Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Menggunakan Perangkat Lunak Aplikasi Senayan Pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama Medan

PENERAPAN SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK APLIKASI SENAYAN PADA PERPUSTAKAAN

STMIK POTENSI UTAMA MEDAN

Kertas Karya oleh: Pahri Zuhri

102201037

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya,sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya yang berjudul “Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Menggunakan Perangkat Lunak Aplikasi Senayan Pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama”.

Kertas karya ini diselesaikan sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar Ahli Madya (A.md) pada Program Studi D-3 Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa penelitian ini dapat diselesaikan berkat bantuan yang besar dari berbagai pihak. Penulis juga mengucapkan rasa terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan dan Informasi

3. Bapak Dr. Ridwan Siregar M.Lib., sebagai dosen pembimbing penulis yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, pengarahan, saran dan motivasi sehingga dapat terselesainya kertas karya ini.

4. Kepada Mama tersayang, Papa tercinta dan adik terkasih, terima kasih atas segala yang telah diberikan, dimulai dari segala pemberian fasilitas, dukungan moril dan juga materil yang rasanya sampai kapan pun tak akan pernah tergantikan. Semoga amal ibadah kedua orang tua penulis dibalas oleh Allah SWT.

5. Bapak Hasangapan Tampubolon selaku Kepala perpustakaan, dan pustakawan lainnya pada Perpustakaan BPAD PROVSU, yang telah meluangkan waktu dan banyak memberikan informasi yang penulis butuhkan dalam mengumpulkan data sehingga penulisan kertas karya ini dapat terselesaikan.

6. Seluruh staf pengajar Program Studi D-3 Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

7. Teman dan rekan sejawat penulis stambuk ’10 yang juga sangat berperan Maratul Qibtiyyah (pentul), Siti Chairina (kakak), Lusi Syafrina (pesek) dan lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu.

8. Terima kasih buat seseorang yang banyak memberikan semangat dan selalu ada dalam suka dan duka, yang sangat membantu penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.

9. Akhirnya semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

Kiranya segala bantuan yang diberikan kepada penulis, baik moril maupun materiil mendapat balasan yang sepadan dari Allah SWT, dan semoga selalu mendapatkan rahmat-Nya. Terima kasih.

Medan, Juni 2013 Penulis,

Pahri Zuhri Nim. 102201037

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 4

1.3 Manfaat Penelitian………..4

1.4 Ruang Lingkup Penelitian ... 5

1.5 Metode Pengumpulan Data ... .5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Automasi Perpustakaan ... 6

2.2 Tujuan Penerapan Automasi Perpustakaan ... 6

2.3 Alasan Automasi ... 7

2.4 Cakupan Automasi ... 8

2.4.1 Pengadaan ... 8

2.4.2 Pengatalogan ... 9

2..4.3 Pengawasan Sirkulasi ... 9

2.4.4 Online Public Access Catalogue ... 10

2.4.5 Manajemen Statistik ... 10

2.5 Kebutuhan Sistem Automasi ... 11

2.6 Pemilihan Sistem ... 12

2.6.1 Metode Pemilihan Sistem ... 12

2.6.2 Pemilihan Perangkat Komputer ... 15

2.6.3 Pemilihan Perangkat Lunak ... 15

2.6.4 Pemilihan Perangkat Keras ... 16

BAB III PENERAPAN SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN STMIK POTENSI UTAMA MEDAN 3.1 Sekilas tentang STMIK Potensi Utama ... 17

3.1.1 Sejarah Perpustakaan STMIK Potensi Utama ... 17

3.1.2 Visi, Misi, dan Tujuan Perpustakaan STMIK Potensi Utama ... 18

3.1.3 Tugas Dan Fungsi Perpustakaan STMIK Potensi Utama ... 19

3.1.4 Stuktur Organisasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama... 21

3.2 Penerapan Sistem Automasi Pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama... 24

3.2.1 Sekilas Tentang Senayan ... 24

3.2.2 Pengadaan ... 24

3.2.3 Pengatalogan ... 25

3.2.3.1 Pengolahan Koleksi Buku ... 25

3.2.5 Keanggotaan ... 30

3.2.6 OPAC (Online Public Access Catalog) ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 36

4.2 Saran ... 37

DAFTAR PUSTAKA ... 38

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sulistyo-Basuki (1993) menyatakan bahwa dewasa ini penerapan teknologi informasi dalam kehidupan sehari hari dapat kita ketahui dan rasakan, di bidang industri, perdagangan, perhotelan, pariwisata, perbankan dan sebagainya, termasuk bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi (pusdokinfo). Teknologi informasi yang dimaksud adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah dan menyebarluaskan informasi (p. 87).

Menurut Tedd (1995), pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan dimulai tahun 1960-an, ketika Library of Congress mulai menggunakan komputer untuk menghasilkan cantuman katalog terbacakan mesin. Awal tahun 1970-an terjadi beberapa terobosan terutama dalam teknologi perpustakaan. Online Computer Library Centre memulai pengatalogan bersama, begitu juga UTLAS di Kanada. Awal 1980-an komputer telah menggantikan katalog kartu (p. 20).

Setiarso (1997) menyatakan bahwa pemanfaatan komputer di perpustakaan di Indonesia dimulai sejak tahun 1970-an oleh beberapa perpustakaan khusus. Pada tahun 1971, staf Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah (PDII-LIPI) melakukan percobaan pertama, menyusun daftar serial terkomputerisasi dengan menggunakan fasilitas komputer dari Kementerian Pekerjaan Umum. Kemudian, Perpustakaan Pusat Penyelidikan Tenaga Listrik mencoba mengoperasikan sistem penyimpanan dan penelusuran informasi sederhana pada tahun 1972. Era komputerisasi yang sesungguhnya baru dimulai pada tahun 1975, ketika PDII-LIPI berhasil memproduksi katalog induk majalah, meliputi 4298 judul jurnal ilmiah yang dikelola 33 perpustakaan di Indonesia dengan perangkat lunak MINISIS. Ini diikuti beberapa lembaga seperti, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi menggunakan perangkat lunak MPEN dan CISC untuk mengelola kegiatan perpustakaan, Badan Tenaga Atom Nasional menggunakan perangkat lunak V AX untuk mengelola kegiatan perpustakaan (pp. 39-41).

Sulistyo-Basuki (1993), automasi perpustakaan perguruan tinggi dimulai tahun 1980-an, tatkala harga mikrokomputer mulai turun. Awalnya dari jaringan kerjasama perpustakaan perguruan tinggi yang dibentuk sebagai implementasi kebijaksanaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dalam upaya meningkatkan mutu dan peranan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia. Jaringan ini beranggotakan 14 perguruan tinggi negeri (p. 45).

Selanjutnya dibentuk suatu pangkalan data bibliografi perguruan tinggi yang dikelola oleh Pusat Layanan Bibliografi Perguruan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jenis bahan pustaka yang dijaring dari anggota jaringan untuk tahap awal berupa disertasi (tugas akhir S3), tesis (tugas akhir S2), dan skripsi (tugas akhir S1), (Hariyadi 1989, pp. 51-53). Berdasarkan kenyataan yang ada, kegiatan automasi perpustakaan di kalangan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia dapat dikatakan lamban. Hal ini dapat dipahami hingga saat ini belum semua perpustakaan perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang telah melakukan kegiatan automasi perpustakaan.

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Potensi Utama adalah salah satu perguruan tinggi swasta yang telah mampu mewujudkan fasilitas penunjang kegiatan belajar mahasiswanya. Sejarah berdirinya STMIK Potensi Utama berawal pada tahun 2001, dengan menyediakan 3 departemen yaitu Sistem Informasi, Manajemen Informatika, dan Teknik Informatika. Melihat antusiasme peningkatan mahasiswanya maka didirikanlah perpustakaan pada tahun 2006. Hal ini untuk menunjang kegiatan belajar mahasiswa serta menambah wawasan pengetahuan mahasiswa STMIK Potensi Utama. Berdasarkan data yang diperoleh, Perpustakaan STMIK Potensi Utama memiliki 785 judul koleksi buku yang terdiri dari 2.845 eksemplar, koleksi jurnal dalam negeri sebanyak 65 judul, dan koleksi jurnal luar negeri 30 judul. Jumlah keseluruhan mahasiswa STMIK Potensi Utama sebanyak 3.420 orang. Adapun yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan berjumlah 2.560 orang, dengan rinci Departemen Sistem Informasi sebanyak 850 orang, Departemen Manajemen Informatika sebanyak 870 orang, dan Departemen Teknik Informatika sebanyak 840 orang (Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan STMIK Potensi Utama, 2011).

Pada awalnya sistem temu kembali koleksi dilakukan secara manual, namun seiring bertambahnya jumlah koleksi, maka perpustakaan membuat aplikasi sistem temu kembali informasi yang bersifat automasi yang menggunakan open source yaitu Senayan. Senayan adalah open source software berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar yang dibuat oleh Hendro Wicaksono dan Arie Nugraha dari Departemen Pendidikan Nasional. Adapun kelebihan dari Senayan ini adalah dapat dimodifikasi, berbasis free (gratis), dan dapat dikembangkan lewat komunitas. Oleh sebab itu, hal ini berguna untuk mengautomasikan seluruh koleksi bahan pustaka baik fisik maupun digital pada perpustakaan STMIK Potensi Utama. Sehingga dapat memudahkan pengguna dalam pencarian/temu kembali informasi pada koleksi perpustakaan oleh mahasiswa STMIK Potensi Utama.

Adapun fasilitas aplikasi Senayan tersebut adalah Online Public Acces Catalog (OPAC), manajemen data bibliografi, sirkulasi, manajemen keanggotaan, inventarisasi, laporan dan statistik. Senayan didukung berbagai format bahasa. Berdasarkan pengamatan dan wawancara singkat yang penulis lakukan di Perpustakaan STMIK Potensi Utama para pengguna yang akan meminjam buku langsung menuju ke rak buku tersebut, sehingga memakan waktu lebih lama dan tidak efektif. Sedangkan fasilitas pencarian koleksi telah diautomasikan menggunakan aplikasi Senayan. Sehingga pengguna belum memaksimalkan peran dari sistem tersebut dalam melakukan penelusuran bahan pustaka yang diinginkan pengguna. Maka dampaknya berpengaruh terhadap tinggi rendahya pemanfaatan sistem perpustakaan tersebut.

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan studi tentang “Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Menggunakan Perangkat Lunak Aplikasi Senayan Pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama Medan”.

1.2Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah :

1. Untuk menambah wawasan penulis tentang sistem automasi perpustakaan. 2. Untuk mengetahui sejauh mana penggunaan aplikasi Senayan dalam sistem

3. Dapat dijadikan acuan bagi studi lain yang ingin melakukan studi yang berkaitan dengan sistem automasi perpustakaan dengan menggunakan Senayan.

1.3Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah:

1. Dapat menjadi salah satu masukan bagi Perpustakaan STMIK Potensi Utama untuk mengetahui bagaimana pemahaman sistem yang digunakan tersebut. 2. Dapat dijadikan acuan bagi yang ingin melakukan studi yang berkaitan dengan

Perpustakaan STMIK Potensi Utama.

3. Dapat menambah pemahaman dan pengetahuan pembaca tentang penerapan sistem automasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama.

1.4Ruang Lingkup Penelitian

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis membatasi ruang lingkup studi ini untuk memudahkan proses pelaksanaan penelitian. Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah dikhususkan terhadap penerapan sistem automasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama.

1.5Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dalam penulisan kertas karya ini dilakukan melalui:

1. Penelitian kepustakaan (library research), dengan mempelajari literatur baik dalam bentuk buku maupun yang lainnya yang ada hubunganya dengan masalah yang dibahas.

2. Penelitian lapangan (field research) pada perpustakaan STMIK Potensi Utama, di mana penulis langsung terjun melakukan pengamatan dan wawancara.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Automasi Perpustakaan

Bilal (2002) menyatakan bahwa automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan TI maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat sehingga menjadi lebih efisien. Selain itu proses pengolahan data bahan perpustakaan menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer (p. 3).

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan adalah proses pengolahan kegiatan rutin perpustakaan dengan bantuan TI guna untuk mempercepat pekerjaan manual di perpustakaan yang meliputi pengadaan, pengatalogan, katalog publik, sirkulasi, dan informasi manajemen.

2.2 Tujuan Penerapan Automasi Perpustakaan

Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan koleksi, transaksi, dan berbagai sumber daya dengan perpustakaan lainnya.

Menurut Cohen (1981) menyatakan bahwa tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut :

1. Mengatasi keterbatasan waktu.

2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb.

3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama.

4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian. 5. Memperingan pekerjaan.

6. Meningkatkan layanan.

7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistic. 8. Menghemat biaya.

9. Menumbuhkan rasa bangga, dan

10.Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi (pp. 6-7).

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari automasi perpustakaan adalah untuk mempercepat dan meningkatkan kinerja pustakawan dalam memberikan pelayanan bahan perpustakaan kepada pengguna perpustakaan.

2.3 Alasan Automasi

Setiap perpustakaan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaannya, dari sistem yang manual menjadi suatu sistem berbasis komputer. Biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan. Menurut Salmon (1985) menyatakan ada sejumlah alasan yang valid untuk mengaplikasikan komputer (automasi) di perpustakaan, antara lain ialah untuk melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat atau lebih murah dibanding dengan sistem manual (p. 20).

Sejalan dengan pendapat itu, menurut Duval dan Main (1992) seperti yang dikutip Hasugian (2009) menyatakan dari berbagai alasan untuk melakukan automasi di perpustakaan, alasan berikut adalah yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency), memperbaiki pelayanan kepada pengguna (improved service to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved administrative and management information).

Satu hal menarik dari alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi manajemen. Hal ini dipandang sangat penting karena kegagalan perpustakaan untuk

melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh administrasi dan informasi managemen yang baik (p. 170).

2.4 Cakupan Automasi

Untuk mengetahui pemanfaatan komputer di bidang perpustakaan dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Siregar (1997) menyebutkan “fase pertama, fungsi yang diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu balik informasi” (pp. 11-12).

Lebih lanjut Siregar (1997), menyebutkan “kerumahtanggaan perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan. Kerumahtanggaan tersebut mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian” (pp. 4-5).

2.4.1 Pengadaan

Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.

Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar (1997) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku.

2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata.

3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses

dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalamasus di mana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan (pp. 5-9).

2.4.2 Pengatalogan

Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Menurut Siregar (1996) Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (pp. 2-3).

Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan perpustakaan agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subjek, penerbit, tahun terbit, dan nomor DDC (Dewey Decimal Classification).

2.4.3 Pengawasan Sirkulasi

Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.

Menurut Siregar (1997), sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman 3. Sistem dapat memproses pengembalian

4. Sistem dapat memproses perpanjangan 5. Sistem dapat memproses denda

6. Sistem dapat memproses reservasi

7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam (pp. 33-34).

Dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku

selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang satu menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi

2.4.4Online Public Access Catalogue

Menurut Siregar (2004), OPAC (Online Public Access Catalogue) adalah penyediaan fasilitas akses koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. Pengguna menelusur koleksi perpustakaan melalui suatu antarmuka (interface). Hingga saat ini antarmuka OPAC kebanyakan berbasis huruf dan menggunakan perintah singkat (biasanya satu huruf) untuk mengakses cantuman katalog. Dalam sistem terintegrasi (integrated library system), pengguna OPAC dapat pula memeriksa status bahan pustaka, dan melakukan reservasi untuk memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan dikembalikan (p. 26).

2.4.5. Manajemen Statistik

Rowley (1993) menyatakan bahwa statistik adalah pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan perpustakaan, jumlah pengolahan bahan perpustakaan, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjaman, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan sebagainya. Sistem perpustakaan berbasis komputer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis ststistik seperti jumlah buku yang dipinjamkan kepada pengguna, jumlah pengunjung perpustakaan dalam periode tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan contoh dari pelayanan yang semakin baik bagi staf maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu, pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif (p. 7).

2.5 Kebutuhan Sistem Automasi

Hasugian (2009) menyatakan bahwa Pada perpustakaan yang sistem kerumahtanggannya masih manual/ konvensional, semua kegiatan pelayanan dan pengolahan koleksi dikerjakan sepenuhnya dengan menggunakan tenaga manusia.

Kegiatan rutin pada perpustakaan yang sifatnya berulang-ulang sering kali menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan manusia untuk mengerjakan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu yang cepat dan akurat.

Kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terpadu. Data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan misalnya, akan dicatat pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegiatan ini, dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated library system) menjadi primadona sistem yang dibutuhkan perpustakaan. Sistem yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu modul dengan modul yang lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut masing-masing bagian atau unit pada kerumahtanggaan perpustakaan akan dapat saling memanfaatkan data bibliografis, yang tentunya akan menghasilkan efesiensi yang tinggi.

Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat dan kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindak lanjuti dengan cara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing perpustakaan (p. 172).

2.6 Pemilihan Sistem

Hasugian (2009) menyatakan sebelum menentukan sistem informasi yang akan digunakan oleh perpustakaan maka pustakawan perlu melakukan studi terlebih dahulu terutama yang berkaitan dengan seberapa jauh perangkat lunak yang akan digunakan tersebut dapat mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan perpustakaannya. Pemilihan sistem adalah suatu faktor yang paling dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi pada perpustakaan. Faktor tersebut dapat ditinjau dari aspek metode pemilihannya, pemilihan perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware) (p. 173).

Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai.

Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin (1985) sebagaimana dikutip oleh Hasugian (2009) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu membeli sistem Turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems) (p. 173).

1. Membeli sistem turnkey

Sistem turnkey adalah suatu sistem computer yang sudah dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh (vendor atau supplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Ada kalanya vendor mengikutkan pada kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staf perpustakaan. (Hasugian 2009, p. 173)

Vendor lain hanya menyiapkan atau menjual software aplikasinya saja dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardwarenya. Mengembangkan sistem automasi dengan cara turnkey mempunyai beberapa keuntungan diantaranya :

a. Sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi. Biaya desain, pemrograman dan pengujian dapat dihindarkan

b. Spesialis sistem dan computer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian

c. Staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer.

1. Beberapa ciri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan karena sistem ini dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum.

2. Harganya mahal

3. Beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat diubah setelah dipasang (Corbin 1985, pp. 9-14).

2. Mengadaptasi sistem

Hasugian (2009) menyatakan bahwa Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan. Karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan bersama.

Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan tidak harus memiliki tenaga ahli komputer karena tenaga ahli cukup disediakan oleh pengelola jaringan. Selain itu, pendidikan dan pelatihan staf untuk mengelola dan mengoperasikan sistem tersebut biasanya dilakukan dan dikoordinasikan oleh pengelola pusat jaringan. Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa kebutuhan perpustakaan sebagai pengguna sistem dan anggota jaringan dapat berbeda. Sehingga sistem sulit mengakomodasi semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama (p. 174).

3. Mengembangkan sistem lokal

Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem local, yang sering disebut dengan ”in house development systems”. Sistem local adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Keuntungan dari sistem lokal adalah bahwa sistem dirancang dan

diprogram sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan. Kelemahannya adalah pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer (Hasugian 2009, p. 174).

4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain.

Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam ranggka membangun dan mengembangkan sistem automasinya, adalah menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini perpustakaan dapat menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram, dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak. Karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut.

Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut. Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya (Hasugian 2009, p. 175).

2.6.2 Memilih Perangkat Komputer

Hasugian (2009) menyatakan dewasa ini ada keinginan dari berbagai perpustakaan tertentu dalam rangkaian membangun dan mengembangkan automasinya denga cara membeli sistem turnkey, karena disamping lebih praktis, sejumlah perangkat lunak (software) khusus untuk kerumahtanggaan perpustakaan semakin mudah ditemukan di pasar komersial seperti VTLS, Dynix, dan sebagainya (p. 175).

2.6.3 Pemilihan Perangkat Lunak (Software)

Dalam pemilihan software, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut dapat diidentifikasikan dengan mengajukan pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, dimana, dan berapa.

Menurut Butan (1995) faktor yang harus dipertimbangkan adalah:

1. Faktor umum, yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan software adalah:

a. Apakah software itu dipakai oleh perpustakaan lain. Jika “ya” perlu dipelajari bagaimana pengalaman mereka dalam menggunakan software tersebut.

b. Berapa harga software tersebut, persoalan murah atau mahalnya software tersebut harus dipertimbangkan sesuai dengan fasilitas yang dipersiapkan.

c. Siapa yang memproduksi atau merancang software tersebut, yang harus dipertimbangkan perpustakaan adalah bagaimana kualitas software tersebut.

2. Faktor teknis, yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan software adalah:

a. Apakah software tersebut memiliki fasilitas bahasa inggris atau bahasa asing lainnya.

b. Apakah software itu hanya bisa dijalankan dengan konfigurasi hardware yang minimum.

c. Apakah menggunakan sistem software yang lain, seperti program edit sebelum software tersebut digunakan.

d. Berapa jumlah records, besarnya file, jumlah fields, besarnya fields, dan besarnya records.

e. Apakah software itu dirancang atau dipergunakan oleh umum.

f. Apakah salah satu diantara format itu sesuai dengan sistem komputer yang di pergunakan

3. Faktor pendukung, yang perlu dan dievaluasi dalam pemilihan software adalah menyangkut dokumentasi. Apakah sistem dilengkapi dengan dokumentasi.

4. Faktor hukum, dalam pemilihan software faktor hukum tidak boleh diabaikan, adapun pertanyaan yang dapat diajukan dalam pemilihan software adalah apakah ada jaminan dalam pembelian software (p. 60).

2.6.4 Pemilihan Perangkat Keras (Hardware)

Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang akan dijalankan. Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi prossesor, RAM, dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain ketersediaan suku cadang.oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian. Dalam pemilihan yang mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karaktertik dan transmisi (Hasugian 2009, p. 177).

BAB III

PENERAPAN SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK APLIKASI SENAYAN PADA

PERPUSTAKAAN STMIK POTENSI UTAMA MEDAN

3.1 Sekilas Tentang Perpustakaan STMIK Potensi Utama 3.1.1 Sejarah Perpustakaan STMIK Potensi Utama Medan

STMIK Potensi Utama didirikan oleh Hj. Nuriandi B.A pada tahun 2001 pertama kali berlokasi di Jalan K.L. Yos Sudarso km 16,7 No 19D Kelurahan Glugur Darat bertujuan untuk membantu meningkatkan taraf pendidikan masyarakat khususnya di bidang teknologi komputer dan informasi. Program yang pertama kali dibuka program Diploma III yaitu program studi teknik informatika dan sistem informatika dengan jumlah keseluruhan 673 mahasiswa/i. Namun seiring meningkatnya minat masyarakat yang ingin menimba ilmu di perguruan tinggi swasta milik STMIK Potensi Utama, maka pada tahun 2005, pihak STMIK Potensi Utama menambah gedung baru yang berlokasi di Jalan K.L. Yos Sudarso No.76 G Medan Kelurahan Tanjung Mulia dengan membuka program S1 yaitu program studi manajemen informatika Pada tahun 2006 didirikan Perpustakaan STMIK Potensi Utama (Sumber: Dokumen Perpustakaan STMIK Potensi Utama, 2006).

Cita-cita Perpustakaan STMIK Potensi Utama dituangkan dalam Visi sebagai berikut: ”Menjadi Pusat Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang unggul dan mampu berkompetisi dalam skala Nasional dan Regional.”

Untuk mencapai cita-cita tersebut, maka misi yang diemban oleh perpustakaan adalah: 1. Melaksanakan pendidikan yang berkualitas dalam bidang Teknologi Informasi

dan Komunikasi yang sesuai dengan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.

2. Melaksanakan Penelitian dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dapat dipublikasikan dalam skala Nasional dan Regional.

3. Melaksanakan kegiatan dan layanan yang bermanfaat bagi masyarakat dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Sebagai bagian yang integral dari suatu perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, pengajaran dan pengabdian kepada masyarakat. Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan STMIK Potensi Utama antara lain:

1. Menghasilkan lulusan yang unggul, profesional dan bermental wirausaha dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi.

2. Menghasilkan lulusan yang mempunyai landasan teori keilmuan yang kuat dan kemampuan praktis yang tinggi dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi.

3. Menghasilkan karya ilmiah dan hasil penelitian lainnya yang dipublikasikan dalam skala Nasional dan Regional.

4. Terjalinnya kerjasama dengan masyarakat, industri, pemerintah dan stakeholder lainnya dalam skala Nasional dan Regional (Sumber: Dokumen Perpustakaan STMIK Potensi Utama, 2006).

Perpustakaan sebagai suatu unit kerja di perpustakaan perguruan tinggi harus mampu menyusun kebijakan dan melakukan tugas secara rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan kepada para pengguna perpustakaan.

Adapun tugas perpustakaan STMIK Potensi Utama antara lain: 1. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas lembaga yang dilayani.

2. Melaksanakan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dilingkungan tempat perpustakaan bernaung.

3. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara aktif memberikan informasi literature dalam segala bentuk penelitian.

Fungsi perpustakaan STMIK Potensi Utama sebagai berikut : 1. Fungsi Pendidikan

Perpustakaan STMIK Potensi Utama menyediakan koleksi buku-buku agar mempelancar pelaksanaan aktivitas akademik di tempat perpustakaan bernaung 2. Fungsi Informasi

Perpustakaan STMIK Potensi Utama sebagai sarana informasi, penelitian bagi para penggunanya.

3. Fungsi Administratif

Fungsi ini terlihat jelas pada perpustakaan STMIK Potensi Utama dalam kegiatan sehari-hari yang dilakukan melalui peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan perpustakaan (koleksi) yang selalu dicatat oleh petugas. 4. Fungsi Rekreatif

Perpustakaan STMIK Potensi Utama menyediakan bahan perpustakaan untuk menikmati bacaan yang telah disediakan oleh perpustakaan

(Sumber: Dokumen Perpustakaan STMIK Potensi Utama, 2009).

3.1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama

Struktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasasi atau instansi. Untuk dapat memudahkan proses kerja operasionalnya, perpustakaan STMIK Potensi Utama membuat struktur organisasi.

Bagan struktur organisasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama dapat dilihat sebagai berikut:

3.1.5 Jumlah Pertumbuhan Koleksi Perpustakaan STMIK Potensi Utama

Pertumbuhan koleksi Perpustakaan STMIK Potensi Utama (buku dan jurnal) tahun 2011 dapat dilihat sebagai berikut:

Tabel-1

Jumlah Perolehan Bahan Perpustakaan (Januari s.d Desember 2011)

No Jenis Bahan Perpustakaan Hadiah Pembelian Tukar-menukar Judul Eks. Judul Eks. Judul Eks. 1. Buku

• Indonesia • Asing 2. Jurnal

• Indonesia (cetak) • Asing

- Cetak - On-line

Jumlah

Sumber : Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan STMIK Potensi Utama

3.2 Penerapan Sistem Automasi Perpustakaaan Menggunakan Perangkat Lunak Aplikasi Senayan Pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama Medan

Saat ini Perpustakaan STMIK Potensi Utama Medan menggunakan teknologi komputerisasi (automasi perpustakaan) untuk sistem kerumahtanggaannya, yaitu dengan menggunakan aplikasi Senayan yang meliputi Online Public Acces Catalog (OPAC), detail record, manajemen masterfile, manajemen data bibliografi, sirkulasi, manajemen keanggotaan, inventarisasi, laporan dan statistik.

Menurut Rasyid Ridho (2009) Senayan Library Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan dengan sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Seiring perkembangan waktu, aplikasi ini kemudian dikembangkan oleh komunitas pengguna dan penggiat SLiMS. Aplikasi SLiMS dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git. Pada tahun 2009, SLiMS mendapat penghargaan tingkat pertama dalam ajang INAICTA 2009 untuk kategori open source. Ketika dirilis pertama kali, SLiMS baru diunduh 704 kali. Angka ini melonjak menjadi 6.000 kali lebih pada Desember 2007 dan 11 ribu lebih Januari 2008. Adapun pada Oktober lalu program itu sudah diunduh hampir 27 ribu kali. Dengan demikian, total sudah 250 ribu kali lebih program itu diunduh. Saat ini SLiMS telah digunakan luas oleh berbagai perpustakaan, baik di dalam maupun luar negeri. Perangkat lunak SLiMS dapat diunduh di

3.2.2 Pengadaan

Pengadaan (acquisitions) yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk di dalamnya. Kegiatan lain yang juga termasuk ke dalamnya, adalah mencakup pemprosesan dan pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan tersebut. Fungsi utama Modul Pengadaan adalah digunakan untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.

3.2.3 Pengatalogan

Pengatalogan (cataloging) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Aktifitas

yang terjadi dalam proses pengatalogan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan katalog dan pembuatan label bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dipinjam.

Perpustakaan STMIK Potensi Utama menggunakan dua pedoman dalam pengatalogan antara lain :

1. Untuk penentuan nomor klasifikasi digunakan sistem klasifikasi DDC

2. Untuk penentuan subjek digunakan LCSH (Library of Congres Subject Heading)

Untuk kepentingan penelusuran, file induk ini dapat disortir sesuai dengan kebutuhan, misalnya menurut abjad pengarang, nomor klasifikasi, abjad judul, subyek dan sebagainya.

Fungsi utama modul pengatalogan (koleksi) pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama adalah digunakan untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala.

3.2.3.1Pengolahan Buku

Pengolahan buku ini dilakukan untuk mempersiapkan bahan perpustakaan yang diperoleh agar dengan mudah diatur di tempat rak penyimpanan sehingga mudah untuk dilayankan kepada para pengguna perpustakaan. Metode kerja pengolahan buku menurut instruksi kerja adalah:

1. Buku masuk ke perpustakaan

2. Melakukan inventarisasi bahan pustaka/ buku

3. Mencatat bahan pustaka/buku ke buku induk perpustakaan 4. Memberi cap/stempel perpustakaan dan stempel inventaris. 5. Data-data yang terdapat dalam buku inventaris , sebagai berikut:

a. Kolom nomor urut pencatatan b. Kolom nomor induk

c. Kolom tanggal pencatatan d. Kolom asal buku

f. Kolom judul buku

g. Kolom nama penerbit dan tahun terbit

h. Kolom sumber (pembelian, hadiah/sumbangan atau tukar menukar) i. Kolom jumlah

j. Kolom jenis buku (umum, referensi,lainnya) k. Kolom bahasa

l. Kolom keterangan

6. Pembuatan deskripsi bibliografi buku pada lembar kerja 7. Input data buku ke dalam aplikasi Senayan pepustakaan 8. Pengatalogan subyek (klasifikasi) berdasarkan DDC 9. Penentuan tajuk subyek buku dalam bentuk kata

10.Pembuatan label, kartu buku, slip peminjaman dan slip pengembalian 11.Penyampulan buku

12.Penyusunan buku di rak

Untuk mengentri data buku yang harus dilakukan adalah:

administrator / gunakan login standar aplikasi SLiMS

Gambar 1. Tampilan librarian login pada senayan STMIK Potensi Utama

2. Klik Menu Bibliography.

3. Kemudian klik sub menu Add New Bibliography

Di dalam proses pengentrian data buku, data yang harus dientri sebagai berikut: 1. Title

2. Edition

3. Specific Detail Info 4. Author

5. GMD 6. Frequency 7. ISBN/ISSN 8. Classification 9. Publisher 10.Publishing Year 11.Publisher Place 12.Collation 13.Series Title

Gambar 2. Tamplian form untuk menambah bibliografi baru.

14.Call Number 15.Subject(s) 16.Language 17.Abstract/Notes 18.Image

19.File Attachment 20.Hide in OPAC

Gambar 3. Tampilan form pengisian data bibliografi baru

4. Label Setelah semua kolom terisi, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penyimpan dengan cara mengklik tombol Save

5. Kegiatan Katalogisasi selesai

3.2.4 Pengawasan Sirkulasi

Pengawasan sirkulasi (circulation control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.

Fungsi utama modul sirkulasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama adalah digunakan untuk mengelola data peminjaman, pengembalian, dan denda keterlambatan pinjaman buku.

Selain untuk mengelola ketiga data tersebut di atas, pengawasan sirkulasi juga berfungsi untuk mengelola kegiatan yang meliputi:

1. Histori buku dan histori anggota 2. Pemesanan buku

3. Penyiangan buku 4. Perbaikan buku

5. Pendataan buku hilang

Untuk mencatat transaksi peminjaman, dibentuk file lain yang disebut file peminjaman. Ketika suatu bahan pustaka dipinjam, nomor registrasi buku dan momor anggota peminjam disatukan/digabungkan untuk membentuk suatu cantuman dalam file peminjaman. Cantuman tersebut kemudian dihapus ketika bahan pustaka tersebut dikembalikan oleh peminjam. Sistem automasi berperan penting dalam pengawasan sirkulasi perpustakaan karena penggunaan komputer sangat membantu dalam mengefisienkan waktu peminjaman maupun pengembalian.

Prosedur peminjaman buku pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama secara automasi adalah:

1. Pengguna melakukan browsing di OPAC untuk menemukan buku yang mereka maksud apakah tersedia di perpustakaan atau tidak dan letak koleksi tersebut. Pengguna dapat mencari data buku berdasarkan judul, subyek, pengarang, kamus istilah dan istilah yang biasa digunakan oleh pengguna sendiri. Pengguna juga dapat meminta bantuan pustakawan atau petugas perpustakaan untuk mencari buku-buku atau bahan bacaan yang diinginkan.

2. Setelah pengguna menemukan data buku yang diinginkan terlebih dahulu pengguna mencatat nomor klasifikasi, pengarang dan judul; seteleh itu pengguna dapat langsung ke rak untuk melihat buku tersebut.

3. Setelah mendapatkan buku yang diinginkan kemudian peminjam menyerrahkan langsung kepada pustakawan yang bertugas di bagian sirkulasi.

4. Petugas sirkulasi kemudian memeriksa kondisi buku tersebut, apakah rusak atau tidak. Jika buku tersebut dalam kondisi baik maka buku tersebut dapat dipinjamkan.

5. Petugas sirkulasi meminta kartu anggota perpustakaan untuk diproses dengan menggunakan program sirkulasi peminjaman.

6. Petugas sirkulasi memindai barcode buku berdasarkan nomor inventaris

7. Petugas sirkulasi memproses peminjaman berdasarkan NIM, jenis koleksi, jenis peminjaman, tanggal kembali dan tanggal peminjaman.

8. Bila proses peminjaman telah selesai dilakukan petugas sirkulasi menyerahkan buku kembali kepada pengguna yang meminjam buku tersebut. Jangka waktu peminjaman adalah 7 (tujuh) hari dengan maksimal pinjaman 3 buku.

Gambar 4. Tampilan peminjaman buku

Di dalam Current Loans juga terdapat fasilitas untuk mengembalikan (Return) dan memperpanjang (Extend) peminjaman.

Untuk prosedur pengembalian buku adalah sebagai berikut:

2. Petugas sirkulasi memeriksa kondisi buku yang akan dikembalikan tersebut 3. Petugas sirkulasi membuka program pengembalian . kemudian petugas

memindai atau mengetik barcode buku (nomor inventaris buku) atau bisa juga dengan id pengguna.

4. Kemudian petugas melihat daftar pinjaman apakah sesuai dengan buku yang akan dikembalikan.

5. Bila buku yang dikembalikan sesuai dengan database peminjaman maka proses pengembalian dapat dilakukan dengan mengklik pilihan kembali pada program sirkulasi pengembalian

3.2.5 Keanggotaan

Penggunaan TI sangat penting dalam modul keanggotaan. Pada Perpustkaan STMIK Potensi Utama pengelolaan anggota mencakup:

a. Untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota

b. Mengecek pinjaman (bebas pinjam)

c. Pencetakan surat keterangan bebas pinjam, dipergunakan untuk memeriksa status pinjaman pengguna khususnya bagi mahasiswa yang ingin wisuda.

d. Mengecek daftar anggota e. Mengecek history anggota

f. Pencetakan surat keterangan bebas pinjam

Gambar 5. Tampilan membership pada senayan STMIK Potensi Utama

Fasilitas untuk menambahkan data anggota baru ke dalam sistem Senayan, data anggota yang dimasukkan adalah: Member ID (ID Anggota -barcode/RFID-), Member Name (Nama Lengkap Anggota), Register Date (tanggal mendatar), Expiry Date (tanggal kadaluarsa), Institution (nama institusi, nama kantor atau nama organisasi), Membership Type (Tipe Keanggotaan), Gender (Jenis Kelamin), E-mail Address (Alamat rumah atau kantor), Postal Code (Kode Pos), Phone Number (Nomor Telepon), Fax Number (Nomor Fax), Personal ID Number (Nomor ID Personal seperti no. KTP), Notes (Catatan singkat), dan Upload Photo (File foto anggota).

Dalam expiry date terdapat auto set, maksud dari fasilitas ini jika auto set di check maka tanggal expired anggota akan dihitung berdasarkan membership type. Namun jika di uncheck, maka expiry date dapat ditentukan secara manual dengan memilih tanggal expirednya.

Pada form ini pula, disediakan fitur Pending Membership. Jika pending membership ini di check, maka anggota yang bersangkutan tidak akan dapat melakukan sirkulasi, meskipun masih aktif. Hal ini dapat diterapkan sebagai sanksi kepada anggota yang melanggar peraturan perpustakaan.

3.2.6 Online Public Access Catalog ( OPAC)

OPAC (Online Public Catalog) merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer. Berfungsi untuk mencari informasi menggenai koleksi perpustakaan berdasarkan judul, pengarang, subjek, atau istilah-istilah yang biasa digunakan, OPAC sangat membantu pengguna perpustalaan dalam menelusur informasi di perpustakaan. idealnya, fitur yang tersedia pada OPAC antara lain penelusuran (searching), pemesanan buku dan perpanjangan masa pinjam buku.

Sistem penelusuran pada Katalog Perpustakaan STMIK Potensi Utama yaitu pencarian berdasarkan judul buku, pengarang, subjek, istilah yang digunakan oleh pengguna dan penelusuran dengan kamus istilah.

Gambar 8. Tampilan OPAC pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama

OPAC ( Online Public Access Catalog ), merupakan sarana penelusuran yang diperuntukkan bagi user. OPAC dalam Senayan ini terdiri dari Simple Search (pencarian sederhana), Advanced Search (pencarian canggih), navigasi Library Information (informasi tentang perpustakaan), navigasi Help on Search dan Librarian Login. Pada Simple Search, pencarian dapat dilakukan dengan mengetikkan kata kunci

(judul, pengarang, subyek...) pada kolom yang tersedia. Sedangkan pada Advanced Search terdapat tiga kolom pencarian yaitu: khusus Title, khusus Author, ISBN/ISSN dan khusus Subject. Untuk memperoleh ketepatan pencarian disediakan pula pilihan Location, Collection Type dan GMD. Informasi pada Library Information dapat disesuaikan dengan perpustakaan/ institusi terkait dengan mengedit file libnfo.inc.php yang terletak pada folder lib. Sementara untuk mengubah Help on Search, dilakukan dengan mengedit file help.inc.php yang terletak pada folder lib. Tampilan awal hasil pencarian bibliografi di dalam OPAC memuat gambar/image, judul, Pengarang. Selain itu ditambah dengan tombol Detail (untuk melihat detail data bibliografi) dan XML (untuk mendapatkan format XML). Tampilan Detail, memuat informasi Title (judul), Edition, Call Number, ISSN/ISBN, Author (pengarang), Topics, Classification, Series, Title, GMD, Language (bahasa), Publisher (penerbit), Publish Year (tahun terbit), Publish Place (tempat terbit), Collation, Abstrac/Notes, Location, Image (gambar) dan File Attachment yang dapat diunduh, Availability (ketersediaan: berisi informasi total item, item tersedia dan item terpinjam), Topics dan Author memiliki fasilitas keterkaitan antar dokumen. Jadi ketika kita klik Topics atau author dalam Detail OPAC maka akan muncul dokumen dengan topik atau pengarang yang sama.

3.2.7 Manajemen Statistik

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam bab-bab sebelumnya maka dapatlah diambil kesimpulan, yaitu ;

1. Sistem automasi perpustakaan STMIK Potensi Utama merupakan sebuah sistem semi terpadu, dimana belum semua modul yang terhubung. Sehinngga, Masih

hanya beberapa modul saja yang sudah berfungsi dengan baik, seperti modul pengatalogan, sirkulasi dan keanggotaan. Sedangkan untuk modul pengadaan sama sekali belum aktif.

2. Metode pengembangan sistem yang digunakan Perpustakaan STMIK Potensi Utama adalah pengembangan dengan sistem turnkey berbasis free, dimana prepustakaan mengadaptasi sistem komputer yang sudah dirancang, diprogram dan diuji oleh perusahaan atau vendor kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasangdan diopersikan namun tidak berbasis bayar melainkan gratis. Namun sistem ini belumlah sempurna dan sesuai dengan kebutuhan Perpustakaan STMIK Potensi Utama sehingga masih harus dilakukan beberapa penyesuaian dengan kebutuhan Perpustakaan STMIK Potensi utama.

3. Katalog induk Perpustakaan STMIK Potensi Utama Sudah berbasis web sehingga dapat diakses melalui internet.

4. Penerapan Sistem Automasi di Perpustakaan STMIK Potensi Utama sangat sesuai dengan tujuan perpustakaan dalam memberikan layanan yang cepat dan tepat bagi pengguna serta dalam mempermudah kegiatan teknis perpustakaan. 5. Sistem penelusuran pada OPAC menyediakan penelusuran dengan

menggunakan rumus Bolean sehingga penelusuran dapat dilakukan pengguna dengan efektif dan hasil dari penelusuran tinggi nilai ketepatannya (akurat).

4.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas pengembangan dan penerapan sistem automasi di perpustakaan STMIK Potensi Utama sudah baik, namun alangkah lebih baik lagi jika :

1. Pengadaan yang dilakukan perpustakaan STMIK Potensi Utama dapat memilih bahan perpustakaan melalui browse pada media internet, karena informasi yang disediakan adalah informasi yang terbaru serta memiliki harga-harga yang bersaing.

2. Aplikasi Senayan yang sudah dikembangkan oleh perpustakaan STMIK Potensi Utama, kiranya dapat terkoneksi dengan komputer-komputer yang ada di STMIK Potensi Utama. Sehingga OPAC dapat diakses melalui internet.

DAFTAR PUSTAKA

1. Bilal, Dania. 2002. Automating Media Centers and Small Libraries : a microcomputer-based approach. London: Libraries Unlimited.

2. Butan, Fransiskus. 1995. Laporan Penyelenggaraan Magang Manajemen Otomasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Se Indonesia. Pemilihan Sistem Otomasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri Di Indonesia. Jakarta: Ditjen Dikti.

3. Cohen, Alaine. 1981. Automation, Space Management, and Productivity : a guide for libraries

4. Corbin, John. Managing the Library Automation Project, Oryx Press, Canada, 1985.

5. Duval, Beverly K ; Main, Linda. Automated Library Systems : a Librarian’s Guide and Teaching Manual, Meckler, London, 1992

6. Hariyadi. 1989.

7. Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Medan: USU Press

8. Rowley, Jennifer. 1992. Computers for Libraries, 3rd. ed, London: Library Association Publishing.

9. Salmon, Rosemary. 1985.

10.Setiarso, B. 1997. Penerapan Teknologi Informasi Dalam Sistem Dokumentasi dan Perpustakaan. Jakarta: Grasindo.

11.Siregar, A. Ridwan. 1996. Otomasi Perpustakaan : Desain Kerumahtanggaan Perpustakaan. Medan: Perpustakaan USU.

12.Siregar, A. Ridwan. 1997. Pemanfaatan Teknologi Informasi Untuk Pemasaran Perpustakaan. Medan: Perpustakaan USU.

13.Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. 14.Medan: Perpustakaan USU.

15.Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

16.Teed, Lucy A. 1993. An Introduction to Computer-based Library System, 3rd ed. John Wiley & Sons

2. Petugas sirkulasi memeriksa kondisi buku yang akan dikembalikan tersebut 3. Petugas sirkulasi membuka program pengembalian . kemudian petugas

memindai atau mengetik barcode buku (nomor inventaris buku) atau bisa juga dengan id pengguna.

4. Kemudian petugas melihat daftar pinjaman apakah sesuai dengan buku yang akan dikembalikan.

5. Bila buku yang dikembalikan sesuai dengan database peminjaman maka proses pengembalian dapat dilakukan dengan mengklik pilihan kembali pada program sirkulasi pengembalian

3.2.5 Keanggotaan

Penggunaan TI sangat penting dalam modul keanggotaan. Pada Perpustkaan STMIK Potensi Utama pengelolaan anggota mencakup:

a. Untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota

b. Mengecek pinjaman (bebas pinjam)

c. Pencetakan surat keterangan bebas pinjam, dipergunakan untuk memeriksa status pinjaman pengguna khususnya bagi mahasiswa yang ingin wisuda.

d. Mengecek daftar anggota e. Mengecek history anggota

f. Pencetakan surat keterangan bebas pinjam

Gambar 5. Tampilan membership pada senayan STMIK Potensi Utama

Fasilitas untuk menambahkan data anggota baru ke dalam sistem Senayan, data anggota yang dimasukkan adalah: Member ID (ID Anggota -barcode/RFID-), Member Name (Nama Lengkap Anggota), Register Date (tanggal mendatar), Expiry Date (tanggal kadaluarsa), Institution (nama institusi, nama kantor atau nama organisasi), Membership Type (Tipe Keanggotaan), Gender (Jenis Kelamin), E-mail Address (Alamat rumah atau kantor), Postal Code (Kode Pos), Phone Number (Nomor Telepon), Fax Number (Nomor Fax), Personal ID Number (Nomor ID Personal seperti no. KTP), Notes (Catatan singkat), dan Upload Photo (File foto anggota).

Dalam expiry date terdapat auto set, maksud dari fasilitas ini jika auto set di check maka tanggal expired anggota akan dihitung berdasarkan membership type. Namun jika di uncheck, maka expiry date dapat ditentukan secara manual dengan memilih tanggal expirednya.

Pada form ini pula, disediakan fitur Pending Membership. Jika pending membership ini di check, maka anggota yang bersangkutan tidak akan dapat melakukan sirkulasi, meskipun masih aktif. Hal ini dapat diterapkan sebagai sanksi kepada anggota yang melanggar peraturan perpustakaan.

3.2.6 Online Public Access Catalog ( OPAC)

OPAC (Online Public Catalog) merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer. Berfungsi untuk mencari informasi menggenai koleksi perpustakaan berdasarkan judul, pengarang, subjek, atau istilah-istilah yang biasa digunakan, OPAC sangat membantu pengguna perpustalaan dalam menelusur informasi di perpustakaan. idealnya, fitur yang tersedia pada OPAC antara lain penelusuran (searching), pemesanan buku dan perpanjangan masa pinjam buku.

Sistem penelusuran pada Katalog Perpustakaan STMIK Potensi Utama yaitu pencarian berdasarkan judul buku, pengarang, subjek, istilah yang digunakan oleh pengguna dan penelusuran dengan kamus istilah.

Gambar 8. Tampilan OPAC pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama

OPAC ( Online Public Access Catalog ), merupakan sarana penelusuran yang diperuntukkan bagi user. OPAC dalam Senayan ini terdiri dari Simple Search (pencarian sederhana), Advanced Search (pencarian canggih), navigasi Library Information (informasi tentang perpustakaan), navigasi Help on Search dan Librarian Login. Pada Simple Search, pencarian dapat dilakukan dengan mengetikkan kata kunci

(judul, pengarang, subyek...) pada kolom yang tersedia. Sedangkan pada Advanced Search terdapat tiga kolom pencarian yaitu: khusus Title, khusus Author, ISBN/ISSN dan khusus Subject. Untuk memperoleh ketepatan pencarian disediakan pula pilihan Location, Collection Type dan GMD. Informasi pada Library Information dapat disesuaikan dengan perpustakaan/ institusi terkait dengan mengedit file libnfo.inc.php yang terletak pada folder lib. Sementara untuk mengubah Help on Search, dilakukan dengan mengedit file help.inc.php yang terletak pada folder lib. Tampilan awal hasil pencarian bibliografi di dalam OPAC memuat gambar/image, judul, Pengarang. Selain itu ditambah dengan tombol Detail (untuk melihat detail data bibliografi) dan XML (untuk mendapatkan format XML). Tampilan Detail, memuat informasi Title (judul), Edition, Call Number, ISSN/ISBN, Author (pengarang), Topics, Classification, Series, Title, GMD, Language (bahasa), Publisher (penerbit), Publish Year (tahun terbit), Publish Place (tempat terbit), Collation, Abstrac/Notes, Location, Image (gambar) dan File Attachment yang dapat diunduh, Availability (ketersediaan: berisi informasi total item, item tersedia dan item terpinjam), Topics dan Author memiliki fasilitas keterkaitan antar dokumen. Jadi ketika kita klik Topics atau author dalam Detail OPAC maka akan muncul dokumen dengan topik atau pengarang yang sama.

3.2.7 Manajemen Statistik

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam bab-bab sebelumnya maka dapatlah diambil kesimpulan, yaitu ;

1. Sistem automasi perpustakaan STMIK Potensi Utama merupakan sebuah sistem semi terpadu, dimana belum semua modul yang terhubung. Sehinngga, Masih

hanya beberapa modul saja yang sudah berfungsi dengan baik, seperti modul pengatalogan, sirkulasi dan keanggotaan. Sedangkan untuk modul pengadaan sama sekali belum aktif.

2. Metode pengembangan sistem yang digunakan Perpustakaan STMIK Potensi Utama adalah pengembangan dengan sistem turnkey berbasis free, dimana prepustakaan mengadaptasi sistem komputer yang sudah dirancang, diprogram dan diuji oleh perusahaan atau vendor kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasangdan diopersikan namun tidak berbasis bayar melainkan gratis. Namun sistem ini belumlah sempurna dan sesuai dengan kebutuhan Perpustakaan STMIK Potensi Utama sehingga masih harus dilakukan beberapa penyesuaian dengan kebutuhan Perpustakaan STMIK Potensi utama.

3. Katalog induk Perpustakaan STMIK Potensi Utama Sudah berbasis web sehingga dapat diakses melalui internet.

4. Penerapan Sistem Automasi di Perpustakaan STMIK Potensi Utama sangat sesuai dengan tujuan perpustakaan dalam memberikan layanan yang cepat dan tepat bagi pengguna serta dalam mempermudah kegiatan teknis perpustakaan. 5. Sistem penelusuran pada OPAC menyediakan penelusuran dengan

menggunakan rumus Bolean sehingga penelusuran dapat dilakukan pengguna dengan efektif dan hasil dari penelusuran tinggi nilai ketepatannya (akurat).

4.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas pengembangan dan penerapan sistem automasi di perpustakaan STMIK Potensi Utama sudah baik, namun alangkah lebih baik lagi jika :

1. Pengadaan yang dilakukan perpustakaan STMIK Potensi Utama dapat memilih bahan perpustakaan melalui browse pada media internet, karena informasi yang disediakan adalah informasi yang terbaru serta memiliki harga-harga yang bersaing.

2. Aplikasi Senayan yang sudah dikembangkan oleh perpustakaan STMIK Potensi Utama, kiranya dapat terkoneksi dengan komputer-komputer yang ada di STMIK Potensi Utama. Sehingga OPAC dapat diakses melalui internet.

DAFTAR PUSTAKA

1. Bilal, Dania. 2002. Automating Media Centers and Small Libraries : a microcomputer-based approach. London: Libraries Unlimited.

2. Butan, Fransiskus. 1995. Laporan Penyelenggaraan Magang Manajemen Otomasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Se Indonesia. Pemilihan Sistem Otomasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri Di Indonesia. Jakarta: Ditjen Dikti.

3. Cohen, Alaine. 1981. Automation, Space Management, and Productivity : a guide for libraries

4. Corbin, John. Managing the Library Automation Project, Oryx Press, Canada, 1985.

5. Duval, Beverly K ; Main, Linda. Automated Library Systems : a Librarian’s Guide and Teaching Manual, Meckler, London, 1992

6. Hariyadi. 1989.

7. Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Medan: USU Press

8. Rowley, Jennifer. 1992. Computers for Libraries, 3rd. ed, London: Library Association Publishing.

9. Salmon, Rosemary. 1985.

10.Setiarso, B. 1997. Penerapan Teknologi Informasi Dalam Sistem Dokumentasi dan Perpustakaan. Jakarta: Grasindo.

11.Siregar, A. Ridwan. 1996. Otomasi Perpustakaan : Desain Kerumahtanggaan Perpustakaan. Medan: Perpustakaan USU.

12.Siregar, A. Ridwan. 1997. Pemanfaatan Teknologi Informasi Untuk Pemasaran Perpustakaan. Medan: Perpustakaan USU.

13.Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. 14.Medan: Perpustakaan USU.

15.Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

16.Teed, Lucy A. 1993. An Introduction to Computer-based Library System, 3rd ed. John Wiley & Sons