pisau silet, mesin pembuka amplop manual atau mesin pembula amplop listrik

-d. pencatat surat bertugas :

- menerima dan menghitung secara teliti surat- surat yang dikirim oleh unit penyortir

- mencatat surat- surat tersebut pada lembar pengantar surat dan kartu kendali - menyampaikan surat- surat tersebut dengan dilampiri lembar pangantar dan

kartu kendali ke unit pengarah e. Pengarah surat bertugas:

- menerima dan meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali untuk diarahkan kepada unit pengolah

- menyampaikan surat- surat tersebut kepada unit pengolah menggunakan buku pengiriman surat, melalui petugas yang ada pada unit pengarah

(33)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

37 f. Pengolah surat bertugas

- menerima surat

- memproses atau mengolah lebih lanjut surat- surat yang diterima - memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia

- mengendalikan surat- surat yang telah diproses kepada unit pengarah melalui petugas pada unit pengolah, berikut tindakan pengendalian surat dan lembar- lembar pengantar surat

untuk surat-surat sangat rahasia dan rahasia, yang dikembalikan hanya lembar pengantarnya saja

g. penata arsip bertugas:

- menerima surat dari unit pengolah

- menyimpan surat-surat yang telah selesai diolah dengan menggunakan sistem kearsipan yang telah dibakukan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan

- menerima kartu kendali untuk kemudian disimpan pada tempatnya

- mengirim kartu kendali lainnya kepada unit pengolah, sebagai bukti bahwa surat- surat tersebut sudah disimpan di unit kearsipan

Perlu diketahui bahwa unit penerima, unit pencatat, unit pengarah, serta unit kearsipan merupakan satu kesatuan kerja tata usaha pada organisasi atau perusahaan. Pada PTPN III (persero) uraian tugas tiap bagian dalam penanganan surat masuk telah

(34)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

dilakukan seperti ketentuan diatas, akan tetapi perusahaan tidak menggunakan kartu kendali. Secara umum tugas tiap bagian dalam penanganan surat masuk di atas hanya dilakukan oleh dua bagian yaitu:

1 unit penerima surat yang bertanggung jawab seperti uraian di atas

2. unit pengolah yang menangani tugas-tugas pembukaan surat, penyortiran, pencatatan surat, dan pengarahan surat serta melakukan penataan arsip sendiri. Jadi tidak ada karyawan yang khusus menangani arsip-arsip perusahaaan, karena karyawan menangani arsip sesuai bagiannya masing-masing.

A. Proses penggelolaan Surat Masuk

Pengurusan surat masuk dibedakan menjadi 3 ( tiga ) macam, yaitu pengurusan surat penting, pengurusan surat rahasia dan pengurusan surat biasa

1. pengurusan surat penting

Surat penting adalah surat yang memuat informasi tentang permasalahan pokokk yang baik secara langsung ataupun tidak langsung akan mempengaruhi keberhasilan organisasi atau perusahaan. Surat- surat penting memilikii kegunaan cukup lama tidak hanya sekali pakai, tetapi berlaku sampai kurun waktu tertentu hingga permasalahannya selesai dikerjakan

surat penting misalnya:

a. semua surat yang berkaitan dengan kebijaksanaan organisasi atau perusahaan, misalnya surat perjanjian kerja sama, surat pemesanan barang, surat konfirmasi, surat telegram dan sebagainya

(35)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

b. semua surat yang isinya berhubungan dengan kebijaksanaan pelayanan dalam bidang kepegawaian, keuangan, peralatan pekerjaan. Misalnya surat pengangkatan pegawai, surat bukti pembayaran, faktur, daftar perincian penerimaan barang dan lain-lain

c. semua surat yang akan menimbulkan kerugian bagi perusahan apabila informasinya tidak sampai kepada yang bersangkutan, misalnya surat pemberitahuan tender.

2. proses pengurusan surat penting

a. semua surat masuk termasuk surat penting diterima oleh unit penerima b. unit penerima meneruskan kepada unit penyortir

c. unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat lampiran dan sampul surat

d. unit pencatat menyiapkan kartu kendali rangkap tiga, dan mengisi kolom-kolomnya berdasarkan data-data yang ada pada surat tersebut. Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali rangkap tiga yang telah diisi beserta lembar disposisinya

e. unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah berikut kartu kendali dengan memperhatikan :

1. lembar pertama kartu kendali ditinggal pada unit pengarah

2. lembara kedua dan ketiga kartu kendali berikut surat dan lampirannya diteruskan kepada unit pengolah

(36)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

f. unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat penting tersebut dengan memperhatikan :

1. lembar ketiga kartu kendali tetap tinggal di unit pengolah surat

2. lembar kedua kartu kendali dikembalikan kepada unit pengarah untuk kemudian diteruskan kepada unit penata arsip

3. batas waktu penyelesaian surat penting

Batas waktu penyelesaian surat yang ditetapkan oleh setiap instansi berbeda-beda. Sampai saat ini belum ada peraturan yang baku. Namun, di luar negeri ada ketentuan bahwa setiap surat harus dapat diselesaikan dalam jangka wakrtu 3 (tiga) hari. Penggunaan aturan 3 hari memungkinkan surat yang tidak dapat dibalas dalam waktu tersebut, karena memerlukan data- ata atau informasi yang cukup banyak, bisa dibalas terlebih dahulu disertai pernyataan bahwa penjelasan lebih lanjut secara terinci akan disampaikan dalam waktu yang tidak terlalu lama.

3. Pengurusan Surat Rahasia

Adapun prosesnya adalah sebagi berikut:

a. semua surat masuk termasuk surat rahasia, sangat rahasia, atau surat tertutup diterima oleh unit penerima surat

b. unit penerima meneruskan surat tersebut kepada unit penyortir berikut surat-surat yang lain

(37)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

d. unit pencatat meneruskan surat tersebut kepada unit pengarah dengan menggunakan lembar pengantar surat rahasia

dalam lembar pengantar yang perlu diisi adalah :

1) nomor surat yang tercantum pada sampul luar ( sampul yang pertama)

2) asal surat , dapat dilihat dari kop sampul surat atau alamat si pengirim suarat

3) tanggal penerimaan surat 4) jumlah surat yang diterima

5) nama terang dan tanda tangan penerima surat

e. unit pengarah meneruskan surat rahasia tersebut masih dalam keadaan tetutup berikut lembar pengantarnya

f. unit pengolah menerima surat rahasia tersebut masih dalam keadaan tertutup berikut lembar pengantarnya

g. unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikan kepada unit pengarah sebagai arsip

h. unit pengolah membuka sampul suat, membaca, serat memproses lebih lanjut sampai selesai

4. pengurusan surat biasa

Pada dasarnya pengurusan surat biasa sama dengan pengurusan surat rahasia . perbedaannya terletak pada pengantar yang dipergunakan. Proses pengurusan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia, lembar pengantar

(38)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

yang digunakan untuk mengurus surat biasa disebut lembar pengnatar surat biasa. Kolom-kolom isian pada lembar pengantar surat biasa pada prinsipnya tidak berbeda dengan lembar pengantar surat rahasia

5. pengurusan surat pribadi

surat pribadi tidak diproses seperti surat- surat lain, tetapi dapat langsung disampaikan kepada pribadi penerima surat sesuai dengan alamat tujuan surat. Apabila telah dibuka ternyata suarat dinas, maka harus ditentukan apakah surat tersebut surat penting, maka surat tersebut dikembalikan kepada unit pengarah untuk diproses seperti memproses surat penting dengan menggunakan kartu kendali. Apabila termasuk surat biasa, surat tersebut dikembalikan kepada unit pengarah untuk diproses seperti memproses surat biasa dengan menggunakan lembar pengantara surat biasa

Pada PTPN III(persero) pengurusan surat penting, surat rahasia surat biasa dan surat pribai telah sesuai dengan uraian di atas. Jangka penanganan balasan surat paling lambat adalah 1 (satu) minggu setelah surat diterima, dan tembusannya harus diberikan ke bagian sekretariat paling lambat dua hari setelahnya.

B. Proses Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi yang ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi perusahaan. Dalam bagian ini, pembahasan pengelolaan suarat keluar hanya terbatas pada surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh atau untuk kepentingan dinas organisasi atau perusahaan.

(39)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

Pada pengetikan surat dinas apabila surat tersebut tidak hanya terdiri dari satu lembar atau satu halaman saja, maka lembar pertama menggunakan kertas berkepala, sedangkan halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala. Pemotongan kalimat untuk dipindahkan ke halaman berikutnya harus diusahakan agar tidak hanya bagian kaki suratnya saja.

Pengelolaan surat keluar tidak jauh berbeda dengan pengeloan suart masuk. Perbedaannya terletak pada pengelolaannya. Pengelolaan surat penting dapat mengguankan kartu kendali, sedangkan surat rahasia dan surat biasa menggunakan lembar pengantar masing-masing.

Proses pengelolaan surat keluar :

1. semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah adalah pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengolah penyelesaian surat-surat

2. konsep surat-surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah. Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha atau sekretariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut

3. surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau sekretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan untuk ditandatangani

4. setelah surat dirtandatangani, surat dinas tersebut dikembalikan kepada satuan kerja tata usaha atau sekretariat, selanjutnya dilampiri dengan kartu kendali (

(40)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

untuk surat penting), atau lembar pengantar ( untuk surat rahasia dan surat iasa), yang telah diisi secara lengkap kolom-kolomnya.

5. surat dinas yang telah ditandatangani diberi nomor, diberi cap dinas, lembar asli berikut lampirannya ( bila ada), dan tembusan surat, dikirim ke alamat tujuan sesuai dengan derajat surat dinas ( penting, rahasia, biasa)

kartu kendali lembar I disimpan ditempat satuan kerja tata usaha atau sekretariat, yang bertindak sebagai pengarah surat. Sementar itu, lembar II dan lembar III dikirim kepada satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip.

6. oleh satuan kerja penggelolah, kartu kendali lembar II, III ditandatangani sebagi bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai diproses dan telah dikirim oleh satuan kerja tata usaha atau secretariat

7. selanjutnya, kartu kendali lembar II dikirim kembali oleh satuan kerja pengolah kepada penata arsip pada satuan kerja tata usaha atau sekretariat

8. kartu kendali lembar III bersama konsep surat arsipnya disimpan di satuan kerja pengolah sebagai arsip

pada PTPN III (pesero)penanganan surat keluar telah dilakukan dengan ketentuan yang tepat. Pengetikan surat telah sesuai uraian yaitu lembar I menggunakan kertas berkepala selanjutnya tidak.

Untuk pengolahan setiap jenis surat yaitu surat rahasia, surat penting dan surat biasa sama saja yaitu menggunakan lembarpengantar masing-masing.

(41)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas bedasarkan masalah.

Klasifikasi arsip adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi

Guna klasifikasi arsip

- untuk mengelompokkan arsip yang urusannya sama ke dalam satu berkas - untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis

- untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kemebali arsip, sehingga dapat dicapai efisiensi kerja

Jenis klasifikasi arsip,

Ada dua jenis klasifikasi arsip, yaitu:

a. Fisik (kebendaan): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada bentuk fisik arsip, missal:

-surat keputusan -Formulir

-Majalah -Peta,dll

b. Masalah (subjek): yaitu: klasifikasi arsip yang didasarkan pada isi atau pokok masalah yang terdapat di dalam suatu berkas, misalnya:

-kepegawaian -keuangan

-pendidikan dan latihan, dll

Unsur-unsur klasifikasi arsip

Dalam menyusun klasifikasi asip, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan yaitu:

(42)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

a. unsur fungsi : penyusuanan pola klasififikasi arsip berdasarkan inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi

b. unsur struktur organisasi: yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada

c. unsur masalah yaitu penyusaunan pola klasifikasi arsip brdasarkan masalah yang terdapat di kantor organsasi bersangkutan

Dewasa ini dikenal lima jenis sistem penataan arsip yaitu: 1. Sistem Abjad /Alphabetical Filling System

yaitu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman kepada peraturan mengindeks

Keuntunggan penggolongan ini :

1. mudah menggolongakan surat- surat 2. penyimpanan cepat, tanpa indeks 3. sederhana dan mudah dimengerti 2. Sistem Masalah /Perihal/Subject Filling System

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalaah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Jadi harus ditentukan lebih dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya, kemudian dikelompokkan menjadi satu subjek yang diusun dalam satu daftar yang bernama Daftar Indeks.

(43)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

Daftar indek yaitu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor sebagai pedoman penataan asip berdasarkan masalah.

3. Sistem Nomor/ Numerical Filling System

Yaitu salah satu sistem penataan bekas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing masalah diberi nomor tertentu

4. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu/Chronological Filling system

Yaitu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat . Surat atau berkas yang datang paling akhir maka ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut . akhirnya , surat atau berkas yang defile tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya

Keuntungan penggolongan ini:

1. berguna apabila tanggal-tangal telah diketahui

2. baik untuk penggolongan secara keseluruhan , misalnya surat- surat dalam waktu yang terpisah

5. Sistem Wilayah/Regional/Geographical Filling System

Yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilaya tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini , maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan yang kemudian dikembangkan menjadi masalah-masalah , yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang berada dalam wilayah tersebut .

(44)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

Selanjutnya dapat dikembangkan untuk nama-nama dari para langganan atau nasabah yang berada di masing-masing tempat (lokasi) tersebut dan seterusnya (tergantung sesuai kebutuhan)

Keuntungan pengggolongan ini:

1. mudah menggunakan bila tempat telah diketahui

2. merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung

Pola kelola arsip pada PTPN III (persero) yaitu secara masalah (pokok) dan secara fisik(kebendaan) sedangkan penataan arsipnya menggunakan sistem tanggal dan pengkodean(kodering).

G. Sistem Penataan Berkas

Kata sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau penggolongan, tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusutan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat (warkat-warkat atau arsip)

Sistem kerasipan yang baik adalah:

a. kepadatan : tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruang lantai b. hal dapat didekati : lemari – lemari arsip harus di tempatkan sedemikian rupa,

sehingga mudah menyimpan surat- surat atau mengambilnya

c. kesederhanaan : sistem (khususnya sistem penggolongan)harus mudah dimengerti dan dilaksanakan

(45)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

d. keamanan : kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang dapat sesuai dengan kepentingannya

e. kehematan : sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang , tenaga kerja dan baiya lainnya

f. elastis: bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas

g. warkat-warkat harus diproduksi dengan penangguhan seminimum mungkin

h. keterangan – keterangan harus diberikan bilamana diperlukan, sehinggga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala

i. warkat-warkat harus selalu disusun secara up-to-date, meskipun hal demikian itu dapat bergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan

j. harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat

A. Metode Kearsipan

Pada pokoknya kita mengenal dua macam metode kearsipan yaitu:

a. metode kearsipan mendatar, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu diatas yang lain dalam laci-laci, dan lain-lain. Metode ini mungkin mengandung kesulitan dalam mendapatka dokumen-dokumen yang diperlukan

b. metode kearsipan vertikal, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu di belakang yang lain menurut urutan penggolongan yang dipandang baik . Metode ini sekarang banyak digunakan, meskipun metode kearsipan mendatar mempunyai keuntungn-keuntungan untuk tujuan-tujuan tertentu.

(46)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

50 B. Sistem Penemuan Arsip

Prosedur penemuan arsip kembali dilakukan dengan prosedur sebagi berikut: 1. memeriksa formulir peminjaman arsip

setiap orang yang meminjam arsip harus diberi formulir peminjaman arsip untuk diisi sebagai bukti peminjaman arsip. Formulir peminaman arsip dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk : (1) disertakan pada arsip yang dipinjam, (2) tinggal di penata arsip sebagai arsip pengganti sementar, (3) disimpan pada berkas (folder)

2. mengetahui pokok masalahnya

pokok masalah arsip yang akan dikeluarkan (dipinjam) dapat diketahui melalui kartu lembar pinjam arsip. Dalam lembar pinjam arsip sudah dijelaskan beberapa keterangan tentang arsip yang akan dipinjam. Oleh karena itu, setiap peminjaman arsip harus menggunakan lembar pinjam arsip

3. mengetahui kode arsip

jika kode diketahui, maka dapat diketahui di dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder kode apa arsip tersebur disimpan

4. pengambilan arsip

arsip dapat diambil dengan cepat karena sudah diketahui tempat arsip itu disimpan 5. penyimpanan arsip

setelah arsip ditemukan , arsip diambil , diganti dengan formulir peminjaman.arsip tersebut. Formulir inilah yang akan memberikan jawaban apabla dikemudian hari ada yang hendak meminjam dan arsip itu belum dikembalikan. Arsip diserahkan kepad

(47)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

apeminjam berikut formulir peminjaman arsip untuk ditandatagani ayau paraf sebagai bukti bahwa arsip yang diinginkan sudah diterima

6. pengembalian

setiap orang yang meminjam harus mengembalikan tepat pada waktunya , yaitu pada hari , dan tanggal yang tercantum pada forulir peminjaman arsip

Apabila arsip belum dapa tdikembalikan karena suatu hal, maka peminjam harus memberitahukan kepada petugas arsip agar arsip jangan sampai hilang atau lepas dari pengendalian dan pengawasan

7. penyimpanan kembali

seteh arsip yang dipinjam telah dikembalikan maka dikembalikan ke tempat semula dan formulir peminjaman dikeluarkan dengan dibubuhi catatan “telah dikembalikan” PTPN III (persero) tidak menggunakan formulir meminjaman arsip untuk interen perusahaan, sebab hanya berdasarkan kepercayaan saja, tetapi untuk peminjaman arsip ke pihak eksteren memiliki proses peminjaman.

H. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip A. Sistem Pemeliharaan Arsip

Usaha pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan langkah: 1.mengatur ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus diatur sebagia berikut:

(48)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

b. ruangan harus terang. Sebaiknya menggunakan sianar matahari karena disamping dapat memberi penerangan juga dapat membesmi musuh-musuh kertas

c. ruangan harus diberi fentilasi yang cukup untuk mengatur udara dalam ruangann agar tidah terlalu lembab

d. sebaiknya ruangan terhindar dari kemungkinan serangan api e. ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangann air(banjir) f. ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangn hama

g. lokasi ruangan arsip hendaknya jauh dari sumber polusi karena sangat berbahaya bagi kertas arsip

h. ruangan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lainnya dengan maksud: 1) menjaga kerahasian arsip agar tetap terjamin

2) mengurangi lalulintas (keluar masuk pegawai lainnya) 3) menghindari kehilangan arsip

i. ruangan arsip hendaknya disesuaikan dengan arsip yang akan disimpan j. kebersihan

untuk menjaga kebersihan arsip, dapat dilakukan cara berikut: 1. dibersihkan dengan mengginakan vaccum cleaner 2. arsip yan rusak karena rayap dipisahkan

3. arsip yang rusak bukan karena rayap segera diperbaiki 4. arsip-arsip harus bersi9h dari karat

2. pemeliharaan tempat pemyimpanan arsip a. rak arsip

(49)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

- rak arsip sebaiknya dibuat dari logam yang dilengkapi dengan papan-papan rak - untuk memudahkan sirkulasi udara , jarak antar rak yang terbawah dengan lantai

kurang lebih enam inci

- rak arsip yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan deildrin b. lemari arsip

Untuk menjaga arsip-arsip di dalam lemari arsip , dapat dilakukan berbagai cara antara lain

1. lemari arsip harus sering dibuka untuk menjaga agar udara dalam almari tidak terlalu lembab

2. arsip-arsip dalam lemari harus disususun secara renggang 3. lemari yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin

4. berikan kapur barus (kamper) dalam lemari arsip untuk mengurangi kelembaban dalm almari

Pemeliharaan ruangan dan tempat penyimpanan arsip telah dilakukan dengan ketentuan dia atas, akan tetapi sampai penelitian ini selesai, PTPN III(persero) masih kekurangan ruangan arsip untuk menyimpan setiap arsip dari setiap bagian.

B.Sistem Pengamanan Arsip

Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu : 1.Restorasi Arsip

(50)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, yang sulit digunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat digunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat digunakan dan disimpna dala jangka lama

2. Laminasi Arsip

Adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindung dan aman dari bahaya air, udara dan serangga

3. Mikrofilmasi Arsip

Arsip – arsip yang sudah rusak dan rapuh sehingga tidak dapat direstorasi apalagi dilamiminasi, tetapi masih meiliki nilai, perlu dimikrofilmkan. Arsip itu dipotret dengan film kecil sehingga bila ingin diketahui isinya, filim tersebut dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot untuk memperbesar tampilan film tersebut, sering disebut dengan projector.

Pada PTPN III (persero) telah melakukan sistem pengamanan arsip seperti uraian di atas.

I. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip A. Sistem Penyusutan Arsip

Mengingat warkat yang dihasilkan organisaisi tidak semua memiliki nilai, maka perlu usaha penyusutan dan pemusnahan untuk warkat-warkat yang tidak diperlukan lagi. Tata cara penyusutan arsip sebagai bagian dari sistem pengolaan arsip dimaksudkan sebagai usaha untuk mencegah pemborosan dan juga untuk menghindari terjadinya kemacetan di dalam administrasi. Penyusutan arsip dimaksudkan sebagai usaha untuk mencegah

(51)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

kesalahan dalam pemusnahan arsip. Jangan sampai warkat yang masih bernilai guna yang seharusnya tetap disimpan justru dimusnahkan.

Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan :

1. penyusutan dari arsip aktif ke arsip in-aktif, caranya adalah: a. memindahkan arsip dari file akktif ke file in-aktif

b. membuat daftar serah terima arsip dari unit arsip pengolah ke unit arsip pusat 2 pemusnahan, caranya adalah :

a. instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan

b. daftar tersebut perlu mendapat pengesahan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut arsip nasional

c. buat berita acara pemusnahan asip

d. mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diingainkan

3. penyusutan dari instansi ke arsip nasional, cara adalah:

1. instansi membuat daftar arsip yag disusutkan dalam rangkap dua

2. mendatangkan daftar tersebut kepada pihak arsip nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan

3. daftar arsip yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi yang menyerahkan arsip sebagai bukti

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif, dan dari arsip dinamis inaktif ke arsip statis. Pemindahan arsip-a. 1 Pemindahan Arsip

(52)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

arsip trsebut dilakukan karena ada arsip-arsip yang tidak lagi digunakan atau jarang digunakan dalam kegiatan administrsi sehari-hari. Arsip-arsip yang akan dipindahkan memiliki nilai kegunaan yang tidak sama. Ada yang memiliki nilai sementara dan ada pula arsip yan memiliki nilai permanen

Arsip sementara adalah arsip yang diangap kurang penting atau tidak penting baik ditinjau dari segi kepentingan organisasi atau perusahaan maupun dari kepentingan lainnya. Arsip-arsip yang tergolong arsip tidak penting hanya memiliki nilai simpan sementara dan setelah sampai pada batas tertentu, maka arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan.

Arsip permanen adalah warkat-warkat yang dinilai memiliki nilai primer dan nilai skunder. Suatu arsip dikatakan memiliki nilai primer apabila arsip tersebut dianggap penting dan memiliki kegunaan untuk organisasi pencipta arsip sendiri. Arsip dikatakan memiliki nilai skunder jika arsip itu dianggap penting serta memiliki kegunaan untuk kepentingan lain, misalnya untuk kegunaan penelitian ilmiah, kepentingan perorangan atau instansi lainnya. Arsip-arsip penting yang bersifat permanen untuk selanjutnya harus dipindahkan ke asrsip nasional Republik Indonesia

1. pemindahan secara berkala (periodically transfer), yang dibagi menjadi tiga yaitu: a. 2 Cara Pemindahan Arsip

Setelah ditentukan lama penyimpanan dan nilai kegunaannya, yang terwujud dalam Jadwal Retensi Arsip, langkah berikutnya dalam penyusutan dan pemusnahan arsip adalah mengadakan pemindahan (transferring )arsip

(53)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

57 a. pemindahan dua kali dalam waktu tertentu

dalam cara ini, pemindahan dilakukan secara bertahap. Tahap pertama, warkat dinamis in aktif dipisahkan dari warkat aktif, tetapi masih tetap ditempatkan di satuan kerja yang bersangkutan. Pada tahap kedua, dalam waktu yang telah ditentukan, warkat dinamis inaktif tersebut diatas dipindahkan ke arsip pusat organisasi atauperusahaan

b. pemindahan atas dasar waktu minimum/maksimum

rencana pemindahan asip ditentukan waktu minimal dan maksimal. Setelah mencapai waktu maka arsip tersebut dipindahkan dari penyimpanan asip di setiap satuan kerja ke arsip piusat organisasi

2. pemindahan secara terus-menerus

dalam pemindahan arsip secara terusmenerus (perpectually transfer), pemindahan dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif tidak didasarkan pada jangka awaktu trertentu ( yang telah ditentukan), tetapai dilakukan secara terus menerus . dalam cara ini, pemindahan arsip hanya boleh dilakukan apabila persoalan yang terkandung dalam arsip itu sudah selsai dipeoses seluruhnya

1. penentuan jangka waktu berlakunya arsip, yang berkaitan dengan penentuan tentang:

a. 3 Masa Berlaku Arsip

Dalam penentuan masa berlaku arsip , ada dua hal yang perlu mendapat perhatian , yaitu:

(54)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

58 b. arsip mana yang dianggap penting

c. arsip mana yang dianggap sebagai asip biasa

d. arsip mana yang dianggap tidak penting , yang harus segera dimusnahkan Penentuan klasifikasi tersebut , sangat ditetukan oleh:

1. tingkat perkembangan organisasi atau perusahaan 2. tujuan ataupun biadang operasi suatu organisasi 3. kegunaan arsip bagiorganisasasi

4. pertimbangan dari segi hukum

5. pertimbangan ruang, tempat, peralatan, atau fasilitas yang diberlakukan dalam penataan arsip

Pada PTPN III (persero) telah melakukan sistem penyusutan arsip seperti uraian di atas. B. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunan. Penghancuran berarti membuat arsip-arsip tidak dapat dimanfaatkan lagi, baik informasi maupun bentuk fisiknya ( lembar-lembar kertasnya). Pemusnahan dapat dilakukan dengan berbagai cara , misalnya:

1. dengan melebur lembaran-lembaran arsip mengguanakan mesin pelebur kertas, misalnya dengan pabrik-pabrik kertas

2. dengan membakar sampai tuntas hingga menjadi abu. Apabila jumlah arsip yang dimusnahkan cukup banyak , cara ini kurang efektif

(55)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

4. dengan menyobek atau secara manual menjadi sobekan-sobekan kecil sehingga tidak dapat dimanfaatkan . Apabila arsip yang dimusanhkan dalam jumlah besar, cara ini juga tidak efektif

5. dalam kemajuan teknologi saat ini cara yang pealing efektif dan tepat untuk memusnahkan arsip ialah dengan menggunakan mesin penghancur kertas/ dokumen (paper shredder machine), karena dapat melindungi kerahasiaan informasi. Berkas –berkas atau dokumen berbentuk lembaran atau continues form dalam berbagai ukuran dapat diahancurkan dapat dihancurkan seketika menjadi bentuk racikan kecil-kecil secara otomatis

Proses pemusnahan arsip dilakukan melalui proses sebagai berikut : 1. Pembentukan Panitia

Proses pemusnahan arsip didahului dengan pembentukan panitia pemusnahan arsip dengan melibatkan berbagai unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam organisasi . Anggota panitia pemusnahan arsip terdiri dari para pejabat yang banyak berhibungan dengan penggunaan arsip.

Unsur-unsur yang tersdapat dala panitia pemusnahan arsip adalah sebagai berikut: a. unsur pimpinan operasional organisasi, misalnya Direktur/ Kepala Bagian

Produksi, Direktur/Kepala Bagian Pemasaran, Direktur/ Kepala Bagian Pemeliharaan (maintenance)

b. unsur pimpinan satuan penunjamg, misalnya Direktur/ Kepala Bagian Personalia (kepegawaian), Direktur/Kepala Bagian Keuangan, Direktur/Kepala Bagian Perencanaan dan Pengawasan (Planning and Control)

(56)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

c. unsur pelaksana, misalnya panata arsip dari masing-masing satuan kerja dan petugas unit kearsipan pusat organisasi

2. inve ntarisasi Data

inventarisasi data arsip bertujuan membuat daftar lengkap atas isi arsip dengan dikelompokkan menurut persamaan masalah utama

3. penilaian kegunaan arsip

dalam penilaian kegunaan arsip perlu diperhatikan hal-hal berikut: a. informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut

b. penilaian hendaknya dilakukan atas dasar pengetahuan seluruh satuan kerja yang ada di organisasi atau perusahaan yang bersangkutan

c. penilaian suatu arsip hendaknya dikaiatkan dengan berkas-berkas arsip lainnya

d. nilai kegunaan arsip dibedakan menjadi: 1) nilai keguanaan administrasi

2) nilai guna hukum 3) nilai guna keuangan 4) nilai guna ilmiah/teknologi 5) nilai guna perorangan

Penilaian kegunaan arsip dilakukan dengan menilai masing-masing arsip dalam kaitannya dengan penyelenggaraan pekerjaan organisasi atau perusahaan

a. nilai guna administrasi

(57)

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2008.

1) struktur organisasi (pembentikan sampai dengan perubahannya) 2) pedoman kerja

3) perubahan kebijaksanaan 4) program kerja

5) visi dan misi organisasi atau perusahaan, dll

b. Nilai guna hukum atas hal dan kewajiban seorang sebagai pegawai pada suatu organisasi .

Arsip memiliki nilai guna hukum (legal value), misalnaya: 1) keputusan

2) perjanjian 3) ketetapan 4) kotrak

5) akte pendirian organisasi atriu perusahaan

6) surat kuasa

7) surat pernyataan, dll c. nilai kegunaan keuangan

nilai keguanan keuangan (finance value) adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seseorang atauperusahann .

arsip yan memiliki guna keuanan, misalnya: 1) buku kas

2) buku bank 3) piutang dagang 4) laporan keuanan

5) anggran pendapatan dan belanja oraganisasi atau perusahaan

6) daftar isian proyek 7) daftar isian kegiatan , dll

(58)

d. Nilai guna ilmiah / teknologi

e. Arsip yang memiliki kegunaan ilmiah/ teknoogi (research value) adalah arsip-arsip yang memiliki nilai kegunaan bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, misalnya : Laporan Hasil penelitian .

Diasamping itu arsip juga memiliki fungsi lain, seperti: a. perencanaan

b. pengambilan keputusan c. penentua kebijaksanaan d. pemeriksaan

e. pengendalian f. penelitian

g. sebagai sumber sejarah

Berdasarkan hasil penilaian tersebut, maka selanjutnya akan dapat ditentukan : a. arsip-arsip penting, arsip tidak penting dan arsip biasa

b. kelompok arsip yang dapat disimpan secara permanent

c. arsip yang perludisimpan dalam jangka waktu tertentu untuk selanjutnya dimusnahkan

4. daftar Usulan Pemusnahan

daftar usaulan pemusnahan arsip diusulkan oleh pimpinan yang berwenang atau pejabat lain yang berhak untuk mengusulkan pengesahan daftar usulan pemusnahan 5. pembuatan Berita Acara

arsip yang akan dimusnahkan dicataat dalam suatu daftar pemusnahan arsip dan harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan.

Pada PTPN III (persero) sistem pemusnahan arsip telah dilakukan sesuai dengan ketentuan uraian di atas.

(59)

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

PT. Perkebunan III (persero) didirikan dengan Akte Notaris Hanum Kamil. SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan Mentri Kehakiman Republik Indonessia dengan Surat Keputusan No. C2-8331. HT.01.01 Th. 96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat dalam berita Negara Republik Indonesia No. 81 tahun 1996 dan tambahan Berita Negara No. 8674 tahun 1996. PTPNusantara III (persero) merupakan penggabungan dari kebun-kebun yang berada di wilayah Sumatera Utara

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis pada PTPNIII (persero) selama kurang lebih tiga bulan , dapat diketahui bahwa dalam memenuhi kebutuhan dan tuntutan persaingan global, PTPNIII ( persero ) terus memperbaiki sistem kerja yang saat ini terarah pada ISO 9000, dimana perusahaan ini telah mendapatkan sertifikat ISO tersebut, sehingga sistem dalam organisasi kantor telah disesuaikan terus menerus sesuai dengan sertifikasi ISO yang telah diperoleh perusahaan dan juga ketepatan pelaksanaan di lapangan.

Dalam analisa dan evaluasi ini penulis menguraikan mengenai pelaksanaan penegelolaan arsip, fungsi arsip, sistem penggolongan arsip , evaluasi penanganan surat masuk dan surat keluar, sistem penataan berkas dan penemuan arsip serta alat-alat kearsipan yang dilaksanakan di PTPNIII (persero) yang akan diperbandingkan dengan tingkat pencapaian visi dan misi perusahaan dan sudahkah semua dilakukan dengan konsisten.

(60)

49 A. Peranan Arsip Bagi Perusahaan

Pada PTPNIII (persero) arsip sangat berperan aktif dalam melakukan setiap gerak kerja dalam perusahaan.

Peralatan dan bahan:

1 ruangan yang representative 5 lemari/rak

6 map order 7 alat tulis kantor acuan refernsi

4. UU no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan

5. PP no. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumenperusahaan

6. standar SMM ISO 9001: 2000 & SML ISO 14001:2004 B.Azas Pengorganisasian Arsip

Azas pengorganisasian arsip yang dipergunakan pada PTPNusantara III (persero) Medan adalah azas gabungan antara sentralisasi dan desenteralisasi, dimana untuk arsip yang bersifat umum disimpan di pusat arsip organisasi sedangkan segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan warkat-warkat masuk dan keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh semua bagian.

Azas yang digunakan ini sangat tepat mengingat perusahaan BUMN ini sangat besar dan memiliki cabang-cabang perusahaan sehingga tidak mungkin pengarsipan dilakukan secara sentralisasi (terpusat) karena akan sangat tidak efisien dan efektif. Demikian juga jika hanya menggunakan azas desentralisasi untuk semua pengarsipan

(61)

dinilai tidak memberikan keefisienan yang maksimal karena biaya akan sangat besar jika semua jenis arsip harus diadakan di tiap bagian.

C. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Kantor Direksi (Kandir) 1. Penanganan Surat Masuk

Berdasarkan INKA (Instruksi Kerja) prosedur penanganan surat masuk adalah sebagai berikut:

a. surat, email, facsimile, nota telpon (dituangkan ke dalam tulisan) dari bagian , distrik , unit dan pihak eksternal dicatat ke dalam buku agenda

b. khusus surat atas nama direksi pribadi dicatat ke dalam buku agenda dengan tidak membuka isinya

c. semua surat dinas yang masuk ke bagian harus melalui bagian sekretariat perusahaan dan tembusannya ke bagian terkait

d. semua surat dinas yang masuk perusahaan tidak atas nama individual

e. memorandum antar bagian dan nota telpon tembusannya diberikan ke secretariat perusahaan

f. terhadap surat masuk dilakukan pemilihan untuk diteruskan ke direksi dan di bagiann terkait

g. pendistribusian ke bagian dalam bentuk fotokopi untuk ditindak lanjuti sesuai dengna disposisi (dalam hal bagian memerlukan surat yang asli dapat menghubungi bagian secretariat perusahaan)

h. bagian yang menerima surat agar segera menindak lanjuti isi surat sesuai disposisi dalam jangka waktu paling lambat 1(satu) minggu dan memberi tembusan tindak

(62)

lanjut surat ke bagian sek\retariat perusahaan paling lambat 2 (dua) hari setelah penandatanganan surat

dapat disimpulkan prosesnya sebagai berikut 1. pemerimaan surat

setiap surat dinas yang masuk ke kantor direksi harus melalui Sekretariat Korporat (CS) baik yang berasal dari Bagian/Distrik/Kebun/Unit serta instansi pemerintah atau pihak ke tiga diterima oleh Agendaris

Hal ini sudah sesuai dengan teori bahwa penerimaan surat masuk ditangani oleh satu unit sendiri.

2. pembukaan surat

surat yang diterima agendaris kemudian dibuka dengan menggunting pinggiran amplop, kemudian surat diagendakan berdasarkan system kodering yang berlaku diperusahaan(agenda 1A,1B,2A,2B,2C,3A,3B,dan4), dengan tidak membuang amlop surat

hal ini sudah dilakukan denan benar, karena ada kalanya amplop tersebut dibutuhkan misalnya jika surat tidak bertanggal ,sehingga tanggal stempel pos yang tertera pada amplop dapat dipakai sebagai tanggal surat

3. pengarahan Surat

a) surat kemudian dilengkapi dengan lembar disposisi direksi (lampiran 4) dan diserahkan kepada asisten urusan administrasi untuk diseleksi serta mengarahkan surat tersebut ke bidang-bidang kemudian meneruskannya ke Kepala Urusan

b) kepala urusan menyeleksi kembali surat-surat yang diterima dan memaraf surat tersebut di lembaran Disposisi Direksi dan menyerahkannya kepada Sekretaris Direksi

(1)

Amsyah, Zulkifli, MSL. Drs, 2003, Manajemen Kearsipan , Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Idris, dkk, 2001.

Moekijat, Drs, 1995. Tata Laksana Kantor, Bandung: Mandar Maju

Sedarmayanti, DR. M.Pd, 2003, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Cetakan ketiga, Bandung: Mandar Maju

Sugiono, Prof. Dr, 2004, Metode Penelitian, Bandung: CV.Alfabeta

Wursanto, Ig, 2001, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius

Wursanto, Ig, 2003, Kearsipan 1, Cetakan ke enam, Yogyakarta: Kanisius

(2)

Lampiran 2. 1

LEMBAR DISPOSISI

SURAT DARI : HAL:

NOMOR/TGL :

NO. AGENDA :

TANGGAL :

DARI / KE PARAF TANGGAL DISPOSISI

DIREKTUR UTAMA - diketahui

- Saran/Tanggap

- Telaah/Teliti&

Laporkan

- BDS

- Tindak Lanjut/

Dilaksanakan

Sesuai Ketentuan

- Dipedomani

- Untuk dijawab

- arsip DIREKTUR PRODUKSI

DIREKTUR KEUANGAN

DIREKTUR SDM

DIREKTUR PERENCANAAN &

PENGEMBANGAN

NO KODE BAGIAN PARAF DISPOSISI

01 3.00 BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

02 3.01 BAGIAN TANAMAN

03 3.02 BAGIAN TEKNIK

04 3.03 BAGIAN TEKNOLOGI

05 3.04 BAGIAN KEUANGAN

06 3.05 BAGIAN AKUNTANSI

07 3.06 BAGIAN PENGADAAN

08 3.07 BAGIAN PENJUALAN

09 3.08 BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA

(3)

13 3.12 BAGIAN PROGRAM TRANSFORMASI BISNIS &

ANAK PERUSAHAAN

14 3.13 BAGIAN PENGKAJIAN & PENGEMBANGAN

15 3.14 BAGIAN PERENCANAAN & TEKNOLOGI

INFORMASI

16 3.15 BAGIAN SATUAN PENGAWASAN INTEREN

17 3.16 TIM PRIVATISASI (AD HOC)

(4)

Lampiran 2.2

DISPOSISI

BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

0 Sangat Segera 0 Segera 0 Rahasia

Kepada

Diterima Tanggal

Disposisi

Urusan

Sekretariat

Urusan Data &

Dokumentasi

3.Urusan Humas

4.Perwakilan Jakarta

0 Diketahui

0 Saran dan

Tanggapan Telah

Diteliti dan

Laporkan

0 B.D.S

0 M.U.I

0Tindak Lanjut

Laksanakan

0 Dipedomani

0 Jawab

0 Kompilasi Arsip

Catatan

(5)

No Urut

Format Buku Ekspedisi

No Surat

No Agenda

Asli/

Copy

Hal

Paraf

Penerima

1 DLAB-2/3.08/02/2008

2B/15

Asdp

Laporan

bulanan

2. dst

Ket:

Asdp = asli

(6)

Lampiran 5

Agenda

Bentuk Agenda Surat Masuk

Tgl

Surat

pengiriman No

Surat

Banyaknya

Lembar

Hal Keterangan Ke

Bagian Dirut Dirprod Dirkeu Dirpem Dir

sdm Ka

iii

Bentuk Buku Agenda DPBB

TGL

masuk

Bagian/

Kebun

No.PPT/PPS/PAB Hal Ke/dari

Bagian teknis

Ke/dari direksi Biaya Dikirim

ke Bag/

Unit Ket

kirim masuk masuk keluar rencana realisasi