Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud meyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim keterangan
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari suatu pihak ke pihak lain.
f. Meyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu sehingga lebih mudah diatur sistematis dan aman.
3. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor
Pelaksanaan pekerjaan kantor disetiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan. Pada
umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan.
Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit
ruang lingkup usahanya. b.
Sifat atau jenis usaha suatu kantor.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor tersebut, maka dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis-
menulis dan catat-mencatat. Tetapi apabila dituntut pekerjaan kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka
pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yaitu yang meliputi pekerjaan pengetikan, penggandaan stensil,
foto copy dan lain-lain, kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan, telepon dan sebagainya.
Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor yang diperlukan adalah ketatausahaan di tambah dengan kegiatan lainnya seperti:
penentuan sistem dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor, penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor dan
sebagainya. Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis
menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaanya pekerjaan kantor, dapat berupa:
1. Pekerjaan tulis-menulis kantor dapat berupa menjawab surat
2. Ketatausahaan
3. Katatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih kompleks
Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan
memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok.
Universitas Sumatera Utara
4. Deskripsi Pekerjaan Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
a. Ketua Program Studi Ekonomi Pembangunan
Deskripsi Pekerjaan Ketua Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain:
1. Membuka sidang ujian komprehensif.
2. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing atau
pembanding. 3.
Menandatangani KRS atau KHS mahasiswa. 4.
Menandatangani persetujuan mahasiswa b.
Sekretaris Program Studi Ekonomi Pembangunan Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Departemen Ekonomi Pembangunan
antara lain:
1. Mengoreksi judul outline mahasiswa.
2. Mengoreksi skripsi yang akan diujidiperbanyak.
3. Membuka sidang ujian komprehensif apabila ketua departemen tidak
dapat hadir. 4.
Menandantangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal. 5.
Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Ekonomi Pembangunan.
c. Staf Departemen Ekonomi Pembangunan
Deskripsi Pekerjaan Staf Departemen Ekonomi Pembangunan antara lain:
Universitas Sumatera Utara
1. Mengetik surat keluarmasuk.
2. Mengarsip surat keluarmasuk.
3. Memberikan KRSKHS kepada mahasiswa.
4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh ketua
Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 5.
Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa. 6.
Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diujidiperbanyak. 7.
Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar. 8.
Mengetik daftar alumni Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 9.
Menstempel KRSKHS mahasiawa. 10.
Mengerjakan Dikti untuk Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 11.
Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif.
12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesaitamat.
13. Membuat undangan seminar proposal mahasiswa.
14. Menyiapkan berkas ujian meja hijau mahasiswa.
15. Memasukkan IPK mahasiswa ke dalam buku evaluasi belajar.
C. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti 2001:5
antara lain adalah:
Universitas Sumatera Utara
