komputer dalam pengolahan data sudah banyak membantu berbagai perusahaan. Sehingga sekarang ini sudah sedikit sekali perusahaan yang dalam pengolahan
datanya dilakukan secara manual. Agar perangkat keras komputer bisa digunakan untuk keperluan yang kita inginkan dalam mengolah data, maka terlebih dahulu
dipersiapkan perangkat lunaknya. Peranngkat lunak komputer terdiri dari sistem informasi yang biasanya menggunakan Microsoft Windows serta bahasa
pemrogramannya seperti Visual Basic, Delphi PHP, Cobol dan lain sebagainya. Perangkat lunak yang dibuat oleh programmer nantinya akan dipakai untuk
pengolahan data secara cepat dan akurat. Selain itu juga dapat digunakan dalam hal pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen seperti laporan tahunan,
bulanan, mingguan, serta harian dapat dicetak dengan cepat.
Dengan pertimbangan tersebut penulis tertarik untuk membuat suatu program pengendalian surat dengan memilih judul:
“ PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK SISTEM PENGENDALIAN SURAT- SURAT PADA PT.PERSERO ANGKASA PURA II BANDAR UDARA
POLONIA MEDAN ” .
1.2 Permasalahan
Pada bagian Sekretariatan Umum kantor PT.Persero Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan terdapat pintu masuk surat menyurat yang diolah karyawan yang
bertugas, dimana dalam pengagendaan surat masuk dan surat keluar guna pengawasan dan pengendalian agar surat tersebut bias sampai tujuan dengan tepat dan segera
diproses.
Universitas Sumatera Utara
Masalah yang dihadapi disini yaitu bagaimana surat-surat tersebut dapat terkendali dengan baik. Ada kalanya surat yang masuk setelah diagendakan tidak
diketahui keberadaannya karena sistem kearsipan secara manual memerlukan dokumen-dokumen yang banyak. Ada kalanya surat yang masuk diagendakan dua kali
dimana surat sebelumnya pernah diagendakan, dan dalam hal ini sistem yang digunakan masih menggunakan MS Excel, yang mana tidak dapat mendeteksi surat
tersebut sehingga surat yang sama dan dari instansi yang sama dapat diagendakan dua kali.
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan masalah dalam perancangan tugas akhir ini menjadi terarah serta permasalahan yang dihadapi tidak terlalu luas maka batasan masalah yang akan
dibahas adalah: a.
Sistem agenda surat masuk dan surat keluar dimulai dari proses pengendalian sampai ke pengolahan surat.
b. Proses pencarian surat masuk berdasarkan nomor surat dan asal surat.
c. Penyajian laporan surat masuk dan surat keluar.
1.4 Maksud dan tujuan
Maksud penulis mengadakan penelitian ini adalah untuk merancang perangkat lunak sistem pengendalian surat masuk dan surat keluar yang dapat mengusahakan agar
kekurangan dan kelemahan pengendalian surat yang selama ini digunakan perusahaan tidak terjadi sehingga dapat menghasilkan pengelolaan surat yang baik, efisien dan
Universitas Sumatera Utara
efektif. Serta dapat menyajikan informasi surat seperti keberadaan maupun status surat.
Adapun tujuan diadakannya penelitian ini adalah untuk membantu kinerja perusahaan khususnya bagian Sekertariat Umum agar mempermudah dalam mengolah
data surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem yang baru serta dapat cepat diproses dan dibuat laporannya. Selain itu penelitian ini dilakukan untuk
mengetahui sejauh mana kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan selama ini.
1.5 Metode Penelitian
