menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan.
Menurut La Rose 2003: 18 terdapat beberapa persyaratan untuk menjadi seorang sekretaris yang secara umum diinginkan oleh perusahaan antara lain :
1. Secara primer, yang mencakup beberapa hal tentang bagaimana sifat dan kepribadian seorang sekretaris seperti : rapi, sopan, etika baik, disiplin, dan
berkarakter. Selain itu juga memuat keterampilan yang dimiliki serta minat dan tanggungjawab tinggi terhadap pekerjaan dan profesinya.Hal ini
merupakan karakter pokok yang harus dimiliki seorang sekretaris dalamdirinya.
2. Secara sekunder yang mencakup kepribadian dalam mengatur waktu, kemampuan dan kesanggupan untuk menyelesaikan tugas secara profesional,
serta penuh dedikasi tinggi dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Selain itu juga kesanggupan dalam menjaga rahasia perusahaan.Dalam hal ini sekretaris
harus menjadi pemegang rahasia yang baik demi menjaga rahasia penting perusahaan karena dalam pekerjaan sekretaris berhubungan langsung dengan
pimpinan perusahaan yang mengelola suatu perusahaan. Dan apabila rahasia perusahaan diketahui masyarakat luas akan sangat merugikan bagi perusahaan
.
1. Jenis-Jenis Sekretaris
Pekerjaan sekretaris berkembang dan bertambah banyak seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri serta penugasan dari pimpinannya.Pada saat
menjadi pegawai baru barangkali tugas yang diberikan pimpinanlembaga hanya terbatas. Seiring dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegasi
Universitas Sumatera Utara
kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya, kemungkinan pekerjaan akanbertambah. Hal ini akan memberikan tingkat kedudukan sekretaris
.
Terdapat 4 Empat jenis sekretaris yang dapat dibedakan berdasarkan pada kedudukan, wewenang, tanggungjawab dan tugas yang menjadi bebannya
Rosidah dan Ambar, 2005:14 , yaitu : a.
Sekretaris Organisasi Instansi Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai office manager yang mencakup
semua aspek kegiatan kantor. Yang dimaksud disini adalah sekretaris yang tidak semata-mata membantu pimpinan tetapi juga memberikan bantuan
kepada keseluruhan organisasi baik melakukan urusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi
keorganisasian, manajemen, komunikasi tata hubungan, personalia tata kepegawaian, financial tata keuangan, material tata perbekalan, serta
relasi publik tata kehumasan. Karena secara formal pekerjaan sekretaris dapat meliputi keseluruhan ruang kantor. Sekretaris organisasi dapat disebut
executive secretary, yang artinya sekretaris harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas, manajemen serta organisasi dengan baik. Dalam
hal ini sekretaris dituntut mengerti dan memahami mengenai urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi
sekretariat dengan baik. b. Sekretaris Pimpinan
Yaitu sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan dan tangan kanan pimpinan dalam urusan warkat. Berfungsi melakukan tugas-tugas yang
Universitas Sumatera Utara
berhubungan dengan korespondensi, pengarsipan,serta membuat undangan pertemuan. Secara khususnya ada fungsi sekretaris pimpinan dalam hal tugas
yang menyangkut penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi.
c. Sekretaris Eksekutif Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal
menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau pegawai.Sekretaris eksekutif biasanya mempunyai satu unit organisasi,
misalnya Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Inspektorak Jendral.
d. Sekretaris Pribadi Yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai
pembantu pribadi yang berkaitan dengan kantor tempat bekerja. Sekretaris pribadi harus mampu mencegah pimpinan agar jangan kelebihan beban yang
kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengatur kantor. Contoh sekretaris pribadi yaitu Sekretaris Direktur, Sekretaris Rektor,
Sekretaris Manajer.
2. Tugas Sekretaris
