30
maka dalam katalog online tanda “rusak” akan di-check list. Lebih jelas mengenai tanda-tanda tersebut akan dijelaskan berikut ini.
4. Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan ke dalam rak
koleksi. Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang layak disiangi, maka perlu
dilakukan pengecekan dan analisa yang benar. Bahan pustaka yang selayaknya masih bisa dijilid bisa dikembalikan ke rak koleksi setelah dijilid ulang.
Kemudian bahan pustaka yang eksemplar atau copyannya lebih dari dua dan memiliki banyak peminat, perpustakaan utama menyediakan kurang lebih lima
duplikasi. Sedangkan bahan pustaka yang kurang tampak sedikit diminati oleh pemustaka, maka bahan pustaka yang jumlahnya lima eksemplar oleh petugas
pemeliharaan akan ditarik tiga eksemplar dan menyisakan dua eksemplar di dalam koleksi. Kalaupun ada koleksi yang sama sekali tidak pernah dipinjam, bukan
berarti koleksi tersebut akan sepenuhnya ditarik dari koleksi. Petugas pemeliharaan akan tetap menyisakan dua eksemplar sebagai koleksi, walaupun di
dalam akumulasi peminjaman buku selama satu tahun buku ini hanya tercatat satu kali peminjaman saja. Hal ini dilakukan karena mempertimbangkan minimnya
koleksi yang ada di perpustakaan. 5.
Bahan pustaka yang sudah out of date, kurang diminati dan rusak atau sudah mendapat gantinya bisa disiangi.
Dari semua data yang masuk kategori ‘disiangi’ biasanya masih dilihat dan dianalisa ulang. Semua bahan pustaka yang masuk daftar tersebut belum tentu
benar-benar layak disiangi. Ada bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki akan dijilid ulang.
3.10 Stock Opname
Banyaknya jumlah koleksi yang ada di suatu perpustakaan tentu akan membuat pendataan bahan pustaka sulit. Tidak saja pendataan koleksi lewat
induk, tetapi secara langsung ditempat koleksi tersebut berada. Pendataan ulang kembali jumlah koleksi dalam frekuensi waktu tertentu dapat dikataan sebagai
stock opname. Setiap perpustakaan perlu melakukan stock opname agar mengetahui jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.
31
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara melakukan kegiatan stock opname baru 1 satu kali yaitu pada Tahun 2012. Langkah-
langkah stock opname Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Yaitu;
1. Mempersipakan personil yang terdiri dari maksimal 6 orang.
2. Siapkan semua buku yang ada di perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Sumatera Utara 3.
Siapkan daftar inventaris 4.
Siapkan daftar buku yang pernah dipinjam oleh pemustaka 5.
Lakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka yang ada di Muhammadiyah Sumatera Utara
6. Lakukan pendataan mengenai buku yang sudah tidak relevan buku yang
masuk gudang
3.11 Shelving
Pelaksanaan shelving koleksi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dilakukan berdasarkan mekanisme dan ketentuan berikut ini:
1 Prioritas shelving pada: a.
Prioritas pertama, koleksi yang telah dibacadigandakan oleh pemustaka saat itu;
b. Prioritas kedua, koleksi hasil kegiatan manajemen koleksi, seperti
koleksi pasca-fumigasi, koleksi hasil perbaikan karena rusak ringan, dan koleksi yang dijilid ulang;
c. Prioritas ketiga, koleksi baru perpustakaan yang dikirim dari bagian
pengolahan literatur; d.
Prioritas keempat, koleksi yang telah dipinjamdigunakan pemustaka Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
2 Acuan shelving pada: a.
Acuan pertama, koleksi disusun berdasarkan jenis koleksi, misalnya koleksi umum, referensi, jurnal majalah, laporan penelitian, tesis
disertasi, serta majalah popular.
32
b. Acuan kedua, koleksi disusun berdasarkan nomor klasifikasi, dari
urutan terkecil hingga terbesar klasifikasi dengan sistem DDC 000 – 900.
c. Acuan ketiga, koleksi disusun menurut huruf, nomor, atau kode lain
selain sistem DDC yang tercantum pada label koleksi kode panggil, misalnya kode panggil pada koleksi laporan penelitian, tesisdisertasi.
d. Acuan keempat, koleksi didusun menurut abjadalfabet 3 huruf
pertama dari nama penulispengarang perlu dicek secara cermat dan teliiti mulai huruf pertama sampai ketiga.
e. Acuan kelima, koleksi disusun menurut abjadalfabet 1 huruf pertama
dari judul koleksi. f.
Acuan keenam, koleksi disusundiurutkan berdasarkan jilid, cetakan, atau volume terbitan;
g. Acuan ketujuh, koleksi disusun di raktempat lain dari sebelah kiri ke
kanan dalam satu rak dari atas ke bawah lihat sekat rak. 3
Pelaksanaan shelving dilakukan secara cermat dan baik yang dilaksanakan setiap hari.
3.12 Perawatan Bahan Pustaka
