Arsip Permanen : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 5 sd 1530 tahun.
4. Agar dapat mengadakan pemeriksaan inventarisasi kembali maka harus
mengajukan usulan pemindahan arsip-arsip formulir terlampir. Semua surat arsip yang merupakan tembusan yang tidak diperlukan lagi dimusnahkan
tanpa berita acara. 5.
Pemusnahanpembakaran arsip wajib disaksikan staf yang membawahi arsip bagianKTU dan Perwira Pengamanan.
6. Arsip-arsip suratdokumen yang penting dipelihara dengan sebaik-baiknya
agar mudah dicari apabila diperlukan, disimpan dalam map atau dijilid. 7.
Penyimpanan map-maparsip diatur sedemikian rupa di dalam lemari arsip yang tersedia di dalam ruangan tempat dimana karyawan melakukan proses
pekerjaan.
F. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip I. Sistem Penyusutan Arsip
Tidak semua warkat memiliki guna abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan
terus-menerus, melainkan ada sebagian harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna
tertentu. Menurut The Liang Gie 2001 : 50, dalam melakukan penyusutan arsip
ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
a. Angka pemakaian
b. Jadwal retensi arsip
c. Nilai kegunaan arsip
d. Pemindahan arsip
e. Pemusnahan arsip
Penyusutan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan dapat dilakukan melalui dua cara :
0. Pemindahan arsip Inaktif dari pengelola ke unit kearsipan atau pemindahan
arsip dari berkas kerja file aktif ke file inaktif. 0.
Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku.
Tujuan penyusutan arsip adalah : 1.
Memberdayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2. Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan.
3. Mempercepat penemuan kembali arsip.
4. Menyelamatkan penemuan bukti pertanggung jawaban.
Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan
musnah. Pada jadwal retensi arsip akan terkandung unsur-unsur : a.
Judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang dimiliki perusahaan.
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
b. Jangka simpanan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif.
c. Penetapan simpan permanen dan musnah.
Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai sarana penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.
Untuk menyusun jadwal retensi arsip diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang dimiliki perusahaan. Data yang diperlukan bukan saja tentang
isi keterangannya nonfisik tetapi juga fisik arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah
inventarisasi, pengolahan hasil inventarisasi dan penjadwalan.
II. Sistem Pemusnahan Arsip
Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik
arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai guna lagi Wiyasa 2003 : 166.
Pemusnahan arsip yang dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III adalah : 1.
Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Komisaris maupun Direktur perusahaan.
2. Pemusnahan disaksikan oleh beberapa karyawan atau staf yang terkait.
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip seperti arsip kas, arsip nota, arsip
surat yang dilakukan dengan cara dibakar sesuai dengan tahun pemusnahan arsip tersebut pada tempat yang telah disediakan.
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa penyusutan arsip pada PT.. Pekebunan Nusantara III dilakukan dengan baik sesuai dengan apa yang terdapat
dalam teori mengenai sistem dalam kearsipan. Contoh :
Instruksi Pemusnahan Dokumen
Perusahaan di Bagian KebunUnit PTPN III
III 0 Ints 0 2002
Mulai berlaku 3 April 2002
Dengan ini batal Keterangan yang
Bertentangan dengan Instruksi ini
Paraf :………….
Alasan :Banyaknya arsip perusahaan yang harus dimusnahkan.
Tujuan :Adanya kepastian hukum dalam pelaksanaan pemusnahan arsip
perusahaan. Instruksi
:Agar semua Kepala Bagian Kepala Unit melaksanakan pemusnahan arsip perusahaan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Pelaksana
:Staf yang dihunjuk oleh Kepala Bagian disetiap Bagian dan Kepala Tata Usaha KTU beserta perwira pengamanan setiap
kebununit setempat.
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
Pengawasan : Kepala bagian Adminitrateur Kepala Unit.
PT. Perkebunan
Nusantara III
Direksi
Direktur Utama
Dikirim kepada : 1. Semua Bagian PTPN III
2. Semua Kebun Unit PTPN III
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
BAB III ANALISIS DAN EVALUASI
A. Sistem Penyimpanan Arsip
Pelaksanaan sistem penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan di dalam perusahaan, baik perusahaan perorangan maupun perusahaan dalam bentuk
lainnya. Penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III Sei Batang Hari Medan dilakukan oleh karyawan yang sesuai dengan bagian atau bidangnya.
Berdasarkan pada bab sebelumnya, supaya tercipta penataan kearsipan yang baik maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem
penyimpanan arsip terdiri atas : sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut subjek, sistem penyimpanan arsip menurut nomor,
sistem penyimpana arsip menurut tanggal, dan sistem penyimpanan arsip menurut wilayah.
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan
Nusantara III sudah efisien, dimana sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem nomor Numerical Filing System yaitu penyimpanan arsip- arsip yang
didasarkan atas nomor tanggal penerima surat. Proses penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III dimulai dari membaca surat, mengindeks dan
memberi kode surat. Apabila penyimpanan ini dilakukan dengan benar maka penyimpanan arsip-arsip disimpan dengan baik.
Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009
