2. persediaan barang dalam proses, yaitu semua barang yang sedang dalam proses produksi yang belum siap ataupun yang sudah siap,
3. persediaan barang jadi, yaitu semua produk yang sudah selesai dibuat tetapi belum dapat untuk dijual.
Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangakan beberapa faktor yang penting.
a. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada
waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti
bahwa sistem akuntansi harus membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka
sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.
c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan system akuntansi itu harus dapat ditekan
sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam mengahasilkan suatu informasi. Zaki Baridwan, 1994
C. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem informasi akuntansi persediaan dapat dikaitkan dengan pengolahan data akuntansi persediaan secara komputer dengan tujuan pengawasan persediaan
adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1. Menyediakan Data Persediaan Yang Tepat dan Dapat Dipercaya
Pengolahan data persediaan yang berbasis komputer dalam perusahaan dengan sistem komunikasi yang diterapkan secara on-line menjadikan
informasi yang dihasilkan dapat dipercaya. Sistem dan program komputer yang disusun menjadikan prosedur-prosedur dapat dijalankan dan diatasi
dengan baik, sehingga informasi yang dihasilkan menjadi handal. Pengamanan program dan transaksi tiap bagian juga membuat informasi
yang dihasilkan dapat dipercaya, karena diyakini hal tersebut dapat terhindari dari penyalahgunaan yang mungkin terjadi.
Komputerisasi data persediaan dihubungkan dengan tujuan pengawasan persediaan dalam penyediaan data yang tepat dan terpercaya antara lain :
a. Membantu para pimpinan dan bagian yang berwenang dalam mengamati dan mengawasi setiap perputaran persediaan.
b. Dapat setiap saat melihat posisi persediaan yang ada di gudang, keadaannya serta informasi-informasi yang dibutuhkan dalam
pengambilan keputusan. c. Dengan pengawasan yang dilakukan perusahaan terhadap input,
proses, dan output pengolahan data menjamin informasi yang dihasilkan dapat dipercaya.
d. Program komputer yang memungkinkan untuk menolak data yang salah, prosedur yang salah, sehingga informasi yang dihasilkan
memadai. e. Laporan – laporan yang dihasilkan lebih lengkap dan terperinci.
Universitas Sumatera Utara
f. Diterapkannya password untuk masing – masing orang yang
berwenang mengoperasikan komputer untuk bagian tertentu. 2.
Menjaga Aktiva dan Catatan – Catatan Perusahaan Penerapan sistem komputer dalam pengolahan data akuntansi juga
memungkinkan seluruh transaksi yang dicatatat dapat disimpan dengan baik. Transaksi akan terbebas dari orang – orang yang tidak bertanggung
jawab karena data persediaan telah dijaga keamanannya dan diproteksi, sehingga hanya orang yang berhak dapat mengaksesnya. Fisik persediaan
juga dapat dijaga dan diawasi karena setiap keadaan persediaan digudang dapat diketahui setiap saat.
3. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Operasi
Pengolahan data akuntansi dengan komputer menghasilkan informasi yang cepat dan tepat, yang mana data yang dimasukkan ke dalam komputer
langsung diproses otomatis sesuai dengan program yang ada. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam operasional perusahaan.
4. Mendorong Ditaatinya Kebijaksanaan Pimpinan Perusahaan
Dalam penerapan komputer program – program yang ada telah disesuaikan desain dan susunan sesuai dengan kebijaksanaan dan peraturan dari
pimpinan. Pegawai perusahaan didorong untuk mentaati kebijaksanaan, peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan, karena suatu sistem
pengolahan berbasis komputer dianggap akan memiliki prosedur dan sistem pemisahan tanggung jawab atas akses dan proses data. Dengan bantuan
komputer, pimpinan perusahaan akan lebih mudah mengawasi bagaimana
Universitas Sumatera Utara
pelaksanaan tugas setiap bawahannya, apakah telah dilaksanakan atau belum.
Jadi dapat ditarik kesipulan bahwa pengolahan data akuntansi persediaan secara komputer sangat bermanfaat untuk menyediakan data persediaan yang tepat
dan dapat dipercaya, menjaga aktiva dan catatan – catatan perusahaan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi, mendorong ditaatinya
kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi yang terkait dengan persediaan atau Standar of
Product pada PT. Inbisco Niagatama Semesta, Tbk Medan : 1. Sistem Informasi Akuntansi Pada Pemesanan Pesediaan
Pada PT. INBISCO NIATAMA SEMESTA, Tbk proses pemesanan barang diawali dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok
persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan dibuku besar persediaan. Proses pemesanan barang dilakukan atas dasar reorder point dan
minimumnya stock level atau kebutuhan barang, maka bagian pengawasan persediaan membuat surat pesanan pembelian dalam rangkap 3 tiga yang
didistribusikan kepada : a. Surat pesanan pembelian pertama dikirim ke Manajer
b. Surat pesanan pembelian kedua untuk bagian Pembukuan c. Surat pesanan pembelian ketiga untuk bagian Arsip
Menurut penulis prosedur pemesanan barang dagang sudah memadai dimana bagian pengawasan persediaan membuat surat pesanan pembelian untuk
Universitas Sumatera Utara
bagian pembelian dan bagian pembukuan, dimana bagian pembukuan dapat mengetahui barang yang akan masuk ke gudang. LAMPIRAN 1
2. Sistem Infomasi Akuntansi Pada Pembelian Persediaan Pada tahap ini transaksi pembelian didahului dengan diterimanya surat
pesanan pembelian dari bagian pengawasan persediaan. Pada PT. INBISCO NIAGATAMA SEMESTA, Tbk. Proses pembelian dilakukan ketika
persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Proses pembelian persediaan sebagai berikut :
a. Bagian pembelian menerima surat pesanan pembelian pertama dari pengawasan persediaan, menyortir mereka menurut pemasoknya dan
membuat permintaan penawaran harga ke bagian pembelian. b. Bagian pembelian mengirimkan daftar harga ke bagian keuangan
untuk dianalisis dan kemudian menyetujui daftar harga dan kemudian dikirim kembali ke bagian pembelian.
c. Atas dasar harga yang telah disetujui, bagian pembelian menyiapkan order pembelian yang dibuat rangkap lima yang didistribusikan
kepada : 1. Order pembelian pertama untuk bagian Supplier
2. Order pembelian kedua untuk bagian Pengawasan Persediaan 3. Order pembelian ketiga untuk bagian Pembukuan
4. Order pembelian keempat untuk bagian Unit Gudang 5. Order pembelian kelima untuk bagian Arsip
Universitas Sumatera Utara
Menurut pengamatan penulis prosedur pembelian persediaan pada PT. INBISCO NIAGATAMA SEMESTA, Tbk. sudah berjalan sesuai dengan bagian
unit kerja yang ada dengan menggunakan dokumen yang dibutuhkan seperti surat pesanan pembelian dan order pembelian sehingga prosedur tersebut sudah dapat
membantu perusahaan guna mencapai target yang diharapkan serta mengantisipasi hal-hal yang dapat mengarah pada kerugian yang ditimbulkan sehubungan dengan
pembelian persediaan. LAMPIRAN 2 3. Sistem Informasi Akuntansi Pada Penerimaan Persediaan
Kebanyakan perusahaan menghadapi jeda waktu antara waktu menempatkan pesanan dan penerimaan persediaan. Begitu juga dengan PT.
INBISCO NIAGATAMA SEMESTA, Tbk.selama waktu tersebut salinan order pembelian ditempatkan di file sementara dalam berbagai bagian atau
unit. Peristiwa berikutnya setelah pembelian barang adalah penerimaan persediaan barang sebagai berikut :
a. Unit gudang menerima barang dan slip pengepakan dari supplier. Sewaktu menerima barang dicocokkan dengan order pembelian atas
barang tersebut. Barang yang diterima direkonsiliasi dengan blind copy dari order pembelian. Blind copy ini mengharuskan petugas
penerimaan harus memeriksa dan menghitung persediaan untuk menyelesaikan laporan penerimaan.
b. Unit gudang membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap 4 didistribusikan kepada :
Universitas Sumatera Utara
1. Laporan Penerimaan Barang pertama dikirim ke bagian pembelian. 2. Laporan Penerimaan Barang kedua untuk bagian pengawasan
persediaan. 3. Laporan Penerimaan Barang ketiga untuk bagian pembukuan.
4. Laporan Penerimaan Barang keempat untuk arsip gudang menyertai persediaan fisik ke penyimpanan persediaan untuk disimpan.
c. Selama transaksi berlangsung, bagian pembukuan telah menerima dan menyimpan sementara salinan surat pesanan pembelian, order
pembelian dan laporan penerimaan barang. Perusahaan telah menerima persediaan dari supplier dan berkewajiban untuk
membayar barang tersebut. Bagian pembukuan juga menerima faktur supplier.
d. Bagian pembukuan merekonsiliasi informasi keuangan, mencatat dan memposkan setiap transaksi dalam buku besar. Setelah
mencatat, bagian pembukuan mengarsip semua dokumen sumber Surat pesanan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur dan mentransfer salinan faktur ke bagian pengawasan persediaan.
e. Bagian pengwasan persediaan juga telah menerima dan menyimpan sementara surat pesanan pembelian, order pembelian dan laporan
penerimaan barang. Begitu juga salinan faktur dari bagian pembukuan yang kemudian semua dokumen sumber tersebut dicatat
dalam buku besar pembantu persediaan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut penulis prosedur penerimaan barang dagang sudah baik dilihat dari penerimaan barang menggunakan faktur dan dimuat laporan penerimaan
barang sehingga informasi cukup akurat. Bagian yang terkait juga sudah menjalankan tugasnya sesuai dengan ketetapan yang telah ditentukan.
LAMPIRAN 3 4. Sistem Informasi Akuntansi Pada Penjualan Persediaan
Pada PT. INBISCO NIAGATAMA SEMESTA, Tbk penjualan persediaan dimulai dari bagian penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang
mengidentifikasikan tipe dan kuantitas dari barang dagangan yang diminta, kemudian memproses transaksi tersebut sebagai berikut :
a. Bagian penjualan menyiapkan dokumen – dokumen seperti : 1. Pesanan penjualan pertama dan tagihan penjualan untuk diarsip
dibagian penjualan. 2. Pesanan penjualan kedua, slip pengepakan, dan surat pengantar
barang dikirim untuk bagian pengiriman. 3. Dokumen penjulan barang untuk bagian gudang.
b. Bagian gudang menerima dokumen penjualan barang. Dokumen ini memberikan persetujuan bagi petugas untuk mengambil barang dan
mengirimkannnya ke bagian pengiriman serta membuat laporan penjualan barang.
c. Dibagian pengiriman sebelum menerima barang dan dokumen penjualan barang, bagian pengiriman menerima pesanan penjualan,
slip pengepakan dan surat pengantar barang dari bagian penjualan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam penerimaan barang digudang, petugas pengiriman mencocokkan barang dengan dokumen penjualan barang dan surat
pengantar barang untuk memverifikasikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman mengepak barang dan dilengkapi dengan slip
pengepakan dan surat pengantar barang serta menyiapkan dokumen tagihan bongkar barang. Salinan surat pengantar barang dan
dokumen penjualan barang kemudian dikirim dan diarsipkan dibagian penjualan. Sedangkan salinan pesanan penjualan, slip
pengepakan dan dokumen tagihan bongkar barang diserahakan pada pengangkut carrier. Pesanan penjualan copy untuk diarsip.
d. Setelah dokumen penjualan barang dan surat pengantar barang diterima, bagian penjualan memeriksa dokumen-dokumen tersebut
dan menagih ke pelanggan dengan tagihan penjualan berdasarkan pesanan penjualan tesebut. Kemudian dokumen penjualan barang
yang sudah diperiksa langsung dikirim ke bagian pengawasan persediaan.
e. Bagian pengawasan persediaan menggunakan dokumen penjualan barang sebagai bukti untuk menyesuaikan buku besar pembantu
persediaan. Setelah proses posting, dokumen penjualan barang diarsipkan.
Menurut penulis prosedur penjualan barang sudah baik, tetapi dokumen penjualan barang tidak langsung dibukukan oleh bagian pengawasan persediaan
Universitas Sumatera Utara
pada saat itu juga, sehingga sering kali adanya perbedaan pencatatan persediaan perusahaan dengan fisik persediaan. LAMPIRAN 4
D. PENGENDALIAN INTERNAL PERUSAHAAN
