Gambar 3. Tampilan form pengisian data bibliografi baru 4.
Label Setelah semua kolom terisi, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penyimpan dengan cara mengklik tombol Save
5. Kegiatan Katalogisasi selesai
3.2.4 Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi circulation control yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan
ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan
pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Fungsi utama modul sirkulasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama adalah
digunakan untuk mengelola data peminjaman, pengembalian, dan denda keterlambatan pinjaman buku.
Selain untuk mengelola ketiga data tersebut di atas, pengawasan sirkulasi juga berfungsi untuk mengelola kegiatan yang meliputi:
Universitas Sumatera Utara
1. Histori buku dan histori anggota
2. Pemesanan buku
3. Penyiangan buku
4. Perbaikan buku
5. Pendataan buku hilang
Untuk mencatat transaksi peminjaman, dibentuk file lain yang disebut file peminjaman. Ketika suatu bahan pustaka dipinjam, nomor registrasi buku dan momor
anggota peminjam disatukandigabungkan untuk membentuk suatu cantuman dalam file peminjaman. Cantuman tersebut kemudian dihapus ketika bahan pustaka tersebut
dikembalikan oleh peminjam. Sistem automasi berperan penting dalam pengawasan sirkulasi perpustakaan karena penggunaan komputer sangat membantu dalam
mengefisienkan waktu peminjaman maupun pengembalian.
Prosedur peminjaman buku pada Perpustakaan STMIK Potensi Utama secara automasi adalah:
1.
Pengguna melakukan browsing di OPAC untuk menemukan buku yang mereka maksud apakah tersedia di perpustakaan atau tidak dan letak koleksi tersebut.
Pengguna dapat mencari data buku berdasarkan judul, subyek, pengarang, kamus istilah dan istilah yang biasa digunakan oleh pengguna sendiri. Pengguna
juga dapat meminta bantuan pustakawan atau petugas perpustakaan untuk mencari buku-buku atau bahan bacaan yang diinginkan.
2.
Setelah pengguna menemukan data buku yang diinginkan terlebih dahulu pengguna mencatat nomor klasifikasi, pengarang dan judul; seteleh itu
pengguna dapat langsung ke rak untuk melihat buku tersebut.
3.
Setelah mendapatkan buku yang diinginkan kemudian peminjam menyerrahkan langsung kepada pustakawan yang bertugas di bagian sirkulasi.
4.
Petugas sirkulasi kemudian memeriksa kondisi buku tersebut, apakah rusak atau tidak. Jika buku tersebut dalam kondisi baik maka buku tersebut dapat
dipinjamkan.
Universitas Sumatera Utara
5.
Petugas sirkulasi meminta kartu anggota perpustakaan untuk diproses dengan menggunakan program sirkulasi peminjaman.
6.
Petugas sirkulasi memindai barcode buku berdasarkan nomor inventaris
7.
Petugas sirkulasi memproses peminjaman berdasarkan NIM, jenis koleksi, jenis peminjaman, tanggal kembali dan tanggal peminjaman.
8.
Bila proses peminjaman telah selesai dilakukan petugas sirkulasi menyerahkan buku kembali kepada pengguna yang meminjam buku tersebut. Jangka waktu
peminjaman adalah 7 tujuh hari dengan maksimal pinjaman 3 buku.
Gambar 4. Tampilan peminjaman buku
Di dalam Current Loans juga terdapat fasilitas untuk mengembalikan Return dan memperpanjang Extend peminjaman.
Untuk prosedur pengembalian buku adalah sebagai berikut: 1.
Peminjam membawa buku yang ingin dikembalikan ke petugas sirkulasi.
Universitas Sumatera Utara
2. Petugas sirkulasi memeriksa kondisi buku yang akan dikembalikan tersebut
3. Petugas sirkulasi membuka program pengembalian . kemudian petugas
memindai atau mengetik barcode buku nomor inventaris buku atau bisa juga dengan id pengguna.
4. Kemudian petugas melihat daftar pinjaman apakah sesuai dengan buku yang
akan dikembalikan. 5.
Bila buku yang dikembalikan sesuai dengan database peminjaman maka proses pengembalian dapat dilakukan dengan mengklik pilihan kembali pada program
sirkulasi pengembalian
3.2.5 Keanggotaan
