1. Dokumen Akte Pendirian Perusahaan 2. Dokumen Hak Guna Usaha
3. Surat Keputusan Menteri 4. Peralatan dan bahan
5. Acuan Reverensi PKB 6. Rincian Instruksi
Penyimpanan arsip memiliki tiga azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan sentralisasi – desentralisasi. Berdasarkan arsip
tersebut PT. Perkebunan Nusantara III menggunakan satu azas yaitu azas desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif secara terpisah di masing-masing tata
usaha pengolah, sehingga apabila karyawan ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat. Dalam penelitian penulis,
penyimpanan arsip pada PTPN III tidak menggunakan kartu pinjaman arsip yang merupakan cara paling mudah untuk mengingat arsip yang disimpan.
E. Sistem Pemeliharaan Arsip
Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting yaitu :
a. Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan
dengan berbagai faktor perusak. b.
Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip. Pemeliharaan dan pengamanan itu sendiri sebenarnya suatu kegiatan untuk
melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
keselamatannya. Keselamatan disini baik menyangkut kondisi fisik arsip maupun informasinya. Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan
kemusnahan maupun kebocoran terhadap informasinya. Arsip sebagaimana telah dikemukakan, coraknya bermacam-macam. Arsip
dapat berupa film, rekaman suara, video, disket dan termasuk arsip dengan media kertas. Demikian pula jika dilihat dari segi informasinya sifatnya juga beraneka
ragam, diantaranya arsip rahasia, sangat rahasia dan terbatas. Setelah melakukan penelitian di PT. Perkebunan Nusantara III Medan
penulis dapat mengetahui sistem penelitian arsip di perusahaan tersebut, sebagai yang tertera di halaman berikut ini :
1. Semua surat-surat atau dokumen-dokumen pembukuan yang ada hubungannya
dengan kegiatan perusahaan, baik langung maupun tidak langsung, wajib disimpan dalam map-map yang diberi nomor pengenal maupun “Pedoman
Membuat Jadwal Retensi Arsip” untuk surat keluar dengan kode GN Penomoran Genap dan surat masuk dengan kode DL Penomoran Ganjil.
2. Penomoran pada tiap-tiap map surat atau dokumen pembukuan dilakukan oleh
petugas-petugas yang benar-benar memahami isi dan maksud dari yang tersebut pada butir-butir di atas.
3. Pemusnahan dokumen perusahaan ditetapkan dalam daftar Jadwal Retensi
Arsip yang pada pokoknya diatur sebagai berikut : Arsip Aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 tahun.
Arsip Inaktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1sd 5 tahun.
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
Arsip Permanen : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 5 sd 1530 tahun.
4. Agar dapat mengadakan pemeriksaan inventarisasi kembali maka harus
mengajukan usulan pemindahan arsip-arsip formulir terlampir. Semua surat arsip yang merupakan tembusan yang tidak diperlukan lagi dimusnahkan
tanpa berita acara. 5.
Pemusnahanpembakaran arsip wajib disaksikan staf yang membawahi arsip bagianKTU dan Perwira Pengamanan.
6. Arsip-arsip suratdokumen yang penting dipelihara dengan sebaik-baiknya
agar mudah dicari apabila diperlukan, disimpan dalam map atau dijilid. 7.
Penyimpanan map-maparsip diatur sedemikian rupa di dalam lemari arsip yang tersedia di dalam ruangan tempat dimana karyawan melakukan proses
pekerjaan.
F. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip I. Sistem Penyusutan Arsip
