28
1. Portofolio aplikasi mutakhir yang diperoleh melalui Strategic Grid McFarlan. Portofolio
aplikasi tersebut dapat memberikan gambaran mengenai sebaran dan pemanfaatan seluruh aplikasi yang telah, sedang, dan akan dibangun.
2. Grafik Remenyl dan Welleck. Grafik tersebut dapat memberikan keadaan metakhir
system, komponen SITI dan pemroyeksiannya ke depan.
d. Menentukan situasi lingkungan eksternal SITI
Situasi lingkungan eksternal SI dan Ti yang diperoleh berupa: 1.
Model perkembangan TI di dunia 2.
Perbandingan strategi yang digunakan pesaing dalam segi bisnis dan TI 3.
TI yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung proses bisnis
B. Tahapan Keluaran
Tahapan keluaran merupakan kegiatan guna menghasilkan suatu dokumen. Dokumen tersebut di hasilkan berdasarkan masukan dari proses renstra SI. Dokumen yang dihasilkan
berupa:
a. Strategi Manajemen SITI
Strategi manajemen SITI dibuat guna memastikan kebijakan yang tepat untuk mengatur SITI dan bisnis agar sesuai dengan tujuan organisasi dan mengatur strategi unit
subsistem bisnis agar didukung oleh rencana SITI. Strategi manajemen SITI berisi: 1.
Bentuk organisasi, berupa sumber daya, alokasi, kebijakan, dan wewenangtanggungjawab terhadap keputusan SITI.
2. Kebijakan investasi, berupa aturan yang ditaati guna implementasi dalam berinvestasi
SITI. 3.
Kebijakan bagi vendor, berupa parameter yang digunakan untuk memilih vendor berdasarkan finansial dan kebutuhan teknologi.
4. Kebijakan yang berhubungan dengan SDM dan pelatihan, berupa kumpulan kebijakan dan
Universitas Sumatera Utara
29
panduan untuk mengeloloa SDM. 5.
Kebijakan akuntansi, berupa kebijakan intensif mengenai akuntansi dan tarif sumber daya SITI.
II.5 Penyelarasan Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis
Penyelarasan antar bisnis strategi dengan teknologi informasi IT merupakan permasalahan yang kompleks dan bersifat multidimensi. Seringkali keputusan untuk
melakukan pengembangan dibidang teknologi informasi hanya didasarkan pada kemampuan sebuah perangkat lunak yang canggih tanpa melihat lebih jauh apakah perangkat lunat
tersebut telah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam jangka panjang. Tentu penggunaan aplikasi yang canggih dapat memberikan keuntungan dalam bersaing competitive advantage
bagi perusahaan. Tetapi keuntungan yang diberikan dengan cara ini tidak akan dapat berlangsung lama. Apabila ternyata ada perangkat lunak baru dengan kemampuan yang lebih
canggih, maka keuntungan yang dimiliki tentu akan ikut hilang bersamaan dengan munculnya perangkat lunak yang baru tersebut.
Perusahaan yang berhasil melakukan integrasi antar teknologi dengan strategi bisnis menunjukkan peningkatan pendapatan yang signifikan. IT telah menjadi enabler yang
penting bagi strategi bisnis dalam hal kustomisasi masal, diferensiasi kompetitif, peningkatan kualitas, dan peningkatan dan otomatisasi proses. Penyelarasan strategi bisnis dan IT
digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, menciptakan hambatan untuk pendatang baru, meningkatkan hubungan dengan konsumen dan suplier, dan
menciptakan produk dan solusi bisnis baru. Kegagalan dalam melakukan penyelarasan ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya dan kehilangan kesempatan.
Dalam tulisan ini akan akan dibahas tentang strategi bisnis, peranan IT dalam mendukung strategi bisnis, hal
– hal yang perlu diperhatikan dalam menyelaraskan IT dan strategi bisnis, dan Enterprise Achitecture sebagai framework dalam merencanakan
Universitas Sumatera Utara
30
infrastruktur IT dalam perusahaan. Tulisan ini masih bersifat overview dari masalah penyelarasan yang dihadapi. Diharapkan di masa yang akan datang dapat dilakukan penilaian
– penilaian terhadap kasus – kasus penyelarasan IT dan strategi bisnis yang lebih spesifik dalam lingkungan usaha di Indonesia.
1.
Strategi Business
Strategi sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan pasar. Strategi itu sendiri merupakan arahan dan ruang lingkup dari perusahaan dalam jangka
panjang yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui penggunaan sumber daya yang ada dalam lingkungan yang mendukung untuk memenuhi kebutuhan pasar dan
memenuhi harapan dari para stakeholder. Dalam strategi ada aspek arahan direction yang menunjukkan kemana tujuan yang
ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka panjang, keuntungan kompetitif competitive advantage yang menunjukkan bagaimana perusahaan akan dapat melakukan kegiatannya
dengan lebih baik dari para kompetitornya yang berada dalam pasar yang sama, sumber daya resource yang menunjukkan sumber daya apa saja yang ada dan dibutuhkan untuk dapat
bersaing, lingkungan environment yang menunjukkan keadaan eksternal perusahaan yang dapat mempengaruhi kemampuan untuk dapat bersaing, serta nilai dan ekspektasi yang
dimiliki oleh orang – orang yang berada di lingkungan bisnis stakeholder.
Strategi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan akan membedakannya dengan perusahaan
– perusahaan lain. Menurut Micheal E. Porter dalam [5], menjalankan operasi dalam perusahaan secara efektif dan efisien tidak lagi mencukupi untuk disebut sebagai
strategi perusahaan. Esensi dari sebuah strategi adalah memilih untuk melakukan aktifitas yang berbeda atau melakukan aktifitas yang sama dengan cara yang berbeda dan memberikan
posisi strategis yang lebih baik dari pada para pesaing. Perusahaan dapat memberikan performa yang lebih baik dari para pesaing hanya jika perusahaan dapat menentukan
Universitas Sumatera Utara
31
perbedaan yang dimilikinya dan mempertahankannya. Perbedaan tersebut harus dapat memberikan nilai yang lebih baik bagi para konsumen atau menciptakan nilai yang hampir
sama tetapi dengan biaya yang lebih murah atau bahkan keduannya. Karena perbedaan ini, maka setiap perusahaan tentunya akan memerlukan
penggunaan IT secara berbeda sesuai dengan strategi yang diterapkan. Penggunaan aplikasi sistem informasi yang disediakan oleh vendor pihak ketiga sering kali tidak dapat memenuhi
kebutuhan dalam menjalankan proses bisnis. Ada dua kemungkinan yang dapat dilakukan, pertama proses bisnis perlu dilakukan
modifikasi agar sesuai dengan IT yang digunakan, atau kedua melakukan penyesuaian atau kustomisasi terhadap IT. Jika yang pertama yang dipilih, tentunya hal ini akan sangat
berpengaruh pada strategi bisnis yang telah ditetapkan. Perubahan proses bisnis yang dijalankan dapat menyebabkan perubahan strategi bisnis, dan dapat mengakibatkan tidak
tercapainya aspek arahan dari strategi itu sendiri. Tentunya hal yang paling logis untuk dilakukan oleh sebuah perusahaan adalah untuk melakukan penyesuaian atau penyelarasan
dalam konteks ini terhadap penggunaan IT agar sesuai dengan strategi bisnis yang telah ditetapkan.
2.
Peranan IT
Saat ini, perusahaan menghadapi tantangan yang besar untuk dapat mewujudkan tujuannya dan menjalankan strategi bisnis yang telah di formulasikan. Informasi yang
disediakan memegang peranan penting untuk dapat berhasil. IT memegang peranan penting dalam mewujudkan strategi bisnis.
Sebuah organisasi yang telah mengadopsi teknologi informasi ke dalam proses bisnis yang dilakukannya, tentunya akan ikut memikirkan peranan yang akan dilakukan oleh IT.
Beberapa perusahaan ada yang menggunakan IT untuk menjalankan operasi sehari – hari agar
dapat berjalan dengan baik dan efisien. Ada juga perusahaan yang menggunakan IT sebagai
Universitas Sumatera Utara
32
enabler untuk menciptakan kesempatan – kesempatan baru yang mungkin tidak akan dapat
dilakukan tanpa dukungan IT. Serta IT juga digunakan sebagai cara baru untuk mengatur fungsi
– fungsi yang ada dalam organisasi. Peranaan IT dalam organisasi ini juga akan mempengaruhi penyelarasan yang terjadi dalam perusahaan. Penetapan peran IT ini juga
berpengaruh pada mengembangkan portfolio aplikasi yang dilakukan oleh perusahaan. Ada tiga peranan IT dalam organisasi, Pertama memegang peran konservatif sebagai
pendukung dalam organisasi. Perusahaan ini memilih menggunakan teknologi IT yang sudah terbukti dan matang. Kedua memegang peran yang kritis dan penting dalam organisasi.
Perusahaan ini memilih menggunakan dan menginvestasikan pada teknologi IT terkini. Ketiga memegang peran sebagai inovator dalam bisnis. Perusahaan ini berkompetisi dalam
dunia usaha yang sangat tergantung pada teknologi dan menggunakan IT sebagai alat dalam berkompetisi competitive weapon. Dari hasil analisis terhadap ketiga peranan IT, ditemukan
bahwa perusahaan yang menggunakan IT sebagai peran yang kritis dan inovatif cendrung untuk lebih selaras dari pada perusahaan yang menggunakan IT secara konservatif.
Perusahaan seperti itu juga menganggap IT sebagai investasi yang penting yang akan mempengaruhi performa perusahaan di saat ini dan di masa yang akan datang.
II.5.1 Penyelarasan Alignment
Strategi bisnis merupakan bagaimana sebuah perusahaan memposisikan dirinya dan menjalankan bisnisnya dengan cara yang berbeda dengan perusahaan lain. Karena strategi
bisnis dijalankan secara berbeda dengan perusahaan lain, maka diperlukan dukungan strategi sistem informasi dan strategi teknologi informasi TI yang berbeda pula. Strategi sistem
informasi dan strategi IT harus memiliki keselarasan dengan strategi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Dalam melakukan penyelarasan, perlu dilakukan pertimbangan arah strategi
bisnis yang jelas, komunikasi, komitmen dan integrasi dari masing – masing fungsi yang ada
dalam perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
33
Strategi bisnis SI adalah salah satu bentuk hasil output dari proses perencanaan strategi SITI, strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem dan teknologi informasi dapat
dimanfaatkan untuk mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimilki perusahaan.
II.5.2 Model Penyelarasan
Isu tentang penyelarasan antara sistemteknologi informasi terhadap tujuan bisnis perusahaan telah mengemuka sejak tahun 1980an. Isu tersebut kemudian menjadi concern
utama bagi setiap organisasi pada era 1990an. Pada ajang 11th Annual Critical Issues of Information Systems Management Study yang digelar oleh Computer Sciences Corporation di
tahun 1998, 72 dari 594 eksekutif sistemteknologi informasi menyatakan ‖aligning IT and corporate goals‖ sebagai concern utama mereka.
Penyelarasan strategik strategic alignment sesungguhnya merupakan konsep yang dikembangkan dan diperoleh dari co-variation pada waktu tertentu antara lain:
a. atribut tingkat kepentingan strategi bisnis, yakni pilihan antara kemitraan
partnership, danatau aliansi strategis, b.
atribut tingkat kepentingan strategi sistemteknologi informasi, yang terdiri dari peran strategis sistemteknologi informasi, kompetensi sistematis sistemteknologi informasi,
pilihan arsitektur sistemteknologi informasi, dan pilihan proses sistemteknologi informasi.
Untuk membantu perusahaan dalam memutuskan perspektif yang dapat diadopsi pada suatu situasi dan kondisi tertentu untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam
model penyelarasan strategik yang dijabarkan sebagai: 1 domain yang menjadi kekuatan utama anchor, 2 domain yang menjadi titik lemah pivot, serta 3 domain yang
dipengaruhi, yang merupakan perubahan yang diakibatkan oleh anchor dalam menemukan solusi untuk pivot.
Universitas Sumatera Utara
34
Penyelarasan strategik sendiri diturunkan dari kata ‖penyelarasan‖ alignment dan kata ‖strategi‖ strategy. Penyelarasan alignment merupakan ‖co-ordination‖ yang
dapat dicapai ketika strategi sistemteknologi informasi perusahaan diturunkan dari strategi organisasi meliputi:
a. content linkage, yang mengacu pada konsistensi antara rencana bisnis dan rencana
sistemteknologi informasi, b.
timing linkage, mengacu pada apakah rencana sistemteknologi informasi dikembangkan setelah, beriringan, atau sebelum rencana bisnis dibuat,
c. personnel linkage, mengacu pada derajat keterlibatan partisipan yang berbeda pada
perencanaan di area sistemteknologi informasi dan bisnis. Sementara itu, strategi strategy dapat diartikan sebagai objectives , plan atau
planning Teo King, 1997. Pada pembahasan ini, strategi terdiri dari: a.
strategi sistemteknologi informasi, yakni pilihan-pilihan utama yang memusatkan perhatian pada implementasi dan penggunaan sistem informasi berbasis teknologi pada
suatu perusahaan dan b.
strategi bisnis, yang merupakan pilihan-pilihan utama yang menentukan positioning perusahaan dalam area bisnis Porter, 1980.
Pada literatur yang lain, penyelarasan strategik didefinisikan sebagai: a.
Relationship, in which the specific IS objectives need customization according to the organisation objectives.
b. Partnership, which is used to describe a working relationship that reflect a long- term
commitment, a sense of mutual co-operation, shared risk and benefits, and other qualities consistent with concept and theories of participatory decision making.
c. The degree to which the resources being directed to each of the seven dimensions of IS
strategy are consistent with the strength of the organisation s emphasis on each of the
Universitas Sumatera Utara
35
corresponding seven dimension of business strategy: aggressiveness, analysis, defensiveness, futurity, innovativeness, proactiveness, and riskiness .
d. The extent to which the ISIT strategy supports, and supported, by, the business strategy .
e. The internal fit and functional integration between business strategy and ISIT strategy and
how this integration is important to gain a competitive advantage . f.
The degree to which the IT mission, objectives, and plans supported and are supported by business mission, objectives, and plans .
II.5.3 Arti Penting Penyelarasan Strategik
Berbagai literatur telah menegaskan arti penting penyelarasan strategik. misalnya, menyebutkan bahwa organisasi perlu membangun, menyelaraskan, dan mengembangkan
keunggulan kompetitif melalui pemberdayaan sistemteknologi informasi untuk menjawab tantangan kompetisi global. Penyelarasan strategik adalah linkage antara
rencana sistem informasi dengan rencana bisnis information systems planning- business planning alignment. Idealnya, rencana bisnis dan rencana sistem informasi
– baik fungsi produk maupun fungsi perencanaan korporat
—seharusnya saling terkait satu sama lain melalui pemetaan langsung strategi sistem informasi terhadap satu atau lebih strategi bisnis
dalam konteks untuk memaksimalkan imbalan yang diperoleh organisasi . Melalui penyelarasan antara rencana sistem informasi dan rencana bisnis, sumberdaya
informasi akan mendukung tujuan bisnis dan meraih keuntungan dalam meraih peluang guna pemanfaatan strategis sistem informasi . Dengan demikian, peningkatan kinerja dapat dicapai
dan keunggulan kompetitif akan diperoleh sehingga perbankan dapat terus bertumbuh serta mampu bertahan dalam kompetisi yang kian sengit.
II.5.4 Pengaruh Penyelarasan Strategik terhadap Kinerja Organisasi
Berbagai literatur telah menekankan pula pengaruh penyelarasan strategik terhadap kinerja organisasi. Sayangnya, korelasi positif antara penyelarasan strategik
Universitas Sumatera Utara
36
terhadap kinerja organisasi cenderung beragam. Sabherwal dan Chan 2001 mengemukakan bahwa ‖empirical research on the performance implications of this
alignment has been sparse and fragmented ‖ Senada dengan Brynjolfsson dan Hitt 1998 yang menyatakan, ‖While the average returns to IT investment are solidly positive,
there are huge variations across organizations, some have spent vast sums on IT with little benefit, while others have spent similar amounts with tremendeous success ‖.
Oleh karenanya, pengujian pengaruh penyelarasan strategik terhadap kinerja organisasi masih terus diperlukan. Bruce 1998 mempertanya
kan, ―If alignment is needed to facilitate optimum business benefit, how do we know when we have it? It is
important to look at the impact IT is having on business results.‖ Delone dan McLean 1992 juga menyatakan bahwa evaluasi terhadap kinerja sistemteknologi informasi dalam
organisasi masih menjadi salah satu isu penting dalam topik sistem informasi.
II.5.5 Strategi Penyelarasan Bisnis dan SI
Gambar 2.1 Proses Strategi Penyelarasan Bisnis dan SI Untuk proses penyelarasan Perusahaan harus menentukan langkah
– langkah yang tepat dalam pemanfaatan TI, Sering sekali perusahaan terjebak dalam penggunaan ―T‖
dibandingkan berfokus pada ―TI‖. Setelah pemanfaatan TI dilaksanakan maka keadaan TI
Universitas Sumatera Utara
37
dievaluasi apakah sudah seperti yang diharapkan dan bagimana input yang diperoleh perusahaan apakah sudah sesuai harapan yang diinginkan oleh perusahaan.
Dalam pengoperasian bisnis berorientasi global, CIO setiap saat menghadapi tantangan baru. Isu keuangan, persaingan, regulasi, dan lain lain hanyalah beberapa contoh
tantangan globalisasi yang sangat mempengaruhi organisasi. Dalam konteks strategi sistem dan teknologi informasi TI, yang paling penting adalah memastikan bahwa setiap aspek dari
organisasi tersebut telah selaras dengan strategi bisnis dan organisasi secara keseluruhan. Saat ini TI tidak lagi harus diposisikan sebagai komponen biaya saja, sehingga di bawah kendali
yang ketat dan menurunkannya bila memungkinkan, akan tetapi adalah bahan bakar pertumbuhan bisnis dengan memungkinkan kemampuan bisnis yang inovatif dan baru.
Masalahnya, ketika berhadapan dengan TI kompleksitas sistem menjadi hambatan kuat untuk mencapai keberhasilan. Untuk mengurangi kompleksitas dan mendorong TI
sebagai pencipta bisnis yang nyata dan dapat diandalkan nilainya, harus diletakkan fondasi yang kuat dengan lapisan fleksibel yang semuanya selaras dengan tujuan bisnis. Ini yang
digambarkan dalam arsitektur perusahaan yang dinamis, mencakup semua tentang: ketat menggambarkan semua vektor kinerja dalam sebuah organisasi, sorot celah potensial antara
strategi bisnis dan vektor ini, dan desain cara terbaik untuk mengisi kesenjangan tersebut. Disiplin ini memerlukan pemeriksaan lapisan strategis pertama, sebelum dirinci ke
dalam kebijakan, proses bisnis, organisasi, sampai item yang berkaitan dengan TI, seperti aplikasi dan teknologi. Dengan cara ini, dapat dihindari perangkap umum terlalu banyak
berfokus pada ―T‖ dari ―TI‖
Universitas Sumatera Utara
38
BAB III KERANGKA KONSEPTUAL
