Meningkatkan aktifitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga
menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja. Salah satu cara dalam meningkatkan aktivitas yaitu dengan cara
memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar
seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi
yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
F. Analisis dan Evaluasi
Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi
komunikasi yang terdapat pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan Secara keseluruhan. Komunikasi yang ditetapkan pada Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan adalah komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi adalah komuniksi vertical, horizontal, dan
diagonal. Komunikasi vertical Efendy:2007 meliputi komuniksi keatas dan ke
bawah. Komunikasi vertical yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komunikasi antara kepala pimpinan dengan
Sekretaris, Kepala bidang bagian, Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Program, Staff dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti
sebaliknya. Komunikasi antara Sekretaris dengan kepala bidang bagian, sub
bagian umum, sub bagian keuangan, sub bagian program, staf dan pegawai.Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya.
Komunikasi horizontal yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komuniksi antar sesama Kepala
Bagian. Komunikasi anatar sesame Sub bagian, komunikasi antara sesame staf dan komunikasi sesame pegawai.
Komunikasi diagonal yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komunikasi antara Sekretaris
dengan staf dan pegawai yang merupakan bawahan dari sekretaris. Begitu pula komunikasi antara staf dan pegawai dengan sekretaris.
Proses komunikasi antara kepala pimpinan dengan sekretaris di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan berupa lisan dan tulisan.
Komunikasi lisan yang dilakukan kepala pimpinan dengan sekretaris misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat yang disebut dengan rapat
pimpinan. Komunikasi tertulis yang dilakukan kepala pimpinan dengan sekretaris misalnya berupa surat keputusan , memo, surat tugas kerja dan
wewenang, surat pengumuman, surat balasan tanggapan dan sebagainya. Proses komunikasi secara lisan antara kepala pimpinan dengan kepala
sub bagian, staf dan pegawai sangat jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada sekretaris. Jadi, sekretaris yang mengkomunikasikannya
kepada KepalaSub bagian, staf dan pegawai. Tetapi, kadang kala diadakan rapat di ruang rapat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan.
Misalnya, sebelum melaksanakan suatu kegiatan atau acara diadakan rapat antara seluruh KepalaSub, staf dan pegawai yang berkaitan untuk membahas
pelaksanaan kegiatan acara yang akan dilaksanakan tersebut sebab semua aggota akan terlibat sebagai panitia dalam kegiatan tersebut. Sedangkan komuniksi secara
tertulis antara kepala pimpinan dengan KepalaSub bagian, staf dan pegawai misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat
pengumuman, surat balasan tanggapan, dan sebagainya. Proses komunikasi antara sekretaris dengan staf dan pegawai di Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga berupa lidan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan sekretaris dengan staf dan pegawai
misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat. Tetapi hal ini jarang terjadi karena komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan oleh
sekretaris .dalam bidang sekretariat, biasanya staf tidak langsung berhubunngan dengan sekretaris, tetapi melalui Kepala Sub bagian.
Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul kesalahpahaman. Begitu pula dengan yang terjadi pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah
Walikota Medan. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan.
Kesalahpahaman dalam komunikasi disebabkan akibat kesalahan dalam menafsirkan komunikasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebagaimana kita
ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat menghambat aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian sekretariat Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan tersebut. Oleh karena itu, hambatan-hambatan dalam berkomunikasi ini harus ditangani dengan tepat.
Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di bagian
