Putri S. R. Tambunan : Analisis Perbedaan Rasio Profitabilitas Sebelum Dan Sesudah Sertifikasi International Organization For Standardization ISO 9001 Pada PT. Inalum, 2009.
USU Repository © 2009
D. Proses Sertifikasi ISO 9001
PT INALUM mendapatkan sertifikasi ISO 9001 pada tanggal 9 Oktober 2003. Latar belakang perusahaan menerapkan standar mutu ini adalah agar
perusahaan dapat lebih bersaing lagi dengan para pesaingnya dalam pasar internasional, mempermudah untuk menciptakan kerja sama dengan pihak luar
perusahaan, menciptakan sistem kualitas perusahaan sehingga kinerja perusahaan dapat lebih baik lagi dan juga untuk memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan
terhadap kualitas yang diberikan. Secara garis besar tahapan penerapan ISO 9001 terdiri dari 7 tujuh tahap,
yaitu : 1.
Keputusan dan Komitmen Manajemen Keputusan dan komitmen manajemen diperlukan untuk memastikan
bahwa pelaksanaan dari penerapan ISO 9001 mendapat dukungan dan keterlibatan manajemen. Hal ini bisa diwujudkan dalam bentuk surat keputusan atau surat
sejenis untuk mengorganisasikan proyek penerapan dan sertifikasi ISO 9001. 2.
Pelatihan ISO 9001 dan pemasyarakatannya Mengingat sistem manajemen mutu menghendaki keterlibatan seluruh
karyawan dari suatu unit kerja organisasi maka diperlukan pelatihan selama 2 minggu tentang ISO 9001 secara lengkap pada setiap personel yang bertanggung
jawab atas pemastian mutu perusahaan, termasuk unutk manajemen puncak. Adapun materi pelatihan ini mencakup :
a. Introduction to ISO 9001
b. Sistem Design and Development
c. Internal Quality Audit
Putri S. R. Tambunan : Analisis Perbedaan Rasio Profitabilitas Sebelum Dan Sesudah Sertifikasi International Organization For Standardization ISO 9001 Pada PT. Inalum, 2009.
USU Repository © 2009
d. External Quality Audit lead assessorauditor
Hasil dari pelatihan ini harus disebarluaskan dan dimasyarakatkan kepada para karyawan lain.
3. Pembentukan tim pelaksana ISO 9001
Untuk memperlancar dan mempermudah pelaksanaan ISO 9001, perlu dibentuk “Tim Pelaksana ISO 9001” pada unit kerja yang akan menerapkan
sistem manajemen mutu ISO 9001 tersebut. Agar efektif dan sukses pelaksanaannya, maka diperlukan 8 hal sebagai berikut :
a. Kepemimpinan ketua yang proaktif
b. Komitmen seluruh anggota tim
c. Terlatih dalam teknik pemecahan masalah problem solving techniques
d. Rapat-rapat yang terencana dan tercatat
e. Kegiatan tim diakui sebagai kegiatan resmi perusahaan
f. Adanya pengakuan dan penghargaan dari manajemen
g. Kegiatan-kegiatan tim dapat dilihat oleh pemimpin
h. Anggota tim dapat menikmati keberadaannya dalam tim
4. Menyiapkan dokumentasi sistem mutu
Pada penerapan sistem mutu harus dilakukan persiapan dokumentasi yang mencakup :
a. Introductiory visit jika perlu
Seringkali diperlukan introductiory visit selama 1 hari yang berfungsi untuk menyesuaikan diri dengan lingkup penilaian atas jenis operasi dan proses
yang terlibat teknologi yang terlibat, struktur teknologi dan informasi lainnya
Putri S. R. Tambunan : Analisis Perbedaan Rasio Profitabilitas Sebelum Dan Sesudah Sertifikasi International Organization For Standardization ISO 9001 Pada PT. Inalum, 2009.
USU Repository © 2009
yang diperlukan sehingga dapat dikaji secara efektif dokumentasi organisasi dan prosesnya.
b. Diagnostik
Berfungsi untuk menentukan status awal. Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh konsultan yang berpengalaman selama 2 atau 3 hari.
c. Penyusunan sistem dokumentasi mutu
Berdasarkan hasil introductiory visit jika ada dan diagnostik, maka disusun sistem dokumentasi mutu yang mencakup :
1. Pedoman Mutu Quality Manual
2. Prosedur Sistem Mutu Quality Sistem Procedures
3. Instruksi Kerja Formulir
4. Dokumen pendukung lainnya
5. Uji coba sistem mutu
Uji coba sistem mutu berfungsi untuk mengimplementasikan sebagian uji coba sistem dokumentasi yang telah disusun dan untuk melakukan penyesuaian
serta perbaikan atas penerapan sistem mutu tersebut. 6.
Audit mutu internal Audit mutu internal berfungsi untuk memastikan bahwa sistem yang
dikembangkan dilaksanakan sepenuhnya dan memastikan keefektifan sistem tersebut agar dapat diidentifikasi peluang perbaikannya.
7. Sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001
Pada perusahaan-perusahaan yang sudah menerapkan standar ISO 9001 dan ingin memperoleh sertifikat ISO 9001, terdapat beberapa tahap yang harus
dilakukan oleh perusahaan tersebut. Biasanya tidak semua badan sertifikasi
Putri S. R. Tambunan : Analisis Perbedaan Rasio Profitabilitas Sebelum Dan Sesudah Sertifikasi International Organization For Standardization ISO 9001 Pada PT. Inalum, 2009.
USU Repository © 2009
menawarkan tahap yang sama dalam proses sertifikasi standar ini. Beberapa badan sertifikasi kadang memiliki paket-paket tambahan yang ditawarkan kepada
perusahaan yang akan disertifikasi. Namun secara garis besar proses sertifikasi dapat digambarkan sebagai berikut :
a. Pemilihan badan sertifikasi
Sebelum memilih badan sertifikasi, maka hendaknya perusahaan melakukan penelitian terhadap badan sertifikasi tersebut terlebih dahulu. Apakah
memiliki pengalaman yang cukup, serta biaya yang diperlukan. b.
Pengajuan permohonan sertifikasi 1.
Nama organisasi 2.
Nama manajemen senior, wakil manajemen dan manajemen senior lainnya
3. Uraian deskripsi produk atau service yang dicakup dalam sistem
mutu 4.
Persyaratan-persyaratan, ketentuan dan standar yang relevan terhadap produk atau service.
5. Standar sistem mutu yang dipilih
6. Rincian lokasi yang tercakup dalam sertifikasi
c. Penilaian awal pre-assessment
1. Desk Review of Documentation Untuk kepentingan Audit Mutu sebagai basis perencanaan audit, seringkali
diperlukan Desk Review of Documentation yaitu Dokumen Pedoman Mutu ada kalanya disertai pula dengan beberapa Prosedur Sistem Mutu yang dikirimkan
oleh pihak Audit kepada Lead Auditor untuk dikaji oleh Tim Audit di kantor
Putri S. R. Tambunan : Analisis Perbedaan Rasio Profitabilitas Sebelum Dan Sesudah Sertifikasi International Organization For Standardization ISO 9001 Pada PT. Inalum, 2009.
USU Repository © 2009
Auditor yang bersangkutan, apakah dokumentasi mutu Pedoman Mutu dan sebaian Prosedur Sistem Mutu sudah sesuai dengan persyaratan sistem mutu ISO
yang dipilih. Dari segi Desk Review of Documentation dapat pula disebut Adequacy Audit atau Sistem Audit atau Internal Audit.
2. Pre-Audit Visit Pre-Assessment Berdasarkan Desk Review of Documentation biasanya dilaksanakan Pre-
Audit Visit yaitu kunjungan yang berfungsi untuk menyesuaikan diri dengan ruang lingkup audit, jenis operasi dan proses yang terlibat serta memperoleh informasi
yang akan membantu menyiapkan kegiatan audit. d.
Penilaian Assessment Tujuannya untuk menetapkan bahwa organisasi sudah menerapkan sistem
manajemen mutu yang memenuhi persyaratan atas standar sistem mutu yang dipilih. Ini mencakup Adequacy Audit atau Sistem Audit dan compliance audit,
yang dapat dilaksanakan selama 2-4 hari. e.
Sertifikasi dan pemeliharaan Sertifikasi biasanya dapat dikeluarkan oleh badan sertifikasi dalam waktu
satu bulan setelah lulus dalam penilaian. Setelah mendapat sertifikasi, sistem mutu harus senantiasa dipelihara.
f. Pemeriksaan mendalam
Pemeriksaan mendalam dilaksanakan oleh pihak badan sertifikasi, biasanya setiap 6 bulan, untuk memastikan bahwa sistem mutu yang diterapkan
terus-menerus memenuhi persyaratan yang diperlukan. Jika tidak memenuhi persyaratan, sertifikat bisa dicabut kembali.
Putri S. R. Tambunan : Analisis Perbedaan Rasio Profitabilitas Sebelum Dan Sesudah Sertifikasi International Organization For Standardization ISO 9001 Pada PT. Inalum, 2009.
USU Repository © 2009
g. Penilaian ulang Re-assessment
Pelaksanaannya bisa dilakukan setiap 3 tahun sekali. Setelah PT INALUM melalui proses yang panjang maka akhirnya PT
INALUM berhasil melengkapi dokumen-dokumen yang disyaratkan dalam Sertifikasi ISO 9001. Usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga konsistensi
pelaksanaan ISO 9001 pada PT INALUM adalah melalui pelaksanaan audit mutu internal secara rutin yang dilaksanakan per triwulan oleh bagian audit mutu
tersebut. Pelaksanaan audit mutu ini berguna untuk mengendalikan pelaksanaan dan pendokumentasian sehingga terlaksana dengan baik.
Putri S. R. Tambunan : Analisis Perbedaan Rasio Profitabilitas Sebelum Dan Sesudah Sertifikasi International Organization For Standardization ISO 9001 Pada PT. Inalum, 2009.
USU Repository © 2009
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
