Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran

E. Komunikasi Perkantoran 1. Arti Komunikasi

Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain. Komunikasi didefenisikan oleh Bovee 2003 sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Adapun Robbins 2003 mendefenisikan sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.

2. Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran

a. Jenis Komunikasi Perkantoran Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam seperti pada zaman kuno yang hanya memakai tulisan yang dibawa oleh seorang penghantar. Kini telah diperkembangkan macam-macam sistem komunikasi dengan aneka peralatan yang rumit. Suatu pembagian jenis- jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh J.C. Denyer Office Managemnet, 1975 yang membedakannya dalam: 1 Sistem Komunikasi Tulisan Written Communication Meliputi: surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya. 2 Sistem Komunikasi Lisan Oral Communication Universitas Sumatera Utara Meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara. 3 Sistem Mekanis Mechanical System Meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi. 4 Sistem Panggilan Petugas Staff Location System Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan, dan memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti misalnya manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit. Sarananya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu. b. Asas Komunikasi Perkantoran Untuk dapat melakukan tugas utama membina sistem komunikasi dengan sebaik-baiknya, seorang manajer perlu memahami asas-asas komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan empat asas pokok komunikasi sebagai berikut: 1 Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang yang lain. Komunikasi hanya bisa terjadi diantara orang-orang. Oleh karena itu, penting sekali memperhatikan dan berpikir dalam rangka faktor ini. 2 Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada suatu hal lain yang telah dimengerti. Universitas Sumatera Utara Dalam berbicara atau menulis kepada orang lain, perlulah mempertimbangkan mengenai apa yang telah diketahuinya. Misalnya seorang ahli hukum dalam melakukan komunikasi dengan orang biasa tidak boleh semau-maunya mempergunakan istilah-istilah hukum yang tidak dimengerti orang biasa. 3 Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. Pengirm warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak penerima bilamana wartanya tidak dimengerti. Kemungkinan sekali pengirim warta tidak memilih kata-kata yang tepat atau tidak memberikan penjelasan yang memadai. 4 Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk menerima suatu penjelasan. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak pengirim bilamana wartanya tidak dimengerti. Mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan yang harus dimintanya.

3. Komunikasi yang Efektif