Sistem Pengawasan Manajemen Piutang Premi Terkait Dengan Kinerja Keuangan PT. Asuransi XYZ, TBK. Kantor Cabang Medan

PT . ASU RAN SI X Y Z , T BK .

K AN T OR CABAN G M EDAN

GELADI K ARY A

O le h:

SHA RO N SITEPU

NIM: 04 70 07 09 4

KO NSENTRA SI: MA NA JEMEN A KUNTA NSI

PRO G RA M STUDI MA G ISTER MA NA JEMEN

SEKO LA H PA SC A SA RJA NA

UNIVERSITA S SUMA TERA UTA RA

MEDA N

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Geladikarya : SISTEM PENGAWASAN MANAJEMEN PIUTANG

PREMI TERKAIT DENGAN KINERJA KEUANGAN PT. ASURANSI XYZ, TBK. KANTOR CABANG MEDAN

Nama : Sharon Sitepu

NIM : 047007094

Program Studi : Magister Manajemen

Konsentrasi : Manajemen Akuntansi

Menyetujui, Komisi Pembimbing

Drs. Irwan Djanahar, Ak., MAFIS Ketua

Dra. Sri Mulyani, Ak, MBA Anggota

Ketua Program Studi, Direktur Pasca Sarjana,

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa Geladikarya yang berjudul:

“SISTEM PENGAWASAN MANAJEMEN PIUTANG PREMI TERKAIT DENGAN KINERJA KEUANGAN PT. ASURANSI XYZ, TBK. KANTOR CABANG MEDAN”

adalah benar hasil karya sendiri dan belum pernah dipublikasikan.

Semua data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara jelas.

Medan, 23 Februari 2012 Yang membuat pernyataan,

Sharon Sitepu NIM. 047007094

RINGKASAN EKSEKUTIF

Dari data Laporan Outstanding Piutang Premi PT. Asuransi XYZ, Tbk Kantor

Cabang Medan tahun 2008 sampai dengan 2011, diketahui bahwa jumlah piutang premi

relatif tinggi, yang mengindikasikan bahwa sistem pengawasan manajemen piutang

premi tidak berjalan sesuai prosedur standar operasional perusahaan. Oleh karena itu,

penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan untuk menganalisis faktor-faktor kendala dan

dampak dari penerapan sistem pengawasan manajemen piutang premi terhadap kinerja

keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

Metode penelitian yang dilakukan bersifat deskriftif dan pendekatan studi kasus

terhadap responden yang meliputi Seksi Keuangan & Akuntansi, Seksi Underwriting,

Bagian Marketing, Kepala Cabang dan Kepala Bagian Collection Kantor Pusat, dengan

teknik pengumpulan data melalui wawancara yang dilakukan terhadap responden dan

juga mengumpulkan data Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung dan Laporan

Produksi dari tahun 2008 hingga 2011 serta Surat Keputusan Direksi tentang prosedur

pembayaran premi, penangguhan dan/atau pembatalan polis, kemudian analisis data

menggunakan metode deskriftif dan deduktif.

Hasil penelitian terhadap faktor-faktor kendala sistem pengawasan manajemen

piutang premi adalah personal tidak menjalankan prosedur standar operasional sistem

pengawasan manajemen piutang premi secara tegas karena tidak diterapkan sanksi

struktural, adanya penangguhan dalam sistem pencatatan piutang premi ke dalam jurnal

sementara serta penyimpangan dalam pelaksanaan Standard Operating Procedure sistem

pengawasan manajemen piutang premi yang berdampak terhadap kinerja keuangan yakni

tingkat likuiditas rendah karena periode pengumpulan piutang premi 60 hingga 90 hari

RIWAYAT HIDUP

Sharon Sitepu, lahir di Kisaran, tanggal 22 Agustus 1968, perempuan, beragama Kristen, bungsu dari empat bersaudara dari pasangan orang tua, bapak Tinggi Sitepu, BBA dan ibu Rotua Silalahi.

Lulus dari SD Negeri 101972 Sei Putih-Deli Serdang tahun 1981, SMP Perguruan Kristen Methodist Indonesia I Medan tahun 1984, SMA Negeri I Medan tahun 1987, D-III Politeknik USU Medan Program Studi Kesekretariatan & Administrasi Niaga tahun 1990 dan Fakultas Ekonomi USU tahun 2003.

Lulus pendidikan profesi sebagai Ajun Ahli Asuransi Indonesia Sektor Kerugian (AAAI-K) dengan NIK. 01040758 dari Asosiasi Ahli Manajemen Asuransi Indonesia pada tahun 2002.

Pengalaman bekerja sebagai Junior Secretary PT. Multi Bintang Indonesia Belawan- on the job training- dari 19 Maret 1990 s/d. 4 April 1990, Staf Administrasi di bagian Keuangan & Akuntansi PT. Dyno Mugi Indonesia Medan dari 15 Nopember 1990 s/d. 31 Maret 1994, Sekretaris dari Kepala Cabang PT. Asuransi Jasa Tania, Tbk. Kantor Cabang Medan dari 15 Oktober 1994 s/d. 16 Oktober 1995, Staff Underwriting PT. Asuransi Jasa Tania, Tbk. Kantor Cabang Medan dari 17 Oktober 1995 s/d. 30 Juni 2003, Kepala Seksi Underwriting PT. Asuransi Jasa Tania, Tbk. Kantor Cabang Medan dari 1 Juli 2003 s/d. 31 Oktober 2008 dan Pjs. Manajer Tehnik PT. Asuransi Jasa Tania, Tbk. Kantor Cabang Medan dari 01 Nopember 2008 s/d. sekarang.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis kepada Tuhan Yesus Kristus, atas berkat dan kasih-Nya

sehingga penulis dapat menyelesaikan Geladikarya yang berjudul “Sistem Pengawasan

Manajemen Piutang Premi Terkait Dengan Kinerja Keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan”

Geladikarya ini disusun untuk memenuhi persyaratan kurikulum Program Studi

Magister Manajemen Sekolah Pasca Sarjana Universitas Sumatera Utara Medan.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc (CTM), Sp.A (K) selaku

Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE selaku Direktur Program Pasca

Sarjana Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Prof. Dr. Ir. Darwin Sitompul, M.Eng selaku Ketua Program Studi Magister

Manajemen Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Irwan Djanahar, Ak., MAFIS selaku Ketua Komisi Pembimbing.

5. Ibu Dra. Sri Mulyani, Ak, MBA selaku Anggota Komisi Pembimbing.

6. Pimpinan dan rekan-rekandi PT. Asuransi Jasa Tania, Tbk. Kantor Cabang Medan.

7. Kedua orang tua penulis Ayahanda Tinggi Sitepu, BBA dan Ibunda Rotua Silalahi.

Penulis menyadari bahwa Geladikarya ini masih memiliki

kekurangan-kekurangan dan oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat

konstruktif untuk kesempurnaan Geladikarya ini.

Medan, 23 Februari 2012

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN ……….. i

PERNYATAAN ... ii

RINGKASAN EKSEKUTIF ... iii

RIWAYAT HIDUP ………... iv

KATA PENGANTAR ……….. v

DAFTAR ISI ………. vi

DAFTAR TABEL ………. ix

DAFTAR GAMBAR ……… x

BAB I PENDAHULUAN ……… 1

1.1. Latar Belakang ………. 1

1.2. Perumusan Masalah ………. 3

1.3. Tujuan Penelitian ………. 3

1.4. Manfaat Penelitian ……… 3

1.5. Batasan dan Ruang Lingkup Penelitian ……… 4

BAB II KERANGKA TEORETIS ……… 5

2.1. Pengertian Piutang……… 5

2.2. Ruang Lingkup Piutang………. 6

2.2.1. Penggolongan Kredit ……….. 6

2.2.2. Pemrakiraan dan Pengendalian Piutang ………. 8

2.2.3. Analisa Rasio Piutang ……… 9

2.2.4. Biaya Pengolalaan Piutang ……… 10

2.3. Sistem Pengawasan Manajemen Piutang………... 11

BAB IV METODE PENELITIAN ………...………. 16

4.1. Sifat Penelitian ……...…….……….… 16

4.2. Lokasi dan Jadwal Penelitian………….………. 16

4.3. Populasi dan Sampel ………. 16

4.4. Teknik Pengumpulan Data………. 17

4.5. Jenis dan Sumber Data ……….. 17

4.6. Analisis Data……….. 18

BAB V GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN….………. 19

5.1. Sejarah Singkat PT. Asuransi XYZ, Tbk…....……….….. 19

5.1.1. Dekade 1980 ……… 19

5.1.2. Dekade 1990 ……… 19

5.1.3. Dekade 2000 ……… 19

5.2. Visi dan Misi PT. Asuransi XYZ, Tbk……….. 20

5.2.1. Visi ……….. 20

5.2.2. Misi ………. 20

5.3. Nilai-Nilai Inti PT. Asuransi XYZ, Tbk. ………... 20

5.4. Profil Produk ………. 21

5.4.1. Engineering Insurance ………. 21

5.4.2. Fire Insurance ………. 21

5.4.3. Motor Vehicle Insurance ……… 21

5.4.4. Marine Insurance ……… 21

5.4.5. Surety ………. 21

5.4.6. Miscellaneous ………. 21

5.5. Segmentasi Pasar……… 21

5.6. Struktur Organisasi……….. ……….. 22

5.6.1. Dewan Komisaris dan Direksi ………. 22

5.6.2. Komposisi Saham ……… 22

5.6.3. Finance Division Head Office ………. 23

5.6.4. Internal Auditi Department Head Office ………. 24

5.7. Struktur Organisasi PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan…………. 25

BAB VI ANALISIS DAN PEMBAHASAN…..……… 28

6.1. Data Primer ……….……….… 28

6.2. Data Sekunder……….……….. 28

6.3. Analisis dan Pembahasan ………. 29

6.3.1. Personal ……….. 29

6.3.2. Sistem Pencatatan/Administrasi Piutang Premi ………. 29

6.3.3. Pelaksanaan Standard Operating Procedure ……….. 33

6.3.4. Analisis Rasio-Rasio Piutang ………. 34

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN……….…..………. 37

7.1. Kesimpulan……….……….….. 37

7.1.1. Faktor-Faktor Kendala Dalam Sistem Pengawasan Manajemen Piutang Premi PT. Asuransi XYZ, Tbk KC. Medan ………… 37

7.1.2. Dampak dari Penerapan Sistem Pengawasan Manajemen Piutang Premi terhadap Kinerja Keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan ……… 38

7.2. Saran……….……….. 38

DAFTAR PUSTAKA ... 40 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1. Perbandingan Outstanding Piutang Premi terhadap Pendapatan

Premi ……… 2

Tabel 6.1 Data Penjualan dan Piutang Premi………... 28 Tabel 6.2 Hasil Analisis Rasio-Rasio Piutang ……….... 34

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.1 Kerangka Konseptual Penelitian……… 15

Gambar 5.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi XYZ, Tbk. ……….. 23

Gambar 5.2 Struktur Organisasi PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan ….. 26

RINGKASAN EKSEKUTIF

Dari data Laporan Outstanding Piutang Premi PT. Asuransi XYZ, Tbk Kantor

Cabang Medan tahun 2008 sampai dengan 2011, diketahui bahwa jumlah piutang premi

relatif tinggi, yang mengindikasikan bahwa sistem pengawasan manajemen piutang

premi tidak berjalan sesuai prosedur standar operasional perusahaan. Oleh karena itu,

penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan untuk menganalisis faktor-faktor kendala dan

dampak dari penerapan sistem pengawasan manajemen piutang premi terhadap kinerja

keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

Metode penelitian yang dilakukan bersifat deskriftif dan pendekatan studi kasus

terhadap responden yang meliputi Seksi Keuangan & Akuntansi, Seksi Underwriting,

Bagian Marketing, Kepala Cabang dan Kepala Bagian Collection Kantor Pusat, dengan

teknik pengumpulan data melalui wawancara yang dilakukan terhadap responden dan

juga mengumpulkan data Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung dan Laporan

Produksi dari tahun 2008 hingga 2011 serta Surat Keputusan Direksi tentang prosedur

pembayaran premi, penangguhan dan/atau pembatalan polis, kemudian analisis data

menggunakan metode deskriftif dan deduktif.

Hasil penelitian terhadap faktor-faktor kendala sistem pengawasan manajemen

piutang premi adalah personal tidak menjalankan prosedur standar operasional sistem

pengawasan manajemen piutang premi secara tegas karena tidak diterapkan sanksi

struktural, adanya penangguhan dalam sistem pencatatan piutang premi ke dalam jurnal

sementara serta penyimpangan dalam pelaksanaan Standard Operating Procedure sistem

pengawasan manajemen piutang premi yang berdampak terhadap kinerja keuangan yakni

tingkat likuiditas rendah karena periode pengumpulan piutang premi 60 hingga 90 hari

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD) bab kesembilan pasal 246 yang

menjadi salah satu prinsip hukum dalam operasional perusahaan asuransi

kerugian/asuransi umum (general insurance/non life insurance) menyatakan bahwa

suatu kontrak asuransi menjadi efektif berlaku apabila perusahaan asuransi telah

menerima premi asuransi. Dengan adanya ketentuan secara hukum tersebut, perusahaan

asuransi mengharapkan pembayaran premi asuransi dapat diterima sejak awal efektifnya

jangka waktu pertanggungan, atau menurut kebijakan perusahaan asuransi, setidaknya

pembayaran premi asuransi diterima oleh perusahaan asuransi bersamaan dengan

diterimanya polis asuransi oleh tertanggung.

Di sisi lain, oleh karena adanya tekanan persaingan pada pasar asuransi relatif

tinggi, sedangkan target penjualan yang telah ditetapkan diupayakan minimal harus dapat

dicapai, serta dengan mempertimbangkan kelanggengan hubungan timbal balik yang

memuaskan dengan para konsumen, maka perusahaan asuransi melakukan kebijakan

penjualan kredit.

PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan sebagai perusahaan asuransi

kerugian melakukan penjualan kredit atas produk-produk asuransi yang dimilikinya

sebagai salah satu kebijakan pemasarannya.

Untuk mengantisipasi tertanggung yang tidak bertanggung jawab dan

menghindarkan penumpukan piutang premi tidak tertagih, PT. Asuransi XYZ, Tbk.

melakukan sistem pengawasan piutang premi sesuai Surat Keputusan Direksi No.

Penangguhan dan/atau Pembatalan Polis, kemudian diperbaharui dengan Surat

Keputusan Direksi No. 061/Kept/DU/VIII/2008 tanggal 19 Agustus 2008.

Sistem pengawasan piutang premi telah disosialisasikan dalam Management

Internal System, sebelum keluarnya penegasan kembali melalui Surat Keputusan Direksi No. 044/Kept/DU/VII/2005 tanggal 25 Juli 2005 dan sistem pengawasan ini diterapkan

kepada setiap Kantor Cabang PT. Asuransi XYZ, Tbk. dengan pantauan Bagian

Collection Kantor Pusat PT. Asuransi XYZ, Tbk.

Walaupun Standard Operating Procedure sistem pengawasan piutang premi

tersebut telah ditetapkan oleh perusahaan, namun dari data Laporan Outstanding –

Piutang Premi Langsung PT. Asuransi XYZ, Tbk. yang dihimpun selama 4 tahun dari

tahun 2008 hingga 2011, menunjukkan bahwa jumlah outstanding piutang premi

signifikan bila dibandingkan pendapatan premi. Data perbandingan tersebut dapat dilihat

lebih lanjut pada tabel di bawah ini.

Tabel 1.1. Perbandingan Outstanding Piutang Premi terhadap Pendapatan Premi

Sumber: Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung & Laporan Produksi PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan tahun 2008 sampai dengan 2011

Dari Tabel 1.1. di atas dapat dilihat bahwa dari tahun 2008 sampai dengan 2011,

prosentase perbandingan outstanding piutang premi terhadap pendapatan premi pada

tahun yang sama relatif tinggi, yang artinya kondisi ini tidak baik karena sumber

pendapatan perusahaan masih tertahan dalam bentuk piutang premi.

Keterangan 31 Des 2008 31 Des 2009 31 Des 2010 31 Des 2011

(1) Pendapatan Premi (Rp) 16.334.555.613,63 22.200.282.514,02 24.979.196.186,84 19.844.958.290,59 (2) Pembayaran (Rp) 12.639.949.615,57 15.371.859.618,28 21.404.842.775,20 15.980.728.281,51 (3) Outstanding Piutang Premi :

<= 60 Days Past Due (Rp) 786.662.040,00 1.502.808.293,00 908.315.878,70 433.601.561,64 61 <= Days Past Due (Rp) 2.907.943.958,06 5.325.614.602,74 2.666.037.532,94 3.430.628.447,44

Jumlah Outstanding Piutang Premi (Rp) 3.694.605.998,06 6.828.422.895,74 3.574.353.411,64 3.864.230.009,08 (4) Piutang : Pendapatan (%) 22,62% 30,76% 14,31% 19,47%

1.2. Perumusan Masalah

Mengacu kepada latar belakang permasalahan di atas, maka rumusan

permasalahan dalam penelitian ini adalah:

1.2.1. Apakah faktor-faktor yang menjadi kendala dalam sistem pengawasan

manajemen piutang premi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan?

1.2.2. Apakah dampak dari penerapan sistem pengawasan manajemen piutang premi

terhadap kinerja keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan?

1.3. Tujuan Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan sebagai berikut:

1.3.1. Untuk menganalisis faktor-faktor apa yang menjadi kendala dalam sistem

pengawasan manajemen piutang premi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor

Cabang Medan.

1.3.2. Untuk menganalisis dampak dari penerapan sistem pengawasan manajemen

piutang premi terhadap kinerja keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk Kantor Cabang

Medan.

1.4. Manfaat Penelitian

Hasil-hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi:

1.4.1. PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan, untuk dapat menjadi masukan

tentang faktor-faktor apa yang menjadi kendala dalam sistem pengawasan

manajemen piutang premi dan dampak dari sistem pengawasan manajemen

piutang premi terhadap kinerja keuangan.

1.4.2. Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara, sebagai bahan

dalam sistem pengawasan manajemen piutang premi dan dampak dari sistem

pengawasan manajemen piutang premi terhadap kinerja keuangan.

1.4.3. Penulis, untuk dapat memberikan pengetahuan tentang faktor-faktor apa yang

menjadi kendala dalam sistem pengawasan manajemen piutang premi dan

dampak dari sistem pengawasan manajemen piutang premi terhadap kinerja

keuangan.

1.5. Batasan dan Ruang Lingkup Penelitian

Agar penelitian dapat terfokus pada akar permasalahan, maka dalam penelitian

ini penulis membuat batasan dan ruang lingkup sebagai berikut:

1.5.1. Outstanding piutang premi yang diteliti terbatas pada outstanding piutang premi

langsung dari tahun 2008 sampai dengan 2011.

1.5.2. Data pendapatan premi adalah pendapatan premi dari penjualan produk-produk

asuransi dari tahun 2008 sampai dengan 2011.

1.5.3. Analisis terhadap dampak dari sistem pengawasan manajemen piutang premi

BAB II

KERANGKA TEORETIS

2.1. Pengertian Piutang

Menurut Niswonger dkk. (1999): “istilah piutang (receivable) meliputi semua

klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau

organisasi lainnya.”

Dalam Standar Akuntansi Asuransi Kerugian (1994), disebutkan bahwa: “Piutang

digolongkan dalam dua kategori yaitu piutang underwriting dan non underwriting

(piutang lain-lain). Piutang underwriting terdiri dari piutang premi dan piutang

re-asuransi”.

Sedangkan pengertian dari underwriting yaitu kegiatan yang berkaitan dengan

seleksi resiko atau pengelolaan risiko yang ditawarkan perusahaan asuransi, termasuk

menetapkan tingkat premi dan ketentuan-ketentuan lain yang akan diterapkan atas

penjualan jasa asuransi kepada tertanggung.

Selain daripada itu, dalam kegiatan ini ditentukan jumlah nilai pertanggungan

yang akan menjadi bagian tanggung jawab pihak re-asuransi dan yang akan ditanggung

sendiri oleh perusahaan asuransi (retain). Kegiatan underwriting ini menimbulkan premi

dan apabila penjualan jasa asuransi dilakukan secara kredit maka akan menimbulkan

Piutang Underwriting. Piutang premi merupakan bagian dari Piutang Underwriting.

Menurut Standar Akuntansi Asuransi Kerugian (1994): “bahwa piutang premi

meliputi tagihan premi kepada Tertanggung/Agen/Broker, dan perusahaan Asuransi

(ceding company) sebagai akibat adanya transaksi asuransi. Piutang dicatat sebesar

jumlah nominalnya, dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat diterima (piutang

Tertanggung, maka diskon tersebut langsung dikurangkan dari piutang preminya.

Piutang premi ini dapat disebut sebagai piutang usaha atau piutang dagang”.

2.2. Ruang Lingkup Piutang

Perusahaan yang memiliki kelebihan kapasitas dan biaya variabel yang rendah

cenderung melakukan invasi penjualan secara kredit, sehingga meningkatkan jumlah

piutang. Sebaliknya, perusahaan dengan operasional yang optimal dan margin laba yang

rendah akan sangat berhati-hati memperluas penjualan kredit. Kebijakan kredit yang

optimal dan tingkat piutang yang optimal bergantung kepada kondisi operasional

perusahaan.

Menurut Weston dan Brigham (1997), jumlah piutang usaha ditentukan oleh dua

faktor yaitu volume penjualan kredit dan jangka waktu rata-rata di antara penjualan dan

penagihan. Apabila perusahaan dapat beroperasi secara stabil, maka akan timbul

kondisi: Piutang usaha = Penjualan kredit per hari x Jangka waktu penagihan

Namun apabila salah satu unsur yaitu penjualan kredit ataupun lamanya periode

penagihan mengalami perubahan, maka piutang usaha mengalami perubahan, sehingga

diketahui bahwa jumlah piutang usaha bergantung kepada tingkat penjualan maupun

periode penjualan dan setiap kenaikan piutang usaha membutuhkan pembiayaan,

walaupun seluruh piutang usaha tidak dibiayai karena di dalamnya terkandung unsur laba

yang tidak merupakan pengeluaran kas, dengan asumsi bahwa kemungkinan pembiayaan

berasal bank, membeli secara kredit, menjual obligasi ataupun saham biasa.

2.2.1. Penggolongan Kredit

Menurut Sutojo (1997), berdasarkan kolektifibilitas yaitu tingkat pembayaran

1. Kredit Lancar bilamana memenuhi kriteria:

a. Tidak terdapat tunggakan angsuran pokok, tunggakan bunga; atau

b. Terdapat tunggakan angsuran pokok, tetapi belum melampaui satu bulan, bagi

kredit yang ditetapkan masa angsurannya kurang dari satu bulan; atau belum

melampaui tiga bulan, bagi kredit yang ditetapkan masa angsurannya secara

bulanan, dua bulanan atau tiga bulanan; atau belum melampaui enam bulan, bagi

kredit yang masa angsurannya ditetapkan empat bulanan atau lebih; atau

c. Terdapat tunggakan bunga, tetapi belum melampaui satu bulan bagi kredit yang

masa angsurannya kurang dari satu bulan; atau belum melampaui tiga bulan bagi

kredit yang masa angsurannya lebih dari satu bulan.

2. Kredit Bermasalah terdiri dari:

1. Kredit Kurang Lancar, bilamana:

a. Terdapat tunggakan angsuran pokok yang melampaui masa satu bulan dan

belum melampaui masa dua bulan, bagi kredit dengan masa angsuran kurang

dari satu bulan; atau melampaui tiga bulan dan belum melampaui enam bulan

bagi kredit yang masa angsurannya ditetapkan bulanan, dua bulanan atau tiga

bulanan; atau melampaui enam bulan, tetapi belum melampaui masa dua

belas bulan bagi kredit yang masa angsurannya ditetapkan enam bulan atau

lebih; atau

b. Terdapat tunggakan bunga yang melampaui masa satu bulan, tetapi

belum melampaui masa tiga bulan, bagi kredit dengan angsuran kurang dari

satu bulan; atau melampaui masa tiga bulan, tetapi belum melampaui masa

2. Kredit Diragukan, bilamana kredit tersebut tidak dapat memenuhi kriteria kredit

lancar dan kredit kurang lancar, namun berdasarkan hasil penilaian kreditur dapat

disimpulkan bahwa:

a. Kredit tersebut masih dapat diselamatkan, serta nilai jaminan kreditnya tidak

kurang dari 75% jumlah nilai pinjaman pokok dan bunga yang tertunggak;

atau

b. Kredit tersebut tidak dapat diselamatkan, tetapi nilai jaminan kreditnya tidak

kurang dari 100% nilai kredit dan bunga tertunggak.

3. Kredit Macet, bilamana:

a. Tidak dapat memenuhi kriteria kredit lancar, kredit kurang lancar dan kredit

diragukan; atau

b. Dapat memenuhi kriteria kredit diragukan, tetapi setelah jangka waktu dua

puluh satu bulan semenjak masa penggolongan kredit diragukan, belum

terjadi pelunasan pinjaman, atau usaha penyelamatan kredit; atau

c. Penyelesaian pembayaran kembali kredit yang bersangkutan, telah diserahkan

kepada pengadilan negeri atau Badan Urusan Piutang Negara (BUPN), atau

telah diajukan permintaan ganti rugi kepada perusahaan asuransi kredit.

2.2.2. Pemrakiraan dan Pengendalian Piutang

Pengelolaan piutang yang dilakukan secara efektif berkaitan erat dengan

ketersediaan kas. Oleh karena itu yang sering menjadi permasalahan utama dalam

pengelolaan piutang adalah dalam hal pemrakiraan jangka waktu piutang. Pemrakiraan

dan pengendalian piutang dilakukan untuk menghindarkan piutang tak tertagih dengan

menggunakan metode proyeksi Days Sales Outstanding (DSO) atau Days Sales in

Semakin cepat piutang menjadi kas, menandakan bahwa perusahaan tersebut

mempunyai pengelolaan piutang yang baik. Days Sales Outstanding (rata-rata periode

pengumpulan piutang) digunakan untuk menjelaskan berapa hari penjualan tertahan

dalam bentuk piutang, dengan formulasi sebagai berikut:

Average Annual Sales Average Daily Sales = ---

360

Annual Account Receivable Days Sales Outstanding = ---

Average Daily Sales

Apabila rata-rata periode pengumpulan piutang memperlihatkan kenaikan pada

periode tertentu, perusahaan harus berupaya meningkatkan arus kas masuk.

2.2.3. Analisis Rasio Piutang

Menurut Prihadi (2008), ada beberapa rasio yang dapat dipergunakan untuk

menilai pengelolaan piutang dagang perusahaan dengan melakukan pengukuran waktu

penagihan dalam dua tahap yaitu dengan Receivable Turn Over dan Average Collection

Period, sebagai berikut:

Sales

Receivable Turn Over = --- Average Account Receivable 360

Average Collection Period = --- Receivable Turn Over

Dari rasio tersebut di atas akan diketahui bahwa semakin cepat perputaran

piutang berarti semakin sedikit dana yang perlu ditanam di dalam piutang usaha.

Demikian juga semakin pendek jangka waktu penagihan piutang, maka akan semakin

Sebaliknya, semakin lama jangka waktu penagihan piutang, maka akan semakin tertunda

tersedianya kas yang akan dipergunakan untuk kegiatan usaha perusahaan.

Selain daripada rasio tersebut di atas, untuk mengetahui besarnya tingkat piutang

dagang terhadap penjualan digunakan rasio sebagai berikut:

Annual Account Receivable Credit Sales Ratio = ---

Sales

2.2.4. Biaya Pengelolaan Piutang

Perusahaan tidak terlepas dari penanggungan resiko berupa biaya-biaya yang

ditimbulkan dari pengelolaan atas akumulasi sejumlah piutang.

Menurut Weston dan Brigham dalam Sirait (1997), biaya-biaya pengelolaan

piutang tersebut terdiri dari biaya kerugian piutang (bad debt expense), biaya

pengumpulan piutang, biaya administrasi dan biaya sumber dana, dengan uraian sebagai

berikut:

1) Biaya Kerugian Piutang (Bad Debt Expense)

Dalam pengelolaan piutang, perusahaan perlu memperhitungkan risiko atas tidak

tertagihnya sejumlah piutang dalam jangka waktu tertentu ke dalam biaya kerugian

piutang. Probabilitas risiko kerugian piutang cenderung meningkat bilamana standar

kredit diperlunak, dan akan menurun bilamana standar kredit diperketat.

2) Biaya Pengumpulan Piutang

Biaya pengumpulan piutang merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan

dalam rangka penagihan piutang. Biaya ini semakin meningkat seiring dengan

meningkatnya pertambahan piutang sebagai dampak dari melunaknya standar kredit.

3) Biaya Administrasi

Biaya administrasi diperhitungkan dalam proses aktivitas pengelolaan, pengawasan

banyak tugas-tugas administrasi yang dilakukan, dan sebaliknya, tugas-tugas

administrasi akan semakin sedikit apabila penjualan kredit menurun.

4) Biaya Sumber Dana

Sejumlah dana diperlukan dan disediakan untuk pengawasan piutang yang

merupakan bagian dari aktiva. Dana yang disediakan itu akan diperhitungkan dan

dibebani biaya sumber dana.

2.3. Pengertian Sistem Pengawasan Manajemen Piutang

Menurut Anthony dan Govindarajan dalam Tjakrawala (2005), definisi sistem

adalah “Suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau

sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah

yang berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu

tujuan tertentu”.

Pengendalian (pengawasan) dalam arti sempit sering disebut sebagai pengecekan

internal. Maksudnya adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh seseorang diawasi

oleh orang lain.

Sistem pengendalian (pengawasan) sedikitnya memiliki empat elemen:

1. Pelacak (detector) atau sensor-suatu perangkat yang mengukur apa sesungguhnya

terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2. Penilai (assessor)-suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa

aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari

apa yang seharusnya terjadi.

3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yang

mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal

4. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan

assessor dan antara assessor dan effector.

Manajemen merupakan suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang

bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis

tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang memuaskan).

Proses pengendalian (pengawasan) manajemen adalah proses di mana manajer di

seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi

mengimplementasikan strategi yang dimaksud.

Sistem pengendalian (pengawasan) manajemen adalah sistem yang digunakan

oleh manajemen untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi. Sistem pengendalian

(pengawasan) manajemen merupakan alat untuk mengimplementasikan strategi.

Secara internal perusahaan, sistem pengendalian (pengawasan) manajemen

piutang membentuk pengendalian (pengawasan) untuk melindungi piutang dengan

melakukan pemisahan fungsi-fungsi yang bertanggung jawab atas terbentuknya piutang.

Setiap individu dalam perusahaan yang bertanggung jawab dalam menangani

penjualan dipisahkan dari individu-individu yang menangani akuntansi untuk piutang

dan persetujuan kredit.

Sistem pengendalian (pengawasan) manajemen piutang sangat berperan bagi

perusahaan yang melakukan penjualan secara kredit, terutama oleh karena hal tersebut

berkaitan erat dengan masalah kebijakan kredit dan merubah kredit yang diterapkan.

Kebijakan kredit adalah merupakan seperangkat keputusan yang meliputi:

1) Periode kredit, merupakan keleluasaan waktu yang diberikan kepada debitur untuk

membayar pembelian-pembelian kredit mereka, misalnya, jangka waktu kredit 30, 60

2) Diskon yang diberikan oleh penjual untuk debitur yang melakukan pembayaran dini,

meliputi potongan tunai (discount amount) dan periode potongan tunai (discount

period).

3) Standar kredit, merupakan kriteria yang harus dipenuhi debitur untuk mendapatkan

kredit. Menurut Weston dan Brigham dalam Sirait (1997), penetapan standar kredit

menggambarkan ukuran terhadap kualitas kredit terkait dengan informasi

menyeluruh tentang debitur dengan salah satu cara menerapkan Lima “K” atau The

five “C” of Credit yaitu analisis tentang karakter, kapasitas, kapital, kolateral dan kondisi dari debitur.

4) Kebijakan pengumpulan piutang, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan

untuk mengumpulkan semua piutang bilamana sudah jatuh tempo. Perusahaan yang

memberikan jangka waktu kredit yang panjang cenderung memiliki jumlah piutang

yang relatif tinggi bila dibandingkan dengan perusahaan yang memberikan jangka

waktu kredit yang pendek. Situasi yang terbaik adalah melakukan penagihan piutang

secepat mungkin, sehingga kas yang diperoleh dari penagihan piutang akan

meningkatkan solvensi dan mengurangi resiko kerugian dari piutang tak tertagih.

Menurut Sutojo (1997), beberapa teknik pengumpulan piutang yang diterapkan oleh

perusahaan adalah melalui surat, telepon, kunjungan personal dan melakukan

BAB III

KERANGKA KONSEPTUAL

Dalam penulisan Geladikarya ini, kerangka konseptual yang digunakan dalam

proses penelitian diilustrasikan sebagai berikut:

1. Penelitian ini berawal dari latar belakang yaitu untuk meningkatkan pendapatan

premi dan dapat meraih target penjualan, maka salah satu strategi pemasaran yang

dilakukan oleh PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan dengan melakukan

penjualan kredit atas produk-produk jasa asuransinya.

2. Penjualan secara kredit menimbulkan piutang premi yang berdampak langsung

kepada penundaan arus kas masuk. Untuk mengelola dan mengendalikan piutang

premi tersebut, PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan memiliki manajemen

piutang premi.

3. Ekspektasi dari implementasi manajemen piutang premi tersebut adalah menekan

penumpukan piutang premi sehingga akan menaikkan arus kas masuk aktivitas

operasional dari penerimaan premi. Namun secara aktual, dari Laporan Outstanding

– Piutang Premi Langsung PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan

menunjukkan outstanding piutang premi dari tahun 2008 hingga 2011 relatif tinggi.

4. Kesenjangan antara ekspektasi dan aktual tersebut dilakukan analisis terhadap sistem

pengawasan manajemen piutang premi terkait dengan kinerja keuangan PT. Asuransi

XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi

kendala dalam sistem pengawasan manajemen piutang premi dan dampak dari

penerapan sistem pengawasan manajemen piutang premi terhadap kinerja keuangan

PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

premi terhadap kinerja keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan

sehingga akan menekan penumpukan piutang premi tidak tertagih dan mempercepat

arus kas operasional perusahaan sehingga meningkatkan kinerja keuangan PT.

Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

Dari uraian tersebut maka kerangka konseptual yang digunakan dalam proses

penelitian seperti digambarkan pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1.Kerangka Konseptual Penelitian Penjualan kredit

produk-produk jasa asuransi

Manajemen piutang premi

Ekspektasi

- Menekan penumpukan outstanding piutang premi

Aktual

- Penumpukan outstanding piutang premi relatif tinggi

Kesenjangan antara ekspektasi dan aktual

Analisis faktor-faktor kendala dan dampak sistem

pengawasan manajemen piutang premi terkait dengan

kinerja keuangan

Saran perbaikan dalam menjalankan sistem pengawasan manajemen piutang premi terkait dengan

BAB IV

METODE PENELITIAN

4.1. Sifat Penelitian

Penelitian ini bersifat deskriftif dengan pendekatan studi kasus yang dilakukan di

PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

4.2. Lokasi dan Jadwal Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

Waktu penelitian yang dipergunakan selama 10 (sepuluh) minggu dimulai dari tanggal

2 Desember 2011 sampai dengan 10 Februari 2012.

4.3. Populasi dan Sampel

Penelitian ini bersifat studi kasus sehingga responden hanya meliputi beberapa

seksi/bagian yaitu :

1. Seksi Keuangan dan Akuntansi terdiri dari 1 (satu) orang Collection Staff dan

1 (satu) orang Kepala Seksi Keuangan dan Akuntansi.

2. Bagian Marketing terdiri dari 4 (empat) orang Marketing Staff dan 1 (satu)

orang Marketing Manager.

3. Seksi Underwriting terdiri dari 1 (satu) orang Underwriting Staff dan 1 (satu)

orang Pjs. Manajer Tehnik.

4. Kepala Cabang.

5. Kepala Bagian Collection Kantor Pusat.

1. Wawancara yang dilakukan dengan pihak-pihak berkompeten dalam

mengendalikan, mengelola, dan mengawasi sistem manajemen piutang premi

pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

2. Mengumpulkan data yang mendukung seperti Laporan Outstanding Piutang

Premi Langsung, Rekapitulasi Laporan Produksi dari tahun 2008 hingga

2011, dan Surat Keputusan Direksi tentang prosedur pembayaran premi,

penangguhan dan/atau pembatalan polis serta surat-surat konfirmasi piutang.

4.5. Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder.

 Data primer

Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama yaitu dari hasil

wawancara dengan para responden.

 Data sekunder

Data sekunder merupakan data primer yang sudah diolah lebih lanjut dan

disajikan oleh pengumpul data primer atau pihak lain. Data sekunder yang

diperoleh penulis berupa Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung,

Rekapitulasi Laporan Produksi dari tahun 2008 hingga 2011, dan surat-surat

keputusan Direksi PT. Asuransi XYZ, Tbk. serta surat-surat konfirmasi

piutang premi yang ada hubungannya dengan penelitian, yang digunakan oleh

peneliti untuk diproses lebih lanjut.

4.6. Analisis Data

Data yang dikumpulkan dianalisis dengan pendekatan deskriftif, dan semua data

pengawasan manajemen piutang dan terkait kinerja keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk.

Kantor Cabang Medan.

Pendekatan analisis data dilakukan dengan:

1. Metode deskriftif yaitu dengan memusatkan penelitian terhadap pemecahan

permasalahan dengan menginterpretasikan data kuantitaf dan kualitatif untuk

mengetahui masalah yang dihadapi dan menganalisis hasil wawancara dengan para

responden yang terkait sistem pengawasan manajemen piutang premi, sistem

pencatatan/administrasi piutang premi dan pelaksanaan Standard Operating

Procedure PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan sehingga diperoleh kesimpulan umum atas penelitian tentang faktor-faktor yang menjadi kendala dalam

sistem pengawasan manajemen piutang premi dan dampak dari peranan sistem

pengawasan manajemen piutang premi terhadap kinerja keuangan PT. Asuransi

XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

2. Metode deduktif yaitu dengan bertitik tolak pada konsep teoretis yang secara umum

diterima, kemudian diambil kesimpulan khusus tentang tentang faktor-faktor yang

menjadi kendala dalam sistem pengawasan manajemen piutang premi dan dampak

dari peranan sistem pengawasan manajemen piutang premi terhadap kinerja

BAB V

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

5.1 Sejarah Singkat PT. Asuransi XYZ, Tbk. 5.1.1 . Dekade 1980

Perseroan didirikan dengan nama PT. Maskapai Asuransi XYZ pada tahun 1979

yang berdomisili di Bandung, dengan bisnis yang berbasiskan kepercayaan dari PT.

Perkebunan I – XXIX (Persero). Pada periode ini operasional perseroan didukung oleh

jaringan 5 kantor cabang dan 1 kantor perwakilan. Dengan semakin berkembangnya

kegiatan usaha, sejak tahun 1987 domisili perseroan dipindahkan dari Bandung ke

Jakarta.

5.1.2. Dekade 1990

Dengan semakin meningkatnya kepercayaan dari PT. Perkebunan dan

berkembangnya industri asuransi, perseroan mulai mengembangkan bisnisnya di sektor

perbankan, Badan Usaha Milik Negara dan Swasta. Dalam rangka meningkatkan

pelayanan kepada pelanggan, perseroan memperluas jaringan dengan menambah 2

kantor cabang dan 1 kantor perwakilan.

5.1.3. Dekade 2000

Dengan melihat peluang pasar yang ada, perseroan memfokuskan segmentasi

usaha di sektor korporasi dan ritel, dengan pendekatan pengembanan manajemen risiko

dan pusat pelayanan pelanggan yang berorientasi “customer care”. Untuk membentuk

corporate image, perseroan melakukan perubahan logo dan peluncuran produk unggulan. Untuk lebih dekat dengan pelanggan, perseroan menambah jaringan distribusi menjadi

10 (sepuluh) kantor cabang, 7 (tujuh) kantor pemasaran dan 5 (lima) kantor unit

5.2. Visi dan Misi PT. Asuransi XYZ, Tbk. 5.2.1. Visi

Visi PT. Asuransi XYZ, Tbk adalah menjadi mitra utama yang terpercaya dalam

memberikan jaminan dan perlindungan dini dengan mengutamakan pelayanan

dan kepuasan pelanggan di era ekonomi digital.

5.2.2. Misi

Misi PT. Asuransi XYZ, Tbk. adalah sebagai berikut:

Memberikan layanan terpadu, mudah, cepat menyenangkan dan proaktif dalam mengembangkan manajemen risiko serta menciptakan produk-produk

berkualitas sesuai kebutuhan pasar berdasarkan kehati-hatian.

Menjadikan perusahaan sebagai tempat sehat serta membanggakan untuk berkarya, berkehidupan dan tempat untuk mengembangkan profesionalitas bagi

karyawan.

Berupaya menghasilkan laba atau keuntungan dengan cara efisien serta menciptakan pertumbuhan yang berkesinambungan sehingga dapat menunjang

misi pemegang saham dan ikut berperan serta dalam pembangunan nasional.

5.3. Nilai-Nilai Inti PT. Asuransi XYZ, Tbk. Nilai-Nilai Inti Perusahaan terdiri dari :

Inovasi

Proaktif

Kecepatan

Kualitas

Integritas

5.4. Profil Produk

PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan menjual produk-produk asuransi:

5.4.1. Engineering Insurance

Terdiri dari Contractor & Erection All Risk, Machinery Breakdown, Civil Plant

Machinery & Equipment Insurance dan Civil Engineering Completed Risk. 5.4.2. Fire Insurance

Terdiri dari Property/Industrial All Risk, Business Interruption, Earthquake

Insurance, dan Drying Sheds Insurance. 5.4.3. Motor Vehicle Insurance

Terdiri dari Motor Vehicle Insurance dan Heavy Equipment Insurance.

5.4.4. Marine Insurance

Terdiri dari Marine & Air Cargo Insurance, Land Transport Insurance dan

Marine Hull Insurance. 5.4.5. Surety

Terdiri dari Bid Bond, Performance Bond, Advance Payment Bond, dan

Maintenance Bond. 5.4.6 Miscellaneous

Terdiri dari Burglary, Billboard, Cash In Transit/Safe dan Personal Accident.

5.5. Segmentasi Pasar

Segmentasi pasar dari PT. Asuransi XYZ, Tbk adalah sebagai berikut:

1. Bisnis Afiliasi terdiri dari:

a. Corporate yaitu bisnis yang diperoleh dari PT. Perkebunan Nusantara.

b. Retail yaitu bisnis yang diperoleh dari Karyawan PT. Perkebunan

2. Bisnis Non Afiliasi terdiri dari:

a. Corporate yaitu bisnis yang diperoleh dari Direct Corporate.

b. Retail yaitu bisnis yang diperoleh dari Broker, Leasing, Dealer dan Agen.

5.6. Struktur Organisasi

5.6.1. Dewan Komisaris dan Direksi

Sesuai Hasil Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa pada tanggal

30 Mei 2011, susunan Dewan Komisaris dan Direksi PT. Asuransi XYZ, Tbk. adalah

sebagai berikut:

Dewan Komisaris

Dewan Komisaris terdiri dari Komisaris Utama dan Komisaris Independen.

Dewan Direksi

Dewan Direksi terdiri dari Direktur Utama, Direktur Pemasaran, Direktur

Teknik dan Direktur Keuangan & SDM.

5.6.2. Komposisi Saham

Pada tahun 2003 perseroan melakukan Penawaran Umum Saham kepada

masyarakat dan berubah menjadi perseroan terbuka dengan komposisi saham 98,10%

milik Dana Pensiun Perkebunan dan 1,90% milik masyarakat (masing-masing kurang

dari 5%), sehingga dari struktur organisasi PT. Asuransi XYZ, Tbk. yang berbentuk garis

dan staf, kekuasaan dan wewenang tertinggi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. terletak pada

General Meeting of Shareholders.

Gambar 5.1. Struktur Organisasi PT. XYZ, Tbk.

5.6.3. Finance Division Head Office

Finance Division PT. Asuransi XYZ, Tbk. terdiri dari 3 (tiga) departemen yaitu Accounting & Tax Department, Finance & Budgeting Departement dan Collection Department.

General Meeting of Shareholders

Board of Commisioners

Board of Directors

Commitee Audit

Internal Audit Dept. IT Dept Corporate Secretary Technical Division Finance Division

HR & GA Division Marketing Division Marketing Retail & Leasing Dept Underwriting Marine Dept Business Development Dept Underwriting Non Marine Dept Marketing Direct Corp Dept Claim Marine & Non Marine Dept

Risk Mgt & Survey Dept Finance & Budgeting Dept Accounting & Tax Dept Collection Dept Human Resources Dept General Affair Dept Branch Office Marketing Office Marketing Broker & Bank Dept Claim Motor Vehicle Dept Underwriting Motor Vhc Dept

Accounting & Tax Department bertanggung jawab terhadap pengawasan pembukuan yang dilakukan oleh perusahaan sesuai Standar Akuntansi Keuangan

(Asuransi Kerugian) dan proses penyelesaian pajak perusahaan.

Finance & Budgeting Department bertanggung jawab terhadap pengevaluasian Rencana Anggaran Belanja Perusahaan dengan realisasi biaya tahun berjalan dan

pengawasan seluruh sumber-sumber pemasukan serta rencana investasi yang akan

dilakukan oleh perusahaan.

Collection Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan piutang-piutang perusahaan yang terdiri dari piutang premi maupun piutang reasuransi.

5.6.4. Internal Audit Department Head Office

Fungsi Internal Audit:

1. Internal Audit adalah unit internal yang bersifat independen dan berfungsi untuk:

a. Membantu Direktur Utama agar dapat secara efektif mengamankan investasi dan

asset perusahaan.

b. Melakukan analisa dan evaluasi efektifitas sistem dan prosedur pada semua

bagian dan unit kegiatan perusahaan.

2. Internal Audit menjalankan fungsinya berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan

oleh dewan direksi dan untuk menjamin independensi aparat, Internal Audit hanya

bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.

Tugas dan tanggung jawab:

1. Melakukan pengujian dan evaluasi terhadap sistem pengendalian pengelolaan,

pemantauan efektifitas dan efisiensi sistem dan prosedur pada seluruh bagian.

2. Melakukan penilaian dan pemantauan mengenai sistem pengendalian informasi dan

a. Informasi penting perusahaan terjamin keamanannya.

b. Fungsi sekretariat perusahaan dalam pengendalian informasi dapat berjalan

dengan efektif.

c. Penyajian laporan-laporan perusahaan dan kegiatan-kegiatan perusahaan

memenuhi peraturan perundang-undangan.

3. Melaksanakan tugas khusus dalam lingkup pengendalian internal yang ditugaskan

oleh Direktur Utama.

Wewenang:

6. Menyusun, mengubah dan melaksanakan kebijakan audit intern termasuk antara lain

menentukan prosedur dan lingkup pelaksanaan pekerjaan audit.

7. Akses terhadap semua dokumen, pencatatan, personal dan fisik, informasi atas obyek

audit yang dilaksanakannya, untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan

dengan pelaksanaan tugasnya sesuai garis-garis kebijaksanaan yang telah ditetapkan

oleh Direktur Utama.

8. Melakukan verifikasi dan uji kehandalan terhadap informasi yang diperolehnya,

dalam kaitan dengan penilaian efektifitas sistem yang diauditnya.

Internal Audit tidak memiliki kewenangan atau tanggung jawab atas kegiatan/aktifitas

yang diperiksa/diaudit, tetapi tanggung jawab Internal Audit adalah penilaian dan analisa

atas kegiatan/aktifitas tersebut.

5.7. Struktur Organisasi PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT. Asuransi XYZ, Tbk. No.

044/Kept/DU/VI/2007 tanggal 04 Juni 2007, struktur organisasi PT. Asuransi XYZ, Tbk.

Gambar 5.2. Struktur Organisasi PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan

5.7.1 Finance Section PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan

1. Finance & Human Resourcers Section

Tanggung jawab : Langsung kepada Branch Manager

Uraian Tugas/Pekerjaan:

- Memeriksa bukti masuk/keluar kas dan bank.

- Memeriksa buku harian kas/bank.

- Memeriksa persediaan dan bukti penggunaan meterai.

- Memeriksa dan membuat bukti memorial.

- Memeriksa rekonsiliasi bank dan meterai.

- Memeriksa berita acara pemeriksaan meterai dan kas. Branch Office Manager

Technic Section Underwriting Staff Claim Staff Finance & Acc Staff

HR & GA Staff Finance & HR Section Marketing Manager Marketing Retail & Leasing Section Marketing Broker & Bank Section Marketing Direct Corp Section

Staff Staff Staff

Marketing Office

- Memeriksa surat konfirmasi piutang premi.

- Memeriksa dan membuat neraca percobaan dan perinciannya.

- Memeriksa dan membuat pencocokan rekening koran dengan kantor pusat.

- Menyusun permintaan uang kerja setiap bulan.

- Memeriksa buku tambahan piutang klaim resiko sendiri.

- Menyusun daftar aktiva dan membuat penyusutannya per triwulan.

- Membuat pelaporan pajak penghasilan.

- Membantu menyusun Rencana Anggaran Belanja tahun berikutnya.

- Membantu menyusun Laporan Triwulan.

- Membuat Memorandum atas realisasi kredit nota dan anggaran.

- Mencetak buku besar setiap nomor rekening setiap bulan.

- Memeriksa lembur karyawan, daftar gaji, daftar uang makan dan uang kas kecil.

- Membuat realisasi Cash Flow.

Wewenang : mengawasi pekerjaan kasir dan collection staff.

2. Finance & Accounting Staff

2.1. Cashier

- Membuat bukti masuk/keluar kas dan bank.

- Membuat berita acara penggunaan meterai dan persediaan meterai.

- Membuat rekonsiliasi bank dan meterai.

2.2. Collection Staff

- Membuat daftar perincian piutang setiap bulan.

- Membuat surat konfirmasi piutang premi.

BAB VI

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

6.1. Data Primer

Data primer diperoleh dengan cara mengajukan pertanyaan (wawancara) kepada

responden yang berkompeten dengan sistem pengawasan manajemen piutang premi PT.

Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan untuk memperoleh respon dari sisi

faktor-faktor yang yang menjadi kendala dalam sistem pengawasan manajemen piutang premi

PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan. Responden dalam penelitian ini

berjumlah 10 (sepuluh) orang terdiri dari:

1. 1 (satu) orang Kepala Bagian Collection Kantor Pusat

2. 1 (satu) orang Kepala Cabang

3. 2 (dua) orang dari Seksi Keuangan & Akuntansi Kantor Cabang

4. 2 (dua) orang dari Seksi Underwriting

5. 4 (empat) orang Bagian Marketing

6.2. Data Sekunder

Data sekunder yang digunakan dalam penelitian ini adalah data yang sudah

diolah, yang bersumber dari Laporan Realisasi Penjualan dan Laporan Outstanding -

Piutang Premi Langsung dari tahun 2008 sampai dengan 2011.

Tabel 6.1. Data Penjualan dan Piutang Premi Tahun

No. Keterangan

2008 2009 2010 2011

1.1. Penjualan Awal 15.976.884.868,47 16.334.555.613,63 22.200.282.514,02 24.979.196.186,84

1.2. Penjualan Akhir 16.334.555.613,63 22.200.282.514,02 24.979.196.186,84 19.844.958.290,59

1.3. Penjualan Rata-Rata 16.155.720.241,05 19.267.419.063,83 23.589.739.350,43 22.412.077.238,72

2.1. Piutang Usaha Awal 1.874.116.348,44 3.694.605.998,06 6.828.422.895,74 3.574.353.411,64

2.2. Piutang Usaha Akhir 3.694.605.998,06 6.828.422.895,74 3.574.353.411,64 3.864.230.009,08

2.3. Piutang Usaha Rata-Rata 2.784.361.173,25 5.261.514.446,90 5.201.388.153,69 3.719.291.710,36 Sumber: Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung & Laporan Produksi PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan

6.3. Analisis dan Pembahasan

Dari data wawancara diperoleh hasil bahwa faktor-faktor yang menjadi kendala

dalam sistem pengawasan manajemen piutang premi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk.

Kantor Cabang Medan dikarenakan 3 (tiga) hal yaitu:

 personal yang mengelola, mengendalikan/mengawasi manjemen piutang premi,

 sistem pencatatan/administrasi piutang premi,

 pelaksanaan Standard Operating Procedure sistem pengawasan manajemen piutang premi.

6.3.1 Personal

Dari uraian tugas dan tanggung jawab secara struktural, personal yang berperan

langsung dalam pengawasan piutang premi PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang

Medan adalah:

1. Kepala Bagian Collection Kantor Pusat

2. Kepala Cabang

3. Kepala Seksi Keuangan & Akuntansi Kantor Cabang

4. Collection Staff Kantor Cabang

Kendala-kendala yang ditimbulkan dari sisi personal dalam menjalankan sistem

pengawasan manajemen piutang premi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang

Medan, adalah diakibatkan hal-hal sebagai berikut:

a. Sikap kerja

Sesuai fungsi dan tanggung jawab yang sudah ditetapkan, sampai dengan tanggal 1

Agustus 2011, proses pembuatan dan pemeriksaan daftar perincian piutang premi dan

Akuntansi, dan dari tanggal 1 Agustus 2011 sampai dengan sekarang dikerjakan oleh

Collection Staff.

Perincian piutang premi diperoleh dengan cara mengunggah data dari sistem

pembukuan keuangan (Care Program Manager atau CARE Keuangan & Akuntansi)

dan mengeksekusi administrasi pekerjaan secara manual (non sistem).

Oleh karena peningkatan pendapatan premi pada tahun 2008 sampai dengan 2010

dan perluasan jaringan pemasaran pada tahun 2011, maka terjadi peningkatan jumlah

piutang dan Tertanggung PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan.

Adanya penumpukan data piutang premi dan penundaan dalam pengerjaan daftar

perincian piutang premi dan surat konfirmasi piutang premi mengakibatkan

penyelesaian daftar perincian piutang premi dan surat konfirmasi piutang premi

menjadi sangat terlambat bahkan surat konfirmasi piutang premi dikirimkan kepada

Tertanggung setelah berakhir periode asuransi pada polis atau pengiriman surat

konfirmasi piutang premi di atas 60 hari kalender setelah piutang premi jatuh tempo.

Kondisi ini telah menyimpang dari ketentuan standar prosedur pengelolaan tagihan

premi dalam Surat Keputusan Nomor 061/Kept/DU/VIII/2008 dimana penerbitan

surat pemberitahuan jatuh tempo premi paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sebelum

tanggal jatuh tempo pembayarannya.

Keterlambatan dalam penyediaan daftar perincian piutang menyebabkan tidak dapat

diketahui informasi terkini dari jumlah keseluruhan piutang premi dan sekaligus

menyebabkan keterlambatan melakukan penagihan piutang premi. Kedua hal ini

menyebabkan penumpukan piutang premi tidak tertagih dan memperlambat

penerimaan arus kas operasional perusahaan. Dan semakin lama umur piutang

premi, maka semakin rendah peluang hasil yang direalisasikan atas modal yang

b. Tidak ada penerapan reward & punishment dari perusahaan

Setiap bulan Kepala Bagian Collection Kantor Pusat memberikan ulasan dalam

bentuk memorandum kepada Kepala Cabang mengenai produksi premi yang masih

belum dapat ditagih. Kemudian Kepala Cabang menindaklanjuti ulasan tersebut

terkait dengan piutang premi yang belum dapat ditagih dari bisnis Afiliasi, kemudian

meneruskan memorandum kepada Kepala Seksi Keuangan & Akuntansi dan

Marketing Kantor Cabang dengan prioritas pada segmen bisnis Non Afiliasi untuk

dilakukan analisis dan kepastian status terakhir terhadap piutang premi belum

tertagih tersebut, yakni: sudah dibayar tetapi belum dicatat pada sistem pembukuan,

masih dapat ditagih atau tidak dapat ditagih sehingga harus dibatalkan

pertanggungannya bila belum melewati periode asuransi.

Umpan balik dari Kepala Seksi Keuangan & Akuntansi dan Marketing Kantor

Cabang kepada Kepala Cabang bukan hal yang urgensi, karena adanya kesepakatan

tidak tertulis antara Kepala Cabang dengan Bagian Marketing bahwa seluruh piutang

premi yang tidak dapat ditagih menjadi tanggung jawab yang harus dilunasi oleh para

staff Marketing terkait apabila piutang premi masih tidak tertagih sampai dengan periode asuransi pada polis berakhir karena polis tidak dapat dibatalkan.

Demikian juga tidak ada tanggapan tertulis dari Kepala Cabang atas

memorandum/ulasan Kepala Bagian Collection terhadap produksi premi yang masih

outstanding pada bulan berjalan.

Oleh karena piutang premi tidak tertagih menjadi tanggung jawab penuh Kepala

Cabang dan hanya mempengaruhi sebatas penilaian kinerja kantor cabang dan tidak

adanya penerapan reward & punishment dari perusahaan sehingga tidak ada

perubahan penanganan terhadap sistem pengawasan manajemen piutang premi PT.

6.3.2. Sistem Pencatatan/Administrasi Piutang Premi

Alur informasi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan dapat dilihat

pada diagram di bawah ini.

Gambar 6.1. Alur Informasi

Dari diagram di atas, dapat dilihat bahwa ada pembagian fungsi-fungsi yang

bertanggung jawab atas terbentuknya piutang. Bagian Marketing melakukan penjualan

secara tunai ataupun kredit terhadap produk-produk asuransi kepada

Tertanggung/klien/nasabah, kemudian data tersebut diolah Seksi Underwriting menurut

kondisi dan persyaratan perusahaan. Risiko yang telah diseleksi dan dapat dijamin oleh

perusahaan diterbitkan dalam bentuk polis atau kontrak asuransi. Informasi yang

dihasilkan dari Seksi Underwriting kepada Seksi Keuangan & Akuntansi adalah berupa

jumlah tagihan premi, sedangkan kepada Seksi Klaim adalah berupa jenis risiko yang

sepakat dijamin oleh perusahaan.

Proses selanjutnya, premi yang dibayar tunai oleh Tertanggung diselesaikan

pembukuannya oleh Kasir, sedangkan pembayaran melalui pemindahbukuan bank,

diselesaikan oleh Kepala Seksi Keuangan & Akuntansi dengan melakukan pencocokan

mutasi pada rekening koran bank.

Dikarenakan hal-hal sebagai berikut:

- meningkatnya jumlah pembayaran melalui pemindahbukuan bank,

- distribusi fisik polis-polis dari Seksi Underwriting ke Seksi Keuangan & Akuntansi

menyusul setelah premi dibayar,

Seksi Underwriting

Seksi Keuangan & Akuntansi Bagian Marketing

- penumpukan arsip polis-polis dengan status premi yang masih belum dibayar di

Seksi Keuangan & Akuntasi menyebabkan proses pencarian polis-polis memerlukan

waktu yang tidak singkat,

maka dengan alasan untuk efisiensi waktu, Seksi Keuangan & Akuntansi melakukan

pencatatan pelunasan piutang premi ke dalam jurnal sementara (Un-Allocated Suspend –

Receipt Voucher). Hal ini mengakibatkan daftar piutang premi belum tertagih tidak up-to-date dan surat konfirmasi piutang berulang dikirimkan kepada Tertanggung yang telah melunasi piutang preminya.

6.3.3 Pelaksanaan Standard Operating Procedure

Dari sisi pelaksanaan Standard Operating Procedure, maka kendala-kendala

ditimbulkan oleh karena hal-hal sebagai berikut:

a. Standard Operating Procedure yang diterapkan sudah tidak berlaku

Seksi Keuangan & Akuntansi Kantor Cabang Medan yang menjadi ujung tombak

pengawasan piutang premi masih menerapkan Standard Operating Procedure

piutang premi sesuai Surat Keputusan Direksi Nomor 044/Kept/DU/VII/2005 tanggal

25 Juli 2005, sedangkan surat keputusan direksi ini sudah tidak berlaku lagi sejak

dikeluarkannya Surat Keputusan Direksi Nomor 061/Kept/DU/III/2008 tanggal 19

Agustus 2008 tentang Prosedur Pengelolaan Tagihan Premi. Kesalahan penerapan

petunjuk pelaksana ini, mengakibatkan adanya selisih perbedaan waktu tagih lebih

lama 14 hari terhitung mulai dari keluarnya surat penangguhan sampai surat

pemberitahuan pembatalan.

b. Penyimpangan pelaksanaan Standard Operating Procedure

Sesuai Surat Keputusan Direksi Nomor 061/Kept/DU/III/2008 tertulis bahwa surat

bagian yang mengeksekusi pembatalan polis. Namun pada praktek kerjanya, Seksi

Underwriting tidak dapat langsung menindaklanjuti pembatalan polis tersebut sebelum ada konfirmasi tertulis dari Bagian Marketing. Hal ini disebabkan adanya

perjanjian kerja sama dengan pihak bank rekanan sehingga Standard Operating

Procedure nomor 061/Kept/DU/III/2008 tidak dapat diterapkan secara tegas oleh karena pertimbangan untuk menjaga hubungan baik dan langgeng dikemudian hari

dengan para rekanan.

6.3.4. Analisis Rasio-Rasio Piutang

Dari data Laporan Realisasi Penjualan dan Laporan Outstanding – Piutang

Premi Langsung diperoleh hasil analisis rasio-rasio piutang pada tabel di bawah ini.

Tabel 6.2. Hasil Analisis Rasio-Rasio Piutang

Rasio _{2008 2009 2010 2011}

ADS 16.155.720.241,05 _{= ---}

360

= Rp. 44.877.000,67/hari

19.267.419.063,83 = ---

360

= Rp. 53.520.608,51/hari

23.589.739.350,43 = ---

360

= Rp. 65.527.053,75/hari

22.412.077.238,72 = ---

360 = Rp. 62.255.770,10/hari

DSO 3.694.605.998,06 _{= ---}

44.877.000,67

= 82 hari

6.828.422.895,74 = --- 53.520.608,51

= 127 hari

3.574.353.411,64 = --- 65.527.053,75

= 54 hari

3.864.230.009,08 = --- 62.255.770,10

= 62 hari RTO 16.334.555.613,63 _{= ---}

2.784.361.173,25

= 6 kali

22.200.282.514,02 = --- 5.261.514.446,90

= 4 kali

24.979.196.186,84 = --- 5.201.388.153,69

= 5 kali

19.844.958.290,59 = --- 3.719.291.710,36

= 5 kali ACP 360 _{= ---}

6

= 60 hari

360 = --- 4

= 90 hari

360 = --- 5

= 72 hari

360 = --- 5

= 72 hari CSR 3.694.605.998,06 _{= ---}

16.334.555.613,63

= 22,62%

6.828.422.895,74 = --- 22.200.282.514,02

= 30,76%

3.574.353.411,64 = --- 24.979.196.186,84

= 14,31%

3.864.230.009,08 = --- 19.844.958.290,59

= 19,47%

Sumber: Data diolah dari Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung & Laporan Produksi PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan tahun 2008 sampai dengan 2011

Dari Tabel 6.2. memperlihatkan dampak penerapan sistem pengawasan

manajemen piutang premi terhadap kinerja keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. sebagai

berikut:

a. Rata-rata pendapatan premi menunjukkan kecenderungan meningkat dari tahun 2008

sampai dengan 2011 dan pendapatan premi tersebut tertahan dalam bentuk piutang

premi dalam rentang waktu minimal 54 hari dengan jumlah Rp. 3.538.460.902,50

dan maksimal 127 hari dengan jumlah Rp. 6.797.117.280,77 serta mengindikasikan

bahwa penjualan kredit ini berada pada keadaan kredit bermasalah.

b. Dari hasil analisis Receivable Turn Over, bahwa kemampuan dana yang tertanam

dalam piutang berputar dalam suatu periode tersebut lambat dan tidak

memperlihatkan adanya perubahan peningkatan kecepatan waktu perputaran.

Receivable Turn Over paling lambat adalah 4 kali atau dana dalam piutang berputar menjadi kas dalam waktu 92 hari dan paling cepat adalah 6 kali atau 60 hari.

Lambatnya Receivable Turn Over mengakibatkan biaya pengelolaan piutang yang

terdiri dari biaya kerugian piutang, biaya pengumpulan piutang, biaya administrasi

dan biaya sumber dana cenderung akan meningkat

c. Periode pengumpulan piutang premi (Average Collection Period) berada di antara 60

sampai 90 hari. Hal ini memperlihatkan bahwa teknik pengumpulan piutang yang

diterapkan perusahaan dengan mengirimkan surat konfirmasi piutang premi dan

susulan penagihan via telepon tidak berjalan efektif.

Penumpukan piutang premi yang sangat tinggi, perputaran piutang premi lambat

dan periode pengumpulan piutang premi lama, mengindikasikan bahwa SK. Direksi

Nomor 061/Kept/DU/III/2008 tidak dilaksanakan secara tegas dan rendahnya tingkat

pengawasan manajemen piutang premi yang mengakibatkan pengelolaan piutang premi

Selain itu, dampak dari tingginya jumlah piutang premi yang berumur lebih dari

61 hari sangat mempengaruhi kesehatan keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor

Cabang Medan, karena dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 424/KMK.06/2003

tentang Kesehatan Perusahaan Asuransi dan Perusahaan Reasuransi tentang peraturan

Risk Base Capital perusahaan asuransi kerugian, bahwa piutang premi yang berumur lebih dari 61 hari tidak dapat dikategorikan sebagai kekayaan yang diperkenankan.

Sebagai perusahaan asuransi kerugian dimana salah satu sumber dana perusahaan

untuk membayar kerugian-kerugian (klaim) adalah dari premi asuransi yang telah

dibayar dimuka, maka tertahannya pendapatan premi dalam bentuk piutang sekaligus

menunda aliran penerimaan kas masuk dalam rentang waktu 54 hingga 127 hari,

mengakibatkan likuiditas perusahaan menjadi di atas 127 hari dan hal ini dapat

menyebabkan pelunasan hutang-hutang klaim menjadi lama yang selanjutnya akan

berdampak kepada menurunnya reputasi PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang

BAB VII

KESIMPULAN DAN SARAN

7.1. Kesimpulan

Berdasarkan analisis terhadap responden yang berkompeten terhadap sistem

pengawasan manajemen piutang premi dan terkait dengan kinerja keuangan PT. Asuransi

XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan dapat disimpulkan sebagai berikut:

7.1.1. Faktor-faktor yang menjadi kendala dalam sistem pengawasan manajemen

piutang premi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan

1. Dari sisi personal, terutama Seksi Keuangan & Akuntansi Kantor Cabang

Medan, dengan sikap kerja yang tidak menjalankan prosedur standar

operasional secara tegas dalam sistem pengawasan manajemen piutang premi,

mengakibatkan keterlambatan penyelesaian daftar perincian piutang premi

dan pengiriman surat konfirmasi piutang premi kepada Tertanggung. Kondisi

ini diperburuk dengan adanya persepsi bahwa piutang premi tidak tertagih

menjadi tanggung jawab Bagian Marketing dan tidak adanya penerapan

reward & punishment dari perusahaan.

2. Sebagai alasan efisiensi waktu, pencatatan penyelesaian piutang premi pada

jurnal sementara. Hal ini menyebabkan daftar perincian piutang premi tidak

up-to-date sehingga surat penagihan piutang premi berulang diberikan kepada Tertanggung yang sudah melunasi hutang premi

3. Standard Operating Procedure sistem pengawasan manajemen piutang premi

yang dilaksanakan sudah tidak berlaku sehingga terdapat waktu tagih lebih

lama 14 hari terhitung mulai dari keluarnya surat penangguhan sampai surat

7.1.2 Dampak dari penerapan sistem pengawasan manajemen piutang premi terhadap

kinerja keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan

1. Pendapatan premi tertahan dalam bentuk piutang premi antara 54 sampai 127

hari dengan kisaran jumlah di atas Rp. 3.500.000.000,- sampai dengan Rp.

6.700.000.000,- dan status kredit bermasalah. Dan sudah diposisi riskan

menjadi kredit macet.

2. Hasil rasio Receivable Turn Over memperlihatkan perputaran piutang

menjadi kas lambat yaitu di antara 4 sampai dengan 6 kali atau di kisaran 60

sampai dengan 92 hari.

3. Average Collection Period atau periode pengumpulan piutang premi lambat,

berada diantara 60 sampai dengan 90 hari.

4. Penumpukan piutang premi yang sangat tinggi, perputaran piutang premi

menjadi kas lambat dan periode pengumpulan piutang premi lama,

mengindikasikan rendahnya tingkat pengawasan manajemen piutang premi

yang berdampak buruk terhadap kinerja keuangan PT. Asuransi XYZ, Tbk.

Kantor Cabang Medan.

7.2. Saran

1. Standard Operating Procedure sistem pengawasan manajemen piutang premi

yang sebelumnya sudah ada yaitu Surat Keputusan Direksi Nomor

061/Kept/DU/III/2008 agar dilengkapi dengan sanksi struktural kepada seksi

terkait dan kantor cabang apabila tidak dijalankan sesuai ketentuan.

2. Agar tanggung jawab penagihan piutang tidak menjadi tumpang tindih di

standar dan peraturan tertulis yang berlaku sama di seluruh Kantor Cabang

PT. Asuransi XYZ, Tbk.

3. Collection Staff Kantor Cabang seharusnya tidak bekerja sebatas melakukan

pencatatan administrasi piutang premi dan pembuatan surat pemberitahuan

piutang premi dan menyerahkan tugas penyampaian surat penagihan piutang

ataupun penagihan piutang kepada para staf Marketing, tetapi juga berperan

aktif dalam melakukan penagihan melalui telepon ataupun kunjungan

langsung ke Tertanggung yang berada di dalam kota Medan.

4. PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan tidak hanya berfokus kepada

pencapaian target penjualan akan tetapi riskan menjadi kredit macet, yaitu

dengan cara lebih selektif memilih Tertanggung, karena perusahaan asuransi

adalah penjual jasa dalam bentuk kontrak asuransi, sehingga apabila sampai

periode asuransi berakhir dan piutang premi belum tertagih serta tidak ada

terjadi klaim atas obyek yang diasuransikan, maka Tertanggung yang

memiliki niat tidak baik akan merasa rugi membayar premi karena risiko

yang dipertanggungkan tidak terjadi dan piutang premi menjadi tidak tertagih

DAFTAR PUSTAKA

Anthony, Robert N. dan Govindarajan, Vijay, Terjemahan F.X. Kurniawan Tjakrawala, 2005, Sistem Pengendalian Manajemen, Buku 1, Edisi 11, Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 1994, Standar Akuntansi Asuransi Kerugian, Buku 2, Salemba Empat, Jakarta.

Keputusan Menteri Keuangan Nomor 424/KMK.06/2003 tentang Kesehatan Perusahaan Asuransi dan Perusahaan Reasuransi.

Niswonger, Rollin C.; Warren, Carl S.; Reeve, James M.dan Fess, Philip E., Terjemahan Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan, 1999, Prinsip-Prinsip Akuntansi, Jilid 1, Edisi 19, Erlangga, Jakarta.

Prihadi, Toto, 2008, 7 Analisis Rasio Keuangan, PPM, Jakarta.

Subekti, R., Tjitrosudibio, 1993, Kitab Undang Hukum Dagang dan Undang-Undang Kepailitan, Pradnya Paramita, Jakarta.

Sutojo, Siswanto, 1997, Manajemen Terapan Bank, Edisi 1, PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.

Weston, J. Fred dan Brigham, Eugene F., Terjemahan Alfonsus Sirait, 1997, Dasar-Dasar Manajemen Keuangan, Jilid 1 dan 2, Erlangga, Jakarta.

LAMPIRAN - I

SK. DIREKSI NO. 061/KEPT/DU/VIII/2008

Surat Keputusan Direksi Nomor 061/Kept/DU/VIII/2008 tentang Prosedur Pengelolaan Tagihan Premi sebagai berikut:

I. Penerbitan Polis dan Penagihan Premi

1. Dalam setiap penerbitan Polis dan/atau Nota Premi (termasuk koasuransi, baik sebagai co-leader maupun co-member) harus dinyatakan tanggal jatuh tempo pembayaran preminya, apabila dalam Polis/Nota Premi tidak disebutkan tanggal jatuh temponya, maka jatuh tempo pembayaran preminya adalah pada saat tanggal Polis/Nota Premi tersebut diterbitkan.

2. Ketentuan pembayaran premi harus dinyatakan sebagai persyaratan berlakunya polis dan penetapan jatuh tempo untuk masing-masing pertanggungan dilakukan dengan pertimbangan masa pertanggungan dan jenis penutupannya, yaitu sebagai berikut:

a) Polis asuransi yang jangka waktu pertanggungannya tidak lebih dari satu bulan, antara lain asuransi pengangkutan (cargo), surety bond (bid bond/performance bond), cash in transit, dan sebagainya, maka jatuh tempo pembayarannya adalah sesegera mungkin dan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sejak tanggal mulai berlakunya pertanggungan.

b) Polis asuransi yang jangka waktu pertanggungannya lebih dari satu bulan, maka jatuh tempo pembayarannya paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal mulai berlakunya pertanggungan atau sesuai dengan yang dinyatakan dalam polis.

c) Untuk polis koasuransi, jatuh tempo pembayarannya paling lambat 60 (enam puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal mulai berlakunya pertanggungan.

d) Polis asuransi yang preminya dibayarkan secara angsuran hanya diberlakukan untuk polis jangka waktunya lebih dari satu bulan dengan ketentuan sebagai berikut:

- jumlah angsuran maksimum 4 (empat) kali dan angsuran terakhir paling lambat 90 (sembilan puluh) hari kalender sebelum tanggal berakhirnya pertanggungan, apabila angsuran lebih dari 4 (empat) kali harus mendapat persetujuan Direksi.

- dalam polis juga harus dilekatkan Full Premium If Loss, yang menyatakan “apabila terjadi klaim atas polis tersebut, maka premi harus dilunasi seluruhnya terlebih dahulu sebelum ditindaklanjuti proses klaimnya meskipun pembayaran preminya belum jatuh tempo”.

e) Untuk penutupan melalui Broker/Pialang/Agen Badan Hukum, maka jatuh tempo pembayarannya paling lambat 45 (empat puluh lima) hari terhitung sejak tanggal mulai pertanggungan atau sesuai dengan yang dinyatakan dalam Perjanjian Kerjasama yang telah disepakati secara tertulis.

3. Penentuan jatuh tempo pembayaran premi yang tidak sesuai dengan ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetujuan Direksi.

4. Setiap polis yang akan jatuh tempo pembayaran preminya namun belum diterima pembayarannya harus diterbitkan Surat Pemberitahuan Jatuh Tempo Premi dan disampaikan kepada Klien (Tertanggung/Broker/Agen/Lainnya) paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sebelum tanggal jatuh tempo pembayarannya.

39 39

LAMPIRAN – III

DAFTAR WAWANCARA

Nama : ... Jabatan : ... Bagian/Seksi : ... Tanggal Wawancara : ... Tanda Tangan : ...

I. Personal Pelaku dalam Sistem Pengawasan Manajemen Piutang Premi

1. Apakah PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan memiliki jadwal menyajikan Daftar Perincian Piutang Premi (Aging Schedule) dan setiap tanggal berapa jadwal tersebut harus diselesaikan? Dan apakah selalu tepat atau tidak tepat jadwal?

... ... ...

2. Apakah menurut Bapak/Ibu yang menjadi faktor-faktor kendala dalam proses penyelesaian Daftar Perincian Piutang Premi agar tepat sesuai dengan jadwal?

... ... ...

3. Apakah ada reward dalam penyelesaian Daftar Perincian Piutang Premi yang tepat waktu dan punishment bila penyelesaian Daftar Perincian Piutang Premi terlambat? ... ... ...

4. Menurut Bapak/Ibu, penagihan piutang premi menjadi tanggung jawab Bagian Marketing atau Staff Collection? Mengapa?

... ... ...

5. Bagaimanakah menurut Bapak/Ibu cara penanganan dan pengiriman surat konfirmasi piutang kepada Tertanggung?

... ... ...

6. Apakah surat konfirmasi piutang premi yang dikirimkan kepada Tertanggung sudah memenuhi ketentuan dalam Standard Operating Procedure yaitu paling lambat 7 hari kalender sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran sudah disampaikan kepada Tertanggung? (Apabila pengiriman terlambat, lanjutkan pertanyaan ke nomor 7) ... ... ...

7. Menurut Bapak/Ibu, apakah yang menjadi penyebab keterlambatan dalam

penyelesaian dan pengiriman surat konfirmasi piutang premi tersebut? Dan sepengetahuan Bapak/Ibu, berapa hari kerjakah rata-rata keterlambatan penyampaian surat konfirmasi piutang premi?

... ... ...

8. Apakah akibat dari keterlambatan penyampaian surat konfirmasi piutang premi tersebut kepada operasional Bagian/Seksi Bapak/Ibu?

... ... ...

II. Pencatatan/Administrasi Piutang Premi

9. Bagaimanakah sistem pencatatan/administrasi piutang premi di PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan?

... ... ...

10. Apakah sistem pencatatan/administrasi piutang premi tersebut sudah mendukung dalam pengerjaan/penanganan/pengendalian piutang premi PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan? Mengapa?

... ... ...

11.(Khusus kepada Bagian Keuangan & Akuntansi) Apakah kendala-kendala yang Bapak/Ibu dapatkan dalam melakukan pencatatan/administrasi piutang premi?

... ... ...

12.(Khusus kepada Bagian Marketing) Apakah dampak bagi Bagian Marketing atas kendala-kendala yang yang dihadapi Bagian Keuangan & Akuntansi dalam melakukan pencatatan/administrasi piutang premi?

... ... ...

III. Pelaksanaan Standard Operating Procedure Penagihan Piutang Premi

13.Apakah PT. Asuransi XYZ, Tbk. memiliki Standard Operating Procedure dalam mengelola/mengendalikan piutang premi?

... ... ...

14.Bagaimanakah menurut Bapak/Ibu penerapan/pelaksanaan dari Standard Operating Procedure manajemen piutang premi tersebut dalam pekerjaan?

... ... ...

15.Menurut Bapak/Ibu apakah kira-kira yang menjadi kendala-kendala dari penerapan Standard Operating Procedure dalam penagihan piutang premi tersebut?

... ... ...

16.Apakah PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan memiliki sistem yang mengawasi pelaksanaan/penerapan Standard Operating Procedure penagihan piutang premi?

... ... ...

17.Apakah menurut Bapak/Ibu Standard Operating Procedure penagihan piutang premi yang telah ditetapkan sudah tepat dengan kondisi penanganan piutang premi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan?

... ... ...

LAMPIRAN – IV

TABULASI HASIL WAWANCARA

No Jawaban Responden Jumlah

Responden 1a

1b

Ya, setiap tanggal 5 bulan berikutnya .

- Tidak pernah tepat jadwal/tidak disajikan sejak 2008.

- Masih dapat dikategorikan terjadwal.

10 8 2

2 - Personal ybs menunda pengerjaan Daftar Perincian Piutang.

- Eksekusi pekerjaan manual dan jumlah tertanggung banyak.

8 2

3 - Tidak ada reward & punishment . - Ada reward, tetapi tidak ada punishment.

8 2

4 - Tanggung jawab Bagian Marketing, karena mereka yang melakukan

penjualan.

- Tanggung jawab Staff Collection, karena ybs yang memantau

piutang-piutang yang masih oustanding.

- Tanggung jawab bersama Bagian Marketing dan Staff Collection,

karena mereka yang mengetahui posisi oustanding piutang.

5 4 1

5 - Lambat dan terlambat lebih dari 60 hari bahkan berakhir periode polis.

- Lambat.

8 2

6 - Tidak memenuhi ketentuan dan terlambat lebih dari 7 hari

- Terlambat, karena jumlah tertanggung sangat banyak dan pengerjaan

penyelesaian non sistem (manual)

- Tidak memenuhi ketentuan bahkan polis sudah berakhir.

6 2 2

7a

7b

- Jumlah tertanggung banyak sekali

- Overload pekerjaan di seksi Keuangan & Akuntansi

- Personal yang berperan dalam penyelesaian pekerjaan melakukan

penumpukan pekerjaan.

- Rata-rata lebih dari 60 hari setelah jatuh tempo pembayaran.

- Rata-rata 2 s/d. 3 bulan setelah jatuh tempo pembayaran.

1 1 8

8 2

8 - Tidak diketahui posisi piutang yang up-to-date.

- Banyak oustanding piutang premi yang tidak jelas statusnya.

- Terlambat melakukan collection, terlambat penerimaan pada kas

6 2 2

9 - Pembayaran tunai, langsung dibukukan kasir; pembayaran dengan

pemindahbukuan dipantau dengan rekonsiliasi bank.

- Pembayaran secara tunai tidak bermasalah, pembayaran melalui bank

dicatat pada jurnal sementara karena arsip polis-polis banyak sehingga tidak dapat dicari dengan cepat.

2 8

No Jawaban Responden Jumlah

Responden

10 - Belum mendukung pengendalian piutang premi karena masih ada dan

banyak pembayaran piutang premi dicatatkan dalam juranal sementara

- Sudah cukup dapat mendukung pengendalian piutang premi, apabila

jurnal sementara terus dilakukan up-dating.

6

4

11 (Khusus seksi Keuangan & Akuntansi)

Jumlah tertanggung meningkat mengakibatkan jumlah polis sangat banyak sehingga arsip polis-polis menumpuk.

2

12 (Khusus Bagian Marketing)

- Surat konfirmasi piutang premi dikirimkan berulang kepada

tertanggung yang sudah melunasi hutangnya

- Karena adanya pencatatan pembayaran pada jurnal sementara, maka

tidak diketahui secara pasti apakah piutang premi sudah lunas atau belum.

2 2

13 - Ya, memiliki SOP No. 061 tahun 2008.

- Ya, memiliki SOP No. 044 tahun 2005.

8 2

14 - Penerapan SOP tersebut hanya sebatas panduan dalam pengendalian

piutang premi.

- SOP tersebut tidak menyentuh akar permasalahan dalam penagihan

piutang premi karena tidak ada sanksi struktural bagi personal yang terlibat dalam penagihan piutang premi.

- Sudah cukup layak, tetapi sosialisasi dan implementasinya masih

kurang.

3 5

2

15 - Tidak ada pantauan terhadap pelaksanaan SOP No. 061 tahun 2008.

- Tidak ada punishment supaya SOP pengendalian piutang premi

dijalankan secara tepat dan tegas.

- Adanya penyimpangan dalam menjalankan SOP No. 061 tahun 2008

karena pertimbangan hubungan baik/rekanan dan perjanjian kerja sama yang telah dibuat dengan rekanan.

2 4 4

16 - Tidak ada sistem yang langsung menjangkau/menyentuh pengawasan

penerapan SOP No. 061 tahun 2008 (sistem pengendalian piutang premi)

- Ada prasarana yang mengawasi penerapan SOP tetapi tidak dijalankan

secara kontiniu dan jelas umpan baliknya.

6

4

17 - Sudah tepat, apabila dijalankan dengan benar dan bertanggung jawab.

- Belum tepat/masih ada kekurangannya, karena belum ada tercantum

reward & punishment dalam menjalankan SOP No. 061 tahun 2008.

5 5