commit to user 11
a. Manajemen Strategis
i. Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti „seni melaksanakan dan mengatur‟. Manajemen
belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran goals secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan
dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan
sesuai dengan jadwal. Pengertian manajemen sendiri adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan terhadap upaya- upaya yang dilakukan anggota organisasi dan penggunaan segala
macam sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi. James A.F. Stoner, 1992:8
Dalam permasalahan yang diangkat oleh penulis, memfokuskan pada pelaksanaan dari perencanaan tersebut. Perencanaan adalah
memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara
commit to user 12
keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan
dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan adalah
keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari pada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka
pencapaian yang telah ditentukan. P. Sondang Siagian.1995, pada Http:ruwana.blogspot.com
Jadi dalam konsep manajemen strategis ini, perencanaan diartikan sebagai suatu rencana yang dibuat dengan berbagai
pertimbangan prioritas yang dikaitkan dengan visi misi serta tujuan organisasi yang akan dicapai. Jadi perbedaan antara konsep
perencanaan dalam manajemen strategis dengan konsep perencanaan dalam manajemen biasa terletak pada bagaimana memanaj prioritas
sumber daya dengan tujuan organisasi. Dalam kaitannya dengan pengadaan Barang, sangat membutuhkan konsep manajemen yang
benar-benar menunjang proses pengadaan barang tersebut dapat berjalan lancar demi terciptanya pengadaan barang yang efektif dan
efisien
ii. Strategi
Dalam konsep manajmen strategis, tidak lepas dengan konsep strategis yang diusung. Tergantung penerapan strategis mana yang akan
digunakan. Ada beberapa konsep mengenai definisi strategi. Konsep strategi menurut Chandler 1962 dalam Freddy Rangkuti 2007
commit to user 13
adalah, Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut,
serta prioritas alokasi sumber daya. Jadi dalam konsep ini, strategi direncanakan atau dibuat untuk kebutuhan organisasi dalam jangka
panjang dengan mengutamakan kekuatan dari sumber daya yang dimiliki. http:wartawarga.gunadarma.ac.id
Sedangkan menurut Argyris 1985, Mintzberg 1979, Steiner dan Miner 1977, Strategi merupakan respon secara terus-menerus
maupun adaptif terhadap peluang dan ancaman eksternal setra kekuatan dan kelemahan internal yang dapat mempengaruhi
organisasi. Jadi definisi strategi di sini merupakan perencanaan yang sewaktu-waktu dapat berubah-ubah menyesuaikan apa yang terjadi
pada lingkungan yang dapat mempengaruhi organisasi. Sedangkan dalam jurnal Strategy-Comprehensiveness Fit and
Performance oleh Mahmood S. Bahaee 1992 “Strategic orientation refers to a firm’s particular patterns of
behaviour
—
the tendency of an organisation to discover, develop and maintain a set of consistent responses to va rious environmental
events
.” Yang diterjemahkan:
“Orientasi strategi mengacu pada pola perilaku tertentu suatu perusahaan kecenderungan suatu organisasi untuk menemukan,
mengembangkan dan mempertahankan satu set konsisten tanggapan terhadap berbagai peristiwa lingkungan.
” Jadi definisi strategi di sini merupakan perencanaan yang
sewaktu-waktu dapat berubah-ubah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan yang dapat mempengaruhi organisasi.
commit to user 14
iii. Manajemen Strategi
Dalam setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun non pemerintah, Strategi memiliki kaitan yang erat dengan konsep
perencanaan dan
pengambilan keputusan,
sehingga strategi
berkembang menjadi manajemen strategi. Husein Umar 1996:86 menyatakan bahwa manajemen strategik adalah suatu seni dan ilmu
dalam hal pembuatan formulating penerapan implementing, dan evaluasi evaluating keputusan-keputusan strategis antar fungsi yang
memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuannya di masa datang. Hal yang hampir sama juga diungkapkan oleh Pearce and
Robinson 1997:20, manajemen strategi bisa diartikan sebagai sekumpulan keputusan dan tindakan yang menghasilkan formulasi dan
implementasi rencana yang dirancang untukmencapai sasaran-sasaran perusahan. http:wapedia.mobiidManajemen
Manajemen Strategis adalah suatu cara untuk mengendalikan organisasi secara efektif dan efisien, sampai kepada implementasi
garis terdepan, sedemikian rupa hingga tujuan dan sasarannya tercapai. Salusu, 1996 pada http:ruwana.blogspot.com
Pernyataan yang serupa juga diungkapkan oleh Glueck Jauch 1991:6, yang menyebutkan bahwa manajemen strategi adalah
arus keputusan dan tindakan yang mengarah pada perkembangan suatu strategi atau strategi-strategi yang efektif untuk membantu
mencapai sasaran perusahaan. http:ruwana.blogspot.com
commit to user 15
Pengertian manajemen strategi yang lebih rinci dinyatakan oleh Mulyadi 2001:40. Beliau mendefinisikan manajemen strategi
sebagai suatu proses yang digunakan oleh manajer dan karyawan untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi dalam
penyediaan costumer value terbaik untuk mewujudkan visi organisasi. Dari definisi tersebut terdapat empat 4 frasa penting berikut ini:
Manajemen Strategi merupakan sebagai proses
Proses digunakan untuk merumuskan dan mengimplementasikan
strategi.
Strategi digunakan untuk menyediakan
costumer value
terbaik guna mewujudkan visi organisasi.
Manajer dan karyawan adalah pelaku manajemen strategi.
Jadi manajemen strategis muncul sebagai reaksi terhadap perubahan lingkungan yang sangat dinamis, yang mengharuskan
organisasi untuk selalu melakukan pengamatan dan evaluasi terhadap lingkungan eksternal untuk menentukan strategi dengan kekuatan dan
kelemahan yang dia miliki. Manajemen strategis adalah serangkaian keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja
perusahaan dalam jangka panjang. Manajemen strategis menekankan pada pengamatan dan evaluasi peluang dan ancaman lingkungan
dengan melihat kekuatan dan kelemahan perusahaan. Kebijakan bisnis, sebaliknya berorientasi pada manajemen umum dan cenderung
melihat ke dalam dan lebih menekankan pada integrasi yang sesuai bagi banyak aktivitas fungsional dalam perusahaan.
Manajemen Strategis
tidak hanya
digunakan dalam
pengembangan organisasi bisnis, pada dua dekade terakhir, organisasi sektor publik menerapkan Manajemen Strategis dalam rangka untuk
commit to user 16
meningkatkan kinerja organisasi, hal ini dilakukan karena didorong oleh adanya lingkungan yang berubah secara cepat. Pada dasarnya
Manajemen Strategis berhubungan dengan upaya memperkuat kelangsunagn hidup dan keefektifan organisasi, terutama dalam
menetapkan, mencapai, memantau tujuan strategi organisasi. Manajemen Strategi mengintegrasikan semua proses lain dengan
pendekatan yang sistematis, koheren dan efektif. Kemampuan Manajemen Strategi adalah hal yang penting dalam memperkuat
kesesuaian antara organisasi dengan stakeholders eksternalnya serta keesuaian dengan mandat, nilai, Visi dan Misi organisasi. Buku
Pedoman bahan kuliah Manajemen Strategis Secara
terperinci, Model
Manajemen Strategi
dapat digambarkan pada gambar di bawah ini :
Gambar I. 1
Model Manajemen Strategi
Sumber : Buku Manajemen Strategis Sondang P, Siagian: 2004, 31
Visi dan Misi Tujuan
Lingkungan Internal
Lingkungan Eksternal
Kondisi Sekarang
Kondisi Masa Depan
Analisis dan Pilihan Strategik
Formulasi dan kebijakan
Implementasi Evaluasi
commit to user 17
Salah satu langkah awal dalam manajemen strategis adalah dengan menetapkan Visi dan Misi organisasi. Adapun perencanaan
strategis pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta disesuaikan dengan tujuan serta Visi dan Misi Organisasi seperti yang
tercantum dalam Rencana Kerja Satuan Perangkat Daerah Renja SKPD 2007, Visi Bagian Organisasi dalam rangka pengadaan barang
ini adalah “
Terwujudnya Organisasi. Perangkat Daerah Kota Surakarta yang efektif dan efisien dalam pelayanan prima
” Sedangkan Misi Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
dalam rangka Pengadaan Barang adalah : 1. Mewujudkan kelembagaan perangkat Daerah yang cerdas, tanggap,
dan jejaring 2. Membuat pedoman ketatalaksanaan organisasi perangkat daerah
yang mudah, cepat dan pasti 3. Melaksanakan Analisa Jabatan pada Perangkat Daerah dalam
rangka standardisasi kerja Selain menentukan Visi dan Misi organisasi, yang langkah
awal perencanaan strategis adalah dengan memilih atau menetapkan tujuan-tujuan organisasi, yang mana tujuan organisasi tersebut sudah
jelas, seperti yang tercantum dalam Model Dokumen Pengadaan Kementerian Perencanaan Pembangunan NasionalBadan Perencanaan
Pembangunan Nasional Edisi 2007: “Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu tahap yang
menentukan efisiensi dan efektifivitas pelaksanaan anggaran dan belanja negara. Tahap ini menjadi semakin penting dengan
manakala belanja dapat diarahkan untuk membangun dunia usaha dan daya saing nasional sehingga diperlukan proses
pengadaan yang terbuka dan bersaing, transparan serta adilnon
commit to user 18
diskriminatif. Pada akhirnya, kesemuanya bermuara kepada meningkatnya akuntabiltas pengelolaan keuangan negara.”
Dari sini dapat dilihat bahwa tujuan diadakannya perencanaan strategis pengadaan barang adalah tercapainya pengadaan barang yang
efektif, efisien, transparan dan akuntabel untuk mencapai sasaran. Langkah selanjutnya pada manajemen strategis, dikenal
dengan adanya analisis lingkungan, yaitu analisis SWOT Strength, Weakness, Opportunity, Threat atau Kekuatan, Kelemahan, Peluang
dan Ancaman. Hal tersebut merupakan syarat mutlak dalam suatu manajemen strategis dalam mengetahui posisinya dalam lingkungan
agar nantinya dapat menyesuikan dengan pilihan strategi yang nantinya akan dipilih. Analisis SWOT dapat disajikan pada gambar
berikut:
Gambar I. 2
Diagram Analisis SWOT
Sumber : Buku Manajemen Strategis Sondang, P. Siagian: 2004,176
Setelah melakukan analisis SWOT, barulah melaksanakan implementasi sesuai dengan perencanaan strategi untuk kemudian
dievaluasi dan diumpan balik kepada visi misi serta tujuan untuk mengetahui indikatornya.
WEAKNESS kelemahan
STRENGTH kekuatan
THREAT ancaman
OPPORTUNITY
Peluang
commit to user 19
Dalam menentukan pilihan strategi pada suatu organisasi hendaknya pimpinan suatu organisasi senantiasa memperhatikan
perkembangan atau kemunduran yang terjadi pada lingkungan organisasi, serta berusaha mencari kesesuaian antara kekuatan-
kekuatan internal kekuatan dan kelemahan perusahaan dan kekuatan- kekuatan eksternal peluang dan ancaman suatu lingkungan. Suatu
organisasi dapat mengembangkan strategi untuk mengatasi ancaman eksternal dan merebut peluang yang ada. Proses analisis, perumusan
dan evaluasi strategi-strategi itu disebut perencanaan strategis. Tujuan utama perencanaan strategis adalah agar organisasi dapat melihat
secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal, sehingga organisasi dapat mengatasi perubahan lingkungan eksternal.
Sebelum membahas tentang fokus penelitian implementasi , penulis menyajikan analisis lingkungan di Bagian Organisasi tentang
kekuatan
strength
dan peluang
opportunity
dari lingkungan yang mendukung dalam rangka pemenuhan kebutuhan pengadaan barang.
Antara lain adalah : 1. Karena Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta merupakan salah
satu Asisten Administrasi dari Setda Kota Surakarta yang juga bertanggung jawab menangani pengadaan barang dan sebagai
tempat menyusun Buku Besar Standardisasi Indeks Biaya Pengadaan Barang dan Honorarium. Dari sini dapat dilihat bahwa
kekuatan Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dalam rangka pengadaan barang terletak pada penguasaan materi dan
kelengkapan data-data mengenai pengadaan barang. 2. Selain itu, sebagian staf kantornya memiliki bekal pengetahuan
yang cukup mengenai pengadaan barang. Karena sebagian staf
commit to user 20
tersebut adalah Panitia Pengadaan Barang yang telah lulus sertifikasi
menjadi Panitia
Pengadaan Agung
Riyadi, S.Sos,SH.MM.
3. Staf kantornya mempunyai pengalaman yang cukup mengenai prosedur pengadaan barang dan memiliki itegritas moral yang baik.
4. Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta mempunyai wewenang dalam melakukan seleksi terhadap penyedia barang mengenai
kualitas dan harga barang yang sesuai dengan standardisasi. 5. Tersedianya anggaran
6. Adanya hasil Analisa Jabatan Sarana dan Prasarana, yang menjadi pedoman dalam perencanaan pengajuan pengadaan barang kepada
Tim Anggaran. Sedangkan pada lingkungan di Bagian Organisasi juga tidak
sedikit ancaman dan hambatan yang harus dihadapi. Antara lain adalah:
1. Tidak sesuainya spesifikasi barang dengan tingkat kebutuhan kantor dan pegawai.
2. Sulit menentukan harga pasar, karena harga di pasar relatif berubah-ubah dan fluktuasi harga yang berubah-ubah.
3. Adanya keterlambatan dalam pemenuhan kebutuhan pengadaan barang. Jadi keterlambatan tersebut berpotensi menghambat
kinerja para pegawanya. Resikonya adalah apabila dalam pemenuhan kebutuhan barang sudah tidak memenuhi syarat
dalam spesifikasinya. 4. Adanya seleksi dari Tim Anggaran. Jadi tidak semua pengajuan
RKPBU dikabulkan oleh Tim Anggaran. Ada beberapa hal yang dianggap prioritas bagi instansi, namun belum tentu dianggap
prioritas bagi Tim Anggaran. 5. Adanya konspirasi dari pihak luar rekanan untuk memenangkan
salah satu rekanan dan hasilnya dinikmati mereka bersama. Hal ini beresiko dengan kualitas barang yang diterima.
commit to user 21
Selain itu, akan adanya kekhawatiran kesenjangan antar tingkat eselon. Oleh karena itu perlu diadakannya manajemen strategis dalam
pengadaan barang guna meminimalisir ancaman dan hambatan yang ada dengan mengoptimalkan kekuatan dan peluang yang ada di
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta.
iv. Implementasi Strategi
Implementasi strategi, menetapkan atau merumuskan tujuan perusahaan tahunan
annual objective of business
, memikirkan dan merumuskan kebijakan, motivasi karyawan serta mengalokasikan
sumberdaya sehingga strategi yang telah diformulasikan dapat dilaksanakan. Implementasi strategi meliputi budaya yang mendukung
pengembangan organisasi, menciptakan struktur organisasi yang efekti, mempersiapkan anggaran, mengembangkan dan memanfaatkan
sistem informasi, serta memotivasi individu agar mau melaksanakan dan berkerja sebaik mungkin sesuai ketentuan yang berlaku.
v. Pengadaan Barangjasa
Kategori