6.3.2. Sistem PencatatanAdministrasi Piutang Premi
Alur informasi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan dapat dilihat pada diagram di bawah ini.
Gambar 6.1. Alur Informasi
Dari diagram di atas, dapat dilihat bahwa ada pembagian fungsi-fungsi yang bertanggung jawab atas terbentuknya piutang. Bagian Marketing melakukan penjualan
secara tunai
ataupun kredit
terhadap produk-produk
asuransi kepada
Tertanggungkliennasabah, kemudian data tersebut diolah Seksi Underwriting menurut kondisi dan persyaratan perusahaan. Risiko yang telah diseleksi dan dapat dijamin oleh
perusahaan diterbitkan dalam bentuk polis atau kontrak asuransi. Informasi yang dihasilkan dari Seksi Underwriting kepada Seksi Keuangan Akuntansi adalah berupa
jumlah tagihan premi, sedangkan kepada Seksi Klaim adalah berupa jenis risiko yang sepakat dijamin oleh perusahaan.
Proses selanjutnya, premi yang dibayar tunai oleh Tertanggung diselesaikan pembukuannya oleh Kasir, sedangkan pembayaran melalui pemindahbukuan bank,
diselesaikan oleh Kepala Seksi Keuangan Akuntansi dengan melakukan pencocokan mutasi pada rekening koran bank.
Dikarenakan hal-hal sebagai berikut: -
meningkatnya jumlah pembayaran melalui pemindahbukuan bank, -
distribusi fisik polis-polis dari Seksi Underwriting ke Seksi Keuangan Akuntansi menyusul setelah premi dibayar,
Seksi Underwriting Seksi Keuangan
Akuntansi Bagian Marketing
Seksi Klaim
32
Universitas Sumatera Utara
- penumpukan arsip polis-polis dengan status premi yang masih belum dibayar di
Seksi Keuangan Akuntasi menyebabkan proses pencarian polis-polis memerlukan waktu yang tidak singkat,
maka dengan alasan untuk efisiensi waktu, Seksi Keuangan Akuntansi melakukan pencatatan pelunasan piutang premi ke dalam jurnal sementara Un-Allocated Suspend –
Receipt Voucher. Hal ini mengakibatkan daftar piutang premi belum tertagih tidak up- to-date dan surat konfirmasi piutang berulang dikirimkan kepada Tertanggung yang telah
melunasi piutang preminya.
6.3.3 Pelaksanaan Standard Operating Procedure
Kategori