21
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Fungsi Surat
Penyampaian informasi akan selalu memerlukan alat bantu jika komunikator dan komunikan tidak saling bersemuka berhadapan muka. Alat
komunikasi sangat banyak jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tulis, salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat. Menurut Kamus Besar
Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka tahun 2004 surat adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat
kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Menurut Sedarmayanti 2001:162 surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.
Menurut Seojito dan Solchen 2004:1 mendefinisikan surat sebagai berikut : a Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan komposisi
paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. b Ditinjau dari wujud peraturannya, surat
merupakan percakapan tertulis. c Ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi. Sedangkan menurut Barthos 2000:22 surat adalah kertas sehelai
atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain.
Berdasarkan beberapa pendapat dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian
informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi
.
Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya hanya dikenal sebagai alat untuk
menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah pengertian sempit karena ternyata surat mengemban fungsi yang lebih luas lagi yang mencakup
informasi tertulis berupa rekaman berita tentang suatu aktivitas. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi dan alat penyampaian pesan.
Fungsi utama surat adalah sebagai berikut: 1.
Wakil dari penulis atau pengirim 2.
Pedoman dalam mengambil tindak lanjut 3.
Alat pengingat atau berpikir 4.
Media alat bukti duta komunikasi 5.
Alat tata usaha, dan 6.
Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha Barthos, 2003: 36.
Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tatausaha pengukur maju mundurnya suatu kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat
tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis. Pada Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan terdapat
beberapa jenis surat yang digunakan diantaranya adalah surat dinas. Adapun sifat surat dinas dilihat dari aspek keamanan dan legalitas memiliki kepentingan yang
berbeda atas tingkat keaslian, bobot informasi, pengamanan informasi serta kecepatan penyampaiannya.
1. Tingkat Keaslian Surat Dinas
a. Asli.
Lembaran yang ditujukan kepada instansi, pejabat, perorsangan atau sekelompok orang sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju
kepada kepala surat atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli.
b. Tembusan.
Lembaran yang ditujukan kepada instansi, pejabat, perorangan atau sekelompok orang yang mempunyai keterkaitan langsung dengan surat
sebagaimana dikomunikasikan oleh instansi yang terdapat pada surat dinas Baristand Industri Medan. Tembusan surat dinas sesuai dengan
aslinya disampaikan kepada unit kerja terkait atau yang disebut dalam tembusan. Tembusan surat dinas tidak perlu memakai kata
penghormatan, cukup dengan menuliskan : Menteri Perindustrian, Sekretaris Jendral Departemen Perindustrian, dan sebaginya tanpa
“Yth, Bapak atau Sdr.” c.
Salinan. Lembaran lain yang dibuat tidak bersama-sama dan tidak sekaligus
dengan aslinya, namun bunyinya sesuai dengan isi surat dinas ali seluruhnya.
d. Kutipan Petikan.
Lembaran yang berisi beberapa bagiankalimathal yang idambil dari surat dinas asli dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwewenang. Selain
istilah petikan sering pula digunakan kata kutipan. 2.
Bobot Informasi Surat Dinas a.
Surat Dinas Penting, Yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis, kebijaksanaan
dan operasional. b.
Surat Dinas Biasa Yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin.
3. Pengamanan Surat Dinas,
Tindakan pengamanan yang mencakup pengamanan unsur fisik dan unsur informasinya. Di samping itu, pengamanan surat dinas juga dapat dilihat
dari format pengetikan, penggandaan, penggunaan kertas dan amplop serta penyampaiannya.
a. Dilihat dari unsur pengamanan fisik dan informasinya, sifat surat dinas
terdiri dari: 1
Sangat Rahasia SRhs. Dipakai untuk surat-surat yang sangat erat hubungannya dengan
keamanan negara. Jika jatuh ke tangan yang tidak berhak kemudian disebarluaskan akan menyebabkan terganggunya kemanan
sekaligus membahayakan negara. 2
Rahasia Rhs. Dipakai untuk surat-surat yang sangat erat hubungannya dnegan
kepentingan, martabat pejabat dan instansi yang membuatnya. Apabila jatuh ke tangan yang tidak berhak kemudian
disebarluaskan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan, martabat pejabat dan
instansinya. 3
TerbatasKonfidential T Kerahasiaannya ditentukan oleh Menteri, Eselon I dan pejabat
tertentu yang biasanya berisikan rahasia para pejabatrahasia jabatan.
4 Biasa.
Surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. Pada dasarnya setiap pejabat danatau pegawai pembuat konsep setelah menilai
isinya menentukan dan membubuhkan sifat kerahasiaannya, kemudian menentukan kepentingannya segera atau sangat segera.
Sifat naskah dinas diterangkan dalam kolom-kolom “sifat”, misalnya:
- Nomor
: 10M-IND42005 Sifat
: Rahasia. Lampiran : 2 dua lembar.
Perihal : Usulan Jabatan.
- Nomor
: 15SJ-IND.5102005. Sifat
: TerbatasKonfidential T. Lampiran : 1 satu berkas.
Perihal : Laporan Rapat Koordinasi.
b. Dilihat dari pengetikan, penggandaan, penggunaan kertas dari amplop
serta kecepatan penyampaiannya, meliputi: 1
Pengetikan. a
Pengetikan Manual: 1
Surat dinas biasa diketik oleh staf sesuai dnegan tata cara pengetikan surat dinas biasa.
2 Surat dinas yang bersifat rahasia:
- Diketik oleh staf tertentu yang ditunjuk atau unit kerja
tersendiri bila ada yang menangani surat dinas rahasia. -
Kode kerahasiaan dicantumkan pada kepala surat dinas.
b Pengetikan Komputer:
1 Untuk membedakan surat asli dengan tembusan surat dinas
biasa atau yang bersifat rahasia dipergunakan stempel atau cetakan yang menyebutkan asli atau tembusan.
2 Khusus surat dinas yang sifatnya rahasia, setelah proses
pembuatan surat selesai maka file-nya dihapus atau dapat disimpan dalam vcd surat dinas rahasia yang penyimpanannya
secara khusus. 2 Penggandaan.
Penggandaan dapat dilakukan dengan fotocopy, pencetakan, dan sebagainya. Agar hasil penggandaan derajatnya sama dengan surat
asli maka harus ditangani oleh pejabat yang berwenang. 3 Penggunaan Kertas dan Amplop
a Penggunaan kertas baik untuk surat dinas biasa maupun yang sifatnya
rahasia sesuai dengan ketentuan kertasnya: 1
Jenis kertas : HVS
2 Ukuran kertas : A4
3 Warna kertas
: Putih b Penggunaan AmplopSampul :
1 Surat Dinas Sangat Rahasia, menggunakan 3 tiga sampul:
- Sampul pertama dari dalam - Distempel cap jabatan, cap sifat di bawah cap derajat
kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua.
- Sampul kedua, sama dengan sampul pertama. - Sampul ketiga, dengan cap.
2 Surat Dinas Rahasia, menggunakan 2 dua sampul: - Sampul pertama dari dalam, diperlakukan sama dengan
sampul untuk surat dinas rahasia. - Sampul kedua, dengan cap.
3 Surat Dinas TerbatasKonfidential T, menggunakan 1
satu sampuldan di cap. 4
Surat Dinas Biasa, menggunakan satu sampul dan di cap. 3. Persyaratan Penandatanganan Surat Dinas.
Setiap surat dinas yang konsepnya telah net sebelum ditandatangani harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat pada unit-unitinstansi terkait.
Adapun persyaratan tersebut, sebagai berikut: a. Pejabat yang mempunyai tanggung jawab atas isimateri net konsep surat
dinas, sebelum net konsep ditandatangani terlebih dahulu membubuhkan parafnya pada sebelah kanan dan sejajar dengan nama jabatan penanda
tangan surat dinas. b. Bagi pejabat dari unit-unitinstansi terkait dengan materi net konsep surat
dinas, sebelum net konsep tersebut ditandatangani terlebih dahulu membubuhkan parafnya pada sebelah kiri dan sejajar dengan nama
jabatan penanada tangan. 4. Contoh penulisan penandatanganan surat dinas
a. Penulisan penandatanganan surat dinas atas wewenang jabatan:
Contoh 1:
MENTERI PERINDUSTRIAN RI, }
} 4 empat spasi }
} NAMA
Contoh 2:
SEKRETARIS JENDRAL, }
} 4 empat spasi }
} NAMA
Keterangan: 1
Sesudah penulisan nama jabatan diberi tanda koma , dan nama jabatan diketik dengan huruf besar seluruhnya
2 Nama jelas penanda tangan, diketik dengan huruf besar seluruhnya
3 Jarak antara nama jabatan dan nama jelas penanda tangan adalah 4 empat
spasi 4
Surat yang ditandatangani oleh Menteri menggunakan kop surat berlambang Garuda Emas dan bertuliskan Menteri Perindustrian Republik
Indonesia berwarna hitam 5
Surat yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, II dan III menggunakan kop surat masing-masing unit kerja
b. Penulisan penandatanganan surat dinas atas dasar pendelegasian wewenang sebagai berikut:
Contoh 1:
DIREKTUR JENDRAL INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH }
} 4 empat spasi }
} NAMA
Contoh 2:
KEPALA BIRO UMUM DAN HUMAS }
} 4 empat spasi }
} NAMA
Keterangan : 1
Sesudah penulisan nama jabatan diberi tanda koma , dan nama jabatan diketik dengan huruf besar seluruhnya.
2 Nama jelas penanda tangan, diketik dengan huruf besar seluruhnya tanpa
garis bawah, tanda kurung dan NIP. 3
Jarak antara nam jabatan dan nama penanda tangan adalah 4 empat spasi. 4
Cara penulisan penanda tangan tersebut berlaku untuk Eselon I, II dan III. 5
Menggunakan kertas kop masing-masing unit kerja. 5. Kecepatan Penyampaian Surat Dinas
Penyampaian surat dinas Pada Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan terdapat dibedakan dalam 4 empat tingkatan, yaitu:
a Kilat
Surat harus dikirim segera setelah selesai dibuat: -
Pengiriman surat kilat di dalam kota bisa denganpetugas khusus jika ditargetkan waktu sampainya surat tersebut. Jika surat dikirim
ke luar kota, maka harus digunakan pos udara dengan kode “KILAT” pada sampulnya secara jelas.
- Jika isi surat harus disampaikan secara kilat, seperti surat
undangan, panggilan pelantikan dan sebagainya, maka bila dianggap perlu penyampaiannya dapat didahului dengan
telexfaximile atau telepon tanpa mengurangi tata krama penyampaian berita. Namun, harus dijelaskan bahwa surat resmi
akan dikirimkan. b
Sangat Segera Surat harus dikirim secepat mungkin pada hari itu juga. Ketentuan
pengiriman, penyampaian pesanan dapat didahului dengan telexfaximile atau telepon speanjang hal itu dianggap perlu.
c Segera
Surat harus dikirim secepat mungkin dan paling lambat daslam waktu 24 jam. Pengirimannya bisa melalaui petugas khusus, kantor pos dan
giro atau perusahaan-perusahaan jasa pengiriman lainnya. d
Biasa Surat harus dikirim menurut urutan diterimanya dibagian ekspedisi dan
dikirim menurut jadwal waktu perjalanan petugas.
B. Kop Surat Yang Digunakan dan Ketentuan Pokok Penulisan Surat
Kategori