Manajemen Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU)

(1)

MANAJEMEN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA (UMSU)

PROPOSAL KERTAS KARYA

DISUSUN OLEH:

HAPIS ISMAIL HARAHAP 122201009

PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “Manajemen Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU)”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah. Penulis ucapkan kepada Ayahanda tercinta Zainal Arifin dan Ibunda tersayang Nuraida yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D - III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Laila Hadri Nasution., S.Sos., MP selaku dosen pembimbing yang

telah banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai.

4. Ibu Hotlan Siahaan., S.Sos., M. I. Kom selaku dosen pembaca pada kertas karya ini.

(3)

5. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.

6. Untuk admin D-III Perpustakaan Abangda Suryawan S.Sos terima kasih waktu dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari masa perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.

7. Bapak H. Irfan Bustami, SH, M. Hum Sebagai Kepala Biro Pustaka Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dan staf terkait lainnya yang bersedia memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis. 8. Seluruh teman-teman stambuk 2012, Terutama sahabat-sahabat terbaik

Meisyarah Khadijah, Darari Surya terima kasih untuk hari-hari indah bersama kalian. Dan juga yang selalu hadir memberikan motivasi tiada habisnya untuk penulis dan tak akan pernah terlupakan, semoga persahabatan kita abadi selamanya.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, September 2015

Penulis

Hapis Ismail Harahap 122201009

(4)

4 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 3

1.3 Manfaat Penulisan ... 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 4

2.1 Manajemen Koleksi ... 4

2.1.1 Koleksi Perpustakaan ... 4

2.1.2 Pengertian Manajemen Koleksi ... 5

2.2 Tujuan Manajemen Koleksi ... 7

2.3 Aktivitas Manajemen Koleksi ... 7

2.3.1 Weeding ... 7

2.3.2 Stock Opname ... 9

2.3.3 Shelving ... 11

2.3.4 Perawatan Bahan Pustaka ... 12

2.3.4.1 Tujuan Dan Fungsi Perawatan Bahan Pustaka... 13

2.3.5 Pengamanan Koleksi ... 14

BAB III MANAJEMEN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA ... 17

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UMSU ... 17

3.2 Visi Dan Misi Perpustakaan UMSU ... 18

3.3 Tujuan Perpustakaan UMSU... 18

3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan UMSU ... 19

3.5 Staf Manajemen Koleksi ... 20

3.6 Waktu Pelayanan Perpustakaan ... 20

3.7 Koleksi Perpustakaan ... 21

3.8 Anggaran Perpustakaan ... 22

3.9 Weeding (Penyiangan) ... 22

3.10 Stock Opname ... 24

3.11 Shelving ... 25

3.12 Perawatan Bahan Pustaka ... 26

(5)

5 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ... 29 4.2 Saran ... 29 DAFTAR PUSTAKA ... 30

(6)

DAFTAR GAMBAR

3.1 Gambar Stuktur Organisasi ... 20 3.2 Barcode Buku ... 28 3.3 Barcode Scanner Dan Kartu Anggota Perpustakaan UMSU. ... 28

(7)

7 BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi dituntut untuk memfungsikan dirinya sebagai pusat pelestarian ilmu pengetahuan, pusat belajar, pusat penelitian, dan pusat penyebaran informasi. Oleh karena itu, perpustakaan dituntut untuk mengembangkan koleksinya baik itu yang berbentuk tercetak ataupun yang tidak tercetak, yang mengacu kepada standar kualitas yang diinginkan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Berbicara tentang perpustakaan tidak terlepas dari koleksi yang ada di dalam suatu perpustakaan, koleksi atau biasa disebut bahan pustaka merupakan salah satu komponen perpustakaan yang sangat penting. Koleksi yang ada di perpustakaan dari segi bentuk dapat dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu koleksi tercetak dan koleksi non tercetak. Dalam pemanfaatan koleksi yang ada di perpustakaan, agar koleksi dapat dimanfaatkan secara maksimal. Harus diterapkan suatu sistem manajemen dalam mengatur koleksi tersebut atau biasa disebut dengan manajemen koleksi, sehingga memiliki suatu pengaturan koleksi yang baik.

Manajemen koleksi adalah pengorganisasian dan pembinaan yang mencakup prinsip-prinsip pengembangan koleksi, pemenuhan kebutuhan para pengguna sebagai tujuan utama, mengusahakan cara alternatif pemerolehan dokumen dan informasi guna melengkapi koleksi yang telah ada (Ray.Harrod’s Prytherch, (1995) Librarian Glossary : 146). Manajemen koleksi melibatkan serangkaian proses yang menjadi lebih efisien dengan adanya teknologi komputer dan komunikasi yang menghimpun informasi, mengkoordinasikan komunikasi, menyusun kebijakan, evaluasi dan perencanaan. Dengan adanya manajemen koleksi di suatu perpustakaan yang bersangkutan baik dalam bentuk tercetak maupun yang tidak tercetak, maka tercapailah pelayanan perpustakaan yang optimal sesuai apa yang diharapkan perpustakaan perguruan tinggi. Manajemen koleksi perpustakaan tidak akan terlepas dari pembinaan koleksi. Pembinaan koleksi merupakan salah satu kegiatan bidang pelayanan

(8)

teknis. Kegiatan ini dilakukan suatu perpustakaan perguruan tinggi dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan informasi kepada pemakai perpustakaan.

Namun pada kenyataannya masalah yang dihadapai perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) adalah keterbatasan dana, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, pustakawan kurang merasa percaya diri, kurangnya perhatian dari pimpinan organisasi induk, serta kurang lancarnya komunikasi antara pustakawan dengan pemustaka dan pengambil kebijakan dalam manajemen koleksi. Penerapan manajemen koleksi belum sepenuhnya diterapkan, ini terlihat dari mulai tahap perencanaan yang meliputi pemilihan koleksi yang harus sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, tahap pemilihan koleksi merupakan tahap yang sangat penting dimana dari situlah dilihat kualitas perpustakaan dalam memberikan informasi kepada pengguna dan juga dilihat dari segi pengolahan keleksi yang mana penempatan nomor buku yang belum tetap sehingga membuat pengguna mengalami kesulitan dalam menemukan koleksi yang dibutuhkan. Sehingga secara tidak langsung menimbulkan pengaruh yang sangat besar dengan mulai berkurangnya minat baca dari pengguna perpustakaan dalam memanfaatkan koleksi yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) sebagai jantung dari perguruan tinggi.

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU), memiliki jumlah koleksi sebanyak 13.441 judul, 24.041 eksemplar yang terdiri dari koleksi buku (9.893 judul dan 19.051 eksemplar), koleksi referensi (1.147 judul dan 2.589 eksemplar), Skripsi (2,401 judul dan 2.401 eksemplar).

Sistem yang digunakan adalah sistem terbuka, dengan fasilitas layanan yang diberikan antara lain: 1) Layanan sirkulasi, 2) Layanan referensi, 3) Layanan internet, 4) Layanan terbitan terseri, tetapi perlu dilihat apakah bahan-bahan tersebut benar-benar dimanfaatkan oleh pengguna. Kegiatan manajemen koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan UMSU antar lain 1. Weeding, 2 Stock Opname, 3. Shelving, 4 Perwatan Bahan Pustaka dan 5. Pengamanan Koleksi. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis mengajukan judul kertas karya ini adalah: ”Manajemen Koleksi Buku pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumtera Utara (UMSU)”. Karena menurut penulis

(9)

Manajemen koleksi ini merupakan masalah yang sangat penting dalam mencapai tujuan perpustakaan.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :

1. Untuk mengetahui berbagai upaya yang dilaksanakan dalam manajemen koleksi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumtera Utara (UMSU).

2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan dalam hal manajemen koleksi.

1.3 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penulisan kertas karya ini adalah :

1. Kertas karya ini diharapkan dapat memberikan masukan tentang manajemen koleksi bagi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumtera Utara (UMSU)

2. Agar para pemustaka dapat lebih memahami dan mengerti pentingnya manajemen koleksi perpustakaan.

3. Menambah wawasan terhadap manajemen koleksi perguruan tinggi.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Metode yang dilakukan dalam pengumpulan data adalah : 1. Studi Kepustakaan

Yaitu penelitian yang dilakukan dengan membaca literatur yang ada kaitannya dengan materi yang dibahas dalam kertas karya.

2. Studi Lapangan

Pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung ke Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) .

3. Wawancara dengan pustakawan yang mengelola bagian bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumtera Utara (UMSU) .

(10)

10 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Koleksi (Collection Management) 2.1.1 Koleksi

Koleksi harus berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran, agar dapat memenuhi sivitas akademinya yaitu mahasiswa, dosen dan peneliti. Koleksi menurut Reitz (2004, 156) yakni

“in library cataloging, three or more independent works or long excerpts from works by the same author, or two or more independent works or excerpts from works by different authors, not written for the same occasion or for the publication in hand, published together in a single volume or uniform set of volumes. Selected by an editor, the works are listed in the table of contents in order of appearance in the text”

Definisi tersebut menyebutkan bahwa koleksi merupakan karya – karya independen yang dibuat oleh beberapa penulis, memiliki perbedaan tujuan serta dipublikasikan dalam sebuah edisi atau beberapa edisi seragam. Koleksi merupakan hasil penyeleksian yang dilakukan oleh editor, ditampilkan dalam daftar isi yang kemudian muncul di dalam teks.

Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 51) dinyatakan bahwa, Ragam koleksi yang selayaknya ada di perpustakaan :

a) Koleksi Rujukan b) Bahan Ajar c) Terbitan Berkala d) Terbitan Pemerintah

e) Selain terbitan pemerintah, koleksi yang menjadi minat khusus perguruan tinggi seperti sejarah daerah, budaya daerah, atau bidang khusus lainnya juga perlu diperhatikan

f) Apabila memiliki dana yang cukup, perpustakaan sebagai sumber belajar tidak hanya menghimpun buku, jurnal, dan sejenisnya yang tercetak, tetapi juga menghimpun koleksi pandang dengar serta koleksi media elektronik

(11)

Sedangkan dalam UU no 43 tahun 2007 pasal 1 ayat 2 dalam Yuven (2010 , 5) menyatakan bahwa:

Yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam bentuk berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Koleksi perpustakaan adalah bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam bentuk berbagai yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan.

2.1.2 Pengertian Manajemen Koleksi

Manajemen berasal dari kata kerja to manage (bahasa Inggris) artinya mengelola, memimpin, mengurus. Manajemen mempunyai pengertian yang berbeda-beda namun secara umum manajemen adalah kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis dengan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu dengan cara yang setepat-tepatnya. Reitz (2004, 157) memberi definisi pada manajemen koleksi yaitu

“the application of quantitative techniques, such as statistical and costbenefit analysis, to the process of collection development, usually limited to large libraries and library systems. In a more general sense, the activity of planning and supervising the growth and preservation of library collections based on an assessment of existing strengths and weakness and an estimate of future needs”.

Yang memiliki pengertian: aplikasi dari teknik kuantitatif, kepada proses pengembangan koleksi yang biasanya terbatas pada sistem sebuah perpustakaan. Dalam pengertian umum, manajemen koleksi adalah suatu aktivitas perencanaan serta mengawasi pemeliharaan dan pertumbuhan perpustakaan koleksi berdasarkan pada suatu penilaian mengenai kelemahan dan kekuatan serta perkiraan kebutuhan masa depan.

(12)

Berikut adalah definisi yang diberikan oleh Jenkins dan Morley yang dikutip Clayton (2001, 17) yaitu

“collection management is a more demanding concept, which goes beyond a policy of acquiring materials, to policies on the housing, preservation, and storage, weeding and discard of stock. Rather than selection and acquisition, collection management emphasizes the systematic management of a library’s exsisting collection: ‘the systematic management of the planning, composition, funding, evaluation and use of library collections over extended periods of time, in order to meet specific institutional objectives”

Yang mengandung pengertian manajemen koleksi adalah konsep yang menuntut suatu kebijakan dalam memperoleh material, atas perawatan, pemeliharaan, dan penyimpanan, serta penyiangan koleksi. Bukan hanya sekedar menyeleksi dan mengakuisisi, manajemen koleksi menekankan pada manajemen sistematis pada koleksi perpustakaan: ‘manajemen sistematis dari perencanaan, susunan, pembiayaan, evaluasi dan penggunaan koleksi perpustakaan dalam jangka waktu tertentu, untuk mencapai target dari perpustakaan atau lembaga yang bersangkutan.

Osburn yang dikutip Johnson (2009, 2) mendefinisikan manajemen koleksi sebagai

“a process of information gathering, communication, coordination, policy formulation, evaluation, and planning. These processes, in turn, influence decisions about the acquisition, retention, and provision of access to information sources in support of the intellectual needs of a given library community. Collection development is the part of collection management that primarily deals with decisions about the acquisition of materials”. Yang memiliki makna: suatu proses informasi berupa mengumpulkan, komunikasi, koordinasi, perumusan kebijakan, evaluasi, dan perencanaan. Proses ini, mempengaruhi keputusan tentang ketetapan akses ke sumber informasi dalam mendukung kebutuhan intelektual pengguna perpustakaan. Pengembangan koleksi menjadi bagian dari manajemen koleksi terutama berkenaan dengan keputusan tentang pengadaan koleksi perpustakaan

Menurut Syihabuddin, (2003,146) Manajemen Koleksi melibatkan serangkaian proses yang menjadi lebih efisien dengan adanya teknologi komputer dan komunikasi yang menghimpun informasi, mengkoordinasikan komunikasi, menyusun kebijakan, evaluasi dan perencanaan.

Dari berbagai definisi diatas dapat diketahui bahwa manajemen koleksi adalah suatu istilah yang mewakili proses perencanaan suatu koleksi perpustakaan atau lembaga informasi, yang meliputi aspek pengumpulan, pemeliharaan,

(13)

komunikasi, koordinasi, kebijakan, serta perawatan dan evaluasi dalam rangka mencapai target koleksi dari organisasi.

2.2 Tujuan Manajemen Koleksi

Koleksi menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator pagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Kualitas koleksi menjadi salah faktor penentu apakah perpustakaan akan diakses oleh banyak pemustaka atau tidak.

Menurut Sulistyaningsih (2013, 2) tujuan manajemen koleksi adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi

2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta lembaga induknya

3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan tekhnologi.

4. Meningkatkan nilai informasi

5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi 6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan manajemen koleksi adalah mengetahui mutu, lingkup dan kedalam koleksi, menyesuaikan koleksi dengan tujuan perpustakaan, mengikuti perubahan, perkembangan, sosial, budaya, ilmu dan teknologi, meningkatkan nilai informasi, mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi serta menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.

2.3 Aktivitas Manajemen Koleksi 2.3.1 Weeding (Penyiangan)

Kebutuhan pengguna perpustakaan semakin lama akan semakin bervariasi. Perpustakaan dituntut untuk segera mengganti koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. salah satu bagian yang penting dalam kegiatan perpustakkan apabila tidak menginginkan koleksinya hanya merupakan tumpukan materi yang kelanjutan dalam proses kegiatan perpustakaan. Menurut Dictionary of Library and Information Science (dalam Sugana, 2011: 15), weeding merupakan proses menentukan koleksi apa saja yang akan ditarik secara permanen dan menentukan kriteria koleksi yang akan disiangkan, khususnya terhadap tumpukan-tumpukan

(14)

buku yang membuat kapasitas ruang terbatas. Pada perpustakaan umum biasanya menyiangi secara rutin dengan dasar sirkulasi, sedangkan perpustakaan akademik weeding jarang dilakukan.

Sedangkan Menurut Rahayu dkk (2013, 13) Penyiangan (weeding) adalah upaya pemberdayaan koleksi bahan pustaka terhadap koleksi lama, agar tempat penyimpanan bahan pustaka dapat dioptimalkan dan bermanfaat bagi pemustaka dengan memisahkan koleksi yang sudah rusak, eksemplar yang terlalu banyak, sudah ada edisi terbaru, kurang pragmatis, dan bahasa yang digunakan sulit dipahami oleh pemustaka. Kegiatan penyiangan dilakukan agar tidak menumpuknya koleksi lama di perpustakaan, dan tempat yang digunakan sebelumnya dapat dimanfaatkan untuk koleksi terbaru. Sehingga koleksi yang ada di perpustakaan selalu berdaya guna dan diminati oleh pemustaka.

Menurut Yulia (1993:199) pedoman umum penyiangan koleksi adalah: 1. Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakkan. 2. Bahan pustaka yang sudah usang isinya.

3. Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi.

4. Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.

5. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.

6. Bahan pustaka yang jumlah kopinya terlalu banyak, frekuensi pemakaiannya rendah.

7. Bahan pustaka yang terlarang.

Menurut Akbar (2008: 1) penyiangan yang dilakukan diperpustakaan mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru.

2. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik.

3. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakkan koleksi.

4. Memungkinkan staff perpustakaan mengelola koleksi secara efektif dan efisien.

Penyiangan koleksi dapat dilakukan sebagai berikut:

a. Menyingkirkan bahan pustaka dari tempatnya ke ruang penyimpanan khusus

b. Menghapus atau memusnahkan bahan pustaka c. Menghadiahkan bahan pustaka ke perpustakaan lain

d. Menukar bahan pustaka dengan bahan pustaka lain Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 64)

(15)

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa weeding atau penyiangan adalah subjek tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, bahan pustaka yang telah usang isinya, edisi terbaru sudah ada dan bahan pustaka sudah terlalu rusak. Tujuan dari penyiangan adalah membuat koleksi lebih dimanfaatkan sebagai informasi yang akurat, relevan, up to date dan memudahkan pemakai dalam menggunakan koleksi.

Hal selanjutnya yang tak kalah penting untuk dikaji adalah masalah prosedur penyiangan. Prosedur adalah sebuah cara sistematis dan terpikir secara baik untuk mencapai tujuan; prinsip dan praktek-praktek pengajaran. Menurut Kusnanto (2011, 26) dalam melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka, ada bebrapa prosedur yang harus dilakukan, yaitu:

1. Pustakawan (bersama dengan pihak terkait lainnya) mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan yang telah ditetapkan.

2. Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak 3. Buku-buku yang akan dikeluarkan dari rak buku, kartu-kartunya

dikeluarkan dari buku yang bersangkutan dan kartu katalognya ditarik dari laci/jajaran catalog.

4. Buku-buku yang dikeluarkan diberi tanda “dikeluarkan dari koleksi perpustakaan” sebagai bukti bahwa buku tersebut bukan lagi milik perpustakaan

5. Apabila bahan pustaka tersebut masih layak untuk digunakan (eksemplarnya) terlalu banyak namun isi belum “out of date” dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah

6. Jika bahan pustaka dirasakan masih banyak dicari dan digunakan pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang (weeding stock)

7. Untuk bahan pustaka yang akan dimusnahkan hendaknya memperhatikan peraturan yang berlaku berkaitan dengan penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah pemerintah. Menurut Darwanto (2012, 2) Penyiangan harus dilakukan secara berkala dan berkelanjutan, minimal lima tahun sekali untuk koleksi buku. Sebaiknya perpustakaan membuat peraturan tertulis tentang penyiangan koleksi perpustakaan untuk dipakai sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan ini.

2.3.2 Stock Opname

Dalam kegiatan manajemen koleksi suatu perpustakaan didasarkan pada profil seleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka tersebut. Salah satu kegiatan yang dapat dilakukan adalah stock opname. Stock opname yakni

(16)

kegiatan pemeriksaan koleksi perpustakaan secara menyeluruh apakah koleksi itu masih sesuai dengan catatan yang dimiliki.Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 235 ), stock opname adalah “Pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat milik perpusakaan”. Sebelum melakukan kegiatan ini perlu dipertimbangkan terlebih dahulu pelayanan apa yang dibutukan dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan kegiatan stock opname agar tidak mengganggu pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan kepada penggunaanya.

Stock opname dilakukan karena perpustakaan akan mengalami perubahan keadaan koleksi Karen rentang waktu yang lama. Perubahan koleksi terjadi pada berbagai macam dan meliputi kualitas dan kuantitas koleksi yang semakin menurun. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004) perubahan kualitas koleksi perpustakaan dapat dilihat pada keadaan sebagai berikut :

a. Jumlah koleksi tidak sesuai dengan buku induk kerena terjadi kehilangan koleksi akibat ulah pengguna atau ulah pustakawan sendiri.

b. Keadaan fisik koleksi telah usang dan sudah tidak layak pakai sehingga harus mendpat perawatan dari perpustakaan.

Menurut Yulia (2010) tujuan dilakukan kegiatan stock opname adalah:

1. Mengetahui keadaan koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan.

2. Mengetahui jumlah buku (judul/eksemplar) koleksi bahan pustaka menurut golongan klasifikasi dengan tepat.

3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang menandakan kondisi koleksi bahan pustaka.

4. Untuk mengetahui dengan tepat bahan pustaka yang tidak ada katalognya.

5. Untuk mengetahui bahan pustaka yang dinyatakan hilang.

6. Untuk mengetahui dengan tepat kondisi bahan pustaka, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.

Keuntungan diadakan stock opname yaitu:

1. Dapat disusun dari daftar bahan pustaka yang disiangi karena sudah tidak sesuai dengan subjek, tahun, kondisi bahan pustaka dan susunan bahan pustaka yang muthakir.

2. Mengetahui bahan pustaka yang paling banyak diminati oleh pengguna informasi. Hal ini berarti stock opname digunakan sebagai petunjuk pemilihan bahan pustaka.

3. Mengetahui tingkat hilangnya bahan pustaka di perpustakaan. 4. Dapat diperolehnya susunan bahan pustaka yang rapi dan baik. 5. Mudah membersihkan bahan pustaka dari debu dan kotoran lain.

(17)

Adapun kerugian stock opname adalah dapat mengganggu kenyamanan pengguna. Kenyamanan pengguna dapat dilihat pada penagihan buku yang sedang dipinjam. Kenyamanan pengguna dapat juga dilihat pada perturan tidak adanya pelayanan pada pengguna selama kegiatan stock opname berlangsung.

2.3.3 Shelving

Menurut Sitepu (2011, 29) Penyimpanan dan penyusunan koleksi (shelving), adalah suatu kegiatan menyimpan koleksi bahan pustaka yang telah diolah/diproses menjadi koleksi perpustakaan pada rak-rak buku/pustaka berdasarkan susunan menurut kelompok macamnya dan bidang ilmunya masing-masing maupun urutan nomor penempatan (call number).

Sulistyo-Basuki (1992:37) menyatakan bahwa, penjajaran atau filing berarti penyusunan dokumen menurut urutan tertentu agar dokumen dapat ditemu balik secara mudah dan cepat apabila diperlukan.

Lasa Hs. (1990:72) menyatakan bahwa shelving adalah kegiatan, pekerjaan dalam perpustakaan untuk menyusun buku di rak, dengan peraturan tertentu.

Menurut Rangkuti (2013, 4) Shelving adalah kegiatan penjajaran koleksi ke dalam rak buku perpustakaan atau tempat koleksi berdasarkan sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan bahan pustaka.

Sistem kegiatan Shelving menurut Rangkuti (2013, 4) Sistem penjajaran koleksi ke dalam rak ada dua macam yaitu:

1. Berdasarkan jenis, yaitu disusun berdasarkan jenis koleksi dalam bidang apapun dijadikan satu susunan.

2. Berdasarkan sandi pustaka atau call number, yaitu disusun berdasarkan urutan nomor kelas sesuai dengan tata susunan koleksi. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi buku teks.

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa shelving adalah penjajaran koleksi ke dalam rak buku perpustakaan berdasarkan jenis dan berdasarkan Call Number.

(18)

18 2.3.4 Perawatan Bahan Pustaka

Perawatan bahan pustaka bukanlah hal yang baru bagi pustakawan. Berdirinya suatu perpustakaan karena adanya koleksi buku, maka jika ada koleksi buku berarti perlu dirawat dan dilestarikan.

Menurut Martoadmojo (1993: 6) perawatan adalah menjaga agar koleksi perpustakaan tidak diganggu oleh tangan-tangan jahil, serangga yang jahil, atau jamur yang merajalela pada buku-buku yang ditempatkan pada ruangan yang lembab. Perawatan memeliki beberapa fungsi sebagai berikut.

a. Melindungi, bahan pustaka dilindungi dari seranggan serangga, manusia, jamur, panas matahari, air dan sebagainya, dengan pelestarian yang baik serangga dan binatang kecil, tidak akan dapat menyentuh bahan pustaka, manusia tidak akan salah dalam menangani dan memakai bahan pustaka, jamur tidak akan dapat tumbuh, dan sinar matahari serta kelembaban udara diperpustakaan akan mudah terkontrol.

b. Pengawetan, dengan dirawat baik-baik, bahan pustaka menjadi awet, bisa di pakai lebih lama, dan diharapkanlebih banyak pembaca dapat mempergunakan bahan pustaka tersebut.

c. Kesehatan, dengan perawatan yang baik,bahan pustaka pustaka menjadi bersih, bebas dari debu, jamur, binatang perusak, sumber sarang dari berbagai penyakit, sehingga pemakai maupun pustakawan menjadi tetap sehat, pembaca lebih bergairah membaca dan memakai perpustakaan.

d. Pendidikan pemakai, perpustakaan dan pustakawan sendiri harus belajar bagaimana cara memakai dan merawat dokumen, menjaga disiplin, tidak membawa makanan dan minuman kedalam perpustakaan, tidak mengotori bahan pustaka maupun ruangan perpustakaan, mendidik pemakai serta pustakawan sendiri untuk berdisiplin tinggi dan menghargai kebersihan.

e. Kesabaran, Merawat bahan pustaka ibarat merawat bayi atau orang tua, harus sabar. Bagaimana kita bisa menambal buku berlubang,

(19)

membersihkan kotoran binatang kecil dan tahi buku, menghilangkan noda dari bahan pustaka memerlukan tingkat kesabaran yang tinggi. f. Sosial, Perawatan tidak bisa dilakukan dengan diri sendiri,

pustakawan harus mengikutsertakan pembaca perpustakaan untuk tetap merawat bahan pustaka dan perpustakaan, rasa pengorbanan tinggi harus diberikan setiap orang, demi kepentingan dan keawetan bahan pustaka.

g. Ekonomi, dengan perawatan yang baik bahan pustaka menjadi lebih awet, keuangan dapat dihemat.

h. Perawatan yang baik, penataan bahan pustaka yang rapi, perpustakaan tampak makin jadi indah, sehingga menambah daya tarik kepada pambaca.

Menurut Soeatminah (1992: 126), pengertian pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka adalah “Kegiatan menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan awet dan terawat dengan baik.”

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perawatan bahan pustaka adalah semua kegiatan atau usaha yang dilakukan oleh seseorang atau pustakawan dalam melindungi bahan pustaka dari faktor-faktor yang dapat merusak bahan pustaka, baik faktor dari dalam maupun dari luar.

2.3.4.1Tujuan Dan Fungsi Perawatan Bahan Pustaka

Tujuan dan fungsi perawatan bahan pustaka adalah untuk menjaga bahan pustaka agar tidak rusak dan informasi yang terkandung didalamnya tidak hilang Menurut Perpustakaan Nasional RI (1995: 20) tujuan dan fungsi perawatan dan pelestarian bahan pustaka yaitu:

“Mengusahakan agar koleksi selalu tersedia dan siap pakai. Hal ini dapat dilakukan dengan melestarikan bentuk fisik bahan pustaka, melestarikan informasi yang terkandung dengan alih media atau melestarikan keduaduanya (bentuk fisik maupun kandungan informasinya)”

Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1991: 271) tujuan dan fungsi perawatan bahan pustaka yaitu melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal.

(20)

Menurut Martoadmojo (1993: 5) fungsi perawatan bahan pustaka sebagai berikut

1. Menyelamatkan nilai informasi bahan pustaka 2. Menyelamatkan bentuk fisik bahan pustaka 3. Mengatasi kendala kekurangan ruang (space)

4. Mempercepat perolehan informasi: bahan pustaka yang tersimpan dalam CD (Compact Disc) sangat mudah untuk diakses, baik dari jarak dekat maupun jarak jauh, sehingga pemakaian bahan pustaka menjadi lebih optimal.

2.3.5 Pengamanan Koleksi

Perpustakaan sangat rawan terhadap tindakan penyalahgunaan koleksi. Hal ini disebabkan salah satunya oleh sistem layanan perpustakaan yang digunakan. Umumnya perpustakaan menyediakan layanan dengan sistem terbuka. Pada sistem tersebut, pengguna dapat secara langsung memilih bahan pustaka yang diinginkan pada rak tempat jajaran koleksi diletakkan. Hal ini dapat mendorong terjadinya penyalahgunaan koleksi perpustakaan oleh pengguna. Menurut Obiagwu (1992), tindakan penyalahgunaan koleksi dapat digolongkan menjadi empat, yaitu pencurian (theft), penyobekan (mutilation), peminjaman tidak sah (unauthorized borrowing), dan vandalisme (vandalism).

Menurut Syaikhu HS (2011, 37) Untuk mengurangi risiko tindakan penyalahgunaan koleksi perpustakaan, perlu diperhatikan tiga aspek, yaitu:

1. Keamanan fisik (physical security) perpustakaan, yang mencakup arsitektur, staf keamanan, dan perangkat keras, seperti perlindungan pada pintu dan jendela;

2. Penggunaan teknologi keamanan seperti barcode, radio frequency identification (RFID), microdots, dan closed circuit television (CCTV); dan

3. Kebijakan keamanan, prosedur, dan rencana.

1. Keamanan Fisik

Pengamanan koleksi perpustakaan mencakup keamanan lingkungan fisik perpustakaan. Menurut Syaikhu HS (2011, 37) keamanan fisik perpustakaan perlu mempertimbangkan berbagai aspek, seperti arsitektur, petugas keamanan, dan pengamanan bangunan fisik perpustakaan:

(21)

21 a. Pertimbangan Arsitektur

Perencanaan arsitektur dalam pembangunan perpustakaan perlu dilakukan secara tepat untuk memberikan keamanan dan kenyamanan bagi pengguna. Perancangan arsitektur perpustakaan mencakup penataan ruang (landscaping) di luar bangunan dan ruang perpustakaan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam perancangan arsitektur perpustakaan adalah aspek pencahayaan secara terus-menerus dan cukup pada pintu masuk kendaraan dan pejalan kaki serta area sirkulasi untuk menciptakan suasana yang aman serta mendukung aspek pengawasan. Selain itu, penempatan tanda-tanda yang jelas harus diperhatikan, seperti tanda pintu masuk dan keluar perpustakaan, tanda peringatan/imbauan, parkir bagi karyawan dan pengunjung, kendaraan, dan pejalan kaki. Pengaturan bagian-bagian landscaping harus dilakukan dengan baik dalam rangka meningkatkan keamanan.

b. Personil Keamanan

Tim keamanan sebagai bagian dari perencanaan keamanan perpustakaan perlu mengevaluasi kebutuhan petugas keamanan, baik selama jam kerja normal maupun setelah perpustakaan ditutup. Personil keamanan biasanya berpatroli di dalam perpustakaan dan memantau keadaan ruang perpustakaan melalui CCTV. Petugas keamanan juga dapat menjaga akses perpustakaan pada lobi utama. c. Perangkat Keras Nonfisik

Kondisi fisik bangunan perpustakaan merupakan pertahanan tingkat pertama terhadap ancaman pencurian maupun vandalisme. Bagian-bagian bangunan perpustakaan seperti jendela dan pintu harus dipastikan dapat terkontrol dan terlindungi dari akses orang yang tidak berkepentingan terhadap koleksi perpustakaan. Kunci sebaiknya dipasang pada semua jendela yang dapat dibuka dan dapat diakses tanpa tangga. Namun, untuk keamanan sebaiknya semua jendela dilengkapi kunci yang berfungsi dengan baik, termasuk jendela lantai dasar atau lantai atas, atap garasi atau

lainnya, jendela dekat dinding atau pipa atau struktur lainnya, yang dapat digunakan untuk mengakses jendela.

2. Penggunaan Teknologi Keamanan

Menurut Syaikhu HS (2011, 37) cara mutakhir untuk mencegah penyalahgunaan koleksi perpustakaan, seperti pencurian adalah dengan memanfaatkan teknologi, seperti barcode, RFID, microdots, dan CCTV.

a. Barcode

Salah satu kemajuan teknologi komputer yang dapat dimanfaatkan untuk mencegah pencurian koleksi perpustakaan adalah pemberian kode pada koleksi dengan kode baris (barcode). Sistem ini memungkinkan melakukan pengelolaan koleksi dengan tepat, cepat, dan akurat. Barcode digambarkan dalam bentuk baris hitam

(22)

tebal dan tipis yang disusun berderet secara horizontal. Untuk membantu pembacaan secara manual dicantumkan juga angka-angka di bawah kode baris tersebut, namun angka-angka-angka-angka tersebut tidak mendasari pola kode baris yang tercantum. Alat yang digunakan untuk membaca barcode adalah barcode scanner.

b. Radio Frequency Identification (RFID)

Definisi RFID menurut Maryono (2005) adalah teknologi untuk mengidentifikasi seseorang atau objek dengan menggunakan transmisi frekuensi radio, khususnya 125 kHz, 13,65 Mhz atau 800-900 MHz. RFID menggunakan komunikasi gelombang radio untuk mengidentifikasi objek atau seseorang. RFID merupakan teknologi pengumpulan data secara otomatis dan cepat. Teknologi tersebut menciptakan cara mengumpulkan informasi secara otomatis untuk suatu produk, tempat, waktu, atau transaksi dengan cepat, mudah, dan tanpa kesalahan akibat faktor manusia (human error). RFID menyediakan hubungan ke data dengan jarak tertentu tanpa harus melihat secara langsung, dan tidak terpengaruh lingkungan seperti halnya barcode. Identifikasi RFID bukan sekedar kode identifikasi, melainkan sebagai pembawa data, dapat ditulis dan data di dalamnya dapat diperbarui dalam keadaan bergerak.

c. Microdot

Dengan microdot diharapkan pencuri berpikir keras dalam menjual kembali barang curiannya karena sulit sekali untuk menghilangkan atau menghapus tanda yang telah direkatkan pada bahan pustaka tersebut. Microdot merupakan sebuah titik atau lingkaran dengan diameter tidak lebih dari 1 mm yang mengandung banyak informasi penting berupa teks, gambar, foto atau video. Teknologi microdot banyak digunakan oleh intel atau mata-mata untuk mengirimkan data penting dan sangat rahasia. Microdot dapat dibuat menjadi berbagai bentuk dan ukuran dan terbuat dari berbagai bahan seperti poliester. Pemberian nama microdots berawal dari bentuk dot/titik yang berukuran mikro

d. CCTV

Pemasangan sistem keamanan elektronik, seperti penggunaan kamera pengintai (CCTV) merupakan suatu cara memantau kegiatan pengguna di dalam perpustakaan dan merekam sistem keamanan, mencegah kejahatan, dan menjamin keamanan. Petugas perpustakaan dapat menggunakan CCTV untuk mengidentifikasi pengunjung maupun karyawan, memantau area kerja, mencegah pencurian, dan menjamin keamanan fasilitas lainnya. Teknologi CCTV berkembang dengan cepat dan menjadi salah satu sistem keamanan paling penting dan ekonomis di perpustakaan.

(23)

23 BAB III

MANAJEMEN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UMSU

Lahirnya Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) kampus III dilatar belakangi oleh lahirnya kampus III UMSU. Pada awalnya UMSU hanya memiliki dua kampus pada lokasi yang berbeda, yaitu kampus I terletak di Jalan Medan Area, sedangkan kampus II terletak di Jalan Demak Medan.

Usaha mendirikan gedung pada kampus III didasari oleh tuntutan kebutuhan dengan meningkatnya jumlah mahasiswa yang mendaftar pada tahun 1982. Hal ini didasari oleh pihak pimpinan UMSU Medan dengan berupaya untuk menyediakan dan mendirikan kampus baru.

Atas bantuan dari H. Probo Sutedjo selaku Dewan Rektor UMSU Medan, berdirilah kampus III yang terletak di Jalan Kapten Muchtar Basri, BA No. 3 (Kampus Mercubuana) dengan luas bangunan ± 2 hektar. Pada tahun 1992 kampus III UMSU diresmikan pemakaiannya oleh Mentri Penerangan Harmok yang sekaligus meresmikan tiga unit gedung yaitu unit rektorat, gedung Fakultas Ekonomi dan gedung Fakultas Hukum yang tergabung dengan Fakulultas IsIpol serta Rektorat UMSU Medan yang semua berada pada kampus I pindah ke kampus III.

Perpustakaan UMSU sebenarnya telah berdiri dilingkungan kampus I sejak tahun 1957 tepatnya pada tahun 17 Februari bersamaan dengan berdirinya Fakultas Filsafat, sebagaimana yang telah diuraikan di atas, oleh karena meningkatnya jumlah manusia yang mendaftar ke UMSU Medan di mulai pada tahun 1982, pusat penyelengaraan akademik UMSU Medan yang sebelumnya berada pada kampus I pindah ke kampus III termasuk gedung Rektorat UMSU Medan.

Untuk melengkapi fasilitas dan sarana pendidikan dilingkungan kampus III, maka pada tahun 1994 Pimpinan UMSU mendirikan sebuah perpustakaan baru. Perpustakaan didirikan dengan tujuan untuk mendukung dan menunjang

(24)

misi pendidikan yang di emban lembaga induknya. Di samping itu untuk mempermudah pengguna mamanfaatkan perpustakaan. Dengan berdirinya perpustakaan dilingkungan kampus III, maka civitas akademik menjadi lebih mudah dalam memanfaatkan fasilitas perpustakaan.

Pimpinan Perpustakaan UMSU kampus III Medan bernama T. Syah Bakar Umri, SE. Dipimpin oleh Bapak Taufan Iskandar, SH. Kepala perpustakaan bertanggung jawab kepala kepada biro. Untuk melakukan kegiatan perpustakaan sehari-hari kepala perpustakaan dibantu beberapa pegawai yang menangani setiap bagian di perpustakaan kampus III.

3.2 Visi dan Misi Perpustakaan UMSU a. Visi

Menjadi pusat keunggulan dalam penyelengaraan dan pengembangan keislaman, ilmu pengetahuan dan profesionalitas, kesenian dan teknologi berwawasan global.

b. Misi

1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian dan pembinaan nilai-nilai hidup islami.

2. Mengembangkan kebebasan befikir ilmiah yang dijiwai dengan semangat ketauhidan.

3. Mengembangkan jiwa kemandirian dalam berbagai ilmu pengetahuan, 4. Keahlian/ketrampilan, teknologi dan seni.

5. Menyelenggarakan kegiatan dakwah islam sebagai bagian integral dari tujuan Muhammadiyah.

3.3 Tujuan Perpustakaan UMSU

1. Terwujudnya Intelektual yang beriman, berakhlak mulia, percaya pada diri sendiri serta dapat beramal sesuai dengan bidang ilmu dengan ikhlas demi terwujudnya masyarakat utama yang diridhai oleh Allah SWT.

2. Terwujudnya manusia yang berkualitas secara intelektual, spiritual dan emosional, menguasai ilmu pengetahuan, teknologi dari/atau seni,

(25)

berdasarkan pada semangat nasionalisme, moral, sistem nilai dan budaya bangsa. Yang mendukung peningkatan daya saing bangsa. 3. Terwujudnya intelektual yang memiliki kemampuan berbahasa dan

berkomunikasi dalam rangka penyetaraan dalam pergaulan global. 4. Terwujudnya intelektual dalam berbagai bidang yang berjiwa

wirausaha dan memiliki keunggulan kompetitif.

5. Mewujudkan kader persyarikatan, kader umat, kader bangsa dalam rangka mewujudkan cita-cita Muhammadiyah sebagai gerakan dakwah amar ma’ruf nahi munkar yang berpedoman kepada Al-Quran dan Sunnah.

3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan UMSU

Dalam menjalankan segala jenis kegiatan dalam sebuah organisasi atau lembaga sangat diperlukan adanya suatu struktur organisasi yang jelas, termasuk dalam hal ini struktur organisasi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) Medan.

Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka akan diketahui jenjang jabatan dan bertangung jawab serta jenis kegiatan serta hubungan kerja dan masing-masing bagian atau unit kerja yang ada.

Tugas perpustakaan tertuang dalam struktur organisasi yang terdiri dan beberapa bagian yaitu:

1. Seketaris/sub. bagian tata usaha. 2. Divisi pengatalogan.

3. Divisi perawatan dan layanan pengguna

Adapun tugas masing-masing sub bagian tersebut adalah sebagai berikut

1. Bagian pengatalogan, memilih bahan pustaka yang hendak dimasukan keadaan daftar koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kurikulum pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan memperhatikan keseimbangan koleksi dan menentukan jenis koleksi. 2. Bagian pengelolahan, mengatalog dan mengklasifikasi bahan pustaka

serta membuat kelengkapan dan bahan pustakan tersebut hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dimanfaatkan pengguna.

(26)

3. Layanan pengguna, melaksanakan layanan sirkulasi, referensi dan deposit.

Gambar 3.1: Struktur Organisasi Perpustakaaan UMSU Sumber : Perpustakaan UMSU, 2015

3.5 Staf Manajemen Koleksi

Staf tenaga perpustakaan yang menangani manajemen koleksi sebanyak 5 Orang dan yang bertanggung jawab dalam kegiatan manajemen koleksi adalah kepala perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

3.6 Waktu Pelayanan Perpustakaan

Waktu pelayanan Perpustakaan UMSU Medan adalah sebagai berikut: Senin-Jum’at : Pukul 08:00 s/d 21:00 Wib

Sabtu : Pukul 09:00 s/d 20:00 Wib

Kepala Perpustakaan Irfan Bustami, SH. M. Hum

KTU/Ka. Divisi Sirkulasi dan Pelayanan

Pengguna Kampus III KTU Kampus III Sub.

Bag. Tata Usaha

Ka. Divisi Pengatalogan dan Perawatan Kampus III

Ka. Divisi Sirkulasi dan Pelayanan

Pengguna Kampus III

Ka. Divisi Teknologi Informasi dan

Komunikasi Kampus III

Pengadaan Buku dan Jurnal

Keanggotaan Layanan Automasi

Pengatalogan Buku dan Non Buku

Sirkulasi Utama Layanan Online Layanan Pengguna

Perawatan Pustaka Layanan Serial Refrensi dan Deposit

(27)

Berdasarkan uraian diatas diketahui bahwa jam buka Perpustakaan UMSU memiliki 2 (dua) shif dan sudah cukup memadai dengan jumlah pengunjung perpustakaan. Dilihat dari pengunjung yang berkisar 400 orang/hari dan biasanya perpustakaan melakukan pelayanan sirkulasi sebanyak 135 orang/hari. Jam buka perpustakaan juga dianggap sudah memadai karena pelayanan sirkulasi bisa dilakukan malam hari dan UMSU juga mempunyai jam perkuliahan pada malam hari. Jadi mahasiswa yang jam perkuliahannya pada malam hari dapat memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan.

3.7 Koleksi Perpustakaan

Untuk menjadi perpustakaan yang baik, maka suatu perpustakaan tersebut ditinjau dari jumlah koleksi bahan pustakanya. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU), memiliki jumlah koleksi terdiri dari koleksi buku (9.893 judul dan 19051 eksamplar).

Tabel 4: Jumlah Koleksi Bahan Pustaka

No Bidang Ilmu Jumlah Judul Jumlah

Eksemplar 1 Fakultas keguruan dan

pendidikan 1.248 2.603

2 Fakultas Agama Islam 1.460 2.275

3 Fakultas Ilmu sosial Politik 1.231 2.002

4 Fakultas Pertanian 1.254 2.663

5 Fakultas Ekonomi 1.693 3.839

6 Fakultas Hukum 1.751 3.046

7 Fakultas Teknik 1.256 2.623

Total 9.893 19.051

Sumber : Perpustakaan UMSU

Selain jumlah koleksi bahan pustaka dalam bentuk teks, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara juga memiliki bahan koleksi dalam bentuk lain yaitu :

No Koleksi Judul/Bidang

1 Majalah Ilmiah Ilmu-Ilmu Humaniora MENTARI, VISI.

2 Jurnal

Manajemen, Penelitian Humaniora, Penelitian dan Pengembangan Telekomunikasi, Ilmiah Manajemen dan Bisnis, Spirit Publik Jurnal Ilmu Administrasi.

3 Koran Waspada, Sinar Indonesia Baru, POS.

(28)

No Koleksi Judul/Bidang

Mukjizat Islam, Pengetahuan Populer, Geograafi, dan Al-Qur’an.

5 Skripsi

Akuntansi, Manajemen, Ekonomi Perbankan, Perpajakan, Komunikasi, Administrasi Negara, Bahasa Inggris, Matematika, Mesin.

6 CD Pengantar Ekonomi, Mikro, Tehnik Statistik dalam Bisnis dan

Ekonomi, Akuntansi Biaya.

3.8 Anggaran Perpustakaan

Salah satu faktor pengembangan koleksi perpustakaan adalah keberadaan dana ataupun anggaran yang memadai. Faktor ini sangat penting dalam menambah dan memperbanyak jumlah koleksi di perpustakaan.

Besar kecilnya dana bagi suatu perpustakaan secara umum berbeda-beda, hal itu ditentukan oleh kebutuhan perpustakaan itu sendiri, dan dari hasil pengamatan, anggaran biaya pada Perpustakaan UMSU diperoleh dari Universitas yaitu Rp. 750.000.000,-/Tahun, sedangkan hasil dan sanksi denda peminjamaan buku biasanya digunakan untuk fasilitas dan peralataan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. Namun anggaran biaya untuk Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara tidak menyebutkan total biaya anggaran perpustakaan per tahun.

3.9 Weeding (Penyiangan)

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas perpustakaan kegiatan weeding dilakukan 5 tahun sekali dan terakhir melakukan kegiataan weeding pada tahun 2013. Dengan prosedur penyiangan yang dilakukan di Perpustakaan Utama Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak.

Penyiangan bahan pustaka di perpustakaan utama diawali dengan proses stock opname atau perawatan. Setelah melakukan stock opname biasanya akan menghasilkan beberapa buku yang kurang layak dipakai, seperti out of date, rusak, tidak bisa dijilid dan kekurangan-kekurangan lainnya. Jadi, awalnya para pustakawan bagian layanan teknis mendata semua buku yang ada.

Setelah semua data terkumpul, pustakawan biasanya terbagi dalam beberapa orang atau kelompok kecil untuk mendata dan menganalisa setiap bahan

(29)

pustaka, apakah masih layak untuk dipakai ataukah masuk kriteria penyiangan. Bahan pustaka yang masih layak akan diberi tanda khusus, dan untuk bahan pustaka yang sudah tidak layak langsung masuk kriteria penyiangan dan dalam formnya akan diberiketerangan ‘disiangi’ atau ‘weeding’.

2. Daftar koleksi yang akan disiangi kemudian dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan untuk memberi keputusan/ persetujuan.

Prosedur selanjutnya adalah bahan pustaka yang sudah selesai didata dan dianalisa oleh para petugasnya kemudian diserahkan kepada kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan utama akan membaca dan mengecek hasil laporan tersebut, dan jika bahan pustaka yang siap disiangi sudah sesuai dengan kebijakan yang ada maka kepala perpustakaan akan langsung menandatangani atau menyetujuinya. Setelah itu proses penyiangan weeding bisa langsung dilaksanakan. Kemudian untuk mempermudah penyeleksian, para staf yang membagi koleksi menjadi dua kategori, yaitu koleksi umum dan koleksi Islam. Dari data tersebut dijadikan sebagai acuan melakukan stock opname dan weeding. Dalam proses penyiangan (weeding), pustakawan menggolongkannya dalam beberapa golongan dan setiap golongan diberi tanda khusus. Tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut.

Tabel 2

Tabel Tanda-tanda dalam Penyiangan

A Rusak parah dan penggunaan masih tinggi B Rusak parah dan penggunaan rendah C Rusak ringan dan penggunaan tinggi D Rusak ringan dan penggunaan rendah

E Out (out of date, rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi)

3. Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi, nomor katalognya dibiarkan namun koleksinya dianggap tidak tersedia.

Saat ini perpustakaan utama sudah menggunakan katalog online, dan maksud dari prosedur ini adalah bahan pustaka yang akan disiangi harus dikeluarkan dari katalog online. Namun, dalam hal ini perpustakaan tidak benar-benar mengeluarkannya, perpustakaan hanya memberi tanda khusus untuk bahan pustaka yang ditarik tersebut. Biasanya dalam katalog online ada tiga tanda khusus; yaitu tersedia, rusak dan hilang. Jika bahan pustaka ditarik untuk disiangi,

(30)

maka dalam katalog online tanda “rusak” akan di-check list. Lebih jelas mengenai tanda-tanda tersebut akan dijelaskan berikut ini.

4. Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan ke dalam rak koleksi.

Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang layak disiangi, maka perlu dilakukan pengecekan dan analisa yang benar. Bahan pustaka yang selayaknya masih bisa dijilid bisa dikembalikan ke rak koleksi setelah dijilid ulang. Kemudian bahan pustaka yang eksemplar atau copyannya lebih dari dua dan memiliki banyak peminat, perpustakaan utama menyediakan kurang lebih lima duplikasi. Sedangkan bahan pustaka yang kurang tampak (sedikit) diminati oleh pemustaka, maka bahan pustaka yang jumlahnya lima eksemplar oleh petugas pemeliharaan akan ditarik tiga eksemplar dan menyisakan dua eksemplar di dalam koleksi. Kalaupun ada koleksi yang sama sekali tidak pernah dipinjam, bukan berarti koleksi tersebut akan sepenuhnya ditarik dari koleksi. Petugas pemeliharaan akan tetap menyisakan dua eksemplar sebagai koleksi, walaupun di dalam akumulasi peminjaman buku selama satu tahun buku ini hanya tercatat satu kali peminjaman saja. Hal ini dilakukan karena mempertimbangkan minimnya koleksi yang ada di perpustakaan.

5. Bahan pustaka yang sudah out of date, kurang diminati dan rusak atau sudah mendapat gantinya bisa disiangi.

Dari semua data yang masuk kategori ‘disiangi’ biasanya masih dilihat dan dianalisa ulang. Semua bahan pustaka yang masuk daftar tersebut belum tentu benar-benar layak disiangi. Ada bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki akan dijilid ulang.

3.10 Stock Opname

Banyaknya jumlah koleksi yang ada di suatu perpustakaan tentu akan membuat pendataan bahan pustaka sulit. Tidak saja pendataan koleksi lewat induk, tetapi secara langsung ditempat koleksi tersebut berada. Pendataan ulang kembali jumlah koleksi dalam frekuensi waktu tertentu dapat dikataan sebagai stock opname. Setiap perpustakaan perlu melakukan stock opname agar mengetahui jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.

(31)

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara melakukan kegiatan stock opname baru 1 (satu) kali yaitu pada Tahun 2012. Langkah-langkah stock opname Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Yaitu;

1. Mempersipakan personil yang terdiri dari maksimal 6 orang.

2. Siapkan semua buku yang ada di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

3. Siapkan daftar inventaris

4. Siapkan daftar buku yang pernah dipinjam oleh pemustaka

5. Lakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka yang ada di Muhammadiyah Sumatera Utara

6. Lakukan pendataan mengenai buku yang sudah tidak relevan (buku yang masuk gudang)

3.11 Shelving

Pelaksanaan shelving koleksi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dilakukan berdasarkan mekanisme dan ketentuan berikut ini:

1) Prioritas shelving pada:

a. Prioritas pertama, koleksi yang telah dibaca/digandakan oleh pemustaka saat itu;

b. Prioritas kedua, koleksi hasil kegiatan manajemen koleksi, seperti koleksi pasca-fumigasi, koleksi hasil perbaikan (karena rusak ringan), dan koleksi yang dijilid ulang;

c. Prioritas ketiga, koleksi baru perpustakaan (yang dikirim dari bagian pengolahan literatur);

d. Prioritas keempat, koleksi yang telah dipinjam/digunakan pemustaka Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

2) Acuan shelving pada:

a. Acuan pertama, koleksi disusun berdasarkan jenis koleksi, misalnya koleksi umum, referensi, jurnal/ majalah, laporan penelitian, tesis/ disertasi, serta majalah popular.

(32)

b. Acuan kedua, koleksi disusun berdasarkan nomor klasifikasi, dari urutan terkecil hingga terbesar (klasifikasi dengan sistem DDC 000 – 900).

c. Acuan ketiga, koleksi disusun menurut huruf, nomor, atau kode lain (selain sistem DDC) yang tercantum pada label koleksi (kode panggil), misalnya kode panggil pada koleksi laporan penelitian, tesis/disertasi. d. Acuan keempat, koleksi didusun menurut abjad/alfabet 3 huruf

pertama dari nama penulis/pengarang (perlu dicek secara cermat dan teliiti mulai huruf pertama sampai ketiga).

e. Acuan kelima, koleksi disusun menurut abjad/alfabet 1 huruf pertama dari judul koleksi.

f. Acuan keenam, koleksi disusun/diurutkan berdasarkan jilid, cetakan, atau volume terbitan;

g. Acuan ketujuh, koleksi disusun di rak/tempat lain dari sebelah kiri ke kanan dalam satu rak dari atas ke bawah (lihat sekat rak).

3) Pelaksanaan shelving dilakukan secara cermat dan baik yang dilaksanakan setiap hari.

3.12 Perawatan Bahan Pustaka

Kegiatan perawatan bahan pustaka yang dilakukan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara:

1. Laminasi

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara melakukan laminasi bagi bahan pustaka yang menguning dan tidak bisa diperbaiki dengan cara menambal dan menyambung. Hal ini dilakukan agar bahan pustaka dapat bertahan selama mungkin.

2. Pembersihan Noda

Noda yang ada pada kertas selain memberi kesan kotor, menimbulkan karat dan asam juga dapat menyebabkan tumbuh jamur. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara biasanya melakukan pembersihan noda dengan kuas dan penghapus karet. Penghapus digunakan untuk menggosok permukaan bahan pustaka yang kotor dan kemudian bersihkan dengan kuas.

(33)

33 3. Perbaikan

Kerusakan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara memiliki tingkat kerusakan yang relatif kecil hal ini dapat dilihat langsung dari keadaan persediaan buku-buku di rak ataupun di lemari yang ada. Namun bukan berarti tidak ada bahan pustaka yang mengalami kerusakan. Kerusakan-kerusakan yang terjadi pada bahan pustaka dapat diatasi dengan baik oleh pustakawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

Pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara tidak memiliki ruangan khusus untuk melakukan kegiatan perbaikan bahan pustaka yang mengalami kerusakan. Pustakawan memperbaiki bahan pustaka yang mengalami kerusakan hanya menggunakan sebuah meja khusus yang disediakan oleh pihak perpustakaan dimana pada meja tersebut telah tersedia beberapa peralatan yang diperlukan untuk digunakan dalam proses perbaikan bahan pustaka yang mengalami kerusakan. Peralatan yang dimaksud adalah berupa gunting, lem kertas, selotip, pisau, sampul plastik dan lain-lain.

Ada beberapa kegiatan yang dilakukan dalam melakukan proses perbaikan bahan pustaka yang telah rusak yang ada pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

1. Menyampul kembali bahan pustaka yang sampulnya telah rusak dan usang 2. Menjilid kembali bahan pustaka yang jilidanya telah terlepas

3. Melakukan fotocopi terhadap bahan pustaka yang rusak ataupun lembaran-lembaran bahan pustaka yang telah hilang.

3.13 Pengamanan Koleksi

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menerapkan beberapa perangkat keamanan dan sumber daya manusia untuk menjaga keamanan koleksinya, diantaranya:

1. Barcode

Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Perpustakaan

(34)

Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara menempelkan barcode ke koleksi buku.

Gambar 3.2 : Barcode Buku 2. Barcode Scanner

Perpustakaan Muhammadiyah Sumatera Utara menggunakan barcode scanner, karena dapat mempermudah perkerjaan dari pustakawan bagian sirkulasi. Barcode scanner dapat membaca informasi/data dengan kecepatan yang jauh lebih tinggi daripada mengetikkan data dan barcode scanner memiliki tingkat ketelitian yang lebih tinggi dalam melakukan pembacaan.

Gambar 3.3: Barcode Scanner Dan Kartu Anggota Perpustakaan UMSU. 3. CCTV

CCTV diletakkan di titik-titik ruangan perpustakaan, namun di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara masih belum ada orang yang secara khusus mengawasi dan memantau perangkat CCTV tersebut, sehingga dalam pengawasan dan pemantauan CCTV belum dilakukan secara maksimal. CCTV yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara digunakan untuk merekam kegiatan pengguna perpustakaan. Saat ini CCTV diawasi oleh petugas sirkulasi yang khusus mengawasi kegiatan pengguna yang ada di dalam perpustakaan.

(35)

35 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan langsung ataupun wawancara langsung yang dilakukan oleh penulis pada perpustakaan Universitas Muhammadiayah Sumatera Utara, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Kegiatan dalam manajemen koleksi yang ada di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara yaitu Weeding, Stock Opname, Shelving dan Perawatan bahan pustaka dengan mengikuti prosedur yang di buat oleh perpustakaan.

2. Pengamanan koleksi yang dilakukan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara yaitu memasang Barcode Buku, Barcode Scanner dan memasang CCTV di beberapa sudut perpustakaan.

1.2Saran

Dari hasil pengamatan langsung, penulis ingin memberikan saran mengenai manajemen perpustakaan universitas Muhammadiyah Sumatera, yaitu:

1. Pada perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara kegiatan manajemen koleksi yaitu weeding harus dilakukan secara rutin dan terjadwal.

2. Diharapkan pihak perpustakaan menempatkan petugas yang secara khusus bertugas mengawasi CCTV.

3. Mengalokasikan anggaran untuk kegiatan manajemen koleksi agar kegiatan ini rutin dilakukan setiap tahun.

(36)

DAFTAR PUSTAKA

Akbar, Meidi Abdul. 2008. Pembinaan Koleksi Perpustakaan. http://meidi-aa.web.ugm.ac.id/wordpress/

Darwanto., 2012. Pentingnya Weeding (Penyiangan) Dalam Perpustakaan. Diakses tanggal 10 Mei 2015

Akhmad Syaikhu HS dkk. 2011. Keamanan Koleksi Perpustakaan. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 20, Nomor 1, 2011. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Bogor

Clayton, Peter. and Gorman, G.E. Managing Information Resources in Libraries :Collection Management in Theory and Practice. London: Facet Publishing, 2001.

Sitepu, Debora. 2011. Perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia. Universitas Sumatera Utara.

Indonesia, Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional. .

Jhonson, Peggy. 2009. Fundamentals of Collection Development and Management. 2nd ed. Chicago: America Library Association.

Kusnanto. Hery. 2011. Penyiangan Bahan Pustaka Di Perpustakaan.

Lasa HS. 1990. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Gajah Mada University.

Martoadmojo, Karmidi. (1993). Pelestarian Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka.

Perpustakaan Republik Indonesia, 1995. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Prytherch, Raymond John. 1995. Harrod’s Librarians”Glossary : 9000 terms used in information management, library science, publishing, the book trades and archive management. 8th ed : England : Gower.

Soeatminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.

(37)

37 Sulistyaningsih. 2013. Manajemen Koleksi.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia.

--- .1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta

Syaikhu HS., Dkk. Keamanan Koleksi Perpustakaan. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 20, Nomor 1, 2011.

Qalyubi, Syihabuddin et.al. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: JIP IAIN SKJ.

Rangkuti, Lailan Azizah. 2013. Analisis Sistem Pengolahan Buku Di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara. Jurnal Iqra. Volume 07 No.2. Reitz, Joan M. Dictionary for Library and Information Science. London: Libraries

Unlimited, 2004.

Yulia, Yuyu. 2010. Penyiangan koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka.

---. 2003. Penyiangan koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka.

Yuven, Yuni. 2010. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman, Pengelolaan. Dan Standarisasi. Diunduh dari http://yuni_yuven.blog.undip.ac.id /2010/01/06/perpustakaan-perguruan-tinggi-pedoman-pengelolaan-dan-standardisasi/ Diakses tanggal 10 Mei 2015