pekerjaan yang paling bawah, justru efisiensi tingkat bawah ini yang paling sulit untuk dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat
kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus dilakukan terus menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi
dalam pekerjaan adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan
pula dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan
memperhatikan faktor-faktor yang mendukung atau menunjang. Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang
efisiensi pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah adanya spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara. Contohnya adalah
pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas operasional pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
Dimana barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi
barang mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU memakai memakai terhadap barang-
barang yang diperlukan sesuai dengan standart aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.
B. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Organisasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Adanya tujuan yang jelas,
2. Struktur organisasi.
3. Adanya dukungan dan partisispasi masyarakat.
4. Adanya sistem nilai yang dianut.
Berikut ini penjelasan dari faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi :
1. Adanya tujuan yang jelas,
Tujuan yang jelas adalah sesuatu apa yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai lima tahun. Tujuan ditetapkan dengan
mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu analisis strategis.
2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit-unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja
dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan koordinasi. Selain daripada itu
struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
3. Adanya dukungan atau partisipasi masyrakat.
Ikut sertanya seluruh anggota masyarakat dan membantu memecahkan permasalahan-permasalahan masyarakat tersebut. Di dalam hal ini,
masyarakat sendirilah yang aktif memikirkan, memecahkan, melaksanakan serta mengevaluasikan program-program masyarakat tersebut secara
Universitas Sumatera Utara
sukarela yang didasari oleh determinan kesadaran masyarakat itu sendiri dalam program pembangunan.
4. Adanya Sistem Nilai yang Dianut
Artinya secara moral diterima kalau dengan nilai-nilai yang disepakati dan dijunjung tinggi oleh masyarakat tersebut dilakukan.
Organisasi akan berjalan terarah jika memiliki tujuan yang jelas. Adanya tujuan akan memberikan motivasi untuk melaksanakan tugas dan tanggung
jawabnya. Selanjutnya tujuan organisasi mencakup beberapa fungsi diantaranya yaitu memberikan pengarahan dengan cara menggambarkan keadaan yang akan
datang yang senantiasa dikejar dan diwujudkan oleh organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi harus mendapat perhatian
yang seriuas apabila ingin mewujudkan suatu efektivitas. Di bawah ini penulis menguraikan empat faktor yang mempengaruhi
efektivitas, yaitu : 1.
Karakteristik Organisasi adalah hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti susunan sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur
merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka menciptakan sebuah organisasi. Dalam struktur, manusia ditempatkan
sebagai bagian dari suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.
2. Karakteristik Lingkungan, mencakup dua aspek. Aspek pertama adalah
lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi dan sangat berpengaruh terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan
keputusan dan pengambilan tindakan. Aspek kedua adalah lingkungan intern
Universitas Sumatera Utara
yang dikenal sebagai iklim organisasi yaitu lingkungan yang secara keseluruhan dalam lingkungan organisasi.
3. Karakteristik Pekerja merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap
efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan, akan tetapi kesadaran individu akan perbedaan itu sangat penting dalam
upaya mencapai tujuan organisasi. Jadi apabila suatu rganisasi menginginkan keberhasilan, organisasi tersebut harus dapat mengintegrasikan tujuan
individu dengan tujuan organisasi. 4.
Karakteristik Manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi
sehingga efektivitas tercapai. Kebijakan dan praktek manajemen merupakan alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan
organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan praktek manajemen harus memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme
kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis, pencarian dan pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses
komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi terhadap perubahan lingkungan inovasi organisasi.
Pengorganisasian organizing merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya,
dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalitasi dan pembagian kerja.
Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat
Universitas Sumatera Utara
dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan
sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien dan
efektif. Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur
berikut ini : 1.
Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara
logika dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga
ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. 3.
Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan
harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi
ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.
C. Misi dan Tujuan Organisasi
