disampaikan kepada Kepala Baristand Industri Medan pada sat itu juga. Apabila surat-surat semacam itu dikirimkan dan diterima bersama-sama
dengan surat-surat lainnya, maka sekretaris harus membukukannya terlebih dahulu dan proses selanjutnya diletakkan di meja Kepala
Baristand Industri Medan. Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris
sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk
menambah kenyamanan di ruang kantor Sekretariat Baristand Industri Medan. Peralatan yang diperlukan antara lain pembuka surat, gunting, stepler, perforator
pelubang kertas, jepitan kertas, klip, pensil, setip, cuter, stabilo, selotipalat perekat, penggaris, spidol dan lain-lainnya.
Beberapa contoh surat masuk pada Bagian Sekretaiat Baristand Industri Medan antara lain:
1. Asal Surat : Direktorat Jendral Industri Agro dan Kimia
Nomor Surat : 20IAK.1IV2015 Hal : Uji Laboratorium Kalibrasi
2. Asal Surat : Kepala Pusat Administrasi Kerja sama Internasional
Nomor Surat : 03SJ-IND.8IV2015 Hal : Laporan Rapat Koordinasi
2. Penanganan Surat Keluar
Tidak ada prosedur standard dalam penanganan surat masuk dan surat keluar. Penanganan surat hanya tergantung kepada besar kecilnya lembaga
atau instansi dan jenis surat yang diterima atau yang lazim digunakan Moekijat, 2005 : 126.
Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi enam langkah yaitu:
a. Pembuatan konsep
b. Pengetikankoreksi
c. Penandatanganan
d. Penomoran
e. Penggandaaan
f. Pengiriman
Penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat Baristand Industri Medan terdiri dari beberapa tahapan-tahapan, yaitu:
a. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya
bagian tata usaha yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat tersebut.
b. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Baristand Industri Medan maka
setelah pengonsepan surat selesai, surat tersebut diserahkan kepadan Kepala Baristand Industri Medan untuk ditindaklanjuti.
c. Surat yang telah selesai ditindaklanjuti dan telah mendapat persetujuan
Kepala Baristand Industri Medan akan diketik oleh Sekretaris Baristand Industri Medan sesuai dengan format surat resmi umumnya ke dalam
bentuk block style. d.
Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.
e. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Kepala Baristand Industri
Medan. f.
Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.
g. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima
surat ke buku besar. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju dan setiap surat keluar akan disimpan
kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal. h.
Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk
kawasan Baristand Industri Medan pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya ke bagian dari
kantor Baristand Industri Medan. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kantor Baristand Industri Medan menggunakan
jasa kurir pengiriman surat. Beberapa contoh surat keluar pada bagian Sekretariat Baristand Industri
Medan antara lain: 1. Nomor Surat : 26BPPIIV2015
Hal : Rapat Hasil Laboratorium
Kepada : Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Industri
2. Nomor Surat : 31SA.4IV2015 Hal
: Undangan Kepada
: Staf Ahli Bidang Teknologi dan Sumber Daya Industri
1. Fungsi utama surat adalah sebagai berikut:
1. Wakil dari penulis atau pengirim
2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut
3. Alat pengingat atau berpikir
4. Media alat bukti duta komunikasi
5. Alat tata usaha, dan
6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha
Barthos, 2003: 36. Pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri
Baristand Medan fungsi surat yang penulis bahas adalah sebagai alat komunikasi dan informasi formal. Selain sebagai media tertulis, surat juga
berfungsi sebagai alat komunikasi dan informasi yang bertujuan untuk mempermudah Sekre-taris Balai Riset Standarisasi dan Industri
Baristand Medan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Adanya komunikasi yang terjalin antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset
Standarisasi dan Industri Baristand Medan yang membuat hubungan kerja antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri
Baristand Medan berjalan dengan baik. Dibantu dengan berbagai informasi yang ada misalnya melalui website Kemenprin dari situs khusus
intranet Sekretaris banyak memperoleh info atau berita seputar yang berhubungan dengan dunia industri.
2. Alat-alat komunikasi yang membantu kelancaran tugas-tugas Sekretaris.
Adapun Alat-alat komunikasi yang membantu kelancaran tugas-tugas Sekretaris Menurut Wiyasa, 2001 : 19 diantaranya :
a. Pensil warna khusus untuk menandai kata atau kalimat penting pada
lembar surat tanpa merusak kertas. b.
Alat perekat atau lem yang dapat dipergunakan untuk merekatkan kertas, carboard.
c. Stick notes adalah lembar kertas yang mudah di temple di berbagai
permukaan benda padat. Fungsi stick notes bagi sekretaris adalah untuk menulis pesan singkat
yang kemudian di temple di tempat yang mudah dilihat. d.
Stabilo berguna untuk mewarnai hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian khusus.
Alat-alat komunikasi yang digunakan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan diantaranya :
a. Telepon kantor Telepon kantor yang ada di ruangan Sekretaris Balai Riset
Standarisasi dan Industri Baristand Medan berguna untuk menelpon pegawai tata usaha untuk meminta nomor surat dan untuk kepentingan
kantor lainnya. b. Faximile
Faximile yang ada diruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan adalah sebagai mesin telekopian yang
bekerja menggunakan saluran telepon yang bias mengubah aliran listrik menjadi tulisan menjadi tulisan menggunakan kertas termal.
Kertas termal adalah kertas yang dapat berubah warna apabila terkena
sengatan listrik. Mesin fax biasanya terdiri dari modem Modulator demodulasi mesin scanner, fotocopy, dan printer.
c. Komputer
Komputer yang ada diruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan adalah sebagai alat untuk mencari
informasi dan mengetik surat-surat. d. Printer
Salah satu alat komunikasi yang ada diruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan adalah printer. Kegunaan
printer yaitu menge-print surat atau data penting lainnya. 3.
Komunikasi adalah suatu peroses pertukaran informasi Antarindividu melalui suatu sistem yang biasa lazim, baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Purwanto 2006 : 3. Secara umum komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi antara dua
orang atau lebih yang mempunyai maksud untuk memberikan informasi dalam mencapai tujuan tertentu.
1. Bentuk Dasar Komunikasi
