23
b. Mengembangkan Visi Sistem Teknologi Informasi
Langkah ini menggambarkan apa yang organisasi ingin ciptakan atau inginkan untuk menjadi seperti apa, tetapi tidak menggambarkan bagaimana cara mencapai visi ini.
Mendefinisikan suatu visi informasi sebagai suatu ungkapan tertulis dari masa depan yang diinginkan tentang bagaimana informasi akan digunakan dan dikelola di dalam organisasi.
Visi informasi mempunyai ciri – ciri sebagai berikut:
1. Visi informasi adalah suatu pandangan yang ideal menyangkut masa depan dan bukan
rencana mengenai bagaimana untuk berada di sana 2.
Visi informasi harus berfokus pada jangka panjang. Penciptaan visi informasi diderivasi dari visi bisnis. Visi informasi harus mendukung
visi bisnisnya. Penciptaan visi bisnis bermula dari spekulasi atas bagaimana lingkungan bisnis yang kompetitif akan berubah dan bagaimana lingkungan yang kompetitif akan
berubah dan bagaimana perusahaan perlu mengambil keuntungan dari keadaan itu. Sekali visi bisnis ini ditetapkan ditulis, implikasi bagaimana informasi harus digunakan di dalam
perusahaan di masa datang harus diuraikan dengan jelas. Visi informasi untuk organisasi ini kemudian dapat ditulis.
2. Mengembangkan Arsitektur Sistem Teknologi Infrmasi
Arsitektur sistem informasi menggambarkan cara sumber – sumber daya informasi
perusahaan akan digunakan untuk mengantarkan ke visinya. Arsitektur ini menunjukkan bagaimana teknologi, aktiva sumber daya manusia, dan organisasi sistem teknologi informasi
harus dilakukan di masa datang untuk memenuhi visi informasi. Untuk visi informasi, arsitektur sistem teknologi informasi perlu digambarkan, karena teknologi informasi
merupakan bentuk fisik yang dapat digambarkan arsitekturnya, sehingga di perencanaan
Universitas Sumatera Utara
24
strategik bisnis, arsitektur tentang bisnis di masa depan sulit untuk digambarkan dalam suatu bentuk.
Arsitektur sistem teknologi informasi terdiri dari dua komponen utama, yaitu: 1.
Komponen teknologi, terdiri dari: perangkat keras, perangkat lunak, jaringan data. 2.
Komponen manusia, yaitu: personel, nilai – nilai atau kultur, sistem manajemen. Komponen teknologi merupakan spesifikasi di masa depan yang diinginkan untuk
perangkat keras, perangkat lunak termasuk sistem operasi dan perangkat lunak aplikasi, jaringan dan data. Komponen manusia mendefinisikan orang
– orang yang terlibat, nilai – nilai yang akan diterapkan dan bentuk dari sistem manajemen untuk mengelola sistem
teknologi informasi di masa depan. Komponen ini bersama – sama menunjukkan pengelolaan
bisnis dari sistem teknologi informasi yang juga menunjukkan bagaimana manajer – manajer
bisnis juga terlibat dan bagaimana keputusan tentang sistem teknologi informasi akan diambil.
3. Menentukan Sasaran-sasaran
Langkah berikutnya adalah menentukan sasaran – sasaran settingthe objectives yang
akan dicapai. Menentukan sasaran – sasaran adalah untuk mengkonversikan misi, visi
informasi dan arsitektur sistem teknologi informasi ke dalam target – target kinerja yang
dapat mengukur kemajuan – kemajuan yang akan dicapai organisasi sistem teknologi
informasi. Dua macam sasaran – sasaran kinerja yang harus ditetapkan, yaitu sasaran –
sasaran kinerja strategik strategik performance objectives. Sasaran
– sasaran kinerja keuangan berhubungan dengan pencapaian kinerja yang diukur dengan keuangan. Pengukuran keuangan yang digunakan di departemen sistem
teknologi informasi tergantung dari bentuk departemennya, apakah berbentuk pusat biaya, pusat laba atau pusat investasi, misalnya adalah Profit Margin, ROA Return On Asset, ROE
Universitas Sumatera Utara
25
Return On Equity, ROI Return On Investment, RONI Return On Net Investment dan ROGI Return On Gross Investment.
4. Mengukir Perencanaan Strategik Sistem Teknologi Informasi
Perencanaan strategik sistem teknologi informasi didefenisikan sebagai suatu proses membangun kesesuaian yang cocok antara sasaran
– sasaran organisasi dan sumber – sumber dayanya dan perubahan pasarnya dan peluang
– peluang dari pemanfaatan teknologi. Tujuan dari usaha perencanaan strategik adalah untuk mengukir sumber daya dan produk perusahaan
sedemikian sehingga mereka berkombinasi untuk memberikan hasil – hasil yang diperlukan.
Perencanaan strategik sistem informasi harus dibangun dengan mempertimbangkan visi dari penggunaan informasi di masa depan dan keseluruhan manajemen teknologi
informasi di dalam perusahaan, termasuk peran dari departemen sistem teknologi informasi. Perencanaan strategik sistem teknologi informasi dibutuhkan untuk mengarahkan
bagaimana mencapai misi dan visi informasi dengan sasaran – sasaran yang sudah
ditentukan. Pembuatan strategi se muanya adalah tentang ―bagaimana‖, yaitu bagaimana
mencapai target – target kinerja, bagaimana mencapai keunggulan kompetitif yang bertahan,
bagaimana memperkuat posisi jangka panjang , bagaimana membuat visi informasi menjadi kenyataan.
5. Implementasi Strategi Perencanaan Operasi dan Anggaran Sistem Teknologi Informasi
Pada tingkatan strategik, perencanaan sistem teknologi informasi strategik belum didefinisikan dengan cukup tepat untuk menjadi proyek
– proyek sistem teknologi informasi. Sebagai gantinya, perencanaan sistem teknologi informasi strategik hanya mendaftar
perubahan utama yang harus dibuat untuk penyebaran sumber daya informasi organisasi ke beberapa periode waktu, yang pada umumnya tahunan.
Universitas Sumatera Utara
26
Perencanaan operasi dari sistem teknologi informasi dilakukan berdasarkan perencanaan sistem teknologi informasi strategik yang sudah dilakukan. Hasil dari
perencanaan operasi sistem teknologi informasi ini adalah suatu agenda kerja atau rancana kerja sistem teknologi informasi. Rencana kerja sistem teknologi informasi adalah
seperangkat tujuan panjang dan jangka pendek yang berhubungan dengan rancangan yang akan dilaksanakan oleh departemen sistem teknologi informasi. Rencana kerja ini, yang
disebut dengan rencana operasional sistem teknologi informasi, menyertakan proyek-proyek sistem teknologi informasi yang akan dilaksanakan, dan juga anggaran untuk masing-masing
proyek di dalam rencana tersebut. Pada pokoknya, rencana operasional sistem teknologi informasi mengkristalkan perencanaan starategik ke dalam satu rangkaian proyek-proyek
yang harus dipenuhi.
II.4.2 Metodologi Perencanaan Strategis SI Menurut Jhon Ward
Konsep pemikiran Perencanaan Strategis SITI dari John Ward berangkat dari adanya kondisi investasi SI dan TI di masa lalu yang kurang dapat memberikan manfaat bagi tujuan
kondisi organisasi, menangkap peluang bisnis, dan adanya fenomena semakin meningkatnya keunggulan kompetitif organisasi karena mampu memanfaatkan potensi SI dan TI. Keadaan
tersebut dapat terjadi karena rencana strategis SI dan Ti yang kurang fokus pada bisnis, dilakukan oleh bagian yang kurang mengerti peluang bisnis, dan hanya membuat strategi
karena kebutuhan teknologi semata. Oleh karena itu John Ward membuat kerangka Perencanaan Strategis SITI yang didasarkan pada kebutuhan bisnis. Tahapan-tahapan
Perencanaan Strategis SITI tersebut dibagi ke dalam 2 tahapan yaitu tahapan masukan dan tahapan keluaran.
A. Tahapan Masukan
Tahapan masukan ini berisi identifikasi dan analisis kondisi bisnis internal dan eksternal dan kondisi SITI internal dan eksternal organisasi. Identifikasi dan analisis tersebut
Universitas Sumatera Utara
27
akan menjadi pertimbangan dan bahan dalam menentukan renstra SI. Tahapan masukan ini terdiri dari:
a. Menentukan situasi lingkungan eksternal organisasi