21 1.
Fungsi Pendidikan, yaitu menunjang program pendidikan dan pengajaran bagi masyarakat umum, kelompok, lembaga yang
membutuhkannya.
2. Fungsi Penelitian, yaitu menunjang penelitian yang dilakukan oleh
masyarakat atau pengguna.
3. Fungsi Referensi, yaitu menjadi bahan referensi bagi masyarakat
pengguna perpustakaan.
4. Fungsi Umum, dimana perpustakaan menjadi pusat informasi bagi
masyarakat. Fungsi ini berhubungan dengan pendidikan kepada masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta budaya manusia
lainnya.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan umum berfungsi sebagai pendidikan, penelitian, referensi, dan
umum. Dengan demikian perpustakaan berfungsi dalam membantu masyarakat pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi yang diinginkan, sesuai dengan
kebutuhan masing-masing pengguna.
2.2.3 Layanan Perpustakaan
Layanan perpustakaan mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap penggunaan perpustakaan. Hal ini menunjukkan bahwa apabila semakin baik
layanan di perpustakaan maka akan semakin meningkat penggunaan perpustakaan. Oleh karena itu, dalam merencanakan layanan di perpustakaan
harus diperhatikan indikator-indikator pendukung operasional seperti sistem pelayanan, jenis-jenis layanan, peraturan layanan, dan sistem temu kembali
informasi.
2.2.3.1 Sistem pelayanan
Perpustakaan mempunyai 2 dua sistem layanan yang lazim digunakan, yaitu sistem layana terbuka Open Accass dan sistem layanan tertutup clossed
access. Pemilihan sistem layanan perpustakaan perlu mempertimbangkan
22 beberapa hal karna sangat berpengaruh terhadap mekanisme kerja sebuag
perpustakaan.
a. Sistem Pelayanan Terbuka Open Access
Menurut menurut Darmono 2001, 139 pengertian sistem layanan terbuka adalah “sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara
langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendakinya
dari jajaran koleksi perpustakaan”. Sedangkan menurut Soeatminah 2000, 135
Sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruangan koleksi
untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa Sistem Pelayanan terbuka adalah sistem layanan diamana para pengguna perpustakaan dapat secara
langgu melihat-lihat atau langsung memoloh pustaka apa yang dikehendakinya. Menurut Darmono 2001,139 Penerapan sistem layanan terbuka
memiliki keuntungan dan kerugian yaitu :
Keuntungan:
1. Pemakai dapat melakukan pengembalian sendiri bahan pustaka
yang dikenhendaki dari jajaran koleksi. 2.
Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam
menentukan bahan pustaka dan alternative jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem tenaga perpustakaan untuk mengembalikan bahan
pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberi tanggung jawab dibagian lain.
Kerugian:
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan jajaran
menjadi kacau ketika melakukan browsing, buku yang sudah
23 dicabut dan jajaran tidak dikembalikan lagi oleh pengguna secara
tidak tepat. 2.
Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar
lalu lintas pengguna lebih leluasa. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa sistem layanan
terbuka merupakan sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki dari jajaran koleksi.
Namun sistem layanan terbuka membutuhkan keamanan yang lebih baik karena kemungkinan buku hilang relatif lebih besar.
b. Sistem Pelayanan Tertutup clossed access
Kebalikan dari sistem pelayanan terbuka adalah sistem pelayanan tertutup dimana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi yang
koleksi yang
dibutuhkannya harus
diambilkan oleh
petugas. Penelusuranpencarian koleksi harus melalui katalog. Petugas selain mencatat
peminjaman dan pengembalian, juga mengambilkan dan mengembalikan koleksi ke rak.
Menurut Soeatminah 2000, 137 Sistem pelayanan tertutup adalah suatu sistem pelayanan yang tidak
memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui catalog perpustakaan,
dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya.
Penerapan sistem layanan tertutup menurut Rahayuningsih 2007,94
memiliki keuntungan dan kerugian yaitu:
Keuntungan:
1. memungkinkan susunan rak dipersempit antara satu dengan
lainnya, sehingga menghemat ruang untuk menyimpan koleksi. 2.
Susunan koleksi di rak lebih teratur dan tidak mudah rusak, karena yang mengambil dan mengembalikan adalah petugas.
24 3.
Faktor kehilangan dan kerusakan koleksi bisa diperkecil.
Kerugian:
1. Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjam.
2. Prosedur peminjaman tidak bisa cepat harus menunggu giliran
dilayani bila antrian panjang. 3.
Jumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam. 4.
Peminjaman sering tidak puas apabila koleksi yang dipinjam tidak sesuai dengan yang dikehendaki.
Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan kepada
pengguna dalam mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan, akan tetapi melalui bantuan petugas perpustakaan.
2.2.3.2 Jenis layanan Pengguna
Dalam memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan memiliki beberapa jenis pelayanan. Diantaranya pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi,
pelayanan audiovisual, pelayanan terbitan berseri dan layana bimbingan pengguna.
Menurut Rahayuningsih 2007,87 jenis-jenis layanan pengguna dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Layanan locker b. Layanan sirkulasi
c. Layanan referensi d. Layanan penelusuran informasi
e. Layanan koleksi, tebagi atas: layanan koleksi umumsirkulasi,
layanan koleksi cadangan, layanan terbitan berkala, layanan koleksi digital, layanan koleksi referensi, layanan koleksi khusus, layanan
koleksi tugah akhir.
f. Layanan ruang baca g. Layanan foto copy
h. Layanan workstation dan multimedia i. Layanan lain-lain, termasuk: pengawasan keluar masuknya koleksi,
penataan koleksi, layanan informasi perpustakaan, pendidikan pengguna, sosialisasi peraturan.
25 Sedangkan menurut Siregar 2011, 97 jenis pelayanan pengguna
adalah Ragam pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pengguna.
Layanan ini terdiri dari: a.
Lelayanan sirkulasi b.
Lelayanan referensi rujukan c.
Lelayanan akses internet d.
Lelayanan audiovisual e.
Lelayanan foto kopi f.
Dan layanan bantuan pengguna Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa jenis layanan pengguna
perpustakaan adalah layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan audio visual, layanan foto kopi, layanan bantuan pengguna atau pendidikan pemakai sehingga
pengguna memperoleh informasi yang optimal
a. Layanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris circulation yang mempunyai arti perputaran dan pengedaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal
sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Bagian sirkulasi merupakan bagian yang termasuk unit readers service yang
bertugas memberikan service kepada pembaca. Sehingga bagian sirkulasi ini merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung
yang selalu terus berkembang. Menurut Lasa 2005, 213 menyatakan bahwa layanan sirkulsi
bertujuan untuk: 1.
Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal.
2. Agar mudah diketahui identitas peminjaman buku yang dipinjam
dan waktu pengembalian. 3.
Untuk menjamin pengembalian dalam waktu yang ditentukan. 4.
Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan.
5. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran.
26 Pendapat di atas dapat kita ketahui bahwa layanan sirkulasi dapat
bertujuan untuk mengetahui identitas peminjam dan waktu pengembalian, untuk mengetahui data kegiatan pemanfaatan koleksi dan untuk mengontrol jika terjadi
pelanggaran. Menurut Sulistyo-Basuki 2004, 257 layanan sirkulasi mempunyai
fungsi sebagai berikut: a Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.
b Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan.
c Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.
d Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
e Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
f Bertanggungjawab atas segala berkas peminjam. g Pembuatan statistik peminjaman.
h Peminjaman antar perpustakaan. i Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik
pengunjung perpustakaan. Layanan sirkulasi bertugas untuk melakukan pengawasan kepada
pengguna baik dalam peminjaman maupun pengembalian. Pengawasan dilakukan agar tidak terjadi kesalahan dalam peminjaman mauapun pengembalian koleksi.
b. Layanan Referensi Rujukan
Salah satu layanana yang ada di perpustakaan adalah layanan referensi. Layanan ini menitikberatkan pada pelayanan individu agar mereka dapat
memanfaatkan sumber-sumber rujukan yang dimiliki perpustakaan. Menurut Rahayuningsih 2007,103
Layanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab
pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi.
27 Sedangkan Darmono 2001,141 menyatkan bahwa:
Layanan referensi adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi-koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedia, almanak,
direktori, buku tahunan yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan
tetapi hanya untuk dibaca ditempat. Dari pendapat di atas maka dapat diketahui bahwa layanan referensi
adalah layanan perpustakaan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan koleksi-koleksi yang ada di layanan referensi seperti kamus,
ensiklopedia, almanak, direktori, buku tahunan yang berisi informasi teknis dan singkat dan koleksi ini hanya untuk dibaca ditempat.
Tujuan pelayanan referensi menurut Lasa, H.S 2005, 34 sebagai berikut :
a Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat
memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu dalam menggunakan
sumber informasi tersebut. b
Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.
c Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas
wawasan pengguna dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang
berbeda. d
Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan.
e Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu .
28
c. Layanan Audiovisual
Selain layanan sirkulasi dan layanan referensi, pelayanan audiovisual juga dapat digunakan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam
menggunakan bahan pustaka audiovisual. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan tinggi 2004, 71
dinyatakan bahwa, “Pelayanan audiovisual adalah kegiatan meminjamkan bahan perpustakaan kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan
di dalam perpustakaan”. Dalam pelaksanaan audiovisual ada tujuan yang harus dicapai. Tujuan
penyelenggaraan audiovisual menurut Sulistyo-Basuki 1993,180 adalah sebagai berikut:
1. Menyediakan media untuk tujuan pendidikan, pengajaran,
penelitian, dan rekreasi. 2.
Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
3. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pendidikan.
4. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan pustaka
audiovisual disamping bahan bacaan.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diketahui bahwa pelayanan audiovisual adalah kegiatan meminjamkan bahan perpustakaan kepada pengguna
yang digunakan khusus ditempat dengan bantuan perlengkapan di dalam perpustakaan dengan tujuan untuk pendidikan, pengajaran, penelitian, rekreasi dan
untuk memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
d. Fotokopi
Hampir semua jenis perpustakaan memerlukan jenis layanan ini. Apalagi perpustakaan yang tidak meminjamkan koleksinya keluar perpustakaan,
29 maka perpustakaan tersebut wajib menyediakan layanan ini. Hal ini karena
seringkali pemakai tidak memiliki cukup waktu untuk membaca di perpustakaan. Banyak juga pemakai perpustakaan yang datang yang lokasinya jauh dari
perpustakaan itu. Bagi pemakai seperti ini biasanya hanya diperbolehkan membaca ditempat. Padahal seringkali pemakai yang datang dari jauh memiliki
waktu yang sangat terbatas. Maka tidak ada jalan lain untuk menghemat waktu ia akan meminta jasa fotokopi untuk mendapatkan artikel yang sudah ditemukannya.
e. Bantuan pengguna pendidikan pemakai
Dalam menyelenggarakan perpustakaan, salah atau hal yang utama adalah mengupayakan agar semua koleksi bahan pustaka dan layanan
perpustakaan dapat berjalan baik. Di dalam pepustakaan tidak semua pengguna perpustakaan dapat menggunakan perpustakaan dengan baik dan benar. Banyak
pengguna perpustakaan tidak mengetahui fungsi katalog, cara penyusunan buku di rak, penggunaan bahan referensi, alat-alat baca seperti alat baca mikro dan pada
perpustakaan masa
kini komputer.
Karena itu
perpustakaan perlu
menyelenggarakan pendidikan pemakai. Menurut Sutarno NS 2006, 95, “Bimbingan pemakai adalah suatu
kegiatan yang bermaksud memberikan pedoman, penjelasan tentang penggunaan perpustakaan kepada sekelompok pengguna baru perpustakaan”.
Tujuan bimbingan pengguna menurut Depdikbud 2004, 95 adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan
kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri. 2.
Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan subjek tertentu.
3. Meningkatkan pemanfaatan sumber informasi dan pelayanan
pustaka.
30 4.
Mempromosikan layanan perpustakaan. 5.
Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu
6. pengetahuan dan teknologi.
7. Untuk mencapai tujuan tersebut, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan yaitu: 1.
Petugas harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan pengguna untuk memanfaatkan sumber daya dan fasilitas
perpustakaan secara optimal. 2.
Materi dan metode pendidikan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna
3. Petugas perlu melibatkan dosen, jurusan atau fakultas.
4. Pendidikan dilakukan baik secara terprogram mupun sewaktu
waktu. Layanan bimbingan pengguna diharapkan dapat memberikan
pengetahuan kepada pengguna dalam menggunakan layanan yang disediakan perpustakaan. Dengan demikian layanan bimbingan pengguna adalah pelayanan
yang diselenggarakan perpustakaan dengan tujuan agar pengguna dapat lebih mengenal koleksi dan layanan perpustakaan serta mampu memanfaatkan layanan
dan koleksi tersebut dengan sebaik-baiknya.
2.2.3.3 Peraturan Layanan Perpustakaan
Peraturan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan . Menurut Pedoman
Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:88 “Peraturam perpustakaan dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan dan hendaknya dituangkan secara
tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan perguruan t inggi”.
Menurut sulistyo-Basuki 1994:282 Peraturan perpustakaan hendaknya memberikan informasi cukup mengenai:
1. Jam buka, meliputi hari dan jam buka perpustakaan
2. Hari libur
3. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, han
dan kewajiban anggota perpustakaan. 4.
Peraturan peminjaman bahan pustaka, yang meliputi:
31 a.
Syarat peminjaman b.
Macam bahan perpustakaan yang dipinjamkan c.
Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplar bahan perpustakaan yang boleh dipinjamkan.
5. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang berisi syarat
pengembalian. 6.
Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persyaratan dan jangka waktunya.
7. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya.
8. Tatatertib yang meliputi ketentuan mengenai:
a. Penitipan barang
b. Sopan santun di perpustakaan
2.2.3.4 Sistem Temu Kembali Informasi 2.2.3.4.1 Pengertian Sistem Temu Balik Informasi
Sistem Temu Balik Informasi Information Retrieval System merupakan salah satu tipe sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan
informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen
yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi
dokumen. Sistem temu balik informasi berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia.
Menurut Hasugian 2006:73 Dasar dari sistem temu balik informasi STBI adalah proses untuk
mengidentifikasi kecocokan match diantara permintaan query dengan representasi atau indeks dokumen, kemudian mengambil
retrieve dokumen dari suatu simpanan file sebagai jawaban atas pemintaan tersebut STBI pada prinsipnya bekerja berdasarkan ukuran
antara istilah query dengan istilah yang menjadi representasi dokumen.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa sistem temu kembali informasi merupakan sebuah sistem yang berguna dalam memanggil dan
32 menempatkan dokumen daridalam basis data sesuai dengan permintaan
pengguna. Sistem temu kembali informasi memiliki tujuan akhir, yaitu memberikan kepuasan informasi bagi pengguna sistem. Jadi, temu kembali
informasi merujuk pada keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi representation, penyimpanan storage, pengaturan organization
sampai kepada pengambilan access. 2.2.3.4.2 Fungsi Sistem Temu Kembali Informasi
Sistem temu balik informasi digunakan untuk menemukan kembali informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu
kumpulanpangkalan informasi secara otomatis. Sistem temu balik informasi ini terutama berkaitan dengan pencarianpenelusuran informasi yang efektif dan
efisien. Menurut Chowdhury 1999:3 fungsi utama sistem temu balik informasi adalah antara lain sebagai berikut:
1. Untuk mengidentifikasi sumber informasi yang relevan kepada
masyarakat pengguna. 2.
Untuk menganalisis isi dari sumber-sumber informasi tersebut. 3.
Untuk mewakili isi dari sumber-sumber informasi dengan cara menganalisa mana yang cocok atau sesuai dengan pengguna.
4. Untuk menganalisa permintaan query dalam pencarian informasi
oleh pengguna dan sebagai wakil terhadap penelusuran sumber- sumber informasi yang sesuai terhadap pengguna.
5. Untuk mencocokkan pencarian informasi yang ada pada
penyimpanan database. 6.
Untuk mengambil informasi yang relevan, dan 7.
Untuk membuat penyesuaian yang diperlukan dalam sistem yang didasarkan pada umpan balik dari pengguna.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi dari sistem temu balik informasi adalah untuk mengidentifikasi informasi yang relevan kepada
pengguna, untuk meneliti query dari pengguna dan untuk menghadirkannya di
33 dalam suatu format yang akan menghasilkan temuan dokumeninformasi yang
sesuai pada database, serta dapat mencari informasi yang relevan pada pengguna.
2.2.4 Promosi Perpustakaan 2.2.4.1 Pengertian Promosi Perpustakaan
