sengatan listrik. Mesin fax biasanya terdiri dari modem Modulator demodulasi mesin scanner, fotocopy, dan printer.
c. Komputer
Komputer yang ada diruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan adalah sebagai alat untuk mencari
informasi dan mengetik surat-surat. d. Printer
Salah satu alat komunikasi yang ada diruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan adalah printer. Kegunaan
printer yaitu menge-print surat atau data penting lainnya. 3.
Komunikasi adalah suatu peroses pertukaran informasi Antarindividu melalui suatu sistem yang biasa lazim, baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Purwanto 2006 : 3. Secara umum komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi antara dua
orang atau lebih yang mempunyai maksud untuk memberikan informasi dalam mencapai tujuan tertentu.
1. Bentuk Dasar Komunikasi
Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan yaitu sebagai berikut:
a. Komunikasi Verbal Salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis written maupun lisan oral.
b. Komunikasi Nonverbal Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan
perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang efisien. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat
mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pengirim pesan. Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi pengirim dan penerima
pesan karena sifatnya yang efisien. Pada bagian Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand
Medan terdapat beberapa jenis-jenis diantaranya komunikasi formal, komunikasi informal dan komunikasi nonformal.
a. Komunikasi formal, ialah komunikasi yang terjadi antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan
yang secara tegas telah diatur dan telah ditentukan dalam suatu organisasi.
c. Komunikasi informal, ialah komunikasi yang terjadi antara Sekretaris
dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan tetapi tidak direncanakan atau tidak diwajibkan dalam suatu organisasi.
Komunikasi dari mulut ke mulut merupakan bagian komunikasi informal dan merupakan berita atau kabar angin yang belum ditelusuri
kebenarannya. Dlaam hal kebenaran informasi kemungkinan komunikasi informal bertentangan dengan kepentingan perusahaan.
d. Komunikasi nonformal, ialah kkomunikasi antara yang bersifat resmi
dengan yang tidak bersifat resmi, antara yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas dan pekerjaan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan
Industri Baristand Medan dengan jalinan pekerjaan yang berkenaan dengan hubungan pribadi.
4. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Penanganan Surat Masuk menurut Wiyasa, 2001 :1. Tugas sekretaris dalam pengelolaan surat-surat masuk adalah sebagai
berikut: a.
Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan.
b. Mendistribusikan surat-surat masuk yang telah diberi disposisi oleh
pimpinan kepada para pejabat atau unit kerja yang tercantum dalam disposisi.
c. Menyampaikan dan meneruskan surat-surat yang telah ditanda tangani
oleh pimpinan ke bagian arsip atau unit ekspedisi ataupun unit kerja yang mengonsep surat tersebut.
Penanganan Surat Masuk pada Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan.
Tugas sekretaris Baristand Industri Medan dalam pengelolaan surat- surat masuk adalah sebagai berikut:
a. Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada
Kepala Baristand Industri Medan. b.
Mengagendakan surat-surat masuk yang telah diberi instruksi oleh Kepala Baristand Industri Medan para pejabat atau unit kerja yang
tercantum didalamnya.
c. Menyampaikan dan meneruskan surat-surat yang telah ditanda
tangani oleh Kepala Baristand Industri Medan ke bagian arsip ataupun unit kerja yang mengonsep surat tersebut.
Penanganan Surat Keluar menurut Moekijat, 2005 :126. Tidak ada prosedur standard dalam penanganan surat masuk dan surat
keluar. Penanganan surat hanya tergantung kepada besar kecilnya lembaga atau instansi dan jenis surat yang diterima atau yang lazim digunakan.
Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi enam langkah yaitu: Pembuatan konsep
a. Pengetikankoreksi
b. Penandatanganan
c. Penomoran
d. Penggandaaan
e. Pengiriman
Penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat Baristand Industri Medan terdiri dari beberapa tahapan-tahapan, yaitu:
a. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi
adakalanya bagian tata usaha yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat tersebut.
b. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Baristand Industri Medan maka
setelah pengonsepan surat selesai, surat tersebut diserahkan kepadan Kepala Baristand Industri Medan untuk ditindaklanjuti.
c. Surat yang telah selesai ditindaklanjuti dan telah mendapat persetujuan
Kepala Baristand Industri Medan akan diketik oleh Sekretaris
Baristand Industri Medan sesuai dengan format surat resmi umumnya ke dalam bentuk block style.
d. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan
melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.
e. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Kepala Baristand
Industri Medan. f.
Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.
g. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima
surat ke buku besar. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju dan setiap surat keluar akan
disimpan kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal. h.
Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk
kawasan Baristand Industri Medan pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya ke bagian dari
kantor Baristand Industri Medan. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kantor Baristand Industri Medan
menggunakan jasa kurir pengiriman surat.
H. Analisis dan Evaluasi
