pada saat itu juga, sehingga sering kali adanya perbedaan pencatatan persediaan perusahaan dengan fisik persediaan. LAMPIRAN 4
D. PENGENDALIAN INTERNAL PERUSAHAAN
Aktivitas pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. INBICO NIAGATAMA SEMESTA, Tbk meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat
oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa system pengendalian persediaan barang dagangan yang ditetapkan telah
dilaksanakan dalam beberapa ketegori seperti diuraikan di bawah ini : 1. Struktur Orgsnisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara
Merata a. Pemisahan Fungsi Operasi yaitu orang yang melaksanakan kegiatan
operasi perusahaan. Tim support berwenang untuk memesan barang ke pusat dan menerima surat masuk barang. Dan kemudian surat masuk
barang tersebut diberikan ke kepala gudang. Pada saat distributor memesan barang kepada pihak Branch Manajer, maka Branch Manajer
memberi mandat ke tim support dan transportasi untuk mengeluarkan surat keluar barang kepada kepala gudang. Kepala gudang juga bertugas
mencatat barang keluar secara manual di kartu stok. Kemudian helper mengeluarkan barang dari gudang oleh pengawasan kepala gudang.
Setelah itu Checker mengecek barang yang keluar pada saat di masukkan ke alat transportasi.
b. Penyimpan yaitu orang yang bertugasberwenang terhadap penyimpanan persediaan di gudang. Kepala gudang yang bertugas dan bertanggung
Universitas Sumatera Utara
jawab dalam penyimpanan persediaan barang di gudang serta mengawasi keluar masuknya barang.
c. Akuntansi yaitu orang yang bertugasberwenang mencatat keuangan perusahaan. Seorang accounting yang bertugas mencatat semua keuangan
perusahaan. Sedangkan seorang support bertugas mencatat persediaan barang dalam suatu program dalam computer.
2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup Terhadap Seluruh Karyawan Perusahaan
Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Selain itu,
penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.
3. Praktik yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsinya Masing- masing
Hal ini dilakukan dengan menerapkan cara-cara berikut : a. Menggunakan dokumenformulir
b. Pemeriksaan mendadak c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
orang atau tanpa ada campur tangan dari pihak lain d. Perputaran jabatan
e. Diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya 4. Pengedalian Internal Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan Data
Elektronik
Universitas Sumatera Utara
Unsur pengendalian terhadap sistem dan program dicapai dengan adanya pengujian dan pemeliharaan rutin terhadap program yang di dalam computer
sehingga program tersebut jarang terkena gangguan yang dapat menyebabkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan.
Unsur pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data dicapai dengan adanya penggunaan password atau kode yang berbeda untuk masing-masing
pihak. Sehingga data yang tersimpan dalam program terjaga kerahasiaanya. Berdasarkan dari penelitian tersebut di atas, prosedur penerimaan dan
pengeluaran persediaan barang tersebut berjalan cukup baik, sehingga dapat mencegah terjadinya kecurangan yang dilakukan khususnya oleh pihak internal
perusahaan. Selain itu perusahaan telah menetapkan kebijakan yang menyangkut pengawasan guna mencegah kecurangan atau kecurian atas barang dagang.
a. Penempatan barang dan penyimpanan barang dagang disimpan di gudang dengan sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi pada perusahaan ini
memakai sistem jaringan kerja yang akan menghubungkan suatu data dari suatu bagian ke bagian lain. Setiap kali persediaan barang mengalami
pertambahan karena adanya pembelian maupun retur penjualan atau berkurangnya penjualan, maka data tersebut dimasukkan atau diproses
secara otomatis. b. Dengan adanya sistem komputer tersebut, maka laporan yang dihasilkan
tersebut lebih cepat, tepat dan terbaru. Dengan adanya sistem ini, maka suatu transaksi akan mempengaruhi data yang lain karena dilakukan sistem
otomatis. Contohnya transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagang
Universitas Sumatera Utara
yang dilakukan dengan memakai sistem komputerisasi data fax untuk pemesanan barang.
c. Barang yang diterima atau dikeluarkan harus menggunakan beberapa rangkap dokumen yang akan di distribusikan kepada tiap-tiap bagian yang
terkait, dokumen yang digunakan harus sesuai dengan nomor urut cetak, dengan maksud agar lebih mudah dalam mengawasi pengeluaran dan
pengarsipan dokumen tersebut. d. Persediaan barang yang ada di perusahaan terdapat laporan yang
menyediakan data yang lengkap, meliputi kuantiti dari tiap jenis item, konversinya, harga beli barang yang dipesan, rata-rata penjualan barang per
item, serta penentuan kuantiti maksimal barang, sehingga informasi yang akan didapat lebih lengkap.
e. Dokumen tersebut dilengkapi dengan kolom tanda tangan petugas yang melaksanakan transaksi tersebut. Bagian stok barang akan memeriksa
kecocokan persediaan barang yang ada di gudang dengan data yang ada di dokumen yang akan dikoreksi langsung, sehingga hasilnya sesuai dengan
kenyataan yang ada. f. Setiap hari bagian accounting akan memeriksa kebenaran data yang
tercantum di dalam dokumen transaksi dan akan dicocokkan dengan data yang tersimpan pada sistem komputerisasi.
Persediaan barang merupakan kekayaan yang dimiliki perusahaan. Oleh karena itu, persediaan berupa barang yang harus digunakan dengan baik.
Mempergunakan itu bukan saja dari aspek perencanaan saja, tetapi tidak kalah
Universitas Sumatera Utara
pentingnya mempergunakan secara fisik atas persediaan dalam perusahaan. Tanpa ditunjang kegiatan administrasi yang baik dalam penerimaan dan pemakaian
barang yang memadai, bukan saja inefficiency tetapi dampak yang serius adalah hilang akibat dicuri yang dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
E. Kendala Yang Dihadapi Perusahaan
