Rencana Kegiatan Pengertian Manajemen Perkatoran

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil. 2. Perkuliahan semester genapganjil. 3. Ujian mid semesterujian semester genapganjil. 4. Wisuda mahasiswa Universitas Sumatera Utara BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkatoran

Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan, karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan- tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi. 1. Defenisi manajemen perkantoran dari beberapa pakar : a. Menurut Leffingwell http:safrizalhappy.wordpress.com2722011 menyatakan bahwa “Manjemen Perkantoran adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan”. b. Menurut The Liang Gie Laksmi, dkk., 2008:24 menyatakan bahwa “Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi mengatur dan menyusun, mengarahkan memberi arah dan petunjuk, mengawasi, dan mengendalikan melakukan kontrol sampai menyelenggarakan sesuatu hal, secara tertib”. 2. Fungsi manajemen yang dijalankan berdasarkan defenisi manajemen perkantoran antara lain: Universitas Sumatera Utara a. Fungsi perencanaan Menurut Laksmi dkk. 2008:30 perencanaan adalah suatu penentuan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Tujuan fungsi perencanaan: 1 Mengurangimengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang 2 Memusatkan perhatian kepada sasaran 3 Menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis 4 Memudahkan pengawasan b. Fungsi pengorganisasian Menurut Laksmi dkk. 2008:30 pengorganisasian organizing adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok-kelompok aktivitas kepada para manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoor dinasian hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dan struktur organisasi. c. Fungsi memimpinmengarahkan Universitas Sumatera Utara Menurut Laksmi dkk. 2008:30 memimpin leading adalah seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. Aspek-aspek penting dalam kepemimpinan: 1 Motivasi, biasanya diartikan sebagai dorongan. Kegiatan memotivasi adalah mempengaruhi orang lain untuk berperilaku secara tertentu. 2 Kepemimpinan atau leadership, yaitu proses untuk mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mau berusaha mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. 3 Komunikasi yaitu penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima, yang dipahami oleh si penerima. d. Fungsi pengawasan Menurut Laksmi dkk. 2008:31 pengawasan adalah suatu upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi kerja dengan standar yang ditetapkan, menetapkan apakah ada penyimpangan, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan dengan cara paling efektif dan efisien guna tercapainya sasaran perusahaan. 3. Arti Kantor Berikut defenisi kantor sebagai tempat menurut dua pakar manajemen, yaitu Mills dan Atmosudirdjo: Universitas Sumatera Utara a. Menurut Mills, kantor adalah setiap tempat, dimana biasanya pekerjaan tulis-menulis dilakukan, dengan nama apapun yang diberikan kepada tempat tersebut. Contoh: Departemen Akuntansi, Ruang Komputer, dan lain-lain. b. Menurut Atmosudirdjo, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. c. Menurut Sedarmayanti 2001:2, kantor adalah: 1 Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi 2 Proses menangani informasi, mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkanmendistribusikan informasi. Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa kantor sebagai proses adalah serangkaian kegiatan menangani informasi, mulai dari menerima, menyimpulkan, mengolah, dan menyimpan, sampai menyalurkan. Jadi perkantoran adalah segala sesuatuhal-hal yang berhubungan dengan kantor, baik dalam arti tempat kegiatannya maupun proses kegiatannya. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis. Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar kegiatan bekerjasama sesuai tujuan yang telah ditetapkan dapat terarah dan jelas. Selain itu gerak dan dinamika suatu organisasi tidak dapat terlepas hubungannya dengan Universitas Sumatera Utara kegiatan organisasi lain serta lingkungannya, oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya informasi. Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu, karena tidak ada bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya. Rangkaian kegiatan didalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik dilingkungan pemerintahan maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara keseluruhan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar. Berdasar atas fakta yang dikemukakan Mariono Jurnal organisasi dan Manajemen 2005, yaitu informasi yang lengkap dan bermanfaat dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka sulit bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi yang berdasarkan fakta akurat, lengkap dan meyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan ditindak lanjuti. Dewasa ini, kedudukan dan peranan perkantoran berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam Universitas Sumatera Utara suatu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam aktivitas, yang dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam pelaksanaan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang. Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat, diolah, dan disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang. Berikutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok kecil orang-orang tertentu. Dalam hal demikian, seorang pimpinan dapat menunjuk atau mengangkat pembantu yang akan diserahi tugas tertentu untuk membantunya. Banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan yang diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang lingkup kegiatan atau besar kecilnya volume kerja. 4. Fungsi Kantor Menurut Denyer http:ayuuuri.blogspot.com2822011, fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci: Universitas Sumatera Utara a. Untuk menerima keterangan misalnya: surat-surat, harga, kutipan, dan sebagainya b. Untuk mencatat keterangan misalnya: persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaiaan c. Untuk menyusun keterangan misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya d. Untuk memberi keterangan misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan- perkiraan dan sebagainya e. Untuk menjamin aktiva-aktiva misalnya: pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya

B. Pekerjaan Perkantoran 1. Arti Pekerjaan Perkantoran