1. Mengetik surat keluarmasuk.
2. Mengarsip surat keluarmasuk.
3. Memberikan KRSKHS kepada mahasiswa.
4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh ketua
Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 5.
Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa. 6.
Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diujidiperbanyak. 7.
Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar. 8.
Mengetik daftar alumni Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 9.
Menstempel KRSKHS mahasiawa. 10.
Mengerjakan Dikti untuk Departemen Ekonomi Pembangunan S1. 11.
Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif.
12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesaitamat.
13. Membuat undangan seminar proposal mahasiswa.
14. Menyiapkan berkas ujian meja hijau mahasiswa.
15. Memasukkan IPK mahasiswa ke dalam buku evaluasi belajar.
C. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti 2001:5
antara lain adalah:
Universitas Sumatera Utara
1. Untuk memberi ketenangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna
pelaksanaan tugas organisasi secara efisien. 2.
Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
4. Untuk memberikan pekerjaan tatausaha yang cermat dan membantu
memberi pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja. 5.
Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.
D. Unsur-unsur Manajemen Perkantoran
Tujuh unsur perkantoran berikut ini penting diperhatikan oleh mereka yang bekerja di perkantoran. Unsur-unsur tersebut adalah sumber daya manusia,
komunikasi, keuangan, prosedur, formulir, filing, dan peralatan, perabotan, dan gedung kantor.
1. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah unsur paling penting, sebab manusia menjadi subjek penggerak organisasi. Perlakuan yang manusiawi sangat
dibutuhkan. Kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM dimulai dari rekrutmen, yang terdiri dari evaluasi keadaan tenaga kerja, penyebaran iklan
lowongan, testing, penempatan, orientasi, spesifikasi, sistem penggajian, pelatihan, pemberian penghargaan, hingga promosi.
Kompleksitas pekerjaan perkantoran pada masa globalisasi ini semakin menuntut pekerja untuk memiliki keterampilan menggunakan komputer dan
juga kepekaan pekerja terhadap lingkungan sekelilingnya. Kepekaan tersebut
Universitas Sumatera Utara
perlu dibiasakan pada setiap individu sebagai bagian dari cara berpikir yang modern, agar dapat lebih adaptif dan responsive terhadap perubahan.
2. Laporan
Di kantor, laporan merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh setiap pekerja. Selain merupakan tulisan yang menjelaskan perkembangan sistem
yang ada di kantor, laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis. Format laporan perlu dipelajari dengan cermat agar data dan informasi dapat
dimanfaatkan secara optimal. Laporan juga dianggap sebagai salah satu bentuk pengawasan. Laporan
dari setiap unit memberikan data dan informasi mengenai hal-hal tertentu yang terjadi di kantor, sehingga para manajer dapat melihat gambaran kondisi
kantor. Semakin akurat data yang terdapat dalam laporan-laporan tersebut, semakin tepat keputusan dan tindakan yang diambil oleh para manajer.
3. Keuangan
Keuangan adalah salah satu bagian penting, meskipun tidak berarti jika organisasi memiliki dana yang kurang dari yang direncanakan, organisasi
tersebut tidak bisa beroperasi. Setiap organisasi diharapkan memiliki dana abadi, yaitu dana simpanan yang tidak boleh diambil, kecuali dalam keadaan
darurat. Lembaga yang bersih ditandai dengan tiga elemen dasar, yaitu
partisipasi, transparan, dan akuntabilitas. Suatu lembaga yang baik harus membuka pintu yang seluas-luasnya agar semua pihak yang terkait dapat
berperan serta atau berpartisipasi secara aktif. Jalannya operasional lembaga
Universitas Sumatera Utara
harus diselenggarakan secara transparan dan pelaksanaannya harus dapat dipertanggungjawabkan.
4. Prosedur
Cara bekerja dalam sebuah organisasi akan lebih efisien dan efektif jika dilakukan berdasarkan prosedur. Apalagi jika kegiatan-kegiatan tersebut
dilakukan secara rutin. Prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan yang dilakukan dalam melakukan sebuah pekerjaan di satu unit tertentu selalu
berhubungan dengan unit-unit lainnnya. Berdasarkan konsep sebuah sistem, setiap unit atau bagian selalu saling berhubungan dan bergantung dengan unit
lainnya. Umumnya, suatu mekanisme sistem kerja memiliki standar tertentu yang
berlaku secara nasional maupun internasional. Sistem yang sudah diuji memenuhi standar, akan memperoleh sertifikat dari ISO International
Standar Organization. Prosedur dipengaruhi oleh uraian pekerjaan job description dari sebuah
jabatan. Evaluasi pekerjaan akan menentukan berat, sulit, dan resiko suatu pekerjaan, sehingga terjadi penyederhanaan atau pemerkayaan pekerjaan
dalam suatu jabatan. Dari hasil evaluasi tersebut prosedur dapat berubah. Selain itu, prosedur dipengaruhi oleh teknologi. Dalam era globalisasi ini,
teknologi informasi yang mencakup komputer, internet, telepon selular, video conferencing, dan sebagainya, mengubah cara kerja sebagian besar orang.
Satu pekerjaan biasanya dilakukan oleh lima orang, dengan teknologi, pekerjaan tersebut bisa dilakukan hanya oleh satu orang.
Universitas Sumatera Utara
5. Formulir
Formulir adalah salah satu alat yang banyak digunakan dalam organisasi. Dokumen di kantor 70 didominasi oleh formulir. Formulir mengikuti daur
hidup dokumen, mulai dari penciptaan mencakup perencanaan rancangan formulir, penggunaan mencakup penentuan siapa yang berhak memperolah
formulir, penyimpanan sistem dan tempat penyimpanan, temu kembali, hingga pemusnahan jadwal retensi.
Penciptaan formulir harus mengikuti persyaratan tertentu, mulai dari ukuran dan jenis kertas, pola pengisian yang ditandai dengan garis-garis dan
kotak-kotak, serta petunjuk cara mengisi. Persyaratan tersebut akan berkaitan erat dengan penggunaan, penyimpanan, temu kembali, dan pemusnahannya.
Format formulir yang benar-benar dibuat sesuai dengan kepentingan akan memperlancar pekerjaan secara keseluruhan, memudahkan pemakaiannya,
dan penghematan. 6.
Filing Filing atau sistem penyimpanan arsip kantor merupakan salah satu
kegiatan utama dalam manajemen perkantoran. Filing yang baik akan mempermudah temu kembali informasi. Sistem yang dikenal dibedakan
dalam tiga jenis, yaitu alfabetis berdasarkan abjad, numerik berdasarkan angka, dan alfanumerik berdasarkan gabungan abjad dan angka.
Penggunaan sistem yang tidak sesuai akan menghambat keseluruhan kegiatan perkantoran.
Universitas Sumatera Utara
Sistem filing perlu dipantau secara teratur, sebab pertumbuhan arsip kantor sangat cepat. Seluruh pekerja perlu memahami seluruh aspek dalam
kegiatan kearsipan. Pengurusan arsip, yang dikenal sebagai manajemen kearsipan atau record management, berfungsi untuk menjaga keseimbangan
arsip dalam segi penciptaan, penggunaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, hingga pemusnahannya.
7. Peralatan, Perabotan, dan Gedung Kantor
Unsur terakhir yang perlu diperhatikan adalah peralatan, perabotan, dan gedung kantor, termasuk tata ruang dan penyediaan sarana teknologi.
Peralatan seperti alat tulis kantor dan komputer, adalah sarana untuk pekerja dalam melakukan tugasnya. Pemakaiannya diatur oleh peraturan-peraturan
tertulis atau etika tertentu yang tidak tertulis. Misalnya, seperti etika menggunakan telepon: pekerja tidak boleh membanting gagang telepon, lama
pemakaiam untuk kepentingan pribadi tidak boleh lebih dari lima menit, dan seterusnya.
Pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua pekerja. Untuk peralatan tertentu, seperti komputer, listrik,
gedung, sofa, dan karpet, perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang.
Gedung sebagai tempat kegiatan kantor dijalankan, berfungsi sebagai tempat bersosialisasi. Di tempat itu para pekerja yang bertemu selama enam
hari dalam seminggu, mulai dari jam 8 pagi hingga jam 5 sore, memiliki kebersamaan, memiliki nilai, dan norma yang disepakati bersama.
Universitas Sumatera Utara
E. Komunikasi Perkantoran 1. Arti Komunikasi
