Oleh karena itu penting bahwa bagian gaji dan upah dari suatu sistem akuntansi dilengkapi dengan ketentuan-ketentuan untuk
memastikan bahwa pembayaran yang dilakukan sesuai dengan rencana umum dan wewenang khusus pimpinan perusahaan.
Semua karyawan dari suatu perusahaan mengharapkan dan berhak menerima gaji dan upah dalam selang waktu tertentu, pada tiap
hari penutupan periode penggajian dan pengupahan. Tanpa memandang pada banyaknya pegawai dan sulitnya perhitungan jumlah
yang harus dibayarkan, sistem gaji dan upah harus dirancang agar dapat mengolah data yang diperlukan dengan cepat dan tepat serta
melakukan pembayaran dalam jumlah yang benar kepada setiap karyawan. Penting bahwa sistem ini dilengkapi dengan tindakan-
tindakan pengamanan yang cukup untuk mencegah pembayaran yang berlebihan over payment, pembayaran kepada orang yang bukan
pegawai dan penyelewengan-penyelewengan lain dari dana ini. Adapun prosedur penggajian dan pengupahan pada PT Pertamina
Persero MOR I Medan :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan untuk menentukan gaji dan
upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat
memeperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat
Universitas Sumatera Utara
ketidakhadiran mangkir mereka. Pada PT Pertamina Persero MOR I Medan, karyawan yang tidak hadir tanpa pemberitahuan
pada pihak perusahaan akan dikenakan potongan gaji sesuai dengan berapa hari karyawan tersebut tidak hadir. Pencatatan
waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan
atau dapat menggunakan sistem elektronik berupa alat fingerprint yang akan memperoleh data jam masuk dan jam pulang kantor
secara otomatis dengan menyentuh alat fingerprint. Penerapan alat fingerprint ini juga efektif untuk mengetahui apakah karyawan
bekerja dalam jam kerja biasa atau lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima
upah lembur yang pada umumnya bertarif diatas tarif gaji biasa.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Pada prosedur ini, pembuat daftar gaji dan upah karyawan menggunakan data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar
gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,
penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir dan juga pada jumlah jam kerja, jumlah jam kerja standart
dikalikan dengan tarif yang berlaku, bila terjadi pengurangan harus didasarkan pada tarif yang berlaku. Pada PT Pertamina Persero
MOR I Medan, daftar gaji dan upah karyawannya dibuat
Universitas Sumatera Utara
berdasarkan golongan sesuai PLR, dilihat juga dari masa kerja atau kehadiran karyawan selama satu bulan dikali dengan skala upah
yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Upah tetap yang diterima setiap bulan diluar dari tambahan upah lembur dan juga tunjangan-
tunjangan lainnya yang diterima setiap bulan. Bila karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang telah ditentukan lembur, maka
dihitung dari berapa jam karyawan tersebut bekerja lewat dari jam kerja yang ditentukan. Misalnya kelebihan jam kerja yang
dilakukan karyawan adalah 3 jam, maka upah lembur dibayar adalah 1 jam pertama dibayar 1,5 kali dari penghasilan per jam dan
kelebihan jam berikutnya dibayar 2 kali penghasilan per jam. Dengan demikian upah lembur karyawan bersangkutan adalah 5,5
kali penghasilan per jam 1,5 kali untuk satu jam pertama dan 4 kali untuk dua jam berikutnya. Selain dari upah lembur, karyawan
juga diberi fasilitas kesehatan, tunjangan jabatan, tunjangan daerah, dan restitusi handphone.
2. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
