Prosedur Permintaan Dan Pengeluaran Barang Gudang

BAB III TOPIK PENELITIAN

A. Prosedur Permintaan Dan Pengeluaran Barang Gudang

PT INBISCO NIAGA Medan adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan khususnya penyaluran makanan dan minuman. Pada umumnya prosedur penanganan persediaan barang dagang ini berjalan dengan baik. Oleh sebab itu perusahaan harus menerapkan kebijakannya seperti kebijakan dalam persediaan barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan yang dapat mencegah kerugian pada perusahaan. Prosedur ini dimulai dari pemesanan barang kepada pemasok. Dari hasil penelitian, penulis akan menganalisis dan mengevaluasi prosedur pencatatan pada perusahaan tersebut, dimana PT INBISCO NIAGA Medan melakukan pengecekan terlebih dahulu kondisi barang sebelum barang dinaikkan kedalam kontainer yang akan dikirimkan ke tempat-tempat penjualan seperti pengecer, swalayan, dan kios. Selain itu barang yang akan dikirim di periksa dahulu baik itu fisik dari barang yang di pesan maupun tanggal daluarsanya expired date. Setelah barang semua masuk kedalam kontainer, maka kontainer tersebut akan disegel untuk menghindari kerusakan barang, setelah barang sudah dimuat kedalam kontainer, maka segala kerusakan barang dapat terhindar dan kerusakan barang sepenuhnya akan menjadi tanggung jawab pihak ekspedisi. Sesampainya kontainer di pelabuhan Belawan, maka pihak ekspedisi kembali memindahkan barang yang Universitas Sumatera Utara ada di dalalm kontainer itu ke kontainer lain untuk dikirimkan langsung ke bagian penjualan dan selanjutnya kontainer itu kembali disegel. Setelah kontainer tersebut sampai di PT INBISCO NIAGA Medan, maka segel tersebut di buka dan disaksikan oleh pihak PT INBISCO NIAGA Medan, kemudian barang-barang tersebut di turunkan dan dihitung kembali oleh petugas logistik cabang Medan. Apabila barang-barang sudah berada di dalam gudang PT INBISCO NIAGA Medan, maka barang tersebut di keluarkan untuk di distributorkan kepada para pemesan barang. Proses pemesanan barang tersebut harus melaui prosedur- prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak PT INBISCO NIAGA Medan. Berikut adalah prosedur yang telah ditetapkan pada PT. INBISCO NIAGA Medan. 1. Distributor haruslah menyetorkan uang minimal satu minggu ke PT INBISCO NIAGA Medan sebagai uang jaminan ke Bank sebelum barang diterima. Apabila distributor telah melampaui batas limit tanggal yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut, maka distributor perusahaan tersebut harus menyetorkan kembali uang jaminannya ke rekening PT INBISCO NIAGA Medan sebelum barang diterima, jika hal tersebut sudah dilakukan oleh distributor, maka perusahaan akan mengirimkan produk yang telah dipesan oleh distributor. 2. Setelah prosedur selesai, maka PT INBISCO NIAGA Medan mengirimkan barangnya ke distributor melalui pihak ekspedisi dengan menggunakan kontainer sesuai dengan barang yang dipesan tersebut. Barang yang diterima maupun yang dikeluarkan oleh perusahaan harus terlebih dahulu diperiksa dengan baik oleh pihak cheker, yaitu dengan memeriksa barang dan Universitas Sumatera Utara mencocokkan jumlah pesanan dan data lainnya yang terdapat pada formulir pesanan dengan jumlah fisik barang yang datang. Selain itu pihak cheker harus memeriksa kecocokan data yang ada di faktur pesanan barang yang telah dibawa oleh pihak ekspedisi. 3. Jika barang sudah berada di distributor kemudian diteruskan ke grosir-grosir melalui wiraniaga, baik itu Salesman Taking Order TO yang mencatat pesanan barang maupun mobil dari pihak ekspedisi yang membawa barang ke grosir sesuai dengan pesanan dari sales taking order ataupun yang menjual langsung dengan menggunakan sepeda motor ke kios-kios atau retail dengan membawa bawaan barang yang relatif sedikit. 4. Pihak distributor tersebut memberikan jaminan pembayaran Top of Payment TOP kepada grosir selama satu minggu dan grosir berhak mengembalikan barangnya ke distributor, apabila barang tersebut mengalami kerusakan biasanya kemasan dalam kartonnya pecah ataupun barang tersebut mengalami expired date. Lain halnya dengan kios pengecer, mereka tidak dapat menukar kembali barang tersebut ke grosir apabila mengalami kerusakan, begitu juga dengan distributor, jika barang-barang yang ada dalam gudang mengalami expired date atau rusak dari pihak pengiriman PT INBISCO NIAGA Medan, mereka berhak mengklaim ke PT INBISCO NIAGA Medan. Menurut Mulyadi 2001 : 5, “prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang Universitas Sumatera Utara terjadi berulang-ulang. Prosedur penerimaan barang merupakan proses dari barang yang diterima dari perusahaan, sesuai dengan tercantumnya dalam Surat Order Penjualan SOP barang yang dipesan seharusnya dikirim tepat pada waktunya. Prosedur pengeluaran barang dari gudang juga harus ditaati oleh semua pihak agar barang terhindar dari pencurian dan manipulasi. Suyadi Prawirosentono, 2004 : 245

B. Sistem Pencatatan Persediaan Pada Perusahaan