dan tepat maka di dalam berkomunikasi harus memperhatikan asas-asas atau prinsip- prinsip sebagai berikut book-me-tiboux.blogspot.com:
a. Kemudahan dalam pengiriman informasi
Komunikasi harus dapat dilakukan dengan mudah, dan kemudahan dalam pengiriman berita atau informasi sangat ditentukan dan dipengaruhi oleh situasi,
jarak, waktu dan kepentingan komunikasi.
b. Informasi mudah di mengerti
Informasi harus mudah dan cepat dimengerti oleh pihak komunikan. Prinsip ini sangat penting agar tanggapan atau respon komunikan dapat
segera diketahui oleh komunikator.
c. Kesamaan pengertian
Informasi atau berita yang dikirim atau diterima harus memiliki kesamaan makna dan pengertian bagi pihak-pihak yang terlibat dalam
komunikas
d. Penggunaan alat komunikasi yang sederhana
Di dalam komunikasi diperlukan penggunaan sarana atu media komunikasi yang sederhana.
Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota
organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya.
Komunikasi secara tertulis yang digunakan pada suatu lembaga terdiri dari :
Komunikasi Internal
Komunikasi internal Efendy:2007 biasanya juga diterapkan oleh sebagian besar kegiatan kantor dalam suatu lembaga pemerintahan yang meliputi
hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar, Komunikasi internal yang terjadi misalnya :
a. komunikasi antara pimpinan dengan pegawai. b. komunikasi antar pimpinan yang satu dengan bagian lainnya.
c. komunikasi antara para pegawai.
Komunikasi External
Komunikasi External Efendy:2007 bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak satu dengan pihak luar. Komunikassi ini dapat diwujudkan
dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar. Jika hubungan-
hubungan ke luar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah lembaga pemerintah yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif.
Komunikasi external harus dilaksanakan dengan baik agar tercipta hubungan yang harmonis. Hal ini merupakan salah satu cara yang dapat
memajukan lembaga pemerintahan tersebut, sebab tidak ada satu lembagapun yang tidak membutuhkan pihak external.
E. Hubungan Komunikasi dengan Aktivitas Kerja Pegawai
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informs yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak
dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informassi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu
tujuan yang efektif dan efesien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan
memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahan-
perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam komunikasi dapat dikurangi.
Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas serta
menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan dengan menggunakan media yang tepat. Media
yang paling tepat sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.
American Management Assiciation AMA yang dikutip oleh Handoko 1995 dalam bukunya “ Mnajement” telah menyusun sejumlah prinsip
komunikasi yang disebut dengan “The Commandement Of good Communication”sepuluh pedoman komunikasi yang baik , yaitu :
1. cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama dikomunikasikan.
6. ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik.
7. ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. perhatikan konsistensi komunikasi.
9. tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi. 10. jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk
dimengerti. Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para
pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi apabila para pimpinan mampu melaksanakan pimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat
atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin, biaya- biaya dapat lebih ditekan dari dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan
dapat dilakukan dengan baik. Dari uraian diatas dapat dikatakan setiap organisasi yang efektif agar
seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi
yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.
Meningkatkan aktifitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga
menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja. Salah satu cara dalam meningkatkan aktivitas yaitu dengan cara
memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar
seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi
yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
F. Analisis dan Evaluasi
Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi
komunikasi yang terdapat pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan Secara keseluruhan. Komunikasi yang ditetapkan pada Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan adalah komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi adalah komuniksi vertical, horizontal, dan
diagonal. Komunikasi vertical Efendy:2007 meliputi komuniksi keatas dan ke
bawah. Komunikasi vertical yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komunikasi antara kepala pimpinan dengan
Sekretaris, Kepala bidang bagian, Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Program, Staff dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti
sebaliknya. Komunikasi antara Sekretaris dengan kepala bidang bagian, sub
