5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain. b.
Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta
memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. c.
Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan
laporan berkala tepat pada waktunya.
B. Ruang Lingkup Tata Kerja, pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dalam menjalankan kegiatan di departemen diperlukan fasilitas pendukung pekerjaan. Begitu pula pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan pegawai dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor
disesuaikan dengan pekerjaan, kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan juga menempatkan
tenaga kerja sesuai dengan prinsip The Right Man On The Right Place, untuk meningkatkan efisiensi bagi kantor itu sendiri.
Universitas Sumatera Utara
Di dalam menjalankan kegiatan, Departemen Akuntansi didukung juga oleh fasilitas antara lain :
1. Komputer 2. Kendali arsip
3. Mesin printer 4. Map
5. Kertas 6. Flash disk
7. Buku agenda 8. Buku ekspedisi
9. Alat tulis kantor 10. Box filefiling cabinet dan lain-lain
Dengan tersedianya fasilitas ini, diharapkan Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, sesuai
dengan target ataupun standart yang sudah ditetapkan.
C. Penerapan Tata Kerja Pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pelayanan yang dilakukan oleh Departemen Akuntansi terdiri dari seluruh pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu
tujuan pokok departemen, yaitu menjadi salah satu departemen yang unggul dan yang terbaik di Fakultas Ekonomi khususnya dan di Asia Tenggara umumnya.
Universitas Sumatera Utara
Adapun Tata kerja yang diterapkan oleh Departemen Akuntansi meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja departemen, pengolahan
data mahasiswa S-1 Akuntansi reguler maupun ekstensialumni, mengolah data mahasiswa, pengarsipan dokumen - dokumen mahasiswa, penyimpanan surat
masuk dan surat keluar sehingga segala sesuatu dapat dikontrol oleh pimpinan, dalam hal ini adalah ketua departemen dan ketua program studi.
Departemen Akuntansi pada intinya bertugas memberikan pelayanan berupa keterangan-keterangan dan kegiatan pengesahan dokumen - dokumen yang
berhubungan dengan kegiatan akademika mahasiswa S-1 Akuntansi reguler maupun ekstensi. Tugas pelayanan yang berupa keterangan-keterangan yang
berwujud enam perbuatan, yaitu : 1.
Menghimpun Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. Seluruh
keterangan – keterangan yang berhubungan dengan kegiatan akademika mahasiswa disimpan dalam bentuk database. Selain database, Departemen
Akuntansi juga mempunyai arsip mahasiswa. Apabila sewaktu – waktu mahasiswa memerlukannya maka pegawai dapat dengan mudah dan cepat
menemukannya. Untuk menemukan data mahasiswa yang ada di database atau pegawai memerlukan waktu sekitar satu menit saja.
Universitas Sumatera Utara
2. Mengetik.
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan - keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan. Adapun waktu yang diperlukan pegawai untuk mengetik satu buah surat adalah sepuluh menit untuk surat umum. Adapun
untuk surat yang lain seperti surat undangan di perlukan waktu tiga hari dari pembuatan sampai pengiriman. Pegawai bisa menyelesaikan tugasnya
secara efektif dan efisien apabila pada saat itu sarana penunjang kerjanya dalam kondisi baik. Contohnya adalah printer, karena kondisi printer di
Akuntansi kurang baik maka penyelesaian surat sering terkendala padahal proses pengetikan telah selesai. Sehingga kerja pegawai kurang efektif dan
efisien 3.
Mengolah Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Untuk mengolah, Departemen telah membuat standart kerja dengan menentukan
waktu tiga hari untuk pembuatan transkip mahasiswa, dalam waktu tiga hari tersebut semua prosedur telah dilalui dari pengesahan di PD I,
KETUA DEPARTEMEN dan DEKAN. 4.
Mengesahkan Yaitu kegiatan mensetempel dan pemberian tanda keterangan bahwa
dokumen – dokumen yang telah masuk ke departemen maupun ketua program studi. Untuk pengesahan dokumen – dokumen tersebut dapat
Universitas Sumatera Utara
diselesaikan tergantung keberadaan ketua departemen atau ketua program studi. Apabila pada saat yang bersamaan ketua departemen atau ketua
program studi sedang berada di tempat maka dokumen tersebut dapat langsung di sahkan tanpa harus menunggu berhari – hari. Ini berarti
pekerjaan pegawai jadi lebih efektif dan efisien. Sebaliknya, jika ketua departemen atau ketua program studi tidak berada di tempat pada saat itu
maka kerja pegawai jadi kurang efisien karena memakan waktu yana agak lama, bisa sampai 2 hari.
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Adapun untuk hal pengiriman surat, biasanya pegawai
memerlukan waktu satu hari apabila surat itu surat undangan. Pekerjaan pegawai dalam hal pengiriman surat bisa dilakukan dengan efektif dan
efisien. 6.
Menyimpan Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman. Dokumen – dokumen mahasiswa disimpanoleh pegawai dalam bentuk arsip. Untuk menemukan data – data mahasiswa yang telah
diarsipkan pegawai tidak membutuhkan waktu yang lama, cukup 3 menit saja karena arsip di akuntansi telah tersusun dan tertata dengan baik.
Sehingga mempermudah kerja pegawai untuk menemukannya lagi. Dari pengamatan di lapangan kinerja pegawai di Departemen Akuntansi
sudah relative baik, hal ini dapat terlihat dari kepuasan sebagian besar mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
akuntansi terhadap pelayanan yang diberikan oleh pegawai. Sebagian besar mengatakan pelayanannya sudah relatif baik, dimana pegawai telah bisa
menyelesaikan pekerjaan sesuai ukuran yang telah ditentukan. Misalnya dalam hal pembuatan transkrip nilai pegawai mampu menyelesaikannya dalam waktu 3 hari
sesuai dengan prosedurnya. Sebagian kecilnya lagi masih mengeluhkan pelayanan yang tidak sesuai keinginan. Hal ini disebabkan beberapa fasilitas kerja yang
diperlukan seperti mesin printer di bagian akuntansi keadaannya kurang memadai, sehingga mengakibatkan keterlambatan penyelesaian kerja, akibatnya beberapa
mahasiswa tidak mendapatkan pelayanan yang optimal.
D. Pelaksanaan Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai
Kategori