2.8. Tata Persuratan
Surat merupakan sarana komunikasi dalm bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur ulang
arsip. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum peyelenggaraan
tata persuratan. 2.
Mewujudkan tata kersipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan
dalam pengendalian pelaksanaannya.
2.9. Pengurusan Surat
Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat, tetapi juga termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat
ke unit-unit pengolah dalam suatu organisasi. Tujuan dari pengurusan surat adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara
garis besar kegiatan dalam pengurusan surat meliputi : 1.
Menerima surat masuk 2.
Mensortir surat masuk 3.
Menetapkan dan menentukan arah surat 4.
Mengklasifikasi dan mengindeks surat 5.
Mencatat surat
6. Mendistribusikan surat dan
7. Mengirimkan surat keluar.
2.10. World Wide Web
Situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara dan atau
gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-
masing bagian dihubungkan dengan link.
2.11. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode system development live cycle SDLC
siklus hidup pengembangan sistem. Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup
pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini
adalah model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai waterfall. Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya
menerapkan lima fase penggunaan. Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1
Pengembangan Sistem dengan Model Waterfall
2.11.1. Rekayasa Informasi
Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua
elemen system dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan
database.
Rekayasa Sistemperencanaan
Analisis
Perancangan desain
Pengujian testing Implementasi
pemrograman
Operasi dan pemeliharaan
2.11.2. Analisis Sistem
Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar
muka interface yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem
informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem, permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang
dikembangkan.
2.11.3. Perancangan Sistem Desain
Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan mempergunakan beberapa tools yaitu Data Flow Diagram DFD dan
Entity Relationship Diagram ERD.
2.11.4. Implementasi Sistem Pengkodean
Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi
hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin komputer.
2.11.5. Pengujian Sistem
Setelah perangkat lunak atau komponen-komponen yang berupa kelas-kelas atau modul-modul selesai diimplementasikan, pengujian
dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modul-
modul tersebut segera diintegrasikan kompilasi hingga membentuk suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di
tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi,
dan pemeriksaan hasil apakah sudah sesuai dengan permintaan.
2.11.6. Pengoperasian dan Pemeliharaan
Tahap ini ditandai oleh penyerahan delivery perangkat lunak kepada pemesannya yang kemudian dioperasikan oleh pemiliknya.
Dalam masalah operasional sehari-hari, suatu perangkat lunak mungkin saja mengalami kegagalan atau kesalahan dalam menjalakan fungsi-
fungsinya error atau bugs . Dengan demikian, faktor ini menyebabkan perlunya perangkat lunak dipelihara maintaince sewaktu-waktu.
2.12. Alat Perancangan yang digunakan 2.12.1. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi, DFD
ini sering disebut juga dengan Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi merupakan bagian yang lebih
pentingdan kompleks daripada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan
penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi
pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
Gambar 2.2 Model Aliran Informasi
2.12.2. Entity-relationship Diagram ERD
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang
mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data,
untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
a. Entiti : merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan
dapat dibedakan dari sesuatu yang lain Fathansyah, 1999: 30. Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi
panjang.
Gambar 2.3 Simbol Objek Data
b. Atribut : Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut
atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari
entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar
atribut diwakili oleh simbol elips.
Gambar 2.4 Simbol Atribut
c. Hubungan Relasi : Hubungan antara sejumlah entitas yang
berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua
himpunan entitas misalnya A dan B dalam satu basis data yaitu Abdul Kadir, 2002: 48
Gambar 2.5 Hubungan satu kesatu
d. Kardinalitas
Merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari suatu objek yang dapat dihubungkan sejumlah peristiwa dari objek
yang lain. Kardinalitas biasanya diekspresikan secara sederhana ‘satu’ atau ‘banyak’. Macam-macam kardinalitas adalah sebagai
berikut : Satu ke satu 1:1
adalah suatu peristiwa dari objek ‘A’ dapat berhubungan dengan satu dan hanya satu kejadian dari
objek ‘B’ begitu juga sebaliknya.
1 1
Gambar 2.6
Hubungan Satu ke Satu One to One Satu ke banyak 1:N
adalah suatu kejadian dari objek ‘A’ dapat berhubungan dengan satu atau lebih dari objek ‘B’, tetapi
Sopir penugasan
Mobil
Ibu memiliki
anak
sebuah kejadian dari objek ‘B’ hanya dapat berhubungan dengan hanya satu kejadian dari objek ‘A’.
1 N
Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak One to Many
Banyak ke banyak M:N adalah suatu kejadian objek ‘A’
dapat berhubungan dengan satu atau lebih kejadian dari objek ‘B’, begitu juga sebaliknya.
M N
Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak Many to Many
2.12.3. State Transition Diagram STD
State transition diagram merepresentasikan tingkah laku dari suatu sistem dengan menggambarkan keadaannya dan kejadian yang
menyebabkan sistem mengubah keadaan Pressman, 1997:373. STD juga menunjukkan bahwa aksi seperti aktivasi proses diambil sebagai
akibat dari suatu kejadian khusus. No
Simbol Name
Keterangan 1
Tindakan Menggambarkan tindakan yang
paman memiliki
keponakan
diambil jika suatu even terjadi 2
Tampilan Menggambarkan tayangan atau
layer yang tampil
Tabel 2.1 Notasi STD Dasar
2.12.4. Normalisasi
Menurut David M. Kroenke di dalam bukunya yang berjudul Database
Processing Fundamental,
Design, Implemantation
, ”Normalisasi adalah Suatu proses evaluasi relasi untuk menentukan
apakah relasi itu ada dalam form normal yang ditentukan dan mengkonversinya menjadi relasi pada form normal yang ditentukan
tersebut, jika diperlukan”2004:380. Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data
menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya dimana kondisi yang diuji apakah mengalami kesulitan pada saat insert, delete,
update ataupun retrieve. Pembuatan normalisasi dapat dijadikan
sebagai acuan untuk pembuatan database atau file-file yang akan digunakan pada aplikasi yang akan dibuat. Sebelum mengenal lebih
jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui terlebih dahulu seperti field atau attribute kunci dan ketergantungan
kunci functional dependency . Setiap file selalu terdapat kunci dari file tersebut berupa satu field
atau satu set field yang dapat mewakili suatu record. Ada beberapa macam kunci key function yang digunakan untuk proses pencarian,
penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan dalam pengolahan database, diantaranya adalah
Dalam pembuatan normalisasi terdapat beberapa tahap pembentukan normalisasi, setiap tahap mempunyai bentuk normalisasi
yang berbeda. Bentuk-bentuk normalisasi tersebut antara lain : 1.
Bentuk Tidak Normal Unnormalized Form Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu. Dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai
dengan kedatangannya dengan kata lain tidak memperhatikan format tertentu.
2. Bentuk Normal Kesatu 1NF First Normal Form
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file data flat file data dibentuk dalam suatu record dan nilai
dari field berupa “Atomic Value”. Tidak ada semua attribute yang berulang atau attribut bernilai ganda Multivalue. Tiap field hanya
satu pengertian bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata
sehingga artinya
lain. Ciri
lainnya adalah
mempunyai ketergantungan parsial.
3. Bentuk Normal Kedua 2NF Second Normal Form
Bentuk kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu, menghilangkan ketergantungan
parsial, mempunyai hubungan transitif dan atribut bukanlah kunci utama primary key. Sehingga,untuk membentuk normal kedua
haruslah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili attribute yang lainnya menjadi anggotanya.
4. Bentuk Normal Ketiga 3NF Third Normal Form
Dalam bentuk normal ketiga sudah tidak ada lagi redudansi data, karena harus mempunyai bentuk normal kedua, data semua attribute
yang bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain setiap attribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada
kunci utama dan pada kunci utama secara menyeluruh. 5.
Bentuk Boyce-Codd Normal Form BCNF Yaitu relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan
setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.
2.13. Definisi Manajemen
Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen,
manajemen pengurusan, dan lain sebagainya. Bila dilihat dari literature yang ada, pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian :
1. Manajemen sebagai suatu proses
Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
terlebih dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :
Encyclopedia Of The Social Science yaitu suatu proses
dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.
Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu
tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.
Georgy R.Terry,
yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melaluikegiatan orang
lain 2.
Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia Manajemen suatu suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu
kumpulan dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-arang
inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau
berjalannya aktivitas manajemen disebu manajer 3.
Manajemen sebagai ilmu science dan sebagai seni Manajemen suatu ilmu atau seni, melihat bagaimana aktivitas
manajemen dihubungkan
dengan prinsip-prinsip
dari manajemen.
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi
semua sumber
daya melalui
proses perencanaan,
pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
2.14. Arsiparis
Kategori