4.2.2. Analisis Sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan hasil observasi lapangan dan wawancara dengan staff Badan Wakaf Indonesia, didapat kesimpulan :
1. Proses Penerimaan Dokumen.
a. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari
luar. b.
Admin memeriksa isi dokumen arsip fisik. c.
Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis dokumen arsip fisik
d. Admin
mendokumentasikan menyimpan
dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.
4.2.3. Analisis Sistem yang sedang diusulkan
Berdasarkan hasil observasi maka system yang akan diusulkan adalah :
2. Proses Penerimaan Dokumen.
e. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari
luar. f.
Admin memeriksa isi dokumen arsip fisik. g.
Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis dokumen arsip fisik
h. Admin
mendokumentasikan menyimpan
dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.
i. Admin menginput data dokumen atau arsip fisik
yang telah didokumentasikan di dalam lemari arsip kedalam komputer.
3. Proses Pembuatan Dokumen Keluar.
a. Admin mengoperasikan program.
b. Admin membuat dokumen untuk keperluan intern
dan ekstern organisasi. 4.
Proses login. a.
Admin mengoperasikan program. b.
Admin menginput username dan password di form login.
5. Proses Input Data.
a. Admin menginput data sumber dokumen.
b. Admin scanning terhadap dokumen masuk dan
dokumen keluar. c.
Dokumen yang telah discanning di upload ke dalam sistem aplikasi untuk diolah.
d. Dokumen yang telah diupload dilampirkan dengan
keterangan untuk
dijadikan sebagai
arsip elektronik yang dapat berupa dokumen keluar atau
dokumen masuk.
6. Laporan.
Admin mencetak laporan hasil pendokumentasian dari dokumen keluar dan dokumen masuk.
4.2.4. Identifikasi Masalah
Masalah dapat didefinisikan sebagai sesuatu hal yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran sistem
tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem adalah mengidentifikasi masalah – masalah
yang terjadi pada sistem yang telah ada. Masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang ada yaitu :
1. Sistem yang berjalan tidak terhubung ke jaringan sehingga user
maupun administrator akan merasa kesulitan ketika mengakses suatu data informasi.
2. Hanya pada waktu tertentu saja user maupun administrator
dapat mengakses suatu data informasi. 3.
Jarak menjadi penghalang bagi user maupun administrator karena suatu data atau informasi tidak dapat diakses ketika
berada di luar gedung atau area networking. 4.
Belum adnya laporan yang disusun secara realtime dan sistematis
. Kelebihan-kelebihan sistem yang berjalan diantaranya:
1. Terdapatnya kontrol sistem yang baik karena setiap langkah
sistem yang ada disesuaikan dengan prosedur yang ada. 2.
Laporan yang diberikan selalu update sehingga apa dimonitoring oleh pihak manajemen atau pimpinan.
4.2.5. Solusi Pemecahan Masalah
Kategori