MANAJEMEN STRATEGIS PENGADAAN BARANG DAN JASA DI BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA SURAKARTA

commit to user

i

MANAJEMEN STRATEGIS PENGADAAN BARANG DAN

JASA DI BAGIAN ORGANISASI SETDA

KOTA SURAKARTA

Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-Tugas

Dan Memenuhi Syarat-Syarat Guna Mencapai Gelar Sarjana Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Disusun Oleh :

NUR HIDAYAT HADI PRASETYO

D 0104099

ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010

commit to user

ii Judul Skripsi

MANAJEMEN SRTATEGIS PENGADAAN BARANG DAN JASA DI BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA SURAKARTA

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Skripsi untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Skripsi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 13 Oktober 2010

Mengetahui, Pembimbing Skripsi

Drs. H. Marsudi, MS NIP. 195508231983031001

commit to user

iii

PENGESAHAN

Telah Diuji dan Disahkan oleh Panitia Penguji Skripsi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Tanggal :

Panitia ujian :

1. Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si ( )

NIP. 19531009 1980031 2 003 Ketua

2. Drs. Suryatmojo, M.Si ( )

NIP. 195308120 198601 1 001 Sekretaris

3. Drs. H. Marsudi, MS. ( )

NIP. 195508231983031001 Penguji

Mengetahui Dekan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Drs. Supriyadi SN.SU NIP.195301281981031001

commit to user

iv

MOTTO

”Menunda melakukan sesuatu yang baik adalah memperpanjang kehidupan yang gelisah dan penuh keluhan. Cara terbaik untuk

memulai adalah MULAI !!!”

(Mario Teguh)

“Bekerjalah seperti anda tidak mungkin gagal” (penulis)

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya sederhana ini untuk orang-orang yang senantiasa mendukungku, menyertaiku dan menyayangiku :

1. Bapak dan Ibuku tercinta, terima kasih untuk doa, kasih sayang yang tulus serta kerja kerasnya untukku.

2. Sahabat dan teman-teman yang tak pernah lelah membantuku

commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur terucap kepada Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua sehingga kita masih diberi kesempatan untuk melakukan banyak hal yang berguna bagi diri sendiri dan berguna orang lain. Selain itu, rasa syukur juga penulis ucapkan kepada Tuhan YME karena masih diberikan kesempatan untuk dapat menyelesaikan penyusunan skripsi yang berjudul ”Manajemen Strategis Pengadaan Barang dan Jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta”.

Penyusunan skripsi ini tidak akan selesai dan berhasil tanpa adanya dukungan dari berbagai pihak yang ada. Oleh karena itu penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penyelesaian laporan ini. Adapun penghargaan dan rasa terima kasih yang besar penulis ucapkan kepada :

1. Drs. H Marsudi, MS selaku pembimbing skripsi yang telah sabar dalam memberikan arahan dalam menyelesaikan tulisan ini

2. Bapak. Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku Pembimbing Akademik, yang telah membimbing penulis selama menempuh studi

3. Drs. Sudarto, M.Si. selaku Ketua Jurusan Ilmu Administrasi FISIP UNS, yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk menyusun skripsi ini 4. Drs. Supriyadi SN. SU. selaku Dekan FISIP, yang telah memberikan

commit to user

vii

5. Segenap Dosen Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP UNS, yang telah memberikan dan mencurahkan ilmunya.

6. Kepala Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta, yang telah memberikan ijin untuk penelitian di Kantor Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta 7. Bapak Agung Riyadi, S.Sos, SH, MM dan Ibu Sri Widyaningsih yang

telah meluangkan banyak waktunya untuk memberikan keterangan dan membantu dalam pengumpulan informasi yang sangat berguna dalam penyusunan dan penyelesaian skripsi ini

8. Seluruh karyawan di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang memberikan kemudahan penulis dalam melakukan penelitian

9. Berbagai pihak yang turut membantu menyelesaikan penyusunan skripsi ini yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu

Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini jauh dari kesempurnaan. Maka dari itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan di masa yang akan datang. Akhirnya, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, Januari 2011

commit to user

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

MOTTO... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

ABSTRAK ... xiii

ABSTRACT ... xiv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Perumusan Masalah ... 8

C. Tujuan Penelitian ... ... 8

D. Manfaat Penelitian. ... ... 9

E. Tinjauan Pustaka ... ... 10

F. Kerangka Pemikiran ... ... 36

commit to user

ix BAB II DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

A. Gambaran Umum Kondisi Daerah ... 45

I. Kondisi Umum Kota Surakarta ... 45

II. Kondisi yang Diinginkan dan Proyeksi ke Depan ... 46

B. Profil I. Sejarah dan Latar Belakang ... 47

II. Profil ... 49

III. Maksud dan Tujuan ... 49

IV. Landasan Hukum ... 50

V. Hubungan Renstra SKPD dengan Dokumen Perencanaan Lainnya... 50

C. Visi, Misi, Tujuan, Strategi dan Kebijakan I. Visi dan Misi SKPD ... 51

II. Tujuan dan Sasaran ... 52

III. Strategi ... 53

IV. Kebijakan ... 52

D. Tugas dan Fungsi SKPD 1. Struktur Organisasi ... 55

2. Susunan Kepegawaian dan Perlengkapan ... 56

3. Tugas dan Fungsi ... 57

commit to user

x BAB III PEMBAHASAN

Implementasi Pengadaan di Bagian Organisasi 61

 Pelaksanaan Pengadaan Barang di Bagian Organisasi80

Setda Kota Surakarta... 64 a. Pengadaan Papan Nama Perangkat Daerah ... 66 b. Pengadaan Komputer dan Printer ... 89 c. Pengadaan Jasa Konsultasi Sertifikasi dan ISO

bagi Unit Pelayanan Publik ... 97 BAB IV PENUTUP

A.Kesimpulan ... 102 B.Saran ... 104 DAFTAR PUSTAKA

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel I.1 Panitia Pengadaan 32

Tabel III.1 Pengadaan barang dan Jasa Di Bagian Organisasi Setda

Kota Surakarta (Tahun 2008/2009) 63

Tabel III.2. Jadwal Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah di Bagian Organisasi Setda Kota

Surakarta Tahun Anggaran 2009 69

Tabel III.3. Daftar Calon Penyedia Barang/Jasa Prakualifikasi tanggal

17 September 2009 75

Tabel III.4 Hasil Kualifikasi Pengadaan Papan Nama Perangkat Daerah

Kota Surakarta tanggal 24 September 2009 77 Tabel III.5. Pekerjaan Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota

Surakarta 79

Tabel III.6 Hasil Pembukaan Sampul Penawaran Pembuatan Papan

Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta 81

Tabel III 7. Hasil Evaluasi Penawaran Pembuatan Papan Nama

Perangkat Daerah Kota Surakarta 83

Tabel III.8 Jadwal Kegiatan Pengadaan Barang/JasaPenyediaan Peralatan dan Perlengkapan KantorPada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009 (Pengadaan

Komputer dan Printer) 90

Tabel III. 9 Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Penyediaan Peralatan dan Perlengkaann Kantor pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009 (Pengadaan

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar I.1 Model Manajemen Strategis 16

Gambar I.2 Diagram Analisis SWOT 18

Gambar I.3 Bagan Pengadaan Barang 24

Gambar I.4 Peta Pengaturan Keppres No 80. Tahun 2003 27

Gambar I.5 Kerangka Pikir 36

Gambar I.6 Analisis Penelitian 44

commit to user

xiii

NUR HIDAYAT HADI PRASETYO D0104099 “Manajemen Strategis

Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta ”.

SKRIPSI 105 halaman Jurusan Ilmu Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta. 2010.

Penelitian ini mengkaji dan menjawab permasalahan mengenai pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di Kantor Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009. Penelitian ini mempunyai tujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta (apakah sudah sesuai dengan Keppres No. 80 Tahun 2003 atau belum). Sesuai dengan teori manajemen strategis mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi.

Penelitaian ini menggunakan teori dari implementasi manajemen strategi dengan mengambil sampel tiga pengadaan barang dan jasa yang terjadi pada tahun anggaran 2009 dengan metode yang berbeda-beda. Hal tersebut untuk mengetahui kesesuaian prosedur pengadaan barang/jasa dengan prosedur yang tercantum dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003. Agar indikator keberhasilannya tercapai.

Jenis penelitian ini berbentuk deskriptif kualitatif. Pengambilan sampel dilakukan dengan metode purposive sampling, untuk validitas data dilakukan dengan trianggulasi data. Data primer dilakukan dengan menggunakan observasi dan wawancara secara mendalam terhadap beberapa informan seperti pegawai di kantor Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dan karyawan dari instansi lain yang membantu pelaksanaan pengadan barang dan jasa di kantor Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta. Sedangkan data sekunder dikumpulkan dengan melihat dan memeriksa arsip dan dokumen yang berhubungan dengan materi penulisan skripsi. Analisis data dengan menggunakan model analisis interaktif.

Dari hasil penelitian ini, implementasi pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi sudah dilaksanakan sesuai prosedur Keppres. Sedangkan hambatan-hambatan yang terjadi juga dapat diminimalisir dengan bantuan dari instansi lain serta kinerja pegawainya. Maka dapat diketahui bahwa pada dasarnya pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun 2009 telah sesuai peraturan yang tercantum dalam Keppres No.80 Tahun 2003, karena berdasarkan data-data yang diperoleh, prosedur-prosedur yang ditempuh serta kepanitiaan yang dibentuk oleh Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah dilakukan sesuai dengan ketentuan di Keppres Nomor 80 Tahun 2003, tentang prosedur masing-masing metode yang digunakan.

Dari beberapa hambatan dan kelemahan yang terjadi selama pelaksanaan pengadaan barang/jasa mungkin dapat diminalisir dengan beberapa saran dari penulis. Permasalahannya adalah kurangnya pegawai yang bersertifikasi, oleh karena itu perlu adanya diklat-diklat dan lokakarya untuk menunjang kemampuan agar mendapat sertifikat. Dengan demikian tujuan diberlakukannya Keputusan Presiden ini dapat dilakukan secara efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel sudah tercapai.

commit to user

xiv

NUR HIDAYAT HADI PRASETYO D0104099 “Manajemen Strategis

Pengadaan Barang / Jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta”,

Thesis : 105 pages, Administration Department Faculty of Sciences & Politics. Sebelas Maret University Surakarta 2010.

This research analyzed & answered problems about the realization of goods & service provisions in the office of Surakarta Secretariat Organization Division in 2009. The objective of this research was to find out wether the realization was already in accordance with Keppres No. 80 / 2003 or not. Based on strategic management theory starting from the planning, realization until evaluation.

This research used theories from strategic management process by taking three samples of the realization of goods & service in 2009 with different methods. It was applied to find out the congruity of the realization procedure with the procedure in duded on Keppres No. 80/2003 in order to reach it‟s success indicator.

This research is a descriptive qualitative one. The sample was carried out using purposive sampling method while the data validation was carried out using data triangulation. The primary data was taken by observation & deep interview to some informants such as the Surakarta Secretariat Organization Division‟s employees & other employees from other institutes that help the realization of goods & service. Meanwhile, the secondary data was taken by looking & checking at the file & documents which correlated with thesis material. Data analysis was conducted by using interactive analysis model.

Based on this research, thus it can be seen that basically the realization of goods & services in Surakarta Secretariat Organization Division in 2009 was in accordance with the rules metoded Keppres No. 80/2003. It was due to the data taken, the procedures taken as well as the committee formed where in accordance with Keppres No. 80/2003.

The problems & weaknesses aroused during the process of the realization of goods & service my be minimalized by some of writer‟s suggestions. Therefore the aim of Keppres executor was to make some or the whole of the realization out efficiently, effectively, openly & competitively, transparently, fairly, accountable has been achieved.

commit to user

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di era globalisasi seperti pada saat ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mendorong berbagai organisasi-organisasi besar di dunia (baik yang profit maupun non profit) sangatlah cepat. Sistem komunikasi dan perangkat kerjanya pun sudah dilengkapi dengan peralatan dan barang-barang yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan organisasi demi mencapai tujuan. Banyak organisasi yang ada di Indonesia untuk selalu berkompetisi dalam semua kegiataannya. Organisasi dituntut untuk lebih mengembangkan diri dan mengakses berbagai macam informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja mereka. Dengan adanya peningkatan kinerja, maka berbagai kegiatan yang akan dan telah dilakukan akan sesuai dengan tujuan utama berdirinya suatu organisasi yaitu memberikan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat.

Dalam sebuah organisasi apapun bentuknya dalam melaksanakan kegiatan memerlukan sarana dan prasarana pendukung, baik berupa dana, barang maupun sumber daya manusia. Kegiatan atau aktivitas suatu entitas / organisasi, baik entitas swasta maupun entitas pemerintah, yang sehari-harinya melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya (tupoksi), akan selalu dijumpai suatu kegiatan yang aktivitasnya melakukan pengadaan (procurement).

commit to user

2 Dalam setiap organisasi baik yang berupa perusahaan, instansi non perusahaan, perkumpulan, maupun badan-badan lainnya, terdapatlah sekelompok orang yang yang dalam menjalankan tugas/kegiatannya membutuhkan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya tujuan organisasi itu telah dapat diketahui dari nama organisasi itu sendiri. Kerjasama yang teratur inilah mutlak diperlukan agar dalam mencapai tujuan organisasinya dapat efisien. Disamping perlunya kerjasama, merekapun memerlukan fasilitas-fasilitas seperti : membutuhkan perlengkapan material, uang, ruang, waktu, metode dan lain sebagainya. Tanpa fasilitas inipun tujuan tidak dapat tercapai dengan efisien.(Ibnu Syamsi, 1994 : Hal 1)

Di Kota Surakarta, banyak bermunculan organisasi-organisasi yang berusaha memberikan pelayanan secara maksimal kepada masyarakat baik itu organisasi swasta maupun organisasi Pemerintah Daerah Kota Surakarta. Bermunculannya berbagai macam organisasi baik swasta maupun pemerintah menuntut setiap organisasi tersebut untuk memperbaharui diri di waktu sekarang dan yang akan datang agar mampu meningkatkan kualitas pelayanan dan produk ata pelayanannya, sehingga dapat bersaing dengan organisasi lain. Salah satunya hal yang dapat dilakukan oleh organisasi tersebut adalah dengan meningkatkan kinerja mereka.

Salah satu upaya dalam meningkatkan kinerja pada suatu organisasi, adalah dengan memenuhi fasilitas sarana dan prasarana kantor. Apabila fasilitas kantor dan perlengkapannya kurang memadai, bukan tidak mungkin akan terjadi kemunduran suatu organisasi, karena produk/pelayanan yang dikeluarkannya pun bisa jadi berkualitas rendah dan tidak memuaskan.

commit to user

3 Selain pengadaan barang, juga perlu diperhatikan peningkatan kualitas SDM yang ada dengan adanya pengadaan jasa konsultasi yang dalam penulisan ini penulis menjelaskan tentang pengadaan jasa sertifikasi ISO. Maka demi terciptanya situasi kerja yang kondusif, maka diadakan pengadaan barang/jasa. Dengan pengadaan barang/jasa, pemenuhan kebutuhan kantor dapat meminimalisir kesenjangan yang terjadi antara atasan dengan pegawainya, tentunya dengan memperhatikan kepentingan serta kinerjanya, artinya pengadaan barang/jasa tersebut harus memperhatikan tingkat eselon pegawai di organisasi serta barang tersebut sudah memenuhi sertifikasi standardisasi yang telah ditentukan.

Seperti halnya pada salah satu instansi tempat penulis melakukan penelitian di Pemerintah Daerah Kota Surakarta, yaitu Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta. Karena pada bagian tersebut memiliki aktifitas yang sangat padat, yang bertanggung jawab dalam mengolah data-data SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) se-Surakarta, yang juga memiliki tugas-tugas lain yang harus dilaksanakan secepatnya, sebaik mungkin dan menghasilkan kualitas hasil yang memuaskan. Maka untuk selalu meningkatkan kualitas produknya, Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dituntut untuk selalu meningkatkan hasil produknya/pelayanannya. Oleh karena itu jalan yang ditempuh adalah dengan menambah kuantitas maupun kualitas sarana atau fasilitas barang serta kualitas SDM yang dapat menunjang kinerja para pegawainya. Karena Bagian Organisasi adalah tempat arsip-arsip data seluruh SKPD di Surakarta.

commit to user

4 Bagian organisasi adalah suatu instansi yang bernaung di bawah Sekretariat Daerah Kota Surakarta, yang mana tempat tersebut adalah tempat penulis dalam melakukan Kuliah Kerja Administrasi (KKA), hal tersebut adalah salah satu alasan kenapa penulis melakukan penelitian di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta, karena harapan penulis adalah supaya lebih mudah melakukan penelitian untuk mendapatkan data-data sekunder maupun primer karena pegawai Bagian Organisasi sangat kooperatif dalam membantu penulis. Selain itu banyak fenomena yang ditemukan di kantor tersebut pada saat KKA, tetapi penulis memutuskan untuk mengambil salah satu objek masalah yaitu pengadaan barang sebagai bahan penulisan skripsi. Karena Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta ternyata juga melakukan pengadaan barang sendiri.

Alasan penulis meneliti tentang pengadaan barang di Bagian Organisasi karena penulis ingin mengetahui implementasi pengadaan barang yang dilaksanakan pada instansi pemerintah. Karena pada implementasi pegadaan barang biasanya terdapat penyimpangan-penyimpangan yang bisa merugikan negara. Karena selama ini sudah akrab di telinga kita berbagai bentuk penyalahgunaan kekuasaan dalam kaitan dengan pengadaan barang. Ada istilah mark up harga, manipulasi, pengadaan yang tak ditenderkan, ketidaksesuaian barang yang dibeli dengan harga, konspirasi antar rekanan dan sebagainya, yang sarat dengan berbagai penyelewengan. Kenyataan ini banyak terjadi pada instansi-instansi pemerintah. Padahal pemerintah telah mengeluarkan kebijakan baru pengadaan barang/jasa pemerintah melalui Keppres No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

commit to user

5 Barang/Jasa Pemerintah sebagai pengganti Keppres sebelumnya yaitu Keppres No. 18 Tahun 2000. Melalui penerapan Keppres yang baru tersebut diharapkan proses pengadaan barang/jasa oleh instansi pemerintah bisa memberikan hasil yang lebih menguntungkan bagi negara dan bisa menghindari kerugian negara akibat pelaksanaan yang tidak benar. Meskipun Keppres 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah didiseminasikan dan diberlakukan sejak tahun 2004, namun hingga saat ini masih ditemui berbagai permasalahan dan kendala dalam penerapannya bahkan menimbulkan sanksi hukum bagi pelaksananya.

Permasalahan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah tidak akan terjadi apabila para pelaksana memahami dan melaksanakan sepenuhnya prinsip dasar pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003 yaitu efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparant, adil dan tidak diskriminatif serta akuntabel. Oleh karena itu penelitian ini untuk mengetahui kesesuaian implementasi pengadaan barang yang dilaksanakan Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dengan prosedur yang ada pada Keppres No. 80 Tahun 2003.

Dalam kaitannya dengan teori yang didapat pada perkuliahan administrasi negara, penulis akan memfokuskan pada implementasi pengadaan barang dan mengkaitkannya dengan salah satu mata kuliah yaitu manajemen strategis. Karena biasanya dalam implementasi kegiatan yang riskan seperti pengadaan barang membutuhkan manajemen yang benar-benar direncanakan dengan matang, serta strategi yang tepat agar hasilnya sesuai dengan yang

commit to user

6 diharapkan, tidak merugikan negara karena pemborosan dan dapat dipertanggungjawabkan. Teori yang mendukung pengambilan masalah ini ada dalam buku Manajemen Strategis (Sondang, P Siagian: 2004, 102) yang mengungkapkan bahwa orientasi suatu strategi adalah implementasinya.

Alasan yang mendasari penulis mengkaitkan implementasi pengadaan barang dengan teori manajemen strategis, karena menurut penulis suatu organisasi sebaiknya menggunakan manajemen strategis agar dapat menghadapi perubahan yang tengah berlangsung. Karena organisasi tidak akan menjadi pendukung yang efektif bagi kesejahteraan publik apabila organisasi tersebut tidak mau meningkatkan kemampuannya untuk berpikir dan bertindak strategis (tidak mengikuti perkembangan lingkungan). Dalam menghadapi perubahan tersebut, pasti akan banyak sekali tantangan dan hambatan yang menuntut organisasi tersebut untuk menghadapi dan mengatasi tantangan dan hambatan tersebut. Pada organisasi publik seperti Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta yang diberi mandat sebagai pengelola pengadaan barang, yang mana rentan sekali dengan KKN, menuntut adanya suatu efektifitas dan efisiensi serta akuntabilitas dalam perencanaan serta implementasinya. Maka diperlukan adanya suatu manajemen strategis pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta.

Sebelum tahun 2006, dalam hal pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dalam mengajukan Rencana Kebutuhan Barang Umum (RKBU) harus mematuhi prosedur dari pusat, yaitu harus melalui perijinan dari Bagian Umum Setda Kota Surakarta terlebih dahulu. Kemudian Bagian Umum tersebut mengajukan kebutuhan barang dari seluruh

commit to user

7 Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah Kota Surakarta. Pengajuan tersebut diajukan kepada Tim Anggaran Pemerintah Kota untuk diadakan verifikasi. Dari verifikasi tersebut dibuat Rencana Kerja (Renja) SKPD. Kemudian disusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) SKPD yang dituangkan dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belaja Daerah (RAPBD).

Mulai tahun 2007 pengajuan pengadaan barang diserahkan kepada masing-masing SKPD dengan mekanisme yang sama, hanya tidak perlu melalui perijinan di Bagian Umum terlebih dahulu, namun bisa langsung mengajukan RKBU kepada Tim Anggaran Pemerintah Kota. Dari Tim Anggaran tersebut masih diadakan seleksi untuk memprioritaskan kebutuhan barang apa saja yang sekira nya perlu untuk segera diadakan dan tidak atau belum perlu untuk diadakan pada saat itu. Dengan diadakannya skala prioritas kebutuhan barang masing-masing instansi tersebut juga mempertimbangkan anggaran yang ada agar tercapai pemenuhan kebutuhan barang yang efektif dan efisien.

Maka setiap organisasi memerlukan adanya suatu langkah awal yang memprioritaskan langkah-langkah apa saja yang akan diambil Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta yang melaksanakan kegiatan pengadaan barang. Langkah tersebut adalah dengan membuat perencanaan strategis. Agar dalam perencanaannya dan implementasinya dapat berjalan dengan lancar dan dapat dipertanggung jawabkan. Indikator keberhasilan tersebut sangat terkait/dilihat dari sejauh mana peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan

commit to user

8 yang dihasilkan dari pengadaan barang tersebut, serta tercapainya pengadaan barang yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel untuk mencapai sasaran.

Beberapa permasalahan di atas merupakan hal yang wajar terjadi dalam setiap organisasi dalam rangka pengadaan barang. Tetapi setiap organisasi, termasuk Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta berusaha mengantisipasinya dengan melaksanakan manajemen strategis.

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis tertarik untuk meneliti tentang bagaimanakah implementasi pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta yang dikaitkan dengan teori manajemen strategis. Karena selama ini kegiatan pengadaan barang adalah salah satu kegiatan yang krusial, yang menuntut adanya efektif dan efisien anggaran, selain rentan terhadap KKN, dan menuntut adanya transparansi, sehingga harus ada pertanggungjawaban yang mengacu pada pedoman yang mana semua itu dapat dilihat dari perencanaan strategis pada organsiasi tersebut.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah adalah pokok-pokok bahasan yang akan dibahas dalam penelitian ini. Dari latar belakang diatas, penulis akan mengambil perumusan masalahnya sebagai berikut :

“Bagaimanakah Implementasi Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta dengan ditinjau menggunakan teori manajemen strategis”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Operasional penelitian ini akan mengarahkan kajiannya secara teliti untuk :

commit to user

9 a. Mengetahui sistem manajemen strategis pengadaan barang yang dilaksanakan di Setda Kota Surakarta, khususnya di Bagian Organisasi.

b. Mengetahui mekanisme pengadaan barang demi meningkatkan kinerja pegawai di Setda Kota Surakarta melalui.

c. Mengetahui sejauh mana fungsi manajemen strategis dalam pengadaan barang yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.

2. Tujuan Individual dari penulis adalah :

a. Untuk memenuhi persyaratan guna meraih gelar Sarjana di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. b. Dapat menambah perbendaharaan bagi khasanah ilmu pengetahuan

sosial pada umumnya dan ilmu administrasi pada khususnya

c. Dapat memberikan masukan bagi institusi lokal khususnya Bagian Organisasi Setda kota Surakarta

D. Manfaat Penelitian

Dengan adanya perumusan dan tujuan diadakannya penelitian ini, maka penelitian ini diharapkan mampu memberikan berbagai manfaat sebagai berikut :

1. Manfaat teoritis

a. Menambah pengetahuan tentang Manajemen Strategis Pengadaan Barang yang dilaksanakan di Setda Kota Surakarta, khususnya di Bagian Organisasi

b. Memberikan sumbangan pemikiran yang nantinya dapat digunakan untuk membantu bagi penelitian selanjutnya yang sejenis

c. Memenuhi salah satu tugas dalam menyelesaikan dan mencapai gelar sarjana bagi penulis

2. Manfaat praktis

Hasil penelitian mengenai Manajemen Strategis Pengadaan Barang yang dilaksanakan di Setda Kota Surakarta dapat digunakan

commit to user

10 sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam pengembangan dan perbaikan program pengadaan barang, khususnya di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta.

E. Tinjauan Pustaka 1. Landasan Teori

Dalam tinjauan pustaka ini, akan digunakan teori untuk mendukung penelitian ini. Teori merupakan serangkaian pernyataan yang saling berhubungan yang menjelaskan mengenai sekelompok kejadian. Semakin banyak kejadian yang dapat dijelaskan dan semakin sedikit pernyataan, berarti teorinya semakin baik (Saifuddin Anwar, 2001 : 39-40). Sedangkan menurut Masri Singarimbun (1989), teori adalah seperangkat asumsi, konsep, konstrak, definisi, dan proporsi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara menghubungkan antar konsep.

Untuk mendukung dan membantu merumuskan pemikiran dalam penelitian mengenai manajemen strategis pengadaan barang yang dilaksanakan di Setda Kota Surakarta, khususnya di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarata. Maka akan digunakan teori-teori yang berkaitan dengan penelitian ini. Adapun teori-teori untuk menjelaskan Manajemen Strategis pengadaan barang yang dilaksanakan di Setda Kota Surakarta, khususnya di Bagian Organisasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

commit to user

11

a. Manajemen Strategis i. Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti „seni melaksanakan dan mengatur‟. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Pengertian manajemen sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan terhadap upaya-upaya yang dilakukan anggota organisasi dan penggunaan segala macam sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi. (James A.F. Stoner, 1992:8)

Dalam permasalahan yang diangkat oleh penulis, memfokuskan pada pelaksanaan dari perencanaan tersebut. Perencanaan adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara

commit to user

12 keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari pada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan. (P. Sondang Siagian.1995, pada Http://ruwana.blogspot.com)

Jadi dalam konsep manajemen strategis ini, perencanaan diartikan sebagai suatu rencana yang dibuat dengan berbagai pertimbangan prioritas yang dikaitkan dengan visi misi serta tujuan organisasi yang akan dicapai. Jadi perbedaan antara konsep perencanaan dalam manajemen strategis dengan konsep perencanaan dalam manajemen biasa terletak pada bagaimana memanaj prioritas sumber daya dengan tujuan organisasi. Dalam kaitannya dengan pengadaan Barang, sangat membutuhkan konsep manajemen yang benar-benar menunjang proses pengadaan barang tersebut dapat berjalan lancar demi terciptanya pengadaan barang yang efektif dan efisien

ii. Strategi

Dalam konsep manajmen strategis, tidak lepas dengan konsep strategis yang diusung. Tergantung penerapan strategis mana yang akan digunakan. Ada beberapa konsep mengenai definisi strategi. Konsep strategi menurut Chandler (1962) dalam Freddy Rangkuti (2007)

commit to user

13 adalah, Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut, serta prioritas alokasi sumber daya. Jadi dalam konsep ini, strategi direncanakan atau dibuat untuk kebutuhan organisasi dalam jangka panjang dengan mengutamakan kekuatan dari sumber daya yang dimiliki. (http://wartawarga.gunadarma.ac.id)

Sedangkan menurut Argyris (1985), Mintzberg (1979), Steiner dan Miner (1977), Strategi merupakan respon secara terus-menerus maupun adaptif terhadap peluang dan ancaman eksternal setra kekuatan dan kelemahan internal yang dapat mempengaruhi organisasi. Jadi definisi strategi di sini merupakan perencanaan yang sewaktu-waktu dapat berubah-ubah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan yang dapat mempengaruhi organisasi.

Sedangkan dalam jurnal Strategy-Comprehensiveness Fit and Performance oleh Mahmood S. Bahaee (1992)

“Strategic orientation refers to a firm’s particular patterns of

behaviour—the tendency of an organisation to discover, develop and maintain a set of consistent responses to va rious environmental events.”

Yang diterjemahkan:

“Orientasi strategi mengacu pada pola perilaku tertentu suatu perusahaan kecenderungan suatu organisasi untuk menemukan, mengembangkan dan mempertahankan satu set konsisten tanggapan terhadap berbagai peristiwa lingkungan.”

Jadi definisi strategi di sini merupakan perencanaan yang sewaktu-waktu dapat berubah-ubah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan yang dapat mempengaruhi organisasi.

commit to user

14

iii. Manajemen Strategi

Dalam setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun non pemerintah, Strategi memiliki kaitan yang erat dengan konsep perencanaan dan pengambilan keputusan, sehingga strategi berkembang menjadi manajemen strategi. Husein Umar (1996:86) menyatakan bahwa manajemen strategik adalah suatu seni dan ilmu dalam hal pembuatan (formulating) penerapan (implementing), dan evaluasi (evaluating) keputusan-keputusan strategis antar fungsi yang memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuannya di masa datang.

Hal yang hampir sama juga diungkapkan oleh Pearce and Robinson (1997:20), manajemen strategi bisa diartikan sebagai sekumpulan keputusan dan tindakan yang menghasilkan formulasi dan implementasi rencana yang dirancang untukmencapai sasaran-sasaran perusahan. (http://wapedia.mobi/id/Manajemen)

Manajemen Strategis adalah suatu cara untuk mengendalikan organisasi secara efektif dan efisien, sampai kepada implementasi garis terdepan, sedemikian rupa hingga tujuan dan sasarannya tercapai. (Salusu, 1996 pada http://ruwana.blogspot.com)

Pernyataan yang serupa juga diungkapkan oleh Glueck & Jauch (1991:6), yang menyebutkan bahwa manajemen strategi adalah arus keputusan dan tindakan yang mengarah pada perkembangan suatu strategi atau strategi-strategi yang efektif untuk membantu mencapai sasaran perusahaan. (http://ruwana.blogspot.com)

commit to user

15 Pengertian manajemen strategi yang lebih rinci dinyatakan oleh Mulyadi (2001:40). Beliau mendefinisikan manajemen strategi sebagai suatu proses yang digunakan oleh manajer dan karyawan untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi dalam penyediaan costumer value terbaik untuk mewujudkan visi organisasi. Dari definisi tersebut terdapat empat (4) frasa penting berikut ini:

 Manajemen Strategi merupakan sebagai proses

 Proses digunakan untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi.

 Strategi digunakan untuk menyediakan costumer value terbaik guna mewujudkan visi organisasi.

 Manajer dan karyawan adalah pelaku manajemen strategi.

Jadi manajemen strategis muncul sebagai reaksi terhadap perubahan lingkungan yang sangat dinamis, yang mengharuskan organisasi untuk selalu melakukan pengamatan dan evaluasi terhadap lingkungan eksternal untuk menentukan strategi dengan kekuatan dan kelemahan yang dia miliki. Manajemen strategis adalah serangkaian keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja perusahaan dalam jangka panjang. Manajemen strategis menekankan pada pengamatan dan evaluasi peluang dan ancaman lingkungan dengan melihat kekuatan dan kelemahan perusahaan. Kebijakan bisnis, sebaliknya berorientasi pada manajemen umum dan cenderung melihat ke dalam dan lebih menekankan pada integrasi yang sesuai bagi banyak aktivitas fungsional dalam perusahaan.

Manajemen Strategis tidak hanya digunakan dalam pengembangan organisasi bisnis, pada dua dekade terakhir, organisasi sektor publik menerapkan Manajemen Strategis dalam rangka untuk

commit to user

16 meningkatkan kinerja organisasi, hal ini dilakukan karena didorong oleh adanya lingkungan yang berubah secara cepat. Pada dasarnya Manajemen Strategis berhubungan dengan upaya memperkuat kelangsunagn hidup dan keefektifan organisasi, terutama dalam menetapkan, mencapai, memantau tujuan strategi organisasi. Manajemen Strategi mengintegrasikan semua proses lain dengan pendekatan yang sistematis, koheren dan efektif. Kemampuan Manajemen Strategi adalah hal yang penting dalam memperkuat kesesuaian antara organisasi dengan stakeholders eksternalnya serta keesuaian dengan mandat, nilai, Visi dan Misi organisasi. (Buku Pedoman bahan kuliah Manajemen Strategis)

Secara terperinci, Model Manajemen Strategi dapat digambarkan pada gambar di bawah ini :

Gambar I. 1

Model Manajemen Strategi

Sumber : Buku Manajemen Strategis (Sondang P, Siagian: 2004, 31)

Visi dan Misi Tujuan

Lingkungan

Internal Lingkungan _Eksternal Kondisi Sekarang

Kondisi Masa Depan

Analisis dan Pilihan Strategik Formulasi dan

kebijakan

Implementasi

commit to user

17 Salah satu langkah awal dalam manajemen strategis adalah dengan menetapkan Visi dan Misi organisasi. Adapun perencanaan strategis pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta disesuaikan dengan tujuan serta Visi dan Misi Organisasi seperti yang tercantum dalam Rencana Kerja Satuan Perangkat Daerah (Renja SKPD) 2007, Visi Bagian Organisasi dalam rangka pengadaan barang

ini adalah “Terwujudnya Organisasi. Perangkat Daerah Kota

Surakarta yang efektif dan efisien dalam pelayanan prima”

Sedangkan Misi Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dalam rangka Pengadaan Barang adalah :

1. Mewujudkan kelembagaan perangkat Daerah yang cerdas, tanggap, dan jejaring

2. Membuat pedoman ketatalaksanaan organisasi perangkat daerah yang mudah, cepat dan pasti

3. Melaksanakan Analisa Jabatan pada Perangkat Daerah dalam rangka standardisasi kerja

Selain menentukan Visi dan Misi organisasi, yang langkah awal perencanaan strategis adalah dengan memilih atau menetapkan tujuan-tujuan organisasi, yang mana tujuan organisasi tersebut sudah jelas, seperti yang tercantum dalam Model Dokumen Pengadaan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Edisi 2007:

“Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu tahap yang menentukan efisiensi dan efektifivitas pelaksanaan anggaran dan belanja negara. Tahap ini menjadi semakin penting dengan manakala belanja dapat diarahkan untuk membangun dunia usaha dan daya saing nasional sehingga diperlukan proses pengadaan yang terbuka dan bersaing, transparan serta adil/non

commit to user

18 diskriminatif. Pada akhirnya, kesemuanya bermuara kepada meningkatnya akuntabiltas pengelolaan keuangan negara.” Dari sini dapat dilihat bahwa tujuan diadakannya perencanaan strategis pengadaan barang adalah tercapainya pengadaan barang yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel untuk mencapai sasaran.

Langkah selanjutnya pada manajemen strategis, dikenal dengan adanya analisis lingkungan, yaitu analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) atau Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman. Hal tersebut merupakan syarat mutlak dalam suatu manajemen strategis dalam mengetahui posisinya dalam lingkungan agar nantinya dapat menyesuikan dengan pilihan strategi yang nantinya akan dipilih. Analisis SWOT dapat disajikan pada gambar berikut:

Gambar I. 2

Diagram Analisis SWOT

Sumber : Buku Manajemen Strategis (Sondang, P. Siagian: 2004,176)

Setelah melakukan analisis SWOT, barulah melaksanakan implementasi sesuai dengan perencanaan strategi untuk kemudian dievaluasi dan diumpan balik kepada visi misi serta tujuan untuk mengetahui indikatornya.

WEAKNESS (kelemahan)

STRENGTH (kekuatan)

THREAT (ancaman) OPPORTUNITY

commit to user

19 Dalam menentukan pilihan strategi pada suatu organisasi hendaknya pimpinan suatu organisasi senantiasa memperhatikan perkembangan atau kemunduran yang terjadi pada lingkungan organisasi, serta berusaha mencari kesesuaian antara kekuatan internal (kekuatan dan kelemahan) perusahaan dan kekuatan-kekuatan eksternal (peluang dan ancaman) suatu lingkungan. Suatu organisasi dapat mengembangkan strategi untuk mengatasi ancaman eksternal dan merebut peluang yang ada. Proses analisis, perumusan dan evaluasi strategi-strategi itu disebut perencanaan strategis. Tujuan utama perencanaan strategis adalah agar organisasi dapat melihat secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal, sehingga organisasi dapat mengatasi perubahan lingkungan eksternal.

Sebelum membahas tentang fokus penelitian (implementasi ), penulis menyajikan analisis lingkungan di Bagian Organisasi tentang kekuatan (strength) dan peluang (opportunity)dari lingkungan yang mendukung dalam rangka pemenuhan kebutuhan pengadaan barang. Antara lain adalah :

1. Karena Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta merupakan salah satu Asisten Administrasi dari Setda Kota Surakarta yang juga bertanggung jawab menangani pengadaan barang dan sebagai tempat menyusun Buku Besar Standardisasi Indeks Biaya Pengadaan Barang dan Honorarium. Dari sini dapat dilihat bahwa kekuatan Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dalam rangka pengadaan barang terletak pada penguasaan materi dan kelengkapan data-data mengenai pengadaan barang.

2. Selain itu, sebagian staf kantornya memiliki bekal pengetahuan yang cukup mengenai pengadaan barang. Karena sebagian staf

commit to user

20 tersebut adalah Panitia Pengadaan Barang yang telah lulus sertifikasi menjadi Panitia Pengadaan (Agung Riyadi, S.Sos,SH.MM).

3. Staf kantornya mempunyai pengalaman yang cukup mengenai prosedur pengadaan barang dan memiliki itegritas moral yang baik. 4. Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta mempunyai wewenang dalam melakukan seleksi terhadap penyedia barang mengenai kualitas dan harga barang yang sesuai dengan standardisasi.

5. Tersedianya anggaran

6. Adanya hasil Analisa Jabatan Sarana dan Prasarana, yang menjadi pedoman dalam perencanaan pengajuan pengadaan barang kepada Tim Anggaran.

Sedangkan pada lingkungan di Bagian Organisasi juga tidak sedikit ancaman dan hambatan yang harus dihadapi. Antara lain adalah:

1. Tidak sesuainya spesifikasi barang dengan tingkat kebutuhan kantor dan pegawai.

2. Sulit menentukan harga pasar, karena harga di pasar relatif berubah-ubah dan fluktuasi harga yang berubah-ubah.

3. Adanya keterlambatan dalam pemenuhan kebutuhan pengadaan barang. Jadi keterlambatan tersebut berpotensi menghambat kinerja para pegawanya. Resikonya adalah apabila dalam pemenuhan kebutuhan barang sudah tidak memenuhi syarat dalam spesifikasinya.

4. Adanya seleksi dari Tim Anggaran. Jadi tidak semua pengajuan RKPBU dikabulkan oleh Tim Anggaran. Ada beberapa hal yang dianggap prioritas bagi instansi, namun belum tentu dianggap prioritas bagi Tim Anggaran.

5. Adanya konspirasi dari pihak luar (rekanan) untuk memenangkan salah satu rekanan dan hasilnya dinikmati mereka bersama. Hal ini beresiko dengan kualitas barang yang diterima.

commit to user

21 Selain itu, akan adanya kekhawatiran kesenjangan antar tingkat eselon. Oleh karena itu perlu diadakannya manajemen strategis dalam pengadaan barang guna meminimalisir ancaman dan hambatan yang ada dengan mengoptimalkan kekuatan dan peluang yang ada di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta.

iv. Implementasi Strategi

Implementasi strategi, menetapkan atau merumuskan tujuan perusahaan tahunan (annual objective of business), memikirkan dan merumuskan kebijakan, motivasi karyawan serta mengalokasikan sumberdaya sehingga strategi yang telah diformulasikan dapat dilaksanakan. Implementasi strategi meliputi budaya yang mendukung pengembangan organisasi, menciptakan struktur organisasi yang efekti, mempersiapkan anggaran, mengembangkan dan memanfaatkan sistem informasi, serta memotivasi individu agar mau melaksanakan dan berkerja sebaik mungkin sesuai ketentuan yang berlaku.

v. Pengadaan Barang/jasa

Agar berjalan dengan baik, suatu organisasi pasti tidak terlepas dari pengadaan barang maupun jasa. Salah satu poin penting dari penelitian ini adalah tentang pengadaan barang. Pengadaan barang dalam suatu organisasi dilakukan melalui pembelian barang dari pihak lain. Karena pengadaan barang penting bagi terlaksananya suatu pemerintahan yang baik. Maka pengadaan barang tersebut penting bagi pemerintahan yang berusaha untuk mewujudkan good governance

commit to user

22 Dalam M. Ichram halaman: 68, Pengadaan diartikan “Segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-undangan yang berlaku”.

Pengelolaan pengadaan barang merupakan hal yang penting, karena akan mempengaruhi efektivtas dan efisiensi pelaksanaan pembangunan, dan pada akhirnya akan mempengaruhi sukses atau gagalnya bangsa ini dalam mencapai berbagai sasaran dan tujuan pembangunan. Pembangunan diterjemahkan dalam berbagai kebijakan, program, dan proyek-proyek. Proyek adalah satuan investasi terkecil yang terdiri dari sejumlah bagian ataupun kegiatan yang bersifat operasional, termasuk kegiatan pengadaan barang dan jasa, karena itu sistem dan proses pengelolaannya akan secara langsung dan signifikan mempengaruhi tingkat kesuksesan atau pun kegagalan pembangunan. Penerapan prinsip-prinsip good governance secara konsisten dalam pengelolaan kebijakan, program, dan proyek pembangunan, termasuk dalam pengelolaan pengadaan barang, dimaksudkan untuk menghindarkan kegagalan pembangunan seperti dialami di masa lalu.

Pada awalnya Pengadaan barang dalam instansi pemerintah di Indonesia diatur dalam Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 18 tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi pemerintah. Pada Keppres No. 18 Tahun 2000 Pasal 1 Ayat 1 disebutkan :

“Pengadaan barang/jasa adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang/jasa yang diperlukan oleh Instansi Pemerintah yang meliputi : pengadaan barang, Jasa Pemborongan, Jasa Konsultasi dan jasa lainnya”.

commit to user

23 Sedangkan Pengadaan barang dalam instansi pemerintah di Indonesia yang diatur dalam Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 Pasal 1 ayat 1 tentang Pengadaan Barang, bahwa:

“Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”

Beberapa prinsip dasar Pengadaan Barang dalam pemerintahan di Indonesia sesuai dengan Keppres No. 18 Tahun 2000 Pasal 3 adalah :

a. Efisien : artinya pengadaan barang dan jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan biaya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan cepat dan dapat dipertanggung jawabkan.

b. Efektif : artinya pengadaan barang harus sesuai dengan kebutuhan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan pemerintah.

c. Bersaing : artinya pengadaan barang harus dilakukan melalui seleksi/pelelangan dn persaingan yang sehat di antara penyedia barang yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku

d. Transparan : artinya semua ketentuan dan prosedur tentang pengadan barang termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, penetapan calon penyedia barang yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya.

commit to user

24 e. Adil/tidak diskriminatif : artinya memberikan perlakuan yang sama bag semua calon penyedia barang dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara atau alasan apapun

f. Bertanggung jawab : artinya harus mencpai sasaran baik fisik, mutu, keungan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang.

Secara umum pengadaan itu barulah dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang belum tercukupi. Barang-barang yang telah ada dan dapat dipakai itu mungkin barang milik/inventaris instansi, atau mungkin bukan milik tetapi yang ada dan dipergunakan oleh instansi tersebut.

Gambar I.3 :

Bagan Pengadaan Barang

Sumber : Ibnu Syamsi, 1977 : 15

Untuk memahami dan melaksanakan pengadaan barang dan jasa, maka perlu diketahui beberapa pengertian atau istilah yang sering digunakan dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah. Menurut Pasal 1 Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003, pengertian-pengertian tersebut antara lain :

Pengadaan Barang

Jumlah kebutuhan

barang

Barang yang telah ada dapat

commit to user

25 1) Pengadaan barang atau jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang atau jasa.

2) Pengguna barang atau jasa adalah kepala kantor atau satuan kerja atau pemimpin proyek atau pemimpin bagian poyek atau pengguna anggaran Daerah atau pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dalam lingkungan unit kerja atau proyek tertentu. 3) Penyedia barang atau jasa adalah badan usaha atau orang

perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang atau layanan jasa.

4) Panitia pengadaan adalah tim yang diangkat oleh pengguna barang atau jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang atau jasa. 5) Pejabat pengadaan adalah personil yang diangkat oleh pengguna

barang atau jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang atau jasa dengan nilai sampai denagan Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

6) Pemilihan penyedia barang dan jasa adalah kegiatan untuk menetapkan penyedia barang dan jasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.

7) Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, bahan setengah jadi, barang jadi atau peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang atau jasa.

8) Jasa pemborongan adalah layanan pekerjaan konstruksi atau wujud fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan pengguna barang atau jasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh pengguna barang atau jasa.

9) Jasa konsultasi adalah layanan jasa keahlian professional dalam berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan konstruksi, jasa

commit to user

26 pengawasan konstruksi dan jasa pelayanan profesi lainnya dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya berbentuk piranti lunak yang disusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja yang ditetapkan pengguna jasa.

10)Pakta integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh pengguna barang dan jasa atau panitia pengadaan barang dan jasa yang berisikan ikrar mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi dan nepotisme dalam pengadaan barang dan jasa.

vi. Keppres No 80 Tahun 2003.

Aspek-aspek kebijakan lain yang perlu mendapatkan perhatian dalam pengelolaan antara lain adalah metode pengadaan barang dan sistem evaluasi penawaran. Metode pengadaan barang dikelompokan menjadi dua, yaitu metode Pengadaan jasa konsultansi, dan metoda Pengadaan barang dan jasa lainnya. Metoda jasa Pengadaan barang konsultansi dilakukan melalui seleksi umum, seleksi langsung, penunjukan langsung, Pengadaan barang yang bersifat mendesak, dan penyedia jasa tunggal. Metode Pengadaan barang lainnya dilakukan melalui pelelangan, pemilihan langsung, penunjukan langsung, dan swakelola.

Adapun peta pegaturan Keppres No. 80 tahun 2003 menurut Ibu Sri Widyastuti (bendahara) dapat digambarkan pada gambar sebagai berikut:

commit to user

27

Gambar I.4 :

Peta pengaturan Keppres No 80. Tahun 2003

Sumber : Wa wancara 19 Februa ri 2010 dengan Ibu Sri Widyaningsih

Di dalam Keputusan Preseiden Nomor 80 Tahun 2003, pengadaan barang dan jasa pemerintah dikelompokkan menjadi 3 jenis (Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, 2006 : 9), yaitu:

1. Pengadaan Jasa Pemborongan

Yang dimaksud dengan pengadaan jasa pemborongan adalah pengadaan barang dan jasa yang diperoleh berdasarkan hasil kerja atau hasil pekerjaan dari penyedia barang, misalnya pembangunan gedung, jalan, perbaikan gedung dan lain-lain. Pengadaan jasa pemborongan diklasifikasikan atau digolongkan menurut bidang dan sub bidang pekerjaan. Maksud dari penggolongan ini adalah untuk mengetahui kemampuan dari penyedia barang and jasa, artinya pekerjaan apa yang menjadi keahlian dari pemyedia barang dan jasa tersebut. Tujuannya adalah untuk memudahkan instansi yang

Kegiatan pengguna

Penerima Instansi lain

Metode Pemilihan Seleksi Umum Seleksi langsung Penunjukkan langsung

Metode Pemilihan Pelelangan umum/terbatas Pemilihan langsung Penunjukkan langsung Jasa Konsultan

Barang

Jasa pemborongan Jasa lain

Swakelola

Menggunakan penyedia B&J Badan Usaha

commit to user

28 memerlukan jasa pemborongan dan menyeleksi penyedia barang dan jasa yang diperlukan.

2. Pengadaan Jasa Konsultan

Sesuai dengan Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003, persiapan pengadaan jasa konsultasi dilakukan sebagai berikut :

a. Pengguna barang dan jasa menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan menunjak panitia pengadaan atau pejabat pengadaan.

b. Panitia atau pejabat pengadaan menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan dokumen pemilihan penyedia jasa konsultasi meliputi KAK, syarat administrasi, syarat teknis, syarat keungan, metode pemilihan penyedia jasa konsultasi, metoda penyampaian dokumen penawaran, metoda evaluasi penawaran dan jenis kontrak yang akan dilakukan.

Pengadaan jasa konsultasi yang akan dibutuhkan oleh Kantor atau Satuan Kerja yang bersangkutan seperti perencanaan umum, jasa survey, studi kelayakan, perencanan teknik, pengawsan, manajemen dan penelitian, pengasaaan jasa konsultasi diklasifikasikan atau digolongkan menurut bidang dan sub bidang sesuai dengan kemampuannya.

3. Pengadaan Barang dan Jasa Lainnya

Yang dimaksud dengan pengadaan barang dan jasa lainnya adalah barang-barang yang diperlukan oleh Kantor atau Satuan Kerja

commit to user

29 termasuk jasa lainnya seperti pengangkutan, pemeliharaan atau perbaikan alat kantor, percetakan dan lain-lain.

Hal lain yang perlu mendapatkan perhatian dalam pengelolaan Pengadaan barang dan jasa adalah berbagai hal dan ketentuan dalam penyusunan kontrak, meliputi isi dokumen dan sistem kontrak (lumpsum, harga satuan, terima jadi, jangka panjang, Pengadaan barang bersama, dan kontrak prosentase), pembinaan, pengawasan dan tindak lanjutnya (berupa sanksi administrsi, tuntutan ganti rugi/gugatan perdata, dan pengaduan tindak pidana), dan berbagai prosedur dan susbtansi bertalian dengan perbedaan pendapat antara panitia dan pejabat yang berwenang, penyiapan dokumen pangadaan, Harga Perkiraan Sendiri (HPS), sistem penyampaian dokumen, jadwal waktu, protes peserta pelelangan, pelelangan gagal dan pelelangan ulang, serta penghentian dan pemutusan kontrak. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan barang adalah sebagai berikut :

a.1.Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Pengguna barang/jasa diwajibkan menyusun perencanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi :

a.1.1. Pemaketan Pekerjaan

Dalam penentuan paket pengadaan, pengguna barang/jasa bersama dengan panitia, wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil.

commit to user

30 Pengguna barang/jasa diwajibkan : menetapkan sebanyak-banyaknya paket pengadaan untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip efisiensi, kesatuan sistem barang/jasa, kualitas dan kemampuan teknis usaha kecil termasuk koperasi kecil; mengumumkan secara luas paket-paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia barang/jasa dimulai

a.1.2. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan

Pengguna barang/jasa wajib membuat jadual pelaksanaan pekerjaan; Jadwal pelaksanaan pekerjaan meliputi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa, waktu mulai dan berakhirnya pelaksanaan pekerjaan, dan waktu serah terima akhir hasil pekerjaan; Pembuatan jadwal pelaksanaan pekerjaan disusun sesuai dengan waktu yang diperlukan serta dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.

a.1.3. Biaya Pengadaan

Pengguna barang/jasa wajib menyediakan biaya yang diperlukan untuk proses pengadaan

a.1.4. Pelaksana Pengadaan

Untuk melaksanakan pengadaan pengguna barang/jasa wajib membentuk panitia pengadaan atau menunjuk pejabat pengadaan

commit to user

31 Untuk paket pengadaan di atas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dilaksanakan dengan membentuk panitia pengadaan

Untuk paket pengadaan sampai dengan nilai Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dilaksanakan dengan membentuk panitia pengadaan atau menunjuk pejabat pengadaan

Sesuai dengan Keppres No. 80 Tahun 2003, dalam pengadaan barang tertentu Panitia pengadaan wajib dibentuk untuk semua pengadaan dengan nilai di atas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). Untuk pengadaan sampai dengan nilai Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dapat dilaksanakan oleh panitia atau pejabat pengadaan. Anggota panitia pengadaan berasal dari pegawai negeri, baik dari instansi sendiri maupun instansi teknis lainnya. Selain itu Panitia/pejabat pengadaan sebagaimana dimaksud tersebut harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;

b. memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan; c. memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas

panitia/pejabat pengadaan yang bersangkutan;

d. memahami isi dokumen pengadaan/metoda dan prosedur pengadaan tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan menetapkannya sebagai panitia/pejabat pengadaan;

commit to user

32 Dari keterangan di atas, penulis dapat menggambarkan tabel jumlah personil sesuai jenis serta besarnya biaya pengadaan barang/jasa sebagai berikut :

Tabel I. 1 :

Panitia Pengadaan

Jumlah personil Jenis pengadaan

Barang/jasa konsultasi

Pejabat pengadaan (1 orang) 0 – 50 juta 0 – 50 juta Panitia pengadaan (3 orang) 0 – 500 juta 0 – 200 juta Panitia pengadaan (5 orang) Di atas 500 juta Di atas 200 juta

a.2.Penetapan Metoda Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Metoda Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya

Sudah menjadi kewajiban bahwa dalam pengadaaan barang/jasa di setiap instansi pemerintah harus mematuhi peraturan yang tertuang dalam Keppres No. 80 tahun 2003 tentang pengadaan barang/jasa. Agar terhindar dari praktek KKN. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, adapun ketentuan pelaksanaannya adalah sebagai berikut :

a) 0 – 5 juta (pembelian langsung) b) 5 – 15 juta (dengan pesanan / SP)

c) 15 – 50 juta (sistem penunjukan langsung) d) 50 – 100 juta (pemilihan langsung)

e) 100 – ke atas (lelang umum)

Diperlukan adanya metode-metode tersebut berguna untuk mengantisipasi adanya penyelewengan anggaran yang telah

commit to user

33 diberikan. Agar dalam pengadaan dalam skala besar tidak dilakukan secara sembarangan. Adapun penjelasan tentang masing-masing metode tersebut adalah sebagai berikut:

1) Metode Pelelangan Umum

Metode inilah yang merupakan prinsip utama pengadaan barang, yaitu dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi institusi. Biasa dilakukan untuk pengadaan dengan nilai diatas Rp. 100 Juta

2) Metode Pelelangan Terbatas

Secara prinsip, sistem pengumumannya sama dengan pelelangan umum, tetapi di dalam pengumuman tersebut sudah mencantumkan nama penyedia barang/jasa yang dianggap mampu untuk mengerjakan. Jenis ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang penyedianya diyakini terbatas saja, dan untuk pekerjaan yang kompleks

3) Metode Pemilihan Langsung

Merupakan metode pemilihan yang membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran dan sekurang-kurangnya 3 penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi. Metode ini cukup diumumkan melalui papan pengumuman resmi institusi atau bila memungkinkan melalui internet. Metode ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang bernilai di antara Rp. 50 Juta sampai Rp. 100 Juta. Metode inilah yang akan dibahas oleh penulis pada bab pembahasan.

commit to user

34

4) Metode Penunjukan Langsung

Metode ini langsung menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga. Biasanya digunakan dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus. Termasuk apabila nilai pengadaan dibawah Rp. 50 Juta. Penunjukan langsung dapat dilaksanakan dalam hal memenuhi kriteria sebagai berikut:

Dalam pengadaan barang/jasa tidak lepas dari kualitas barang/jasa, hal ini menyangkut kelayakan penyadia barang beserta kualitas barang tersebut. Karena kualitas barang mempengaruhi kinerja para pegawai instansi yang menggunakan barang/jasa tersebut. Sesuai Keppres No 80 tahun 2003, untuk menyikapi masalah tersebut, maka harus ada persyaratan penyedia barang/jasa yang dapat mengikuti kegiatan pengadaan barang/jasa. Untuk memastikan setiap perusahaan memenuhi persyaratan tersebut, perlu dilakukan penilaian terhadap kualifikasi atas kompetensi dari masing-masing perusahaan. Metode penilaian terhadap kualifikasi ini terdiri atas 2 metode, yaitu Prakualifikasi dan Pascakualifikasi.

1. Prakualifikasi dan Pasca Kualifikasi

Sesuai dengan Keppres No. 80 tahun 2003, Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa sebelum memasukkan penawaran.. Metode ini dilaksanakan untuk pelelangan yang bersifat kompleks.

commit to user

35 Prakualifikasi wajib dilaksanakan untuk pengadaan jasa konsultansi dan pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainnya yang menggunakan metoda pemilihan langsung untuk pekerjaan kompleks, pelelangan terbatas dan pemilihan langsung (Keppres No. 80 tahun 2003).

Sedangkan Pascakualifikasi menurut Keppres No. 80 Tahun 2003 adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa setelah memasukkan penawaran.

Pejabat/panitia pengadaan dapat melakukan prakualifikasi dan pascakualifikasi dalam proses pengadaan barang/jasa secara adil, transparan dan mendorong terjadinya persaingan yang sehat dengan mengikutsertakan sebanyak-banyaknya penyedia barang / jasa.

2. Penyusunan kontrak dan pelaksanaan kontrak

Adapaun pelaksana pengadaannya adalah pelaksanan di tingkat unit kerja. Setelah penunjukan dilakukan maka selanjutnya dibuat kontrak kerja dengan pihak rekanan Ini dilakukan setelah diterbitkannya surat keterangan penunjukan pelaksana pekerjaan. Dengan ditandatanganinya kontrak maka berarti bahwa proses pelaksanaan pekerjaan pengadaan tinggal menunggu realisasinya. Pelaksanaan kegiatan ini tentunya mengacu pada kontrak yang telah disepakati.

Sedangkan pelaksanaan dari Pengadaan Barang/Jasa melalui beberapa metode tesebut akan dibahas pada Bab III Pembahasan.

commit to user

36

F. Kerangka Pikir

Gambar I.5 :

Kerangka Pikir

Berdasarkan kerangka pikir di atas, pada penelitian ini penulis dalam menyajikan laporannya memfokuskan kajian pada implementasi pengadaan barang mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai pada evaluasi pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta melalui berbagai indikator keberhasilan suatu pengadaan barang. Jadi penulis dalam menyajikan penulisan ini menyandingkan antara implementasi pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dengan prosedur yang ada pada Keppres No. 80 Tahun 2003.

Visi, Misi, Tujuan Bagian Organisasi

tentang PBJ

Lingkungan Internal

Lingkungan Eksternal

Kesesuaian implementasi

dengan prosedur Keppres No.

80 Tahun 2003

Pengadaan Barang yang transparan, efektif dan

Efisien

Analisis Lingkungan Bagian Organisasi

commit to user

37 Bagan di atas digunakan untuk mengetahui apakah dengan manajemen strategis yang sudah direncanakan oleh instansi tersebut dalam pelaksanaannya sudah sesuai dengan standar pengadaan barang yang tercantum dalam Keppres No. 80 tahun 2003 atau belum. Dalam hal ini adalah pengadaan barang/jasa yang menggunakan 3 metode yang mewakili sample yang diambil penulis. Sehingga indikator keberhasilan yang ingin dicapai pada Keppres No. 80 tahun 2003 bisa tercapai, yaitu pengadaan barang yang efektif, efisien, bersaing, adil, tidak diskriminatif, serta bebas dari KKN.

G. Metode Penelitian a. Jenis Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode diskriptif analitis dengan didukung data kualitatif. Bogdan dan Taylor dalam Lexy J Moeleong (2002:3) mendefinisikan metode kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata tertulis atau lisan dari orang-orang atau perilaku yang diamati. Hal ini dilakukan mengingat dalam penelitian ini perlu memaparkan, menginterprestasikan, dan menganalisa data-data ataupun gejala-gejala yang ditemukan selama proses pengadaan barang. Berdasarkan arah kajian tersebut, maka penelitian ini dilakukan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai implementasi Menstra pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta.

b. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di Setda Kota Surakarta, dan difokuskan di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarata yang masih terletak

commit to user

38 dalam lingkup Balaikota Surakarta, adapun penulis melakukan penelitian tersebut, didasari atas pertimbangan bahwa:

1. Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta sebagai tempat penyusunan buku pedoman standardisasi pengadaan barang dan jasa, yang terangkum dalam buku besar “Standardisasi Indeks Biaya Kegiatan, Pemeliharaan, Pengadaan, dan Honorarium serta Harga Satuan Bangunan 2007”. Adapun buku besar “Standardisasi Indeks Biaya Kegiatan, Pemeliharaan, Pengadaan, dan Honorarium serta Harga Satuan Bangunan 2007” tersebut adalah salah satu pedoman dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa, karena di dalamnya memuat daftar standar harga dan kualifikasinya, dan sebagai acuan pagu anggaran pada saat diadakan pengadaan.

2. Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta adalah staf administrasi yang bertanggung jawab kepada Setda, yang mana di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta tersebut juga mempunyai otonomi sendiri dalam pengadaan barang. Dan memiliki staf yang bersertifikasi serta karyawan-karyawan yang berpengalaman dalam pengadaan / jasa. 3. Kantor Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta adalah tempat penulis

dalam menyusun Laporan Kuliah Kerja Administrasi (magang) dalam memenuhi syarat memenuhi tugas akhir Kuliah Kerja Administrasi dan kelulusan bagi Mahasiswa Jurusan Ilmu Administrasi FISIP UNS. Sehingga lebih mudah dalam penyusunannya.

commit to user

39

c. Metode Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini peneliti memvariasikan teknik pengumpulan data melalui dua jenis data, yaitu Data Primer dan Data Sekunder, serta beberapa metode. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :

1) Data Primer: data ini berupa teks hasil wawancara dan diperoleh melalui wawancara dengan informan yang sedang dijadikan sample dalam penelitiannya. Data dapat direkam atau dicatat oleh peneliti. Informan penulis dalam penyusunan skripsi ini adalah Bapak Agung Riyadi, S.Sos, SH, MM (karyawan yang bersertifikasi) dan Ibu Sri Widyaningsih (bendahara) serta karyawan-karyawan lain.

2) Data Sekunder: data sekunder berupa data-data yang sudah tersedia dan dapat diperoleh oleh peneliti dengan cara membaca, melihat atau mendengarkan dari karyawan Bagian Organisasi. Data yang diperoleh penulis antara lain :

Data bentuk teks: dokumen RKA, RKS, Berita Acara Pengadaan, pengumuman, surat-surat, kuitansi Data bentuk gambar: foto

Data bentuk suara: hasil rekaman wawancara dengan HP Sedangkan metode yang digunakan oleh peneliti antara lain :

i. Observasi

Kegiatan observasi meliputi melakukan pencatatan secara sistematik kejadian-kejadian, perilaku, obyek-obyek yang dilihat dan hal-hal lain yang diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang dilakukan. Pada tahap awal observasi dilakukan secara umum, peneliti mengumpulkan data atau informasi sebanyak mungkin. Tahap

commit to user

40 selanjutnya peneliti harus melakukan observasi yang terfokus, yaitu mulai menyempitkan data atau informasi yang diperlukan sehingga peneliti dapat menemukan pola-pola perilaku dan hubungan yang terus menerus terjadi. Jika hal itu sudah diketemukan, maka peneliti dapat menemukan tema-tema yang akan diteliti

ii. Wawancara

Wawancara merupakan kegiatan komunikasi verbal yang bertujuan untuk mendapatkan informasi berupa data primer dari informan. Dalam penelitian ini teknik wawancara merupakan pengumpulan data yang utama. Adapun teknik wawancara yang digunakan adalah teknik wawancara mendalam (indepth interview). Dengan demikian wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang bersifat “open ended” dan mengarah pada kedalaman informasi. Hal ini dilakukan guna menggali pandangan subjek yang diteliti tentang banyak hal yang sangat bermanfaat untuk menjadi dasar bagi penggalian informasi secara lebih jauh dan mendalam. Dalam hal ini subjek yang diteliti posisinya lebih berperan sebagai informan daripada sebagai responden. (HB.Sutopo, 2002: 59).

Dalam penelitian ini, menggunakan tipe wawancara terstruktur yaitu wawancara yang dilakukan dengan membuat pedoman yang mengarahkan jawaban informan.

iii. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mencatat data-data, dokumen-dokumen, dalam rangka mengumpulkan

commit to user

41 data-data yang berkaitan dengan objek penelitian yang diambil dari beberapa demi kesempurnaan analisis. Dokumentasi dilakukan untuk mengambil dokumen dan literatur sebagai pelengkap informasi bagi peneliti. Data-data tersebut kemudian dianalisis untuk mendukung dan menguatkan bukti yang diperoleh melalui data primer serta mengambil dokumen dan literatur sebagai pelengkap informasi bagi peneliti.

Salah satu alasan kenapa peneliti menggunakan metode pengumpulan data di atas, karena pada umumnya penelitian kualitatif menggunakan metode-metode seperti di atas dalam mencari data, sekalipun demikian cara-cara lain juga digunakan. Inti dari persoalannya ialah apapun instrumennya, tujuan utama ialah untuk mendapatkan informasi dalam bentuk bukan angka sehingga banyak peneliti kualitatif memanfaatkan teknologi untuk sarana pengambilan data, seperti handphone, komputer bahkan Internet.

1. Teknik Penarikan Sampel

Penelitian ini merupakan penelitian yang bermaksud untuk melihat, memahami dan mengintepretasikan Manajemen strategis Pengadaan barang dalam mendukung pengadaan barang dalam suatu instansi Pemerintah. Dalam penelitian ini pengambilan sampel dilakukan dengan menggunakan purposive sa mpling. Dalam purposive sampling ini peneliti mempunyai/memiliki kecenderungan untuk memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan permasalahannya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. Informan penulis dalam penyusunan skripsi ini adalah Bapak Agung

commit to user

42 Riyadi, S.Sos, SH, MM (karyawan yang bersertifikasi) dan Ibu Sri Widyaningsih (bendahara) serta karyawan-karyawan lain Dalam tahap pelaksanaan pengumpulan data, pilihan informan dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan dan kemantapan peneliti dalam memperoleh data (HB. Sutopo, 2002: 36)

2. Validitas Data

Patton dalam H.B. Sutopo ( 1988 : 21) menyatakan ada empat macam triangulation, yaitu (1) data triangulation, dimana peneliti menggunakan beberapa sumber data yang berbeda untuk mengumpulkan data yang sama; (2) investigator triangulation, yaitu pengumpulan data sejenis yang dikumpulkan oleh beberapa orang peneliti; (3)

Methodological triangulation, yaitu penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode yang berbeda ataupun dengan mengumpulkan data sejenis tetapi dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang berbeda : dan (4) theoritical triangulation, yaitu peneliti melakukan penelitian tentang topik yang sama dan data yang dianalisis dengan menggunakan berbagai perspektif.

Untuk menguji keabsahan data yang telah terkumpul sehingga dapat diperoleh validitas data yang dapat dipertanggungjawabkan, maka dalam penelitian ini digunakan triangulasi. Triangulasi adalah teknik keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu (Moeleong, 2004:178) Menggunakan sumber data yang berbeda-beda, maka penelitian ini menggunakan trianggulasi sumber. Trianggulasi dengan sumber berarti membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang

commit to user

100 Berdasarkan uraian 3 kegiatan Pengadaan barang di atas maka dapat diketahui bahwa pada dasarnya pelaksanaan Pengadaan Barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun 2009 telah sesuai peraturan karena berdasarkan data-data yang diperoleh, prosedur-prosedur yang ditempuh oleh Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah dilakukan sesuai dengan ketentuan di Keppres Nomor 80 Tahun 2003 Bab II pasal 20. Dari segi kuantitas barang, semua terpenuhi tanpa adanya suatu kekurangan, sedangkan dari segi kualitas, ketiga pengadaan tersebut bisa dikatakan memiliki kualitas yang baik dan telah memenuhi standar.

Dari keseluruhan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah memenuhi prosedur yang diatur dalam Keppres No 80 Tahun 2003. Dari segi kepanitiaan, pengadaan ini dilaksanakan oleh karyawan yang bersertifikasi dan dibantu oleh staf instansi terkait. Sehingga dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa telah memenuhi syarat, memiliki integritas moral, serta memahami apa yang telah dicantumkan dalam Keppres No.80 tahun 2003.

Hal ini bisa dikatakan sudah mencapai nilai strategis yang diinginkan. Dengan mematuhi prosedur yang ada, maka Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah menjalankan manajemen strategis pengadaan barang, karena pada dasarnya manajemen strategis adalah cara strategis dalam memilih beberapa strategi yang ada sesuai dengan kondisi lingkungan. Dengan demikian tujuan diberlakukannya Keputusan Presiden ini adalah agar pelaksanaan pengadaan barang/jasa ketiga pengadaan barang/jasa tersebut yang sebagian atau seluruhnya dibiayai APBN/APBD dilakukan secara efisien,

commit to user

101 efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel sudah tercapai.

Dari segala pelaksanaan pengadaan barang/jasa di atas, penulis mencoba melakukan pembahasan hasil penelitian dengan konsep yang menjadi landasan teori.

Dari segi manajemen, melihat secara garis besar cara pengadaan di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta sudah sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Ricky W. Griffin yang mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.

Sedangkan dari konsep strategi, cara Panitia mengatur

perencanaan, pemilihan strategi dengan memilih metode-metode, serta alokasi dana/anggaran telah sesuai dengan Konsep strategi menurut Chandler (1962) dalam Freddy Rangkuti yang mengungkapkan bahwa Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut, serta prioritas alokasi sumber daya. Jadi dalam konsep ini, strategi direncanakan atau dibuat untuk kebutuhan organisasi dalam jangka panjang dengan mengutamakan kekuatan dari sumber daya yang dimiliki.

commit to user

102

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa secara umum implementasi Keputusan Presiden Republik Indonesia nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan barang/ jasa Pemerintah di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan petunjuk pelaksanaannya. Keseluruhan tahapan-tahapan dalam proses implementasi telah dilakukan dengan baik.

Secara lebih terperinci kesimpulan tersebut diuraikan sebagai berikut :

1. Tahap perencanaan sudah dilakukan berbagai upaya seperti identifikasi kebutuhan masing-masing unit kerja, pembentukan Panitia Pengadaan barang/ jasa, hingga penyiapan segala berkas administrasi dan dokumen untuk pengadaan sampai pada penyusunan jadwal. Hal tersebut sudah mencakup 3 pengadaan yang diteliti oleh penulis. Dari rangkaian perencanaan tersebut, maka dari segi perencanaan bisa dikatakan telah berhasil, karena telah melaksanakan kegiatannya sesuai urutan prosedur yang ada dalam Keppres No 80 Tahun 2003. Namun untuk perencanan anggaran penulis menemukan pengadaan yang dirasa berlebihan dalam menentukan anggaran. Karena apabila dinilai dari harga barang beserta pajaknya dengan spesifikasi seperti itu, pengadaan tersebut terlalu besar anggarannya. Dikhawatirkan hal tersebut bisa mengurangi nilai efisiensi anggaran dan menyebabkan pemborosan kas.

commit to user

103 2. Tahap pelaksanaan dari ketiga pengadaan tersebut telah dibandingkan oleh penulis dengan Keppres No. 80 tahun 2003, dan kesimpulan penulis mengenai tata cara implementasi pengadaan barang di Bagian Organisasi telah sesuai urutan prosedur. Sedangkan pelaksanaan pekerjaan dimulai setalah berhasil memilih rekanan untuk pengadaan hingga dibuatnya kontrak kerjasama dan terbitnya Surat Perintah Kerja (SPK) bagi rekanan yang ditunjuk. Hal tersebut juga telah sesuai dengan Keppres.

3. Tahap evaluasi dilakukan dengan pencocokan barang yang dibeli dengan pesanan yang datang dari rekanan. Untuk keperluan ini ditangani oleh Panitia Pemeriksa Pekerjaan (PPP) untuk menerima baran/jasa yang dipesan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa selama tahun 2009 semua pesanan yang diajukan oleh rekanan telah memenuhi persyaratan seperti yang dipesan, baik dari sisi kualitas maupun kauntitas

4. Beberapa hambatan yang ditemukan selama proses implementasi keppres (sebelum pengajuan pengadaan, selama pengadaan, dan setelah pengadaan).

Hambatan sebelum pengajuan pengadaan biasanya terjadi dari segi anggaran, karena tidak semua pengajuan pengadaan yang diajukan oleh Bagian Organisasi dikabulkan oleh Bagian Keuangan.

Sedangkan hambatan lainnya adalah dari segi kepanitiaan, minimnya SDM yang bersertifikasi menjadi hal yang perlu diperhatikan, karena hanya memiliki 1 karyawan yang bersertifikasi sehingga masih membutuhkan personil dari instansi lain. Tapi hal tersebut masih bisa diatasi selama pelaksanaan pengadaan, karena Bagian Organisasi memiliki banyak staf

commit to user

104 yang berpengalaman dalam hal pengadaan barang yang juga pernah mengikuti diklat pengadaan barang. Sedangkan setelah pengadaan tidak ditemukan adanya hambatan yang berarti. Hambatan selanjutnya bersumber dari rekanan, terkadang dalam satu praktek pengadaan barang terjadi konspirasi dari rekanan yang cederung terjadi kesengajaan memenangkan salah satu rekanan, sehingga terjadi praktek kolusi dalam praktek pengadaan barang tersebut. Namun hal tersebut bukan menjadi masalah yang signifikan karena pihak instansi hanya hanya membutuhkan barang yang sesuai standar.

5. Dari sisi kepatuhan disimpulkan bahwa para pelaksana telah mematuhi Keppres tersebut, sehingga proses implementasi bisa berjalan seperti yang

diharapkan. Pelaksana cukup mempunyai komitmen untuk

mengimplementasikan Keppres tersebut. Mereka telah memahami substansi Keppres dengan baik dan benar.

6. Sedangkan dari standar kualitas dan kesesuaian barang tidak menjadi masalah, karena spesifikasi barang telah diatur dalam Buku Besar Standarisasi Index Biaya Kegiatan, Pemeliharaan, Pengadaan dan Honorarium serta Harga Satuan Bangunan. Dari segi ketepatan waktu juga tidak terjadi keterlambatan yang bisa menghambat kinerja karyawan.

Dari keseluruhan kesimpulan tersebut, pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta rata-rata telah mematuhi prosedur yang berlaku dan berusaha melaksanakan Prinsip Dasar Pengadaan.

commit to user

105

B. Saran

1. Perlu adanya keikutsertaan dalam diklat pengadaan barang dan jasa untuk memperoleh sertifikasi yang merupakan syarat panitia pengadaan.

2. Selain itu penyedia barang dan jasa juga harus memahami peraturan dengan memenuhi persyaratan pendaftaran yang diajukan dalam prosedur pengadaan sehingga dapat berkompetisi dengan penyedia barang dan jasa lainnya secara sehat.

3. Mengembangkan kapasitas jajaran staf/karyawan melalui pelaksanaan

rangkaian lokakarya yang intensif untuk mematuhi Keppres No. 80 Tahun 2003, khususnya kepada staf yang terlibat dalam pengadaan (termasuk Pimpro dan anggota Panitia Lelang) dan memberikan sertifikat profesional, sesuai dengan Keppres tersebut.

4. Sebaiknya pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan perencanaan yang matang dan alokasi dana yang tepat sehingga tidak mengorbankan kualitas dan membuang percuma anggaran serta selalu mengutamakan pelayanan kepada masyarakat dan mengacu pada rencana strategis

5. Setiap pengadaan barang/jasa hendaknya selalu membuat pemasangan

alokasi dana yang realistis.

6. Apabila mengadakan barang/jasa hendaknya tidak mengada-ada barang yang sudah tersedia, agar tidak menyebabkan pembengkakan anggran

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa antara tahun 2008-2009 telah berjalan. Namun demikian dimasa-masa akan datang perlu dtingkatkan terutama agenda yang belum tuntas pada tahun sebelumnya dan tahun yang sedang berjalan.