berhubungan dengan korespondensi, pengarsipan,serta membuat undangan pertemuan. Secara khususnya ada fungsi sekretaris pimpinan dalam hal tugas
yang menyangkut penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi.
c. Sekretaris Eksekutif Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal
menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau pegawai.Sekretaris eksekutif biasanya mempunyai satu unit organisasi,
misalnya Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Inspektorak Jendral.
d. Sekretaris Pribadi Yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai
pembantu pribadi yang berkaitan dengan kantor tempat bekerja. Sekretaris pribadi harus mampu mencegah pimpinan agar jangan kelebihan beban yang
kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengatur kantor. Contoh sekretaris pribadi yaitu Sekretaris Direktur, Sekretaris Rektor,
Sekretaris Manajer.
2. Tugas Sekretaris
Keempat jenis sekretaris tersebut memiliki beban tugas secara formal tergantung pada wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaan
sehari-hari seorang sekretaris harus bisa menjalankannya dengan berbagai keterampilan teknis maupun non
Universitas Sumatera Utara
teknis. Adapun tugas seorang sekretaris secara umum dikelompokkan menjadi 4 Empat kegiatan Rosidah dan Ambar, 2005:24 antara lain :
1. Tugas rutin, yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus. Misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan,
menerima telepon dan membuat jadwal kerja pimpinan. 2. Tugas khusus, yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan
menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman dalam menyelesaikan tugasnya. Misalnya mengirim faximile .
3. Tugas kreatif, yaitu tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri yang dapat menunjang kelancaran kerja pimpinan. Untuk menjadi kreatif maka perlu
membangun kompetensi-kompetensi yang diperlukan seperti kemampuan intelektual, kemampuan sosial, dan kemampuan spiritual.
4. Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama yang meliputi hubungan kerjasama dengan di dalam organisasi, dan hubungan kerjasama dengan dunia
luar. Sifat-sifat yang perlu dikembangkan oleh seorang sekretaris dalam upaya
peningkatan kepribadiannya Rosidah dan Ambar, 2005 : 62 antara lain :
1. Congeniality, sikap ini ditunjukkan dengan menjalankan jabatannya sebagai
suatu tantangan. Tantangan dan masalah dalam kerja merupakan bagian integral dalam kehidupan.
Universitas Sumatera Utara
2. Compability, kemampuan untuk berhubungan dengan oranglain. Artinya bahwa seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan kesenangan dalam
berhubungan dengan oranglain dalam bidang pekerjaannya. 3. Loyality, kesadaran bahwa sekretaris adalah orang kepercayaan pimpinan dan
bangga terhadap kepercayaan yang diberikan sehingga tidak ada niat untuk mengkhianati kepercayaan yang diberikan, serta juga menjaga hubungan kerja,
bisnis dengan pimpinannya. 4. Salesmanship, artinya seorang sekretaris harus berusaha seolah-olah sebagai
orang yang menjual, dalam artian sekretaris mewakili perusahaan dalam hubungan dengan orang lain. Dengan kata lain mewakili publik relation.
5.Poise, kemampuan untuk menguasai diri bagi sekretaris sangatlah penting. Seorang sekretaris harus bisa mengontrol pikirannya, misalnya tidak mudah
bingung, emosi, menjaga perkataannya. 6. Dependability, Seorang sekretaris harus bisa memberikan pertimbangan yang
bijak. Dimana sikap selalu siap menerima pekerjaan ketika pimpinannya membutuhkan jasa, meskipun hal tersebut menghabiskan waktu istirahatnya.
7. Cooperativeness, Sekretaris harus menyadari bahwa keberhasilan tergantung pada kelompok kerja. Maka harus mampu bekerjasama dengan semua pegawai
untuk kelancaran perusahaan.
3. Kriteria Sekretaris Profesional
