Dan tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer maupun sekunder
Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka saya selaku penulis, tertarik untuk mengangkat topik sistem kearsipan sebagai bahan penulisan dengan
judul “APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA”
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat diambil suatu rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana membangun aplikasi sistem kearsipan yang mudah, cepat
dan tepat sehingga mempercepat pencarian arsip yang dibutuhkan? 2.
Bagaimana sistem kearsipan tersebut dapat merekam keluar- masuk dokumen kearsipan?
3. Bagaimana dapat membangun aplikasi yang dapat mengatur surat
masuk dan keluar , sehingga dapat diaplikasikan pada Badan Wakaf Indonesia
1.3 Batasan Masalah
Dalam perencanaan program ini terdapat batasan masalah yang akan dibahas secara rinci sebagai berikut:
1. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak PHP
PHP : Hipertext Processor script language version 5.2.4 sebagai
bahasa pemrograman, dan MySQL Database version 5.2.4 yang digunakan sebagai basis datanya. Dan Apache Web server 2.2.6
sebagai web server. Sedangkan Browsernya menggunakan Mozilla Firefox v.3.6
2. Penulis hanya membahas aplikasi dari segi fungsinya saja meliputi
jenis-jenis surat yang ada yaitu surat masuk dan surat keluar.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah membuat sebuah aplikasi yang dapat mengelola data-data kearsipan yang lebih
efisien guna mendukung kinerja kegiatan bisnis sehari-hari.
1.4.2 Manfaat Penelitian
a. Bagi Penulis 1.
Bertambahnya wawasan dan pengalaman penulis tentang ilmu programming, teknologi informasi dan hal-hal yang berkaitan
dengan metodologi penulisan ini, khususnya dalam lingkup pembuatan dan pengembangan program aplikasi berbasis sistem
informasi. 2.
Menerapkan ilmu yang pernah didapat selama menjadi mahasiswa UIN Jakarta.
3. Membuat dan menghasilkan suatu sistem yang bermanfaat bagi
Badan Wakaf Indonesia . 4.
Dapat membuat aplikasi sistem kearsipan yang menarik dan memudahkan user untuk mengolah dan menghasilkan data-data
yang akurat sehingga memudahkan pihak tertentu dalam menyelesaikan pekerjaannya.
b. Bagi pihak user Pengguna 1.
Memudahkan user dalam mengarsipkan dokumen-dokuman secara elektronik.
2. Memudahkan user dalam menyimpan, mengubah, mencari,
menampilkan dan mencetak dokumen kearsipan. 3.
Menambah wawasan dalam ilmu komputerisasi dalam arti bahwa komputer dapat memberikan solusi yang tepat dan cara baru dalam
menyelesaikan masalah.
c. Bagi Universitas 4.
Mengetahui sejauh mana kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi teori yang telah diperoleh selama kuliah.
5. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya
dan sebagai bahan evaluasi. 6.
Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja yang sebenarnya.
1.5 Metodologi Penelitian
Untuk mencapai tujuan penelitian, maka dalam penelitian ini penulis menggunakan metode-metode sebagai berikut:
1. Metode pengumpulan data Metode yang penulis gunakan untuk pengumpulan data pada program
aplikasi ini antara lain sebagai berikut : a.
Penelitian Kepustakaan Library Research, yaitu melakukan penelaahan terhadap literature buku-buku yang berhubungan
dengan masalah yang dibahas yang dapat dijadikan acuan dalam perancangan aplikasi sistem kearsipan elektronik.
b. Penelitian Lapangan Field Research, yaitu mengumpulkan dan
menelaah data yang diperoleh dengan mengadakan penelitian langsung di lapangan, dengan metode :
1. Wawancara Interview, yaitu mengumpulkan data dengan
mengadakan wawancara kepada para pihak yang terkait dengan proses pembuatan electronic filling system..
2. Observasi yaitu mencari dan mengumpulkan data yang akan
digunakan pada pengembangan aplikasi. Observasi dilakukan di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di jalan Podok Gede
Raya Pinang Ranti Jakarta 13560.
2. Metode Pengembangan Sistem Dalam pengembangan sistem ini penulis menggunakan metode SDLC
System Development Life Cycle dengan model proses waterfall
Prahasta, 2000: 223. Dalam model ini terdapat 6 langkah atau tahapan pengembangan sistem, yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Rekayasa Sistem, yaitu mengumpulkan kebutuhan pada tingkat sistem, tingkat bisnis strategis dan tingkat area bisnis. Seperti
melakukan feasibility study, dan menentukan cakupan aplikasi sistem kearsipan elektronik.
2. Analisis analysis, yaitu membuat analisis workflow manajemen sistem yang sedang berjalan.
3. Perancangan design, yaitu membuat desain workflow manajemen
dan desain sistem yang diperlukan untuk perancangan sistem aplikasi yang diusulkan.
4. Pemrograman Coding, tahap ini sering disebut juga sebagai tahap implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada
tahap ini dilakukan implementasi hasil rancangan ke dalam baris- baris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin komputer.
5. Testing Testing, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem informasi yang telah dibuat.
6. Pengoperasian dan Pemeliharaan operation and maintenance,
yaitu kegiatan untuk mendukung beroperasinya aplikasi sistem informasi ini. Tahap ini ditandai oleh penyerahan perangkat lunak
kepada pemesannya yang kemudian di operasikan. Serta kegiatan pemeliharaan sistem mencangkup data beserta infrastrukturnya
yang dilakukan secara berkala.
1.6 Sistematika Penulisan
